Opslaan in SharePoint (Power Pivot)

U kunt Excel-werkmappen met Power Pivot-gegevensmodellen opslaan op een SharePoint-site die is uitgebreid met toegang tot gegevensmodellen. Nadat de werkmap is gepubliceerd, bepalen SharePoint-machtigingen en documenteigenschappen hoe anderen uw werkmap kunnen weergeven en gebruiken.

Voordat u begint

Om werkmappen te kunnen publiceren naar SharePoint, moet u over de juiste machtigingen, software en kennis beschikken om de werkmap te kunnen voorbereiden voor publicatie.

Serversoftware

Als u de werkmappen in een browser wilt bekijken, moeten op de SharePoint-server die u gebruikt, Power Pivot voor SharePoint en Excel Services zijn geïnstalleerd. Beide services zijn vereist voor het verwerken en weergeven van werkmappen in SharePoint.

Soms kunt u aan de hand van de bibliotheken en contextmenu's op uw site bepalen of u over de juiste software beschikt, maar u moet wellicht bij uw SharePoint-beheerder navragen of de vereiste serversoftware is geïnstalleerd. Als op uw site Power Pivot-galerie is geïnstalleerd, is Power Pivot voor SharePoint geïnstalleerd. En als u een Excel-werkmap in een browservenster kunt openen zonder het bestand te hoeven downloaden naar uw Excel-bureaubladtoepassing, wordt Excel Services uitgevoerd op uw SharePoint-server.

Als u het automatisch vernieuwen van gegevens voor uw werkmap wilt plannen, vraagt u bij uw serverbeheerder na of de gegevensproviders die u hebt gebruikt voor het importeren van gegevens, ook op de server beschikbaar zijn.

Machtigingen

Wanneer u een document opslaat in SharePoint, bepalen de SharePoint-machtigingen wie uw werk kan weergeven, bewerken of verwijderen. In de volgende tabel wordt beschreven welke SharePoint-machtigingen specifieke rechten verlenen aan de werkmappen die u publiceert:

Machtiging

Rechten

Weergeven

Iedereen met de machtiging Weergeven kan de werkmap openen door naar het URL-adres van het bestand te gaan. Bovendien kan iemand met de machtiging Weergeven uw werkmap gebruiken als een alleen-lezen externe gegevensbron voor andere Excel-werkmappen of -rapporten.

Bijdragen

De machtiging Bijdragen is krachtiger omdat hiermee machtigingen voor het toevoegen, bewerken of verwijderen van documenten in een SharePoint-bibliotheek worden overgedragen.

Volledig beheer

Volledig beheer omvat alle machtigingen die gekoppeld zijn aan Bijdragen, plus de mogelijkheid om een lijst of bibliotheek te maken of beheren, en de mogelijkheid om uitchecken ongedaan te maken.

Toegang tot een SharePoint-site of -bibliotheek wordt verleend middels machtigingen die een sitebeheerder of site-eigenaar opgeeft voor groepen of individuele gebruikers.

De meeste gebruikers hebben de machtiging Weergeven of de machtiging Bijdragen. In het menu Siteacties op uw SharePoint-site kunt u zien welke machtigingen u hebt. Als het menu als enige item Alle site-inhoud weergeven bevat, beschikt u over machtigingen voor weergeven en kunt u geen bestanden naar deze SharePoint-site publiceren. Als een langere lijst met items wordt weergegeven of als u Hulpmiddelen voor bibliotheken op het lint ziet, hebt u machtigingen voor Bijdragen.

Uw werkmap voorbereiden

Voordat u een Excel-werkmap met Power Pivot-gegevens publiceert, moet u deze controlelijst gebruiken om uw document voor te bereiden:

  1. Lees meer over het maken van een werkmap met verbindingsgegevens die nog steeds werkt nadat het bestand is gepubliceerd.

  2. Lees meer informatie over de beveiligingsoverwegingen voor het publiceren van Power Pivot-gegevens in SharePoint.

  3. U kunt het uiterlijk van uw werkmap op SharePoint verbeteren met deze suggesties:

    • Geef uw Excel-werkbladen een beschrijvende naam. Namen van werkbladen worden paginalabels wanneer het document wordt gepubliceerd naar de Power Pivot-galerie.

    • Schakel ongebruikte visuele elementen uit. Schakel in het Excel-venster, in het gebied Weergeven van het lint Beeld, Rasterlijnen, Formulebalk en Koppen uit.

    • Verberg Excel-werkbladen die leeg zijn of die niet relevant zijn voor het rapport. Klik in het Excel-venster met de rechtermuisknop op een bladtab en selecteer Verbergen.

    • Selecteer cel A1 voordat u de werkmap publiceert en opslaat. Wanneer een gepubliceerd bestand wordt geopend in een browservenster, wordt de focus op de laatste actieve cel in de werkmap geplaatst. Door de cursor in cel A1 te plaatsen, zorgt u ervoor dat de linkerbovenhoek van het werkblad in de linkerbovenhoek van het browservenster wordt geplaatst.

Verificatie controleren en instellingen vernieuwen

Voor het beste resultaat gebruikt u de standaardinstellingen van Excel voor verificatie en gegevensvernieuwing.

Windows-verificatie controleren

Standaard specificeert Excel Windows-verificatie zodat de identiteit van de persoon die de werkmap bekijkt, wordt gebruikt bij het verkrijgen van toegang tot gegevens van gegevensmodellen. Door de standaardinstelling te behouden, kan Power Pivot-serversoftware nauwkeurige informatie vastleggen over wie gebruikmaakt van Power Pivot-werkmappen, zodat u beter kunt samenwerken met de collega's die uw gegevens gebruiken. Als u Geen of een ID van Secure Store Service (SSS) opgeeft, worden gebruiksgegevens van de werkmap vastgelegd voor het onbeheerde Excel Services-gebruikersaccount (of voor de SSS-ID) in plaats van een feitelijke persoon in uw organisatie.

  1. Op het lint Gegevens van Excel klikt u op Bestaande verbindingen.

  2. In het dialoogvenster Bestaande verbindingen klikt u op een verbinding in de werkmap > Openen.

  3. Klik op Eigenschappen > Definitie > Verificatie-instellingen.

  4. Controleer of Account van de geverifieerde gebruiker gebruiken is geselecteerd.

Instellingen voor vernieuwen opgeven

Instellingen voor vernieuwen kunnen van invloed zijn op de manier waarop een voorbeeld van een Power Pivot-werkmap in de bibliotheek van de Power Pivot-galerie wordt weergegeven. Als uw werkmap bijvoorbeeld het vernieuwen gebruikt voor de eigenschap Openen en Excel Services is geconfigureerd voor het geven van een waarschuwing wanneer gegevens worden vernieuwd, ziet u een miniatuurafbeelding van de Excel-waarschuwing voor het vernieuwen van gegevens in plaats van een voorbeeldafbeelding van het document.

  1. Op het lint Gegevens van Excel klikt u op Verbindingen > Eigenschappen.

  2. Onder Gebruik > Vernieuwen schakelt u het selectievakje Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand in of uit op basis van de volgende aanbevelingen. Deze variëren, afhankelijk van de manier waarop toegang wordt verkregen tot de gegevens van het gegevensmodel:

Toegang tot gegevens

Aanbeveling voor vernieuwen

Ingesloten in de werkmap (meest gebruikelijk)

Schakel het selectievakje Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand uit. Omdat alle gegevens zijn ingesloten, is het niet nodig deze elke keer dat u de werkmap opent, te vernieuwen.

Opgeslagen als een externe gegevensbron (bijvoorbeeld als u een externe gegevensverbinding met een werkmap instelt in plaats van de gegevens te importeren)

Schakel het selectievakje Gegevens vernieuwen in wanneer u het bestand opent. Omdat de gegevens zich op een andere locatie bevinden, kunt u deze het beste vernieuwen om recente wijzigingen in de gegevens op te halen.

Als u het genereren van voorbeeldafbeeldingen wilt toestaan, vraagt u uw SharePoint-beheerder om de instelling Waarschuwen bij vernieuwen in Excel Services aan te passen. Zie Een vertrouwde locatie voor Power Pivot-sites op TechNet maken voor meer informatie.

Gegevensvernieuwing aan de serverzijde (geldt voor werkmappen die u in SharePoint opslaat en plant voor vernieuwen van Power Pivot-gegevens)

Schakel het selectievakje Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand in. Omdat het vernieuwen van gegevens voor deze werkmap is gepland, schakelt Power Pivot automatisch de eigenschap Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand voor deze werkmap in om ervoor te zorgen dat de cache van de draaitabel wordt vervangen door nieuwe gegevens. Als u het selectievakje uitschakelt, wordt het automatisch ingeschakeld wanneer u de werkmap weer opslaat in SharePoint.

Een locatie voor het bestand kiezen

Documenten die u op een site deelt, worden meestal bewaard in een documentbibliotheek. Gedeelde documenten is de meest voorkomende documentbibliotheek, maar een SharePoint-site met Power Pivot voor SharePoint bevat vaak de Power Pivot-galerie die beschikt over een voorbeeldfunctie, aangepaste bibliotheekweergaven en eenvoudige toegang tot configuratieschema’s voor gegevensvernieuwing voor de werkmap.

U moet een SharePoint-server met Power Pivot voor SharePoint kiezen. Als u publiceert naar een server die geen Power Pivot-serversoftware bevat, worden de gegevens niet geladen wanneer u het document vanuit een bibliotheek opent.

U kunt Gedeelde documenten, Power Pivot-galerie of een andere documentbibliotheek kiezen om uw werkmap op te slaan. Als u deze locaties wilt gebruiken, moet u het Web-URL-adres van de bibliotheek weten. Op een standaard SharePoint-site zijn dit de Web-URL-adressen voor deze bibliotheken:

  • http://<servernaam>/Shared%20Documents

  • http://<servernaam>/PowerPivot%20Gallery

  • U kunt zoeken naar het Web-URL-adres van een bibliotheek door met de rechtermuisknop op een document in de bibliotheek te klikken en Eigenschappen te kiezen. Het adres (de URL) laat het SharePoint-pad naar het document zien. Gebruik altijd de muis om de volledige URL te selecteren. Soms kunnen lange URL's gedeeltelijk verborgen zijn.

  • U moet de URL waarschijnlijk bewerken voordat u deze kunt gebruiken. Als de URL viewer- en broneigenschappen bevat, moet u die eigenschappen verwijderen om een bruikbare locatie te krijgen die bestaat uit de namen van de server, site en bibliotheek. In de volgende voorbeeld-URL kunt u het feitelijke URL-pad afleiden door het gedeelte in vet te behouden en de rest te verwijderen: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/ PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Op basis van de URL-eigenschap zou het feitelijke pad voor publiceren 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx' zijn als u het bestand ContosoSales.xlsx publiceert, of alleen maar 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' als het u slechts om de site en de bibliotheek gaat.

  • Wanneer u een locatie kiest, kies dan een bibliotheek die beschikbaar is voor de personen met wie u de werkmap wilt delen. Wellicht moet u machtigingen voor de bibliotheek of het document aanvragen om de werkmap beschikbaar te maken.

Uw bestand opslaan in SharePoint

  1. Klik in Excel op Bestand > Opslaan als > SharePoint of Sites > Bladeren en selecteer een locatie.

  2. Typ in het dialoogvenster Opslaan als bij Bestandsnaam een naam voor het bestand als u een bestaande locatie gebruikt. Of als u Bladeren naar een locatie hebt gekozen, geeft u de URL van een SharePoint-site geheel of gedeeltelijk op. Als u een deel van het URL-adres opgeeft, zoals http://<servernaam>, klikt u op Opslaan om een verbinding te openen met de server die u hebt opgegeven en zoekt u vervolgens op de site naar de bibliotheek die u wilt gebruiken. Zie Een locatie voor uw bestand kiezen in dit onderwerp voor voorbeelden van een SharePoint-URL.

  3. Klik op Opslaan om de werkmap naar de bibliotheek te publiceren.

Controleer in een browservenster of het document in de bibliotheek staat. Nieuw gepubliceerde documenten worden in de lijst weergegeven. Bibliotheekinstellingen bepalen waar het document wordt weergegeven (bijvoorbeeld gesorteerd in oplopende volgorde op datum of alfabetisch op naam). Wellicht moet u het browservenster vernieuwen om de meest recente toevoegingen te zien.

Een Power Pivot-werkmap uploaden van SharePoint

Een andere methode voor het toevoegen van een Power Pivot-werkmap is deze te uploaden vanaf een SharePoint-site. Gebruik deze methode als u wilt beginnen vanuit SharePoint.

  1. Open een documentbibliotheek op een SharePoint-site.

  2. In Hulpmiddelen voor bibliotheken klikt u op Documenten > Document uploaden > Document uploaden.

  3. Blader naar de locatie van het opgeslagen .xlsx-bestand, selecteer het en klik op OK.

Het bestand wordt geüpload naar de SharePoint-site en wordt in de map weergegeven. Wellicht moet u op de knop Vernieuwen in uw browser klikken voordat u het bestand kunt zien. Het kan nu worden geopend in SharePoint. U kunt personen laten weten waar het bestand is door hun het URL-adres voor het bestand te geven.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×