Meer informatie over de structuur van een Access-database

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Naarmate u meer weet over de tabellen, formulieren, query's en andere objecten in een database, wordt het uitvoeren van uiteenlopende taken, zoals het invoeren van gegevens in een formulier, het toevoegen of verwijderen van tabellen, het zoeken en vervangen van gegevens en het uitvoeren van query's, makkelijker.

Dit artikel bevat een beknopt overzicht van de structuur van een Microsoft Office Access-database. Access biedt verschillende hulpmiddelen waarmee u zich vertrouwd kunt maken met de structuur van een bepaalde database. In dit artikel wordt ook beschreven hoe, wanneer en waarom u elk hulpprogramma kunt gebruiken.

Wat wilt u doen?

De basisbeginselen van een Access-database

Voor meer informatie over de objecten in een database

Een tabel in de ontwerpweergave verkennen

Zie de relaties tussen tabellen

Ontdek hoe objecten met andere objecten

De basisbeginselen van een Access-database begrijpen

Een database is een verzameling gegevens die verband houden met een bepaald onderwerp of doel, bijvoorbeeld het traceren van klantorders of het bijhouden van een muziekverzameling. Als uw database niet of slechts gedeeltelijk op een computer is opgeslagen, is het mogelijk dat u informatie moet bijhouden in een groot aantal bronnen, die u allemaal moet coördineren en ordenen.

Stel, de telefoonnummers van uw leveranciers zijn opgeslagen op verschillende locaties: in een kaartenbak met leverancierstelefoonnummers, in productinformatiedossiers in een archiefkast en in een werkblad met ordergegevens. Als het telefoonnummer van een leverancier verandert, kan het zijn dat u die gegevens op alle drie de locaties moet bijwerken. In een goed opgezette Access-database wordt het telefoonnummer slechts eenmaal opgeslagen, zodat u die gegevens maar op één locatie hoeft bij te werken. Wanneer u het telefoonnummer van een leverancier bijwerkt, wordt het automatisch bijgewerkt op alle plaatsen in de database waar het wordt gebruikt.

Access-databasebestanden

Met Access kunt u al uw gegevens in één bestand beheren. Binnen een Access-databasebestand kunt u de volgende functionaliteit gebruiken:

  • Tabellen waarin u uw gegevens kunt opslaan.  

  • Query's om gegevens te zoeken en alleen die gegevens op te halen die u nodig hebt.

  • Formulieren waarmee u gegevens in tabellen kunt weergeven, toevoegen en bijwerken.   

  • Rapporten waarmee u gegevens kunt analyseren of in een bepaalde opmaak kunt afdrukken.

Gegevens uit tabellen die in een query, formulier en rapport worden gebruikt

1. Gegevens eenmaal opslaan in een tabel, maar deze weergeven vanaf meerdere locaties. Wanneer u de gegevens bijwerkt, worden deze overal waar ze worden weergegeven automatisch bijgewerkt.

2. Gegevens ophalen met een query.

3. Gegevens weergeven of invoeren via een formulier.

4. Gegevens weergeven of afdrukken via een rapport.

Al deze items — tabellen, query's, formulieren en rapporten — zijn databaseobjecten.

Opmerking : Sommige Access-databases bevatten koppelingen naar tabellen die zijn opgeslagen in andere databases. Stel, u hebt een Access-database met alleen tabellen en een andere Access-database met koppelingen naar deze tabellen, query's, formulieren en rapporten die zijn gebaseerd op de gekoppelde tabellen. In de meeste gevallen maakt het niet uit of een tabel een gekoppelde tabel is of daadwerkelijk is opgeslagen in de database.

Tabellen en relaties

Als u uw gegevens wilt opslaan, maakt u een tabel voor elk type informatie dat u bijhoudt. Typen informatie kunnen zijn: klantgegevens, producten en orderdetails. U kunt de gegevens uit meerdere tabellen samenbrengen in een query, formulier of rapport door relaties tussen de tabellen te definiëren.

Gegevens die zijn opgeslagen in tabellen die via gerelateerde velden zijn gekoppeld

1. Klantgegevens die voorheen in een adressenlijst stonden, bevinden zich nu in de tabel Klanten.

2. Ordergegevens die voorheen in een werkblad stonden, bevinden zich nu in de tabel Orders.

3. Een unieke id, zoals de klant-id, onderscheidt de ene record van de andere binnen een tabel. Door het veld met de unieke id uit de ene tabel toe te voegen aan een andere tabel en een relatie tussen de twee velden te definiëren kunt u in Access gerelateerde records uit beide tabellen bij elkaar zoeken, zodat u deze samen kunt opnemen in een formulier, een rapport of een query.

Query's

Een query kan u helpen bij het zoeken en ophalen van de gegevens die voldoen aan voorwaarden die u opgeeft — met inbegrip van gegevens uit meerdere tabellen. U kunt een query ook gebruiken om meerdere records tegelijk bij te werken of te verwijderen en om vooraf gedefinieerde of aangepaste berekeningen op uw gegevens uit te voeren.

een query waarmee resultaten uit verschillende tabellen worden geretourneerd

1. De tabel Klanten bevat informatie over klanten.

2. De tabel Orders bevat informatie over klantorders.

3. Met deze query worden de gegevens in de velden Order-id en Vervaldatum uit de tabel Orders, en de gegevens in de velden Bedrijfsnaam en Plaats opgehaald uit de tabel Klanten. De query retourneert alleen orders die vervallen in april en bestemd zijn voor klanten in Londen.

Formulieren

U kunt een formulier gebruiken om gegevens op een comfortabele manier rij voor rij weer te geven, in te voeren en te wijzigen. U kunt een formulier ook gebruiken om andere acties uit te voeren, bijvoorbeeld het verzenden van gegevens naar een andere toepassing. Normaal gesproken bevatten formulieren besturingselementen die zijn gekoppeld aan onderliggende velden in tabellen. Wanneer u een formulier opent, worden de gegevens opgehaald uit een of meer van deze tabellen, en vervolgens weergegeven in de indeling die u hebt gekozen toen u het formulier hebt gemaakt. U kunt een formulier maken met behulp van een van de opdrachten onder Formulier op het lint of in de wizard Formulier. U kunt ook zelf een formulier maken in de ontwerpweergave.

Formulieren kunnen u helpen bij het weergeven en invoeren van gegevens

1. In een tabel worden veel records tegelijk weergegeven, maar het is mogelijk dat u horizontaal moet schuiven als u alle gegevens in één record wilt zien. Daarnaast kunt u alleen de gegevens uit één tabel tegelijk bijwerken wanneer u een tabel weergeeft.

2. In een formulier ligt de nadruk op één record tegelijk en kunnen velden uit meerdere tabellen worden weergegeven. Er kunnen ook afbeeldingen en andere objecten worden weergegeven.

3. Een formulier kan een knop bevatten waarop u kunt klikken om een rapport af te drukken, andere objecten te openen of taken anderszins te automatiseren.

Rapporten

U kunt een rapport gebruiken om snel uw gegevens te analyseren of deze op een bepaalde manier te presenteren in afgedrukte vorm of in andere indelingen. Zo kunt u een collega een rapport toesturen waarin gegevens worden gegroepeerd en totalen berekend. U kunt ook een rapport maken waarin de adresgegevens zo zijn opgemaakt dat ze op adresetiketten kunnen worden afgedrukt.

Rapporten waarin geformatteerde of berekende gegevens worden weergegeven

1. Gebruik een rapport om adresetiketten te maken.

2. Gebruik een rapport om totalen in een grafiek weer te geven.

3. Gebruik een rapport om berekende totalen weer te geven.

Nu u op de hoogte bent van de basisstructuur van Access-databases, kunt u meer lezen over het gebruik van de ingebouwde hulpmiddelen waarmee u een bepaalde Access-database kunt verkennen.

Naar boven

Details over de objecten in een database bekijken

Databasedocumentatie is bijzonder geschikt om informatie over een bepaalde database weer te geven. Met Databasedocumentatie kunt u een rapport samenstellen met gedetailleerde informatie over de objecten in een database. U geeft eerst aan over welke objecten u gedetailleerde informatie wilt opnemen in het rapport. Wanneer u Databasedocumentatie uitvoert, bevat het bijbehorende rapport alle gegevens over de databaseobjecten die u hebt geselecteerd.

  1. Open de database die u wilt documenteren.

  2. Klik op de tab Databasehulpprogramma's, in de groep Analyseren, op Databasedocumentatie.

  3. Klik in het dialoogvenster Databasedocumentatie op de tab die overeenkomt met het type databaseobject dat u wilt documenteren. Als u een rapport wilt genereren over alle objecten in een database, klikt u op de tab Alle objecttypen.

  4. Selecteer een of meer objecten in de lijst op het tabblad. Als u alle objecten op een tabblad wilt selecteren, klikt u op Alles selecteren.

  5. Klik op OK.

    Databasedocumentatie genereert een rapport met gedetailleerde gegevens voor elk geselecteerd object. Het rapport wordt vervolgens geopend in de weergave Afdrukvoorbeeld. Als u Databasedocumentatie uitvoert voor een formulier voor gegevensinvoer, worden in het gegenereerde rapport de eigenschappen voor het formulier als geheel, de eigenschappen voor de afzonderlijke secties van het formulier en de eigenschappen voor alle knoppen, labels, tekstvakken en andere besturingselementen op het formulier weergegeven, naast de programmacodemodules en gebruikersmachtigingen die bij het formulier horen.

  6. Als u het rapport wilt afdrukken, klikt u op de tab Afdrukvoorbeeld, in de groep Afdrukken, op Afdrukken.

Naar boven

Een tabel in de ontwerpweergave verkennen

Als u een tabel opent in de ontwerpweergave, krijgt u een gedetailleerd beeld van de structuur van de tabel. Zo kunt u het gegevenstype voor elk veld vinden, invoermaskers zoeken of kijken of er in de tabel opzoekvelden worden gebruikt (dit zijn velden waarin met behulp van query's gegevens uit andere tabellen worden geëxtraheerd). Deze informatie is nuttig omdat gegevenstypen en invoermaskers van invloed kunnen zijn op het vinden van gegevens en het uitvoeren van bijwerkquery's. Stel dat u een bijwerkquery wilt gebruiken om bepaalde velden in een tabel bij te werken door gegevens in vergelijkbare velden uit een andere tabel te kopiëren. De query kan dan alleen worden uitgevoerd als de gegevenstypen voor alle velden in de bron- en doeltabellen overeenkomen.

  1. Open de database die u wilt analyseren.

  2. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt verkennen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  3. Noteer zo nodig de naam van elk tabelveld en het gegevenstype dat is toegewezen aan elk veld.

    Het gegevenstype dat is toegewezen aan een veld kan de grootte en het type gegevens beperken dat gebruikers kunnen invoeren in een veld. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat gebruikers maximaal 20 tekens in een tekstveld kunnen invoeren en geen tekstgegevens kunnen invoeren in een veld waarvoor het gegevenstype Numeriek is ingesteld.

  4. Als u wilt bepalen of een veld een opzoekveld is, klikt u op de tab Opzoeken in het onderste gedeelte van het ontwerpraster, onder Veldeigenschappen.

    In een opzoekveld wordt één set waarden (een of meer velden, zoals een voornaam en een achternaam) weergegeven, maar wordt gewoonlijk een andere set waarden (een veld, bijvoorbeeld met een numerieke id) opgeslagen. Zo kan in een opzoekveld een werknemers-id (de opgeslagen waarde) worden opgeslagen, maar de naam van de werknemer (de weergegeven waarde) worden weergegeven. Wanneer u een opzoekveld gebruikt in expressies of bij zoek- en vervangbewerkingen, gebruikt u de opgeslagen waarde, niet de weergegeven waarde. Wanneer u de opgeslagen en de weergegeven waarde van een opzoekveld kent, kunt u ervoor zorgen dat een expressie of zoek- en vervangbewerking waarin naar het opzoekveld wordt verwezen, werkt zoals u verwacht.

    In de volgende afbeelding ziet u een voorbeeld van een opzoekveld. De instellingen die u in de eigenschap Row Source (Rijbron) van het veld ziet, variëren.

    Een tabel of query gebruiken als de gegevensbron voor een opzoekveld

    In het opzoekveld dat hier wordt weergegeven wordt een query gebruikt om gegevens op te halen uit een andere tabel. Het is ook mogelijk dat u een ander type opzoekveld ziet, een zogenaamde lijst met waarden, waarin een voorgeprogrammeerde lijst met opties wordt gebruikt. In deze afbeelding wordt een reguliere waardelijst weergegeven.

    een waardelijst gebruiken als de gegevensbron voor een opzoekveld

    Standaard wordt voor waardelijsten het gegevenstype Tekst gebruikt.

    De beste manier om te zoeken van lijsten opzoeken en waarde is door het weergeven van het tabblad Opzoeken en vervolgens te klikken op de items in de kolom Gegevenstype voor elk veld dat in de tabel. Zie voor meer informatie over het maken van opzoekvelden en lijsten met waarden maken een opzoekveld.

Naar boven

De relaties tussen tabellen bekijken

Als u een grafische voorstelling van de tabellen in een database, de velden in elke tabel en de relaties tussen deze tabellen wilt zien, gebruikt u de objecttab Relaties. Via de objecttab Relaties kunt u zich een algemeen beeld vormen van de structuur van de tabellen en relaties in een database — informatie die zeer belangrijk is wanneer u relaties tussen tabellen wilt opgeven of wijzigen.

Opmerking : U kunt de objecttab Relaties ook gebruiken om relaties toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

  • Open de database die u wilt analyseren.

  • Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Weergeven/verbergen op relaties...

De objecttab Relaties wordt weergegeven, met de relaties tussen alle tabellen in de geopende database.

Een relatie tussen twee tabellen

Zie voor meer informatie over tabelrelaties tabelrelaties.

Naar boven

Kijken hoe objecten door andere objecten worden gebruikt

In het deelvenster Objectafhankelijkheden wordt aangegeven hoe databaseobjecten, zoals tabellen, formulieren, query's en rapporten, worden gebruikt in combinatie met andere objecten.

Met behulp van het deelvenster Objectafhankelijkheden kunt u voorkomen dat u per ongeluk recordbronnen verwijdert. Stel, een verkoopdatabase bevat de query Orders per kwartaal en u hebt de query niet meer nodig. Voordat u deze query verwijdert, doet u er goed aan te bepalen of de andere objecten in de database, zoals formulieren of rapporten, deze query als gegevensbron gebruiken. Vervolgens kunt u de afhankelijke objecten zo aanpassen dat verwijzingen naar de query worden verwijderd of kunt u de afhankelijke objecten samen met de query verwijderen. Door een volledige lijst van afhankelijke objecten weer te geven kunt u tijd besparen. U hoeft namelijk niet handmatig de objecteigenschappen te controleren en doordat u details ziet die u tijdens een handmatige controle mogelijk over het hoofd ziet, kunt u fouten vermijden.

Ook wanneer u het ontwerp van een databaseobject wilt wijzigen, kan het deelvenster Objectafhankelijkheden goede diensten bewijzen doordat u kunt zien hoe andere objecten worden beïnvloed door de ontwerpwijziging. Het is dan ook raadzaam het deelvenster Objectafhankelijkheden te gebruiken bij het plannen van belangrijke ontwerpwijzigingen.

Het deelvenster Objectafhankelijkheden gebruiken

  1. Open de database die u wilt onderzoeken.

  2. Selecteer of open een tabel, formulier, rapport of query in het navigatiedeelvenster.

  3. Klik op de tab Databasehulpprogramma's, in de groep Weergeven/verbergen, op Objectafhankelijkheden.

  4. Klik desgevraagd op OK als u de afhankelijkheidsgegevens wilt bijwerken.

    Het deelvenster Objectafhankelijkheden verschijnt.

    het deelvenster objectafhankelijkheden

  5. Als u een overzicht wilt zien van de objecten die gebruikmaken van het object dat u hebt geselecteerd in stap 2, klikt u op Objecten die afhankelijk zijn van mij boven aan het deelvenster. Als u een overzicht wilt zien van de objecten die door het geselecteerde object wordt gebruikt, klikt u op Objecten waarvan ik afhankelijk ben.

  6. Als u informatie over de afhankelijkheden van een object wilt bekijken, klikt u op het pictogram Uitvouwen (+) naast het object. Voor een object in Access worden maximaal vier niveaus van afhankelijkheden weergegeven.

Denk om het volgende wanneer u het deelvenster Objectafhankelijkheden gebruikt:

  • Afhankelijkheidsinformatie is alleen beschikbaar als u de juiste machtigingen hebt om een object te openen in de ontwerpweergave.

  • In het deelvenster wordt geen informatie voor macro's en programmacodemodules weergegeven.

  • Het deelvenster werkt alleen voor tabellen, formulieren, rapporten en query's, met uitzondering van de volgende querytypen:

    • Actiequery's — query's waarmee gegevens worden ingevoegd, bijgewerkt of verwijderd

    • SQL-specifieke query's, met inbegrip van samenvoegquery's, definitiequery's en Pass Through-query's

    • Subquery's

      Wanneer in Access geneste query's worden aangetroffen, wordt afhankelijkheidsinformatie alleen gegenereerd voor de buitenste query. Deze regel geldt ook voor de brontabellen en -query's op het subgegevensblad van een query en voor opzoekvelden.

  • In Access wordt afhankelijkheidsinformatie gegenereerd door de naamtoewijzingen te doorzoeken die worden onderhouden met de functie AutoCorrectie — dit is een functie waarmee gangbare neveneffecten worden rechtgezet die zich voordoen wanneer u de namen van formulieren, rapporten, tabellen, query's, velden of besturingselementen op formulieren en rapporten wijzigt. Als de functie AutoCorrectie voor het bijhouden van naamgegevens hebt uitgeschakeld, wordt u gevraagd deze weer in te schakelen voordat u de onafhankelijkheidsinformatie kunt weergeven.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×