Offertes omzetten in betaalde facturen met de webdatabasesjabloon Services

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Met de Access 2010-webdatabasejabloon Services maakt u een kant-en-klare database waarmee u offertes, facturen en klanten kunt bijhouden, evenals andere gegevens die voor een dienstverlenend bedrijf van belang zijn.

De volgende video ziet u een kort scenario van hoe deze sjabloon kan worden gebruikt.

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Als u nog niet gedaan, downloadt u de sjabloon Services.

Lees verder voor meer informatie over de manier waarop u met de sjabloon een eigen database maakt die u gebruikt voor de bedrijfsvoering.

Opmerking: In dit artikel niet van toepassing op Access-WebApps – de nieuwere soort database ontwerpen met Access 2013 (of hoger) en online publiceren. Zie een Access-web-app maken voor meer informatie.

In dit artikel

De database voor de eerste keer starten

Aan de slag: Bestaande gegevens toevoegen aan de database Services

Tabblad Welkom: Help en andere bronnen

Tabblad bedrijfsgegevens: bedrijfsgegevens opgeven

Tabblad werknemers: werknemersgegevens opgeven

Tabblad Services: gegevens over services opgeven

Servicegegevens die u hebt opgeslagen in Excel toevoegen

Excel-gegevens van rijen naar kolommen transponeren

Volgorde van kolommen van Excel-gegevens die in een andere volgorde dan het gegevensblad Services

Gegevens plakken uit kolommen die in dezelfde volgorde staan als de kolommen in het gegevensblad Services

Services een tegelijk toevoegen

Tabblad producten: producten opgeven

Productgegevens toevoegen die u hebt opgeslagen in Excel

Excel-gegevens van rijen naar kolommen transponeren

Excel-kolommen die in een andere volgorde dan het gegevensblad producten rangschikken

Gegevens plakken uit kolommen die in dezelfde volgorde staan als de kolommen in het gegevensblad producten

Producten een voor een toevoegen

Tabblad offertes en facturen: offertes en facturen invoeren

Dashboard: Actieve offertes en facturen bijhouden

Details over een offerte of factuur weergeven

Een nieuwe offerte of factuur maken

Offertes: Al uw offertes beheren

Details van een offerte weergeven

Formulier Details van offerte

Een nieuwe offerte maken

Een offerte ter goedkeuring indienen

Een verzonden offerte goedkeuren of afkeuren

Een goedgekeurde offerte omzetten in een factuur

Afdrukken of per e-mail verzenden een offerte

Facturen: Al uw facturen beheren

Details van een factuur weergeven

Formulier Factuurdetails

Een nieuwe factuur maken

Een factuur voor betaling verzenden

Afdrukken of per e-mail verzenden een factuur

Een factuur als betaald markeren

Rapportcentrum: Rapporten weergeven en afdrukken

Geavanceerd: Services, producten, werknemers en klanten beheren

Volgende stappen

De database voor de eerste keer starten

In een dialoogvenster kunt u opgeven of u de voorbeeldgegevens wilt behouden of verwijderen zodat u kunt beginnen met het invoeren van uw eigen gegevens:

opstartformulier van de webdatabasesjabloon services

Klik op de knop aan de linkerkant als u de database wilt openen met de voorbeeldgegevens. De database Services wordt gevuld met gegevens van het fictieve bedrijf Noordenwind.

Klik op de knop aan de rechterkant als u de voorbeeldgegevens wilt verwijderen zodat u kunt starten met het invoeren van uw eigen gegevens.

Opmerking:  Als u de voorbeeldgegevens verwijdert, wordt het opstartformulier niet meer weergegeven.

Schakel het selectievakje uit als u het dialoogvenster niet meer wilt weergeven.

Opmerking: In alle velden en besturingselementen van de sjabloon Services die valutagegevens bevatten wordt een dollarteken ($) als valutasymbool gebruikt. Als in uw landinstellingen een ander valutasymbool wordt gebruikt, is het raadzaam om de desbetreffende velden en besturingselementen aan te passen voordat u de voorbeeldgegevens verwijdert. Zie de sectie Zie ook voor meer informatie.

Aan de slag: Bestaande gegevens toevoegen aan de database Services

Het tabblad Aan de slag bevat de volgende andere tabbladen waarmee u uw bedrijfsgegevens snel kunt indelen en in gebruik kunt nemen:

Tabbladen Aan de slag

Functies

Welkom

Koppelingen naar handige bronnen.

Bedrijfsgegevens

Velden voor het opslaan van informatie over uw bedrijf. Deze informatie wordt in facturen en andere rapporten gebruikt.

Werknemers

Gegevensbladweergave van werknemers. De aangemelde werknemer wordt vastgelegd in nieuwe offertes en facturen.

Services

Gegevensbladweergave van de services die u aan offertes en facturen kunt toevoegen.

Producten

Gegevensbladweergave van artikelen die u doorverkoopt of gebruikt. U kunt deze producten aan offertes en facturen toevoegen.

Offertes en facturen

Twee gegevensbladweergaven: uw offertes en uw facturen

Als u in het startvenster op Starten met invoeren van gegevens klikt, wordt in Access het tabblad Aan de slagWelkom geopend. Hier kunt u beginnen met het invoeren van gegevens in de nieuwe database Services.

Tabblad Aan de slag van de webdatabasesjabloon Services

U hoeft het tabblad Aan de slag niet te gebruiken voor het invoeren van alle gegevens. Het tabblad is bedoeld om het u gemakkelijk te maken zodat u snel aan de slag kunt. De meeste informatie die u op de volgende tabbladen van Aan de slag kunt invoeren, kunt u ook invoeren op de hoofdtabbladen, zoals het tabblad Offertes of het tabblad Facturen. Bedrijfsgegevens (die worden weergegeven op offertes en facturen) kunt u echter alleen invoeren op het tabblad Bedrijfsgegevens.

Tabblad Welkom: Help en andere bronnen

Met de koppelingen op het tabblad Welkom opent u de meest recente bronnen zodat u de database Services optimaal kunt benutten. De koppelingen worden niet gewijzigd, maar de koppelingsdoelen worden wel bijgewerkt zodra er nieuwe bronnen beschikbaar zijn.

  • Als u klaar bent met het bekijken van de gegevens op het tabblad Welkom, klikt u op Volgende om naar het tabblad Bedrijfsgegevens te gaan.

Tabblad bedrijfsgegevens: bedrijfsgegevens opgeven

Op het tabblad Bedrijfsgegevens kunt u uw bedrijfsgegevens opgeven, zoals naam, locatie, telefoon en e-mailadres. Deze informatie wordt weergegeven op facturen en andere rapporten die door de database worden gemaakt.

Tabblad Bedrijfsgegevens van de databasesjabloon Services

  • Typ de gegevens van uw bedrijf in de vakken en klik op Volgende.

Tabblad werknemers: werknemersgegevens opgeven

Via het tabblad Werknemers kunt u werknemers aan de database toevoegen. Zo kunt u bijhouden wat door welke werknemer is gedaan. Bij het maken van een nieuwe offerte wordt bijvoorbeeld als onderdeel van de nieuwe offerte vastgelegd welke werknemer is aangemeld.

  • Typ de gegevens van elke werknemer in het gegevensblad en klik op Volgende.

    Het is ook mogelijk om werknemers te bekijken, te bewerken en toe te voegen op het tabblad Werknemers.

Tabblad Services: gegevens over services opgeven

Via het tabblad Services voegt u informatie toe over de services die u biedt, zoals het uurtarief voor elke service. U kunt ook services verwijderen door deze te verwijderen of als stopgezet te markeren. Services die in offertes of facturen voorkomen, kunnen niet worden verwijderd.

Opmerking:  Als u een service aan een offerte of factuur toevoegt, wordt het standaarduurtarief voor de service aan de offerte of factuur toegevoegd. U kunt het uurtarief van een service echter aanpassen voordat u de desbetreffende offerte of factuur verzendt. Als u het tarief in een offerte of factuur aanpast, is dat niet van invloed op het standaarduurtarief voor de service.

Servicegegevens toevoegen die in Excel zijn opgeslagen

U kunt gegevens uit Excel kopiëren en in een Access-gegevensblad plakken. Door de gegevens te kopiëren en te plakken bespaart u tijd, vooral als de gegevens in Excel al in rijen of kolommen staan die gelijk zijn aan of erg veel lijken op de kolommen in het gegevensblad.

Als u gegevens uit Excel kopieert en in Access plakt, moet u rekening houden met twee belangrijke aandachtspunten:

Belangrijk:  De kolom Servicecode moet een waarde voor elke service bevatten en de waarde moet uniek zijn, dat wil zeggen elke service moet een andere code hebben.

Opmerking:  Bij de stappen in deze sectie wordt ervan uitgegaan dat alle vier de kolommen in het gegevensblad Services gegevens bevatten. Is dat niet het geval, dan kunt u de beschikbare gegevens kopiëren. Alleen de kolom Servicecode is verplicht en moet unieke waarden bevatten.

Excel-gegevens van rijen naar kolommen transponeren

Tip:  Als de gegevens niet in dezelfde volgorde zijn gerangschikt als de kolommen in het Access-gegevensblad, is het misschien handig om een werkblad in Excel in te voegen en de gegevens naar het nieuwe werkblad te transponeren. Met een nieuw werkblad is het eenvoudiger om de gegevens in dezelfde volgorde te rangschikken als de kolommen in het Access-gegevensblad.

  1. Selecteer de gegevens in Excel en druk op Ctrl+C.

Als u meerdere niet-aangrenzende groepen cellen wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de cellen klikt.

  1. Met de rechtermuisknop op een cel die zich buiten de geselecteerde gegevens (bijvoorbeeld een cel onder de onderste regel van de selectie) en schakel onder Opties voor plakken, klikt u op de knop Transponeren :
    Plakken en transponeren

Kolommen met Excel-gegevens opnieuw rangschikken die in een andere volgorde staan dan in het gegevensblad Services
  1. Open de Excel-werkmap met de gegevens over de services.

  2. Voeg een nieuw werkblad. Voor hulp bij deze stap, raadpleegt u de Excel-artikel invoegen of verwijderen van een werkblad.

  3. Ga als volgt te werk op het nieuwe werkblad:

    1. Typ of plak Servicecode in cel A1.

    2. Typ of plak Servicebeschrijving in cel B1.

    3. Typ of plak Standaarduurtarief in cel C1.

    4. Typ of plak notities in cel D1.

  4. Kopieer de namen of codes van de services naar kolom A.

    1. Klik op de tab van het werkblad waar de namen of codes worden vermeld.

    2. Selecteer de lijst met namen of codes en druk op Ctrl+C.

    3. Klik op de tab van het nieuwe werkblad.

    4. Selecteer cel A2 en druk op Ctrl+V.

  5. Kopieer de beschrijvingen van de services naar kolom B.

    1. Klik op cel B2 en typ een gelijkteken (=).

    2. Klik op de tab van het werkblad waar de beschrijvingen worden vermeld.

    3. Klik op de cel met de eerste beschrijving en druk op Enter.
      Excel plakt de celverwijzing in cel B2 van het nieuwe werkblad.

    4. Klik op het nieuwe werkblad, klikt u nogmaals op cel B2 en dubbelklik op de vulgreep De diagramselectie op het lint .
      Wordt de celverwijzingen voor de rest van de lijst in Excel geplakt in kolom B.

  6. Herhaal stap 5 maar dan voor kolom C en kopieer de standaarduurtarieven voor de services.

  7. Herhaal stap 5 maar dan voor kolom D en kopieer de notities voor de services.

Gegevens plakken uit kolommen die in dezelfde volgorde staan als de kolommen in het gegevensblad Services
  1. Selecteer de gegevens in Excel en druk op Ctrl+C.

Als u meerdere niet-aangrenzende groepen cellen wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de cellen klikt.

  1. Ga in Access naar het tabblad Services , met de rechtermuisknop op het sterretje in het gegevensblad en klik vervolgens op Plakken.
    Snelmenu in het gegevensblad Services

Services een voor een toevoegen

  • Klik op Een nieuwe service toevoegen om het formulier Servicedetails te openen en informatie over een service in te voeren.
    - of –

  • Voer gegevens op het tabblad Services van het gegevensblad in.

Tabblad producten: producten opgeven

Via het tabblad Producten voegt u informatie toe over producten die u doorverkoopt of tijdens de services gebruikt.

Opmerking:  Als u een product aan een offerte of factuur toevoegt, wordt de prijs per eenheid als onderdeel van de offerte of factuur vastgelegd. U kunt de prijs per eenheid van een product echter aanpassen voordat u de desbetreffende offerte of factuur verzendt. Als u de prijs in een offerte of factuur aanpast, is dat niet van invloed op de prijs per eenheid van het product.

Productgegevens toevoegen die in Excel zijn opgeslagen

U kunt gegevens uit Excel kopiëren en in een Access-gegevensblad plakken. Door de gegevens te kopiëren en te plakken bespaart u tijd, vooral als de gegevens in Excel al in rijen of kolommen staan die gelijk zijn aan of erg veel lijken op de kolommen in het gegevensblad.

Als u gegevens uit Excel kopieert en in Access plakt, moet u rekening houden met twee belangrijke aandachtspunten:

Belangrijk:  De kolom Productcode moet een waarde voor elk product bevatten en de waarde moet uniek zijn, dat wil zeggen dat elk product een andere code moet hebben.

Opmerking:  Bij de stappen in deze sectie wordt ervan uitgegaan dat alle vier de kolommen in het gegevensblad Producten gegevens bevatten. Is dat niet het geval, dan kunt u de beschikbare gegevens kopiëren. Alleen de kolom Productcode is verplicht en moet unieke waarden bevatten.

Excel-gegevens van rijen naar kolommen transponeren

Als de Excel-gegevens in rijen zijn gerangschikt (dus tegenovergesteld aan kolommen), moet u de gegevens in Excel transponeren voordat u deze Access plakt.

Tip:  Als de gegevens niet in dezelfde volgorde zijn gerangschikt als de kolommen in het Access-gegevensblad, is het misschien handig om een werkblad in Excel in te voegen en de gegevens naar het nieuwe werkblad te transponeren. Met een nieuw werkblad is het eenvoudiger om de gegevens in dezelfde volgorde te rangschikken als de kolommen in het Access-gegevensblad.

  1. Selecteer de gegevens in Excel en druk op Ctrl+C.

Als u meerdere niet-aangrenzende groepen cellen wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de cellen klikt.

  1. Met de rechtermuisknop op een cel die zich buiten de geselecteerde gegevens (bijvoorbeeld een cel onder de onderste regel van de selectie) en schakel onder Opties voor plakken, klikt u op de knop Transponeren :
    Plakken en transponeren

Excel-kolommen opnieuw rangschikken die in een andere volgorde staan dan in het gegevensblad Producten
  1. Open de Excel-werkmap met de gegevens over de producten.

  2. Voeg een nieuw werkblad. Voor hulp bij deze stap, raadpleegt u de Excel-artikel invoegen of verwijderen van een werkblad.

  3. Ga als volgt te werk op het nieuwe werkblad:

    1. Typ of plak Productcode in cel A1.

    2. Typ of plak Productbeschrijving in cel B1.

    3. Typ of plak Prijs per eenheid in cel C1.

    4. Typ of plak Hoeveelheid per eenheid in cel D1.

    5. Typ of plak notities in cel E1.

  4. Kopieer de namen of codes van de producten naar kolom A.

    1. Klik op de tab van het werkblad waar de namen of codes worden vermeld.

    2. Selecteer de lijst met namen of codes en druk op Ctrl+C.

    3. Klik op de tab van het nieuwe werkblad.

    4. Selecteer cel A2 en druk op Ctrl+V.

  5. Kopieer de beschrijvingen van de producten naar kolom B.

    1. Klik op cel B2 en typ een gelijkteken (=).

    2. Klik op de tab van het werkblad waar de beschrijvingen worden vermeld.

    3. Klik op de cel met de eerste beschrijving en druk op Enter.
      Excel plakt de celverwijzing in cel B2 van het nieuwe werkblad.

    4. Klik op het nieuwe werkblad, klikt u nogmaals op cel B2 en dubbelklik op de vulgreep De diagramselectie op het lint .
      Wordt de celverwijzingen voor de rest van de lijst in Excel geplakt in kolom B.

  6. Herhaal stap 5 maar dan voor kolom C en kopieer de prijs per eenheid van de producten.

  7. Herhaal stap 5 maar dan voor kolom D en kopieer de hoeveelheid per eenheid van de producten.

  8. Herhaal stap 5 maar dan voor kolom E en kopieer de notities voor de producten.

Gegevens plakken uit kolommen die in dezelfde volgorde staan als de kolommen in het gegevensblad Producten
  1. Selecteer de gegevens in Excel en druk op Ctrl+C.

    Als u meerdere niet-aangrenzende groepen cellen wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de cellen klikt.

  2. Ga in Access naar het tabblad producten , met de rechtermuisknop op het sterretje in het gegevensblad en klik vervolgens op Plakken.
    Snelmenu in het gegevensblad Services

Producten een voor een toevoegen

  • Klik op Een nieuw product toevoegen om het formulier Productdetails te openen en productinformatie in te voeren.
    - of –

  • Voer gegevens op het tabblad Producten van het gegevensblad in.

Tabblad offertes en facturen: offertes en facturen invoeren

Als u al een paar offertes en facturen bij de hand hebt, kunt u deze invoeren op het tabblad Offertes en facturen van het gegevensblad.

  1. Als u een offerte wilt invoeren, klikt u op Nieuwe offerte toevoegen. Als u een factuur wilt invoeren, klikt u op Nieuwe factuur toevoegen.

  2. Geef in het detailformulier dat wordt geopend, de informatie op waarover u beschikt, zoals de status, de werknemer die de offerte of factuur heeft gemaakt, en de klant.

  3. Als u een klant invoert die niet in de database voorkomt, wordt u gevraagd om de nieuwe klant in te voeren. Klik op Ja en vul de beschikbare informatie over de nieuwe klant in. Bij het sluiten van het gegevensblad is de klant beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Klant.

  4. Klik op Opslaan en sluiten nadat u klaar bent met een offerte of factuur. De gegevens worden opgeslagen en het formulier wordt gesloten.

  5. Klik op Volgende als u alle bestaande offertes en facturen hebt toegevoegd.

Dashboard: Actieve offertes en facturen bijhouden

Op het tabblad Dashboard kunt u openstaande offertes en niet-betaalde facturen op een handige manier bijhouden. Ook kunt u hier een nieuwe offerte of factuur invoeren.

Tabblad Dashboard van de databasesjabloon Services

Details van een offerte of factuur weergeven

  • Klik op een waarde onder Offertenummer om het formulier Details van offerte voor de offerte te openen.

    U kunt de details van een offerte bewerken voordat deze is verzonden, dat wil zeggen als de Status ervan Nieuwis.

  • Klik op een waarde onder Factuurnummer om het formulier Details van factuur voor de factuur te openen.

Een nieuwe offerte of factuur maken

  • Klik op Nieuwe offerte of Nieuwe factuur en vul het formulier in dat wordt geopend.

    Als u niet bij de database bent aangemeld, selecteert u uw naam in de vervolgkeuzelijst Verkoper om uw naam aan de offerte of factuur toe te voegen

Offertes: Al uw offertes beheren

Op het tabblad Offertes vindt u weergaven waarmee u offertes kunt beheren op basis van de status ervan.

Tabblad Offertes van de databasesjabloon Services

Offertes worden vermeld op de volgende tabbladen:

  • Actief    Niet-gefactureerde, afgekeurde of verlopen offertes.

  • Goedgekeurd    Offertes die zijn goedgekeurd of gefactureerd.

  • Gefactureerd    Offertes die al zijn gefactureerd. U kunt de factuur van een lijst offerte weergeven.

  • Verlopen    Offertes die zijn verlopen zonder dat ze zijn gefactureerd.

  • Geweigerd    Offertes die zijn geweigerd. U kunt een afgekeurd offerte zodat deze beschikbaar is voor de facturering goedkeuren.

Details van een offerte weergeven

  • Klik op een waarde onder Offertenummer om het formulier Details van offerte voor de offerte te openen.

    U kunt de details van een offerte bewerken voordat deze is verzonden, dat wil zeggen als de Status ervan Nieuwis.

Formulier Details van offerte

Het offertenummer en de status worden linksboven in het formulier Details van offerte weergegeven.

Met de knoppen boven aan het formulier Details van offerte kunt u een offerte verzenden, goedkeuren, afkeuren of factureren, een kopie van een offerte maken en een offerte bekijken die wordt voorbereid voor afdrukken.

Algemene informatie over een offerte vindt u in de vakken direct onder de knoppen boven aan het formulier Details van offerte.

Op de tabbladen in het midden van het formulier Details van offerte staat informatie over de offerte: regelitems (services en producten), servicelocatie, belastingen en voorwaarden en notities. U kunt de tarieven en prijzen per eenheid aanpassen van regelitems in een offerte zonder dat dit van invloed is op de standaardwaarde voor de service of het product.

Totaalbedragen voor services, producten en belasting worden rechtsonder in het formulier Details van offerte weergegeven. Als u details op het tabblad Regelitems of het tabblad Belastingen en voorwaarden bijwerkt, klikt u op Totalen vernieuwen om de bedragen in dit gebied bij te werken.

Een nieuwe offerte maken

  • Ga naar het tabblad Offertes, klik op Nieuwe offerte en vul het formulier Details van offerte in.

    Als u niet bij de database bent aangemeld, selecteert u uw naam in de vervolgkeuzelijst Verkoper om uw naam aan de offerte toe te voegen

Een offerte ter goedkeuring verzenden

Offertes die nog niet hebt ingediend ik heb geen offertenummer; de waarde […] wordt weergegeven bij offertenummer.

  1. Klik op het tabblad Offertes op […] in de rij met de offerte die u wilt verzenden.
    Het formulier Details van offerte wordt geopend en de offerte wordt weergegeven.

  2. Controleer de algemene informatie en details van de offerte en breng desgewenst wijzigingen aan. U kunt bijvoorbeeld regelitems toevoegen of verwijderen, het tarief of de prijs per eenheid voor een regelitem aanpassen of notities toevoegen.

  3. Klik boven aan het formulier Details van offerte op Verzenden.

Een verzonden offerte goedkeuren of afkeuren

  1. Ga naar het tabblad Offertes en klik op een waarde bij Offertenummer om het formulier Details van offerte te openen en de offerte weer te geven.

  2. Controleer de gegevens van de offerte en voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de offerte acceptabel is, klikt u op Goedkeuren boven aan het formulier Details van offerte.

    • Als de offerte op een paar kleine punten moet worden aangepast voordat deze acceptabel is, klikt u op Dupliceren boven aan het formulier Details van offerte. Er wordt een nieuwe offerte gemaakt op basis van het origineel. U kunt de nieuwe offerte herzien en verzenden en vervolgens goedkeuren.

    • Als de offerte niet acceptabel is, klikt u op Afkeuren boven aan het formulier Details van offerte.

Een goedgekeurde offerte omzetten in een factuur

  1. Ga naar het tabblad Offertes en klik op het tabblad Goedgekeurd.
    In Access worden goedgekeurde offertes weergegeven, waaronder offertes die al zijn gefactureerd.

  2. Klik op een waarde onder Offertenummer om het formulier Details van offerte voor de offerte te openen.

  3. Controleer de gegevens van de offerte.

    Opmerking: Het is niet mogelijk om gegevens van een goedgekeurde offerte te wijzigen. U kunt wel een kopie van de offerte maken. Hiervoor moet u op Dupliceren klikken, de gedupliceerde offerte herzien en verzenden en deze vervolgens goedkeuren en gebruiken om een factuur te maken.

  4. Klik boven aan het formulier Details van offerte op Factuur.

Een offerte afdrukken of per e-mail verzenden

  1. Ga naar het tabblad Offertes en klik op een waarde bij Offertenummer om het formulier Details van offerte te openen en de offerte weer te geven.

  2. Klik boven aan het formulier Details van offerte op Offerte weergeven.
    De offerte wordt geopend in het formulier dat voor het afdrukken wordt gebruikt

    De knoppen boven aan de offerte worden niet in het definitieve exemplaar weergegeven.

  3. Klik op de gewenste knop boven aan de offerte.

Facturen: Al uw facturen beheren

Op het tabblad Facturen kunt u nieuwe facturen maken en facturen op basis van de status ervan controleren.

Tabblad Facturen van de databasesjabloon Services

Facturen worden vermeld op de volgende tabbladen:

  • Niet-betaald    Facturen die nog niet zijn betaald, maar die niet achterstallig zijn

  • Achterstallig   Facturen die nog niet zijn betaald en achterstallig zijn lijsten.

  • Dat is betaald   Lijsten facturen die zijn betaald.

Details van een factuur weergeven

  • Klik op een waarde onder Factuurnummer om het formulier Factuurdetails voor de factuur te openen.

    U kunt de details van een factuur bewerken voordat deze is verzonden, dat wil zeggen als de Status ervan Nieuwis.

Formulier Factuurdetails

Formulier Factuurdetails

Het factuurnummer en de status worden linksboven in het formulier Factuurdetails weergegeven.

Met de knoppen boven aan het formulier Factuurdetails kunt u een factuur verzenden of markeren als betaald, een kopie van een factuur maken, een afdrukvoorbeeld van een factuur weergeven, wijzigingen van een factuur opslaan en het formulier Factuurdetails sluiten.

Algemene informatie over een factuur vindt u in de vakken direct onder de knoppen boven aan het formulier Factuurdetails. Als de factuur op basis van een offerte is gemaakt, zijn die gegevens uit de offerte overgenomen. U kunt echter wijzigingen in de factuur aanbrengen zonder dat dit van invloed is op de oorspronkelijke offerte.

Op de tabbladen in het midden van het formulier Factuurdetails staat informatie over de factuur: regelitems (services en producten), servicelocatie, belastingen en voorwaarden en notities. Als de factuur op basis van een offerte is gemaakt, zijn die gegevens uit de offerte overgenomen. U kunt echter wijzigingen in de factuur aanbrengen zonder dat dit van invloed is op de oorspronkelijke offerte. U kunt ook de tarieven en prijzen per eenheid aanpassen van regelitems in een factuur onder dat dit van invloed is op de standaardwaarde voor de service of het product.

Totaalbedragen voor services, producten en belasting worden rechtsonder in het formulier Factuurdetails weergegeven. Als u details op het tabblad Regelitems of het tabblad Belastingen en voorwaarden bijwerkt, klikt u op Totalen vernieuwen om de bedragen in dit gebied bij te werken.

Een nieuwe factuur maken

  • Klik op Nieuwe factuur en vul het formulier Factuurdetails in.

    Als u niet bij de database bent aangemeld, selecteert u uw naam in de vervolgkeuzelijst Verkoper om uw naam aan de factuur toe te voegen

Een factuur voor betaling verzenden

Facturen die nog niet hebt ingediend ik heb geen factuurnummer; de waarde […] wordt weergegeven bij factuurnummer.

  1. Klik op het tabblad Facturen op […] in de rij met de factuur die u wilt verzenden.
    Het formulier Factuurdetails wordt geopend en de factuur wordt weergegeven.

  2. Controleer de algemene informatie en details van de factuur n breng desgewenst wijzigingen aan. U kunt bijvoorbeeld regelitems toevoegen of verwijderen, het tarief of de prijs per eenheid voor een regelitem aanpassen of notities toevoegen.

  3. Klik boven aan het formulier Factuurdetails op Verzenden.

Een factuur afdrukken of per e-mail verzenden

  1. Ga naar het tabblad Facturen en klik op een waarde bij Factuurnummer om het formulier Factuurdetails te openen en de factuur weer te geven.

  2. Klik boven aan het formulier Factuurdetails op Factuur weergeven.
    De factuur wordt geopend in het formulier dat voor het afdrukken wordt gebruikt

    De knoppen boven aan de factuur worden niet in het definitieve exemplaar weergegeven.

  3. Klik op de gewenste knop boven aan de factuur.

Een factuur als betaald markeren

  1. Ga naar het tabblad Facturen, open het tabblad Niet-betaald en klik op een waarde bij Factuurnummer om het formulier Factuurdetails te openen en de factuur weer te geven

  2. Klik boven aan het formulier Factuurdetails op Markeren als betaald.

Rapportcentrum: Rapporten weergeven en afdrukken

De databasesjabloon Services bevat vier rapporten: een klantenlijst en drie verkooprapporten (per maand, per kwartaal en per jaar).

Tabblad Rapportcentrum van de databasesjabloon Services

Een voorbeeld van een rapport weergeven:

  • Klik op het tabblad Rapportcentrum en klik vervolgens onder Een rapport selecteren op het rapport dat u wilt weergeven.
    Het rapport wordt in het voorbeeldvenster weergegeven.

U kunt het voorbeeldvenster aanpassen met de opties die boven aan dit venster worden weergegeven. Welke opties worden weergegeven, is afhankelijk van het rapport dat u in het voorbeeldvenster weergeeft.

Een rapport afdrukken:

  1. Geef een voorbeeld weer van het rapport dat wilt afdrukken.

  2. Ga naar het tabblad Rapportcentrum, klik op Openen in nieuw tabblad en druk op Ctrl+P.

Geavanceerd: Services, producten, werknemers en klanten beheren

Op het tabblad Geavanceerd kunt u op een handige manier de volgende lijsten beheren:

  • Klanten

  • Werknemers

  • Producten

  • Services

Elke lijst wordt als een gegevensblad weergegeven, omdat u in een gegevensblad inconsistenties beter ziet en bulkbewerkingen op gegevens kunt toepassen.

tabblad geavanceerd van de databasesjabloon services

Volgende stappen

Wanneer u begint met het beheren van uw bedrijf via de database Service, ontdekt u waarschijnlijk nieuwe manieren waarop u de gegevens wilt doorzoeken of filteren. Mogelijk komt u ook tot de conclusie dat u de database wilt wijzigen zodat deze beter aansluit op uw behoeften. Deze sectie bevat een aantal koppelingen naar onderwerpen met meer informatie over veelvoorkomende taken en wijzigingen die u kunt aanbrengen.

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×