Uw organisatie kan verplicht zijn om documenten gedurende een bepaalde periode te bewaren vanwege nalevings-, wettelijke of andere bedrijfsvereisten. Het kan echter onnodige juridische risico’s met zich meebrengen als uw organisatie documenten langer bewaart dan nodig is. Met een documentverwijderingsbeleid kunt u de risico’s proactief verkleinen door documenten op een site na een bepaalde periode automatisch te verwijderen. U kunt bijvoorbeeld documenten vijf jaar nadat ze zijn gemaakt van de OneDrive voor Bedrijven-sites van gebruikers verwijderen.
Documentverwijderingsbeleid is een krachtig en toch flexibel hulpmiddel. U kunt bijvoorbeeld:
-
Site-eigenaren toestaan om te kiezen uit beleid dat u centraal maakt en beheert. U kunt ook toestaan dat site-eigenaren beleid negeren als ze van mening zijn dat het beleid niet op hun inhoud van toepassing is.
-
Eén verplicht beleid afdwingen voor alle sites in een siteverzameling, bijvoorbeeld alle OneDrive voor Bedrijven-sites, of zelfs voor alle siteverzamelingen die zijn gemaakt op basis van een specifieke siteverzamelingssjabloon, zoals de sjabloon Teamsite.
-
Een standaardbeleid bieden met een standaardregel die automatisch wordt toegepast zonder dat een actie van de site-eigenaren vereist is.
-
Een beleid maken met meerdere regels voor verwijdering die een site-eigenaar kan kiezen.
U maakt en beheert documentverwijderingsbeleid in het Compliancebeleidcentrum.
Wanneer wordt documentverwijderingsbeleid gebruikt
Naast documentverwijderingsbeleid biedt SharePoint Server 2016 het volgende bewaarbeleid voor site-inhoud:
Elk type beleid is het meest geschikt voor een bepaald type site of gegevens. Stel dat uw organisatie een zeer gestructureerde site heeft waarop inhoudstypen worden gebruikt, zoals een financiële site voor contracten of een Knowledge Base voor artikelen. In dit geval kunt u beleid voor inhoudstypen gebruiken. Het kan ook zijn dat in uw organisatie juridische documenten moeten worden bewaard. Dan kunt u inhoudstypen en een recordcentrum gebruiken om een archiveringsplan te implementeren.
Documentverwijderingsbeleid is geen vervanging voor recordbeheerbeleid of informatiebeheerbeleid. Deze beleidstypen werken het beste met gestructureerde gegevens en inhoudstypen. U gebruikt documentverwijderingsbeleid wanneer u op grote schaal het automatisch verwijderen van ongestructureerde gegevens moet beheren, zoals voor OneDrive voor Bedrijven-sites en teamsites.
Als u een documentverwijderingsbeleid toepast op een site waarop al informatiebeheerbeleid wordt gebruikt, wordt dat beleid genegeerd zolang het documentverwijderingsbeleid van kracht is. Dit betekent dat u moet plannen dat een site alleen beleid voor gestructureerde of beleid voor ongestructureerde inhoud gebruikt en niet voor beide. Zie Een documentverwijderingsbeleid voor een site toepassen of verwijderen voor meer informatie over hoe documentverwijderingsbeleid ander beleid overschrijft.
In tegenstelling tot ander beleid werkt documentverwijderingsbeleid alleen voor documentbibliotheken, niet voor lijsten.
Verwijderingsbeleid en regels
Een documentverwijderingsbeleid bevat een of meer regels voor verwijderen die het volgende opgeven:
-
De tijd tot verwijdering.
-
Of de verwijderingsdatum moet worden berekend vanaf de datum waarop een document is gemaakt of de datum waarop deze voor het laatst is gewijzigd.
-
Of het document permanent moet worden verwijderd of naar de Prullenbak moet worden verplaatst.
Als een beleid meer dan één regel bevat, kunnen site-eigenaars de regel selecteren die het meest van toepassing is op hun inhoud.
Beleid en toewijzingen
Nadat u een documentverwijderingsbeleid hebt gemaakt, kunt u dit toewijzen aan een sitesjabloon voor de siteverzameling. U kunt bijvoorbeeld een beleid toewijzen aan de OneDrive voor Bedrijven-sjabloon die op alle OneDrive voor Bedrijven-gebruikers betrekking heeft. Wanneer u een beleid aan een siteverzamelingssjabloon toewijst, is dat beleid beschikbaar voor de bestaande siteverzamelingen die op basis van die sjabloon zijn gemaakt, maar ook voor siteverzamelingen die in de toekomst op basis van deze sjabloon worden gemaakt.
U kunt ook een beleid aan een specifieke siteverzameling toewijzen. Dit overschrijft beleidsregels die mogelijk aan de sjabloon voor die siteverzameling zijn toegewezen. U kunt bijvoorbeeld beleid toewijzen aan de sjabloon Teamsite, maar dit beleid vervolgens negeren door een andere set beleidsregels toe te passen op een specifieke siteverzameling die op basis van die sjabloon is gemaakt.
Eén verplicht beleid of meerdere beleidsregels waaruit u kunt kiezen
Wanneer u beleid toewijst, kunt u ervoor kiezen om het beleid verplicht te stellen, zodat alleen dit beleid kan worden toegewezen en dit beleid wordt toegepast op alle sites in de siteverzameling. Site-eigenaren kunnen verplicht beleid niet negeren. Dit betekent dat het verwijderingsbeleid altijd op documenten op de site van toepassing is, ongeacht de omstandigheden.
In plaats van één beleid verplicht te stellen, kunt u ook meerdere beleidsregels toewijzen aan een siteverzameling. Site-eigenaren kunnen dan kiezen welk beleid van toepassing is op hun site, of zelfs helemaal geen beleid toepassen. U kunt bijvoorbeeld een beleid maken voor algemene zakelijke documenten en een ander beleid voor financiële documenten met een ander bewaarschema. Site-eigenaren weten doorgaans het beste welke inhoud hun site bevat en welk documentverwijderingsbeleid van toepassing is. Op elke site kan slechts één beleid worden toegepast.
Eén regel of meerdere regels waaruit u kunt kiezen
Elk beleid kan meerdere regels bevatten. Beleid voor het verwijderen van algemene zakelijke documenten kan bijvoorbeeld twee regels bevatten:
-
Documenten die niet hoeven te worden bewaard op basis van wettelijke verplichtingen of lopende zaken, moeten na aanmaak niet langer dan één jaar bewaard blijven.
-
Documenten die nodig zijn voor actieve, lopende zaken die meer dan één jaar nodig zijn, moeten na aanmaak niet langer dan drie jaar bewaard blijven.
Een site-eigenaar kan vaststellen dat een site algemene zakelijke documenten bevat, dit verwijderbeleid selecteren en de desbetreffende regel in het beleid kiezen. U kunt niet in willekeurig beleid een regel selecteren, maar alleen in beleid dat momenteel op de site wordt toegepast. De regel is van toepassing op alle documentbibliotheken op de site.
De relatie van siteverzamelingen, beleid en beleidsregels
De basisrelatie is als volgt:
Er kan meer dan één beleid aan een siteverzameling of een siteverzamelingssjabloon zijn toegewezen. Elk beleid kan een of meer beleidsregels hebben. Er kan echter slechts één beleid per site actief zijn en er kan slechts één verwijderingsregel op elk gewenst moment actief zijn voor de bibliotheken binnen de site.
Documentverwijderingsbeleid wordt overgenomen
Net zoals machtigingen, navigatie en vele andere sitefuncties, wordt beleid voor het verwijderen van documenten overgenomen. Wanneer site-eigenaren een documentverwijderingsbeleid voor hun site selecteren, nemen alle subsites het beleid van de bovenliggende site over. Een eigenaar van een subsite kan de overname echter uitschakelen door een andere combinatie van beleid en beleidsregel te selecteren. Dit is dan van toepassing op alle subsites, totdat de overname opnieuw wordt uitgeschakeld.
Documentverwijderingsbeleid de eerste keer toewijzen
Het is belangrijk om te onthouden dat de periode die is opgegeven voor een documentverwijderingsbeleid, de periode is vanaf wanneer het document is gemaakt of gewijzigd en niet de periode vanaf wanneer het beleid is toegewezen. U kunt bijvoorbeeld een documentverwijderingsbeleid maken waarmee documenten twee jaar nadat ze zijn gemaakt definitief worden verwijderd. Dit beleid kunt u vervolgens toewijzen aan een siteverzamelingssjabloon op basis waarvan vier of vijf jaar geleden verschillende siteverzamelingen zijn gemaakt. De kans is dan groot dat de bestaande siteverzamelingen veel documenten bevatten die al ouder zijn dan de twee jaar die door het verwijderingsbeleid zijn opgegeven. Dit betekent dat veel inhoud zal worden verwijderd kort nadat u het documentverwijderingsbeleid voor het eerst hebt toegewezen.
Wanneer u het beleid voor het eerst toewijst, worden alle documenten op de site geëvalueerd. Als ze aan de criteria voldoen, worden ze verwijderd. Dit geldt voor alle bestaande documenten en dus niet alleen voor de nieuwe documenten die zijn gemaakt sinds het beleid is toegewezen. Vergeet ook niet dat de leeftijd van een document niet wordt berekend vanaf het moment waarop het beleid voor het eerst is toegewezen.
Voordat u dus een beleid voor het eerst toewijst aan een site, moet u eerst de leeftijd van de bestaande inhoud bepalen en bedenken hoe het beleid invloed kan hebben op bestaande inhoud. U kunt het nieuwe beleid ook aan site-eigenaren communiceren voordat u het toewijst, zodat ze de tijd hebben om te beoordelen wat de mogelijke gevolgen zijn.
Vertragingstijd voor het doorgeven van beleid
Nadat u beleid aan een siteverzameling hebt toegewezen, gebruiken site-eigenaren de koppeling Documentverwijderingsbeleid op de pagina Site-instellingen om de voor de site beschikbare beleidsregels te bekijken en toe te passen.
De koppeling Documentverwijderingsbeleid wordt alleen weergegeven als aan de siteverzameling een beleid is toegewezen. Bovendien wordt de koppeling niet onmiddellijk weergegeven nadat een beleid aan de site is toegewezen. Nadat een beleidsregel is toegewezen, kan het 24 uur duren voordat de koppeling Documentverwijderingsbeleid wordt weergegeven.
Documentverwijderingsbeleid met beleid van een in-place bewaring
Een in-place bewaring zorgt ervoor dat alle inhoud gedurende een bepaalde periode behouden blijft. Een documentverwijderingsbeleid zorgt ervoor dat alle inhoud na een bepaalde periode wordt verwijderd.
Als u documenten gedurende een vastgelegde periode wilt behouden, kunt u het beleid van een in-place bewaring gebruiken in combinatie met een verwijderingsbeleid. U kunt bijvoorbeeld documenten nadat ze zijn gewijzigd gedurende drie jaar in bewaring plaatsen. Vervolgens kunt u een verwijderingsbeleid instellen om de documenten drie jaar nadat ze voor het laatst zijn gewijzigd, te verwijderen.
Houd er rekening mee dat een verwijderingsbeleid een beleid voor in-place bewaring niet kan overschrijven. Als een site in bewaring is geplaatst en een document wordt verwijderd door een documentverwijderingsbeleid, blijft het document aanwezig in de opslagbibliotheek, net zoals wanneer een document handmatig wordt verwijderd. Zie Overzicht van in-place bewaring in SharePoint Server 2016 voor meer informatie.
Machtigingen
Leden van uw nalevingsteam die het Compliancebeleidcentrum gebruiken, hebben machtigingen nodig voor het beleidscentrum en de siteverzamelingen waarop het beleid wordt toegepast. We raden u het volgende aan:
-
Maak een beveiligingsgroep die alle gebruikers van het Compliancebeleidcentrum bevat. Dit is waarschijnlijk uw nalevingsteam.
-
Voeg in het Compliancebeleidcentrum de beveiligingsgroep toe aan de groep Eigenaren van de siteverzameling.
-
Voeg de beveiligingsgroep toe aan de groep Eigenaren van de siteverzameling voor elke siteverzameling waaraan u documentverwijderingsbeleid moet toewijzen.
