SharePoint werkstromen zijn vooraf geprogrammeerde minitoepassingen die een grote verscheidenheid aan bedrijfsprocessen stroomlijnen en automatiseren. Werkstromen kunnen variëren van het verzamelen van handtekeningen, feedback of goedkeuringen voor een plan of document tot het bijhouden van de huidige status van een routineprocedure. SharePoint werkstromen zijn ontworpen om u tijd en moeite te besparen en om consistentie en efficiëntie te brengen in taken die u regelmatig uitvoert.
Notities:
-
SharePoint 2010-werkstromen zijn sinds 1 augustus 2020 buiten gebruik gesteld voor nieuwe tenants en verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020. Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, wordt u aangeraden te migreren naar Power Automate of andere ondersteunde oplossingen. Zie Buitengebruikstelling van SharePoint 2010-werkstroom voor meer informatie.
-
SharePoint 2013-werkstroom is sinds april 2023 afgeschaft en wordt vanaf 2 april 2024 uitgeschakeld voor nieuwe tenants. Deze wordt verwijderd uit bestaande tenants en wordt vanaf 2 april 2026 volledig buiten gebruik gesteld. Als u een SharePoint 2013-werkstroom gebruikt, wordt u aangeraden te migreren naar Power Automate of andere ondersteunde oplossingen. Zie Buitengebruikstelling van SharePoint 2013-werkstromen in Microsoft 365 voor meer informatie.
Wat is een SharePoint-werkstroom?
U weet waarschijnlijk al wat een stroomdiagram is. Het is een grafische kaart van een proces, met instructies over wat er bij elke stap gebeurt.
Een SharePoint werkstroom is als een geautomatiseerd stroomdiagram dat veel werk, giswerk en willekeurigheid uit uw standaardwerkprocessen haalt.
Bekijk bijvoorbeeld het documentgoedkeuringsproces in de afbeelding. Het handmatig uitvoeren van dit proces kan veel betekenen voor het controleren en bijhouden van documenten, het doorsturen van documenten en het verzenden van herinneringen. Elk van deze taken moet worden uitgevoerd door u of door een of meer van uw collega's. Dat betekent veel extra werk en een constante stroom onderbrekingen.
Maar wanneer u de werkstroom SharePoint documentgoedkeuring gebruikt om het proces uit te voeren, wordt al het controleren en bijhouden en herinneren en doorsturen automatisch uitgevoerd door de werkstroom. Als iemand te laat is met het voltooien van een taak of als er een ander probleem optreedt, genereren de meeste opgenomen werkstromen een melding om u hiervan op de hoogte te stellen. De bewaking van het proces is verminderd.
Het uitvoeren van een SharePoint werkstroom is eenvoudig. Kies het werkstroomtype, selecteer uw opties en laat de werkstroom uitvoeren. Als dat nodig is, annuleert of beëindigt u de werkstroom.
Elk van de opgenomen werkstroomtypen fungeert als een sjabloon. U voegt een exemplaar van de werkstroom toe voor één lijst of bibliotheek, of voor een hele siteverzameling met behulp van een startformulier om de gewenste opties en selecties voor het exemplaar op te geven. Deze opties en selecties omvatten aan wie de werkstroom taken toewijst, taakdeadlines, hoe de werkstroom kan worden gestart en door wie, en instructies die moeten worden opgenomen in de taakmeldingen. Maak een nieuwe werkstroom door naar Lijstinstellingen > Werkstroominstellingen te gaan > Een werkstroom toevoegen. Als u wilt, leest u meer over 2010- en 2013-werkstromen.
Belangrijk: De werkstromen Goedkeuring, Feedback verzamelen en Handtekening verzamelen zijn standaard niet geactiveerd en worden niet weergegeven in de keuzelijst Een werkstroomsjabloon selecteren van het koppelingsformulier. Als u ze beschikbaar wilt maken voor gebruik, moet een sitebeheerder ze activeren op het niveau van de siteverzameling. Ga naar Site-instellingen > Functies van siteverzameling > functie Werkstromen activeren . Daarnaast biedt SharePoint 2013 werkstroomsjablonen op basis van SharePoint 2010. Als u een werkstroom op basis van SharePoint 2013 wilt maken met de vergelijkbare logica, gebruikt u een hulpprogramma zoals SharePoint Designer 2013.
Er zijn vijf vooraf geprogrammeerde werkstroomtypen.
Bij elke overgang tussen statussen wijst de werkstroom een taak toe aan een persoon en stuurt deze persoon een e-mailwaarschuwing over de taak. Wanneer deze taak is voltooid, wordt de status van het item bijgewerkt en wordt de volgende status bereikt. De werkstroom Met drie statuswaarden is ontworpen voor gebruik met de lijstsjabloon Problemen bijhouden, maar kan worden gebruikt met elke lijst met een keuzekolom met drie of meer waarden.
Zie Een werkstroom met drie statuswaarden gebruiken voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies.
Als u een werkstroom wilt toevoegen of starten, moet u de juiste machtiging hebben voor de lijst, bibliotheek of siteverzameling waarop de werkstroom wordt uitgevoerd:
-
Een werkstroom toevoegen Standaard moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen . (De groep Eigenaren en de groep Leden hebben standaard de machtiging Lijsten beheren; de groep Bezoekers niet.)
-
Een werkstroom starten Standaard moet u ook de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Eigenaren en de groep Leden hebben beide standaard de machtiging Items bewerken; de groep Bezoekers niet.)
Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen te configureren, zodat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. In het geval van een subsite met unieke machtigingen, moeten eigenaren ervoor zorgen dat de vereiste machtigingen expliciet worden toegewezen aan de werkstroomgebruikers. Zie Machtigingen voor een SharePoint-lijst of -bibliotheek bewerken en beheren. < Dit is gebaseerd op de feedback: 'Ik heb een subsite gemaakt op de sp-site van mijn bedrijf om de werkstroomfunctie te testen, dus ik moet gemachtigd zijn om een werkstroom te starten, maar ik kan niet - waarom niet?' >
Het volgende diagram biedt een overzicht van de basisfasen voor het plannen, toevoegen, uitvoeren en wijzigen van een SharePoint-werkstroom. Afzonderlijke secties voor elk van de stappen die u volgt.
-
Plan Zorg ervoor dat u weet welke opties u wilt en welke informatie u beschikbaar moet hebben wanneer u het startformulier gebruikt om uw versie van de werkstroom toe te voegen.
-
Toevoegen Vul het startformulier in om uw werkstroomversie toe te voegen aan een lijst, bibliotheek of siteverzameling.
-
Start Start de nieuwe werkstroom handmatig of automatisch voor een document of ander item in een lijst of bibliotheek. (Als u deze handmatig start, hebt u de mogelijkheid om enkele instellingen voor het koppelingsformulier van de werkstroom te wijzigen op een korter startformulier .) Wanneer de werkstroom wordt gestart, worden taken gemaakt, meldingen verzonden en worden acties en gebeurtenissen bijgehouden.
-
Monitor Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de pagina Werkstroomstatus bekijken om te zien welke taken zijn voltooid en welke andere acties zijn uitgevoerd. Indien nodig kunt u hier de huidige en toekomstige taken aanpassen en zelfs de uitvoering van deze werkstroom annuleren of beëindigen.
-
Controleren Wanneer de uitvoering is voltooid, kan de hele geschiedenis worden gecontroleerd op de pagina Werkstroomstatus. Op de statuspagina kunnen ook statistische rapporten over de algemene prestaties van deze werkstroom worden gemaakt.
-
Wijzigen Als de werkstroom niet helemaal werkt zoals u wilt, kunt u het oorspronkelijke koppelingsformulier openen dat u hebt gebruikt om deze toe te voegen en daar uw wijzigingen aanbrengen.
Als u meer flexibiliteit nodig hebt met een ingebouwde werkstroom, kunt u deze verder aanpassen met een hulpprogramma zoals SharePoint Designer 2013. U kunt ook uw eigen oorspronkelijke werkstroom helemaal zelf maken.
Met werkstroomontwerper maakt u regels waarmee voorwaarden en acties worden gekoppeld aan items in SharePoint-lijsten en -bibliotheken. Wijzigingen in items in lijsten of bibliotheken activeren acties in de werkstroom.
U kunt bijvoorbeeld een werkstroom ontwerpen waarmee een extra goedkeuringswerkstroom wordt gestart, als de kosten van een item een bepaald bedrag overschrijden.
U kunt ook een werkstroom definiëren voor een set gerelateerde documenten. Als uw werkstroom bijvoorbeeld is gekoppeld aan een documentbibliotheek of als deze is gefilterd op het inhoudstype Document, wordt er een groep contextuele acties voor documentensets weergegeven. Met een documentenset kan een groep documenten worden behandeld als één eenheid, zodat een werkstroomactie voor een documentenset wordt uitgevoerd op elk van de items in die documentenset.
Zie ook
Een werkstroom maken met SharePoint Designer 2013 en het SharePoint Workflow-platform
