Ondersteunende informatie vastleggen in een projectplan

Van toepassing op

Microsoft Office Project 2003


Het verzamelen van informatie in uiteenlopende indelingen voorafgaand aan en tijdens een project is eenvoudig. Als u deze ondersteunende informatie rechtstreeks in Project wilt opnemen, kunt u de informatie toevoegen aan taken, resources of het gehele project.

Wat voor informatie kan worden bijgevoegd?

Hoe kan ik de informatie bijvoegen?

Waar kan ik de informatie plaatsen?

Hoe kan de gekoppelde informatie worden gevonden?

Wat voor informatie kan worden bijgevoegd?

U kunt de volgende soorten informatie bijvoegen om het projectplan te verduidelijken, te benadrukken of uit te breiden:

  • Notities met herinneringen, URL's of andere gerelateerde informatie voor gemakkelijke toegang.

  • Planningdocumenten, contracten, voortgangsrapporten, grafieken en andere gerelateerde bestanden.

  • hyperlink naar webpagina's op het intranet van uw bedrijf of op het WWW.

  • Afbeeldingen uit een Microsoft Windows®-programma ter illustratie van de processen en gewenste resultaten van uw project.

  • Het bedrijfslogo, voor een professioneel uiterlijk van de rapporten.

  • Foto's van medewerkers, om gezichten te koppelen aan resourcenamen.

  • Organigrammen.

  • Dia's of complete presentaties van Microsoft Office PowerPoint 2003.

  • Beeld- of geluidsbestanden.

Hoe kan ik de informatie bijvoegen?

U kunt op de volgende manieren ondersteunende gegevens bijvoegen:

  • Een notitie toevoegen bij taken, resources of toewijzingen     U kunt gegevens aan een item toevoegen zoals herinneringen, hyperlinks of koppelingen naar andere bestanden. U kunt bijvoorbeeld een notitie toevoegen om de vakkennis van een bepaalde resource aan te geven, of een herinnering aan wanneer gehuurde spullen moeten worden teruggebracht. Of u maakt vanuit een notitie een koppeling naar een bestand om de foto van een resource op te nemen, een diavoorstelling te koppelen waarin een proces wordt uitgelegd of andere verwante gegevens bij te voegen.

  • Een hyperlink naar ondersteunende gegevens maken     U kunt een hyperlink maken naar een bestand of map op een computer op het netwerk of op een website. Wanneer u op de hyperlink klikt, worden de gekoppelde gegevens weergegeven in de browser. De grootte van het projectbestand wordt hierdoor niet beïnvloed en de laatste versie van de gegevens is onmiddellijk beschikbaar. Als u echter off line werkt, hebt u geen toegang tot de gegevens.

  • De gegevens kopiëren en plakken     U kopieert de gegevens uit een Windows-programma en plakt ze in het projectbestand. Aangezien geplakte gegevens worden ingevoegd, wordt het bestand groter. Gebruik deze methode voor kleine hoeveelheden tekst en afbeeldingen die niet vaak worden bijgewerkt, zoals een bedrijfslogo dat u wilt gebruiken in een koptekst.

  • De gegevens insluiten     U kunt een object, zoals een afbeelding, een heel bestand of een deel van een bestand met behulp van OLE insluiten. Een ingesloten object kan worden bijgewerkt in het bron programma. Aangezien een ingesloten object wordt ingevoegd, wordt het bestand groter. Bovendien worden de gegevens in het projectbestand niet aangepast als het bronbestand wordt gewijzigd.

  • Een object koppelen met OLE     Als u een object koppelt, wordt het in zijn geheel of als een pictogram weergegeven. Als de originele gegevens worden bijgewerkt, worden de wijzigingen automatisch verwerkt in het bestand. Aangezien de gekoppelde gegevens in het bronbestand worden opgeslagen, wordt het projectbestand niet groter.

  • Microsoft Windows SharePoint Services gebruiken voor documentbeheer     Als u Microsoft Office Project Professional 2003 gebruikt, kunt u profiteren van de documentbeheerfuncties van Windows SharePoint Services. Met Microsoft Office Project Web Access 2003 kunt u vervolgens documenten aan taken koppelen en de gegevens bekijken.

Waar kan ik de informatie plaatsen?

De mogelijke locaties voor het plaatsen van informatie worden bepaald door het soort informatie en de manier waarop u de gegevens aan uw project koppelt. U kunt bijvoorbeeld:

  • Notities koppelen aan een taak, resource of toewijzing. U kunt in notities niet alleen tekstberichten opnemen, maar ook hyperlinks naar informatie op het web of koppelingen naar bestanden die zich elders bevinden.

  • Een hyperlink invoegen die wordt getoond in het veld Indicatoren in een blad weergave. U kunt ieder gewenst aantal hyperlinks in een notitie plaatsen. U kunt ook extra tekstkolommen in het project gebruiken voor hyperlinks.

  • Objecten plakken in een grafisch gebied in Project. Ingesloten of gekoppelde objecten: u kunt objecten in een grafisch gebied of een bladweergave plaatsen.

  • Bestanden geheel of gedeeltelijk koppelen of insluiten in een grafische gebied.

Hoe kan de gekoppelde informatie worden gevonden?

In bladweergaven zijn indicatoren voor hyperlinks Afbeelding van knop en notities Afbeelding van knop te zien in het veld Indicatoren. Als u het veld Hyperlink of een aanvullend veld hebt gebruikt, zijn deze hyperlinks eveneens zichtbaar in de bladweergaven. Als u het doel van een hyperlink of de inhoud van een notitie wilt zien, kunt u de aanwijzer op de indicator plaatsen.

Informatie die is toegevoegd aan een koptekst, voettekst of legenda is te zien op de afgedrukte pagina.

Hyperlinks kunnen worden weergegeven in het vak Objecten op formulieren. U kunt hyperlinks snel opzoeken met het filter Taken met bijlagen.

Notities zijn ook af te drukken bij het afdrukken van rapporten en sommige weergaven.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×