Oproeplijsten maken en beheren in Business Contact Manager

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Een van de belangrijkste taken in uw bedrijf is contact houden met bestaande en potentiële klanten. Vaak is een eenvoudig telefoongesprek de beste manier om dat te doen.

U wilt misschien potentiële klanten opvolgen die u een visitekaartje hebben gegeven of informatie op uw webpagina hebben achtergelaten, of klanten bellen die wilden weten wanneer uitverkochte artikelen weer verkrijgbaar zijn, of praten met huidige accounts of zakelijke contactpersonen die achter lopen met hun betalingen.

In dit artikel wordt beschreven hoe u met oproeplijsten kunt werken en de effectiviteit daarvan kunt meten in Business Contact Manager voor Outlook, met details over het maken van oproeplijsten, gerichte adressenlijsten en telefoonscripts, en hoe u uw activiteiten en resultaten kunt bijhouden.

Wat wilt u doen?

Reclame maken voor uw bedrijf via telefoongesprekken

Een oproeplijst openen

Uw oproeplijst wijzigen

Reclame maken voor uw bedrijf via telefoongesprekken

Met Business Contact Manager voor Outlook kunt u een oproeplijst samenstellen op basis van uw accounts en zakelijke contactpersonen, een telefoonscript maken en de resultaten van elk telefoongesprek bijhouden. U kunt ook een oproeplijst maken op basis van de namen in een rapport. Zie Rapporten en grafieken gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over het maken van een oproeplijst op basis van een rapport.

Een oproeplijst is tevens een essentiële marketingactiviteit en kan deel uitmaken van een marketingcampagne.

Als u de resultaten van een oproeplijstactiviteit wilt bijhouden, moet u de naam van de activiteit opnemen in het veld Gestart door van elke record voor een account, zakelijke contactpersoon, potentiële klant of verkoopkans die door de activiteit wordt gegenereerd. Neem ook de gebudgetteerde en werkelijke kosten op de pagina's Details en Bijhouden van de oproeplijstrecord op.

Als u vervolgens de resultaten van uw oproeplijst wilt bekijken, gebruikt u de pagina Bijhouden van het formulier Oproeplijst. Als de oproeplijst deel uitmaakt van een marketingcampagne, kunnen de algehele resultaten van de campagne worden bijgehouden op het tabblad Analyse van de marketingwerkruimte.

Een oproeplijst maken

Een oproeplijst in Business Contact Manager voor Outlook is meer dan alleen maar een lijst met namen en nummers. Het is een systeem waarmee u ontspannen en alert aan de telefoon zit en dat u helpt de resultaten van elke reeks gesprekken bij te houden.

De adressenlijst voor een marketingactiviteit kan maar één recordtype bevatten, ofwel accounts ofwel zakelijke contactpersonen. Zakelijke contactpersonen en potentiële klanten kunnen in dezelfde lijst staan, omdat records voor potentiële klanten zijn gebaseerd op het recordtype Zakelijke contactpersoon.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Marketing.

  2. Klik op het lint op het tabblad Start en klik in de groep Nieuw op de knop Oproeplijst Pictogram Oproeplijst .

  3. Voer in het formulier Oproeplijst onder Activiteit in het veld Naam een naam in voor de oproeplijst, bijvoorbeeld 'Potentiële klanten in Utrecht'.

    record oproeplijst

    Opmerking:  Als deze oproeplijst deel uitmaakt van een marketingcampagne, typt u in het tekstvak Campagne de naam van de campagne of klikt u op de pijl om de naam van een bestaande campagne te selecteren. Als de lijst geen deel uitmaakt van een campagne, wordt de oproeplijst gekoppeld aan de standaardmarketingcampagne Huidige activiteiten.

  4. Klik in de sectie Lijst met geadresseerden op het type record dat u met uw oproeplijst wilt bereiken: Alle accounts, Alle zakelijke contactpersonen en potentiële klanten, Alle zakelijke contactpersonen of Alle potentiële klanten.

    U kunt ook op een van de volgende opties klikken:

    • Zoekmap. Kies een zoekmap met vooraf gefilterde geadresseerden om een aangepaste lijst te maken. De naam van het veld wordt gewijzigd in Aangepaste lijst nadat u een map hebt geselecteerd.

    • Bestaande marketingactiviteit. Kies de adressenlijst die u hebt gebruikt voor een eerdere marketingactiviteit.

    • Nieuwe lijst. Open het dialoogvenster Zakelijke contactpersonen filteren en selecteer criteria om de lijst te filteren.

      U kunt ook een adressenlijst maken op basis van een rapport. Zie Rapporten en grafieken gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie.

      Als u nieuwe recordtypen hebt gemaakt op basis van het type Account, worden deze weergegeven in de lijst Alle accounts. Als u nieuwe recordtypen hebt gemaakt op basis van het type Zakelijke contactpersoon, worden deze weergegeven in de lijst Alle zakelijke contactpersonen en potentiële klanten.

  5. Als u de geselecteerde lijst wilt bewerken door deze te filteren, klikt u op Bekijken en filteren.

    Zie Records filteren in Business Contact Manager voor meer informatie over het filteren van lijsten.

  6. Klik op het lint op het tabblad Start in de groep Weergeven op Details om de pagina met details over activiteiten te openen. U kunt desgewenst waarden invoeren voor Campagnecode, Gebudgetteerde kosten, Begindatum, Einddatum en Opmerkingen.

    Als u wilt teruggaan naar de hoofdpagina van het formulier Oproeplijst, klikt u op het lint op het tabblad Marketing in de groep Weergeven op Algemeen.

  7. Informatie over elke geadresseerde wordt weergegeven op de pagina Algemeen onder Details over geadresseerde. Als u wilt wijzigen welke secties van de record worden weergegeven, klikt u op de knop Secties selecteren Knop secties selecteren en selecteert u de secties die u wilt weergeven.

  8. Als u wilt, kunt u een script maken om uw gesprekken consistent te houden en om ervoor te zorgen dat u alle gewenste punten bespreekt. Met een script kunt u bovendien bij het onderwerp blijven en snel uw aanpak bijstellen als een telefoongesprek anders verloopt dan verwacht.

    Een telefoonscript maken

    • Klik op het lint in de groep Telefoonlogboek op Telefoonscript Pictogram Oproeplijst .

    • Ga op een van de volgende manier te werk om een script voor uw gesprekken te maken:

      • Typ het script in het venster Telefoonscript.

      • Klik in de groep Acties op Inhoud laden Pictogram van de Script laden en navigeer vervolgens naar een opgeslagen document.

      • Kopieer en plak een script vanuit een ander document.

        Het script verschijnt in het telefoonlogboek voor elke geadresseerde.

        Oproeplijst met script

        Opmerking:  Als u het script bewerkt in de sectie Telefoonlogboek van de oproeplijstrecord, wijzigt u de versie van het script alleen voor de geselecteerde geadresseerde. Als u het script voor alle oproepen wilt bewerken, moet u op het lint klikken op Telefoonscript Pictogram Oproeplijst en vervolgens het script bewerken in het venster Telefoonscript.

  9. U kunt desgewenst de Outlook-functie Categorisatie gebruiken om een kleurcategorie aan de oproeplijst toe te voegen. Klik op het lint op het tabblad Marketing in de groep Labels op Categoriseren en klik op een kleurcategorie.

  10. Als u direct met uw gesprekken wilt beginnen, kunt u beginnen met de eerste naam in de lijst. U kunt de oproeplijst ook opslaan.

Voordat u koud gaat bellen, moet u het nationale Bel-me-niet-register en de FCC-voorschriften (www.fcc.gov/cgb/donotcall/) raadplegen. De regels voor het Bel-me-niet-register gelden niet voor klanten met wie u al een bestaande relatie hebt.

Naar boven

Een oproeplijst openen

Misschien wilt u uw werk aan een oproeplijst hervatten als u niet in één sessie iedereen hebt kunnen bereiken, of wilt u wijzigingen aanbrengen in de lijst met geadresseerden of in het script.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Marketing.

  2. Dubbelklik op het tabblad Oproeplijsten in het lijstvenster op de oproeplijst die u wilt openen.

Naar boven

Uw oproeplijst wijzigen

Oproeplijsten zijn eenvoudig te maken en te wijzigen. U kunt wijzigen welk type records in de lijst wordt weergegeven, de lijst verfijnen door geadresseerden te filteren of te selecteren, en het script wijzigen voor sommige of alle geadresseerden.

  1. Open de oproeplijst die u wilt wijzigen.

  2. Als u wijzigingen in de oproeplijst wilt aanbrengen, volgt u de instructies in Een oproeplijst maken.

Belangrijk: U kunt een oproeplijst niet meer wijzigen als u de oproepstatus voor een record in de lijst hebt gewijzigd. Klik in plaats daarvan met de rechtermuisknop op de oproeplijst en klik op Bereiken met oproeplijst om een nieuwe oproeplijst te maken op basis van de bestaande lijst.

Naar boven

Bellen en oproepen bijhouden met een oproeplijst

  1. Open of maak een oproeplijst.

    Onder Adressenlijst is de eerste naam in de lijst gemarkeerd.

    Lijst met geadresseerden oproeplijst met geen oproepen

    Opmerking:  De weergegeven namen zijn afkomstig van het veld Opslaan als in de bronrecord. De naam onder Details over geadresseerden is afkomstig van het veld Volledige naam.

  2. Bel de contactpersoon op het telefoonnummer onder Details over geadresseerde.

  3. Open het script. Klik op het lint in de groep Telefoonlogboek op Telefoonscript. Als u de contactpersoon aan te telefoon hebt, leest u het script op een natuurlijke manier voor, of communiceer uw boodschap zonder script.

    Opmerking:  Als u het script bewerkt in de sectie Telefoonlogboek van de oproeplijstrecord, wijzigt u het script alleen voor de geselecteerde geadresseerde.

  4. Klik onder Telefoonlogboek onder Totale duur op de lengte van het telefoongesprek of voer deze in. U kunt het gesprek ook automatisch timen.

    Uw gesprek automatisch timen

    1. Klik op het lint in de groep Telefoonlogboek op Timer starten Pictogram Timer starten wanneer u aan uw gesprek begint, of hervat de timer na een pauze.

    2. Klik op Timer onderbreken Pictogram van de Timer onderbreken als er een pauze in het gesprek optreedt of wanneer u het gesprek hebt beëindigd.

      De lengte van het gesprek wordt opgenomen onder Telefoonlogboek in het vak Totale duur. U kunt ook op de lengte van het gesprek klikken of deze handmatig invoeren.

  5. Als u opmerkingen over uw gesprek wilt toevoegen, klikt u op het lint in de groep Telefoonlogboek op Tijdstempel toevoegen en typt u vervolgens uw opmerkingen in het vak waar het script wordt weergegeven.

    Opmerking:  Als u het uiterlijk van de tekst wilt wijzigen, klikt u op het lint op het tabblad Tekst opmaken om de opmaakopdrachten te gebruiken. Als u bestanden, afbeeldingen of tabellen wilt toevoegen, klikt u op het tabblad Invoegen.

  6. Tijdens het gesprek of na afloop klikt u op het lint op het tabblad Marketing in de groep Acties van geadresseerden op een of meer van de volgende opties:

    • Nieuw geschiedenisitem: Hiermee kunt u een communicatiegeschiedenisitem zoals een zakelijke notitie, een taak, een bestand of een e-mailbericht aan de record van de geadresseerde toevoegen Op basis van de oproeplijst wordt automatisch een nieuw telefoonlogboek voor de geadresseerde gemaakt.

    • Opvolgen: hiermee kunt u een opvolgvlag aan de record toevoegen of een opvolgitem markeren als voltooid met de optie Markeren als voltooid.

    • Openen: hiermee kunt u de record van de geadresseerde weergeven.

    • Webpagina: hiermee kunt u de webpagina openen die aan de record van de geadresseerde is gekoppeld, mits beschikbaar.

  7. Aan het eind van het gesprek kunt u in de sectie Oproepstatus van de oproeplijst de record bijwerken. Niet opgeroepen is standaard geselecteerd. Schakel een van de volgende selectievakjes in:

    1. Bericht achtergelaten

    2. Gesprek beëindigd

    3. Niet bellen

      Belangrijk:  U kunt een oproeplijst niet meer wijzigen als u de oproepstatus voor een record in de lijst hebt gewijzigd. U kunt echter wel een nieuwe oproeplijst maken die een duplicaat is van een bestaande oproeplijst. Klik met de rechtermuisknop op de oproeplijst in de marketingwerkruimte en klik vervolgens op Bereiken met oproeplijst.

  8. Als een geadresseerde verzoekt om van uw oproeplijst te worden gehaald, schakelt u het selectievakje Niet bellen in. Het account of de zakelijke contactpersoon wordt gemarkeerd als Niet bellen in de adressenlijst en ook op de pagina Details van de record voor het account of de zakelijke contactpersoon. Deze geadresseerde kan niet worden opgenomen in toekomstige oproeplijsten.

  9. Klik op Opslaan en volgende om de volgende wijzigingen aan te brengen:

    1. Sla de wijzigingen op als een telefoonlogboek in de communicatiegeschiedenis van de geselecteerde record en ga naar de volgende record die u wilt bellen.

    2. Stop de timer en leg de totale duur van het gesprek vast in het telefoonlogboek.

    3. Geef de oproepstatus aan in de adressenlijst.

      oproeplijst met twee oproepen

      1. Bericht achtergelaten 2. Gesprek beëindigd 3. Niet bellen 4. Huidige geadresseerde

      Opmerking:  Hoewel de status wordt bijgewerkt in de adressenlijst wanneer u de record opslaat, moeten de weergegeven opties in de sectie Oproepstatus handmatig worden gewijzigd.

  10. Als u iedereen op de oproeplijst hebt gebeld, sluit u de activiteit. Klik op het lint in de groep Marketing op Markeren als gesloten.

Naar boven

De effectiviteit van uw marketingoproeplijsten meten

U kunt oproeplijsten en telefoonscripts maken voor allerlei doeleinden. Maar als u marketingoproepen maakt, wilt u de resultaten van uw werk weten. Bekijk de resultaten van een oproeplijst op de pagina Bijhouden van de oproeplijst.

  1. Open een oproeplijst.

  2. Klik op het lint op het tabblad Start en klik in de groep Weergeven op Bijhouden Pictogram van de pagina bijhouden .

  3. Bekijk op de pagina Bijhouden de volgende items:

    • Onder Resultaten van activiteiten kunt u beknopte informatie zien voor Gestarte potentiële klanten, Gestarte verkoopkansen, Gestarte accounts, Gestarte contactpersonen, Gestarte telefoonlogboeken en Verwachte omzet voor de activiteit. Voor elk veld wordt de knop Rapport weergeven afgebeeld, waarmee een gedetailleerd rapport wordt weergegeven van de gegevens voor dit veld.

      Opmerking:  De informatie op de pagina Bijhouden (waaronder de verwachte omzet) wordt bijgewerkt wanneer in de records voor accounts, zakelijke contactpersonen, potentiële klanten en verkoopkansen de naam van de oproeplijst in het veld Gestart door is opgenomen.

    • In het gebied Activiteitsgegevens kunt u de volgende gegevens bijwerken:

      • Werkelijke kosten    Voer de werkelijke kosten van de oproeplijst in zodat u uw rendement kunt berekenen.

      • Gesloten    Schakel dit selectievakje in om aan te geven dat de oproeplijst is voltooid en dat de activiteit nu is gesloten. Schakel het selectievakje uit om de oproeplijst opnieuw te activeren.

    • In de sectie Geadresseerden kunt u de lijst met uw oproepen bekijken; u kunt desgewenst een verkoopkansrecord maken op basis van de record van de geadresseerde. Hiervoor klikt u op de naam in de lijst en klikt u vervolgens op Verkoopkans starten.

      Opmerking:  U kunt ook een verkoopkansrecord op basis van de adressenlijst maken op de pagina Algemeen van de oproeplijst. Selecteer een naam in de adressenlijst en klik vervolgens op het lint op het tabblad Marketing in de groep Acties van geadresseerden op Nieuw geschiedenisitem Nieuwe geschiedenisitem-pictogram en klik vervolgens op Verkoopkans.

  4. Klik op Opslaan en sluiten Opslaan en sluiten van pictogram .

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×