Microsoft MyAnalytics tips

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Deze tips kunt u uw tijd beter besteed en richten op wat is het belangrijk in uw werk. Alle tips zijn niet voor iedereen. Wat u wel en altijd moet doen, is afhankelijk van uw rol en de organisatie die u in het werkt.

Mijn analyse gebruiken in Outlook

Wilt u weten hoeveel personen een bepaalde e‑mail lezen die u hebt verzonden? Bekijk de Outlook-invoegtoepassing Mijn analyse om te zien hoeveel personen uw e‑mail hebben gelezen, doorgestuurd of beantwoord.

Tip: Ga naar Outlook en open een e‑mail die u onlangs hebt verzonden of ontvangen. Klik vervolgens boven aan de e‑mail, vlak onder de regel voor de geadresseerden, op Mijn analyse om de statistieken te bekijken.

Vergaderingen

Minder vergaderingen, kortere vergaderingen of meer gerichte vergaderingen. Als u tijd wilt besparen in vergaderingen, zijn er enkele opties beschikbaar.

Samenvattingen versturen in plaats van uitnodigingen

Met e-mail verdoet u niet altijd uw tijd. Het kan een handige manier zijn om het aantal deelnemers aan een vergadering te verminderen terwijl u er toch personen bij betrekt. Als u bepaalde collega's niet nodig hebt, kunt u ze na de vergadering een update sturen zodat ze weten wat er is besloten.

Vergaderingen inkorten

Een recent onderzoek onder leidinggevenden heeft aangetoond dat 25 tot 50 procent van de vergadertijd wordt verspild. Er zijn bedrijven die staande vergaderingen hebben geïntroduceerd. Hoewel niet geschikt voor alle typen vergaderingen, zal een staande vergadering noodgedwongen korter zijn en efficiënter dan een gewone vergadering. U kunt ook terugkerende vergaderingen inkorten of combineren, zeker als er meer dan tien deelnemers zijn.

Terugkerende vergaderingen herzien

Een algemene tip voor meer productiviteit is om uw agenda een 'voorjaarsschoonmaak' te geven. Annuleer eens een week lang alle terugkerende vergaderingen en voeg de vergaderingen die niet kunnen worden gemist opnieuw toe. Het blijkt dat deze praktijk het aantal vergaderingen met 10 tot 30 procent kan verminderen indien dit als een team wordt gedaan.

De deelnemerslijst herzien

Een belangrijk voortgangsoverleg voor deelnemers die op de hoogte moeten worden gehouden, kan de aandacht trekken hoewel niet alle aanwezigen er helemaal bij betrokken zijn. Als iemand aan het multitasken is, is dit een algemene indicator dat hij of zij niet geheel noodzakelijk is voor de vergadering. Kunt u niet gewoon een samenvatting sturen?

'Bedrijfstoerisme' ontmoedigen

De term 'bedrijfstoerisme' wordt gebruikt voor personen in een onderneming die er een punt van maken bij zoveel mogelijk vergaderingen aanwezig te zijn, zodat ze het idee hebben op de hoogte te zijn. Geslaagde vergaderingen vereisen een dynamische input en aandacht van alle deelnemers. Aanwezigen die geen bijdragen leveren, maken een vergadering minder efficiënt. Als organisator moet u proberen de samenwerking te beperken tot de deelnemers aan de vergadering om afleiding te voorkomen en te zorgen voor zinvolle bijdragen.

E-mail

Als u merkt dat u te veel tijd kwijt bent met e-mail, kunnen de volgende alternatieven handig zijn: pak de telefoon, klik niet op Allen beantwoorden of meld u af van e-maillijsten die niet nuttig zijn.

Onnodige geadresseerden verwijderen

Kijk voordat u op Verzenden klikt eens naar uw lijst met geadresseerden en beoordeel elke persoon op zijn of haar toegevoegde waarde voor de vergadering. Bedenk u nog eens voordat u Allen beantwoorden gebruikt. Alleen de afzender beantwoorden zou een standaardhandeling moeten zijn. Gebruik alleen Allen beantwoorden als uw antwoord echt van belang is voor alle betrokkenen. Sommige geadresseerden hoeven alleen maar de uitkomst van een besluit te weten en hoeven geen CC te hebben van het hele gesprek.

Minder e‑mails verzenden; gebruik Skype of pak de telefoon

Denk hieraan voordat u een e‑mail verzendt. Uit onderzoek naar het vereenvoudigen van organisaties bleek dat een afname van het gebruik van e‑mail door leidinggevenden met 54% tot een productiviteitstoename leidde van 7% voor het hele bedrijf. Een column over managementtips ondersteunde deze aanpak door leidinggevenden ertoe te bewegen de telefoon te pakken. Telefoontjes zijn vaak efficiënter dan e‑mails die heen en weer worden gestuurd. Vragen kunnen vaak meteen worden beantwoord. Skype is een goede optie.

Afmelden van groepen waarvan u niets leest

Schrijf u uit bij groepen waar u geen deel van hoeft uit te maken. Als u alleen maar e-mails verwijdert of naar de map Later lezen verplaatst en er nooit meer naar omkijkt, dan kunt u er misschien beter voor zorgen dat uw postvak niet meer volloopt met die e-mails.

Rekening houden met de postvakken van anderen

Mogelijk kunt u de volgende bedrijfsregel introduceren wat betreft het doorsturen van e-mails via CC. Het is heel eenvoudig: bij het beantwoorden van e-mail, verplaatst u zoveel mogelijk personen naar de BCC-regel met de mededeling: 'Flip, Luus en Esmé zijn naar BCC verplaatst om hun postvak in te sparen'. Hierdoor krijgen deze collega's gelegenheid te protesteren als ze op de hoogte willen blijven, maar het geeft ze ook een kans af te zien van e-mails die slechts hun postvak nutteloos vullen en hun tijd verspillen. Dit eenvoudige inzicht in de waarde van de tijdsbesteding van personen zorgt er ook voor dat goed gedrag zich telkens weer verspreidt. Geef het door.

Uren na werktijd

Wees een oplettende medewerker.

  • Combineer e-mails en voortgangsupdates met dagelijkse of wekelijkse berichten met informatieve inhoud. Dit vermindert de hoeveelheid nutteloze communicatie die wordt veroorzaakt door een teveel aan e-mails.

  • Sla concepten op of verzend uw e-mail pas tijdens de kantooruren van de geadresseerde. Behandel van e-mails die u erg vroeg of erg laat ontvangt alleen de urgente e-mails om de hoeveelheid te beperken.

  • Schakel e-mailmeldingen op uw telefoon en computer uit als u zich wilt concentreren.

Als team:

  • Bijvoorbeeld: Geen vergaderingen op woensdag

  • Afgesproken 'teamuren'

  • Respecteer de tijd van anderen

  • Let op het uitlopen van vergaderingen en wie u uitnodigt

Aandachtstijd

Aandachtstijd is gedefinieerd als ten minste twee opvolgende uren zonder vergaderingen. Aandachtstijd is bedoeld om voldoende tijd te hebben om u te kunnen richten op te bereiken resultaten of om andere belangrijke taken te voltooien.

Aandachtstijd blokkeren op uw agenda

Leg de prioriteit op uw eigen tijd en zorg ervoor dat u geen dubbele afspraken maakt. Vermijd ook dubbele afspraken in de geblokkeerde tijd van uw team.  

Minder vergaderingen

Minder vergaderingen kan meer tijd opleveren om u te concentreren op zinvolle taken of rust.

Meer tijd voor het onderhouden van relaties kan zich vertalen in een hoger productiviteitsniveau.

Tijd om afstand van uw werk te nemen tijdens werkuren kan meer betekenen voor uw beroepsmatige succes dan alleen geestelijk herstel. Het besteden van tijd aan het onderhouden van relaties en het uitbouwen van netwerken is van onschatbare waarde gebleken voor professionele vooruitgang. Uit een onderzoek van een partnerteam bleek dat er een samenhang bestaat tussen succesvolle verkopers en grote netwerken. Er werd ontdekt dat de beste verkopers een intern netwerk hebben dat 33% groter is dan verkopers die onder het gemiddelde scoren. In dit geval vertaalt een investering in zinvolle relaties tussen medewerkers zich in hogere prestaties.

Tijd maken voor wat belangrijk is

Sla de lunch niet over om die vierde kop koffie achter uw bureau te drinken, maar geniet van een maaltijd met uw team. Geef uw brein een rustpauze, bouw uw netwerk uit en wellicht verhoogt u uw productiviteit.

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×