Oude RSS-items automatisch verwijderen

Het volume van de inhoud op bepaalde RSS-kanalen kan erg hoog zijn. Wanneer u meerdere RSS-kanalen toevoegt aan Microsoft Office Outlook 2007, neemt de grootte van het postvak van Microsoft Exchange of het bestand met persoonlijke mappen (.pst) mogelijk snel toe.

Met de functie AutoArchiveren feature in Microsoft Outlook kunt u automatisch items verwijderen die ouder zijn dan een bepaalde datum. Een groot aantal RSS-kanalen bevat nieuws of andere tijdgevoelige informatie. Het is meestal belangrijker om e-mailberichten te bewaren dan oude items.

Opmerking: Voor de procedures in dit artikel moet u de functie AutoArchiveren gebruiken. AutoArchiveren is mogelijk niet beschikbaar als een van de Outlook-profielen op de computer een Exchange-account met beheer van berichtrecords bevat.

In dit artikel

Meer informatie over AutoArchiveren

AutoArchiveren voor RSS-items aanpassen

AutoArchiveren inschakelen

Instellingen voor AutoArchiveren opgeven voor elke RSS-kanaalmap

Handmatig archiveren of verwijderen

Meer informatie over AutoArchiveren

AutoArchiveren is standaard ingeschakeld en wordt automatisch uitgevoerd met geplande intervallen. Hierbij worden oude items gearchiveerd en, als dit is opgegeven, uit alle Outlook-mappen verwijderd. Oude items zijn de items die een opgegeven archiveringsouderdom bereiken.

Standaard worden via Outlook de archiefbestanden op de volgende locatie gemaakt:

  • Windows Vista    

    station:\gebruiker\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Als de map Local niet wordt weergegeven, is deze mogelijk verborgen. Zie Microsoft Windows Help voor meer informatie over het weergeven van verborgen mappen.

  • Microsoft Windows XP of Microsoft Windows Server 2003    

    station:\Documents and Settings\gebruiker\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Als de map Local Settings niet wordt weergegeven, is deze mogelijk verborgen. Zie Windows Help voor meer informatie over het weergeven van verborgen mappen.

Wanneer de items zijn gearchiveerd, kunt u deze rechtstreeks openen via Archiefmappen in het navigatiedeelvenster in Outlook. Klik op Mappenlijst in het menu Ga naar om Archiefmappen weer te geven in het navigatiedeelvenster.

Wanneer u Archiefmappen opent, kunt u zien dat de bestaande mapstructuur bewaard is gebleven. Als de map die u hebt gearchiveerd een bovenliggende map heeft, wordt de bovenliggende map gemaakt in het archiefbestand, maar worden alleen de items gearchiveerd die voldoen aan de criteria voor AutoArchiveren. Als u de gearchiveerde items wilt terugplaatsen in het hoofdpostvak, kunt u alle items uit het archiefbestand importeren in de oorspronkelijke mappen of in andere opgegeven mappen. U kunt items ook handmatig verplaatsen of kopiëren, onder andere door deze tussen de mappen te verslepen.

Naar boven

AutoArchiveren voor RSS-items aanpassen

Er zijn twee sets instellingen beschikbaar voor AutoArchiveren:  globale instellingen en instellingen per map.

  • Globale instellingen    Globale instellingen worden ook wel standaardinstellingen genoemd. Hiermee wordt bepaald of AutoArchiveren moet worden uitgevoerd en welke acties standaard worden uitgevoerd op de items in alle Outlook-mappen, behalve Contactpersonen. Op deze map wordt AutoArchiveren nooit uitgevoerd.

  • Instellingen per map    Met deze instellingen worden de standaardinstellingen vervangen, zodat u afzonderlijke mappen verschillend kunt archiveren.

Als u geen instellingen voor AutoArchiveren opgeeft voor een bepaalde map, wordt de map niet gearchiveerd. De instellingen voor AutoArchiveren gelden alleen voor het huidige postvak. Dit houdt in dat de instellingen alleen van toepassing zijn op de Exchange-account als u een map selecteert in de Exchange-account en vervolgens globale instellingen voor AutoArchiveren opgeeft.

Opmerking: Naast de instellingen voor AutoArchiveren, geldt voor de items in het postvak mogelijk ook een bewaarbeleid of beheer van berichtrecords van de organisatie. Met het bewaarbeleid en beheer van berichtrecords wordt het bewaren van items door gebruikers beperkt tot een vaste periode. Deze periode wordt bepaald via het organisatiebeleid. Dit beleid heeft een hogere prioriteit dan de instellingen voor AutoArchiveren. AutoArchiveren wordt volledig uit een Outlook-profiel op de computer verwijderd wanneer het beheer van berichtrecords is ingeschakeld voor een Exchange-account in een Outlook-profiel op de computer.

Naar boven

AutoArchiveren inschakelen

Hoewel AutoArchiveren standaard is ingeschakeld, kunt u deze functie zo nodig uit- en inschakelen. AutoArchiveren moet zijn ingeschakeld om de procedures in dit artikel te kunnen uitvoeren.

Als u AutoArchiveren alleen wilt gebruiken voor RSS-kanaalmappen, wordt u aangeraden de standaardinstellingen zo te wijzigen dat AutoArchiveren is ingeschakeld, maar dat alleen acties worden uitgevoerd op de specifieke mappen die u configureert. Hierdoor voorkomt u dat mappen onbedoeld worden gearchiveerd of verwijderd.

  1. Klik in het menu Extra op Opties.

  2. Klik op het tabblad Overig op AutoArchiveren.

    Instellingen voor AutoArchiveren

  3. Schakel het selectievakje Elke n dagen in.

  4. Voer een getal tussen 1 en 60 in het vak in om op te geven hoe vaak AutoArchiveren moet worden uitgevoerd.

    Als u AutoArchiveren effectief wilt gebruiken voor RSS-kanaalmappen, wordt u aangeraden een waarde te gebruiken tussen 1 en 7 dagen. Dit is niet het aantal dagen dat items worden bewaard, maar het aantal keren dat AutoArchiveren wordt uitgevoerd. Hoe vaker u AutoArchiveren uitvoert, des te nauwkeuriger zijn de bewaarperioden.

  5. Schakel onder Tijdens archiveren de selectievakjes Verlopen items verwijderen (alleen in e-mailmappen) en Oude items verwijderen of archiveren uit.

    Door deze selectievakjes uit te schakelen, voorkomt u dat AutoArchiveren onbedoeld wordt uitgevoerd op mappen die niet moeten worden gearchiveerd. Later in dit artikel wordt besproken hoe u de instellingen voor AutoArchiveren kunt opgeven per map.

    Als u AutoArchiveren al gebruikt en u voor een aantal mappen de globale standaardinstellingen gebruikt, hoeft u de instellingen niet te wijzigen.

Naar boven

Instellingen voor AutoArchiveren opgeven voor elke RSS-kanaalmap

U moet de instellingen voor AutoArchiveren instellen voor alle RSS-kanaalmappen. De eigenschappen van AutoArchiveren zijn niet recursief,  wat inhoudt dat de eigenschappen niet worden overgenomen van een bovenliggende map.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de RSS-kanaalmap waarvoor u instellingen wilt opgeven en klik vervolgens in het snelmenu op Eigenschappen.

  2. Klik op het tabblad AutoArchiveren.

    Instellingen voor AutoArchiveren voor de RSS-kanaalmap

  3. Klik op Deze map archiveren met de volgende instellingen.

  4. Voer bij Items wissen die ouder zijn dan n periode, waarbij n staat voor een numerieke waarde tussen 1 en 999 en periode gelijk is aan maanden, dagen of weken, de maximale duur in voor het bewaren van RSS-items.

  5. Klik op Oude items permanent verwijderen.

  6. Klik op OK.

  7. Herhaal dit voor alle RSS-kanaalmappen met items die u automatisch wilt verwijderen.

Naar boven

Handmatig archiveren of verwijderen

  1. Klik in het menu Bestand op Archiveren.

  2. Geef met de opties in dit dialoogvenster aan of alle mappen moeten worden gearchiveerd op basis van de instellingen voor AutoArchiveren (de standaardinstellingen of de instellingen per map die u voor de afzonderlijke mappen hebt opgegeven) of dat een afzonderlijke map moet worden gearchiveerd.

Opmerking:  Als u een ander bestand wilt archiveren dan het standaardbestand, geeft u een andere bestandsnaam op in het vak Archiefbestand box. Er wordt automatisch een nieuw archiefbestand gemaakt voor items in de geselecteerde map.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×