Office
Aanmelden

Maken en delen van een openbare map in Outlook

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Openbare mappen in Outlook vormen een uitstekende manier om informatie over bepaalde onderwerpen of projecten te verzamelen, te ordenen en te delen binnen een organisatie. 'Openbaar' betekent in dit geval dat ze zichtbaar zijn voor iedereen in de organisatie, niet voor de hele wereld. Wanneer u een bericht plaatst in een openbare map, stuurt u dit niet per e-mail naar iedereen, zodat het Postvak IN van andere gebruikers niet vol raakt. In plaats daarvan kunnen anderen de map raadplegen wanneer ze op zoek zijn naar interessante berichten.

Belangrijk: U hebt een Microsoft Exchange Server- en een Exchange-e-mailaccount nodig om openbare mappen te kunnen gebruiken in Outlook. De meeste thuis-e-mailaccounts en persoonlijke e-mailaccounts gebruiken geen Exchange.

Stap 1: Neem contact op met de Exchange-beheerder

Openbare mappen zijn mogelijk niet toegestaan in uw organisatie of wellicht is er beleid ingesteld voor het gebruik ervan. Neem contact op met de beheerder, zodat u weet waar u aan toe bent. Als het gebruik van openbare mappen in uw organisatie is toegestaan en wordt ondersteund, maar er nog geen openbare map op het hoogste niveau is, vraagt u of de Exchange-beheerder deze map maakt.

Wanneer de map op het hoogste niveau beschikbaar is, drukt u op Ctrl+6 om deze map en de inhoud ervan weer te geven in het mappenvenster in Outlook.

Stap 2: Maak de map en geef deze een naam

  1. Druk op Ctrl+6 om Openbare mappen weer te geven in het mappenvenster.

    Belangrijk: Als u een sectie Openbare mappen in het mappenvenster niet ziet, raadpleegt u uw lokale Exchange-e-mailbeheerder. Ze moeten deze instelt voor u.

  2. Klik met de rechtermuisknop op Openbare mappen en klik op Nieuwe map.

    Openbare mappen

  3. Geef de map een naam en klik op OK.

Tips: 

  • U kunt een openbare map toevoegen aan uw Favorieten -mappen. Klik in Outlook Web App, kunt u uitvoeren van bepaalde functies in die dezelfde openbare mappen, zoals maken, bijwerken of verwijderen van items. Deze acties kunnen worden uitgevoerd in agenda, contactpersonen, E-mail en Post openbare mappen.

  • Naar een openbare map toevoegen aan uw Favorieten, met de rechtermuisknop op de map en selecteert u toevoegen aan Favorieten....

  • Zie werken met berichtmappen in Outlook Web Appvoor informatie over het gebruik van favoriete mappen in Outlook Web App.

Stap 3: Stel machtigingen voor gebruikers en groepen in

Standaard verleent Outlook machtigingen alleen voor u, als de maker van de openbare map, zodat u vervolgens specifiek machtigingen verlenen aan personen moet, zodat ze kunnen lezen en posten van inhoud in de map. Leer hoe u machtigingen voor een openbare map wijzigen.

Aan de slag met openbare mappen

Hier volgen enkele gangbare toepassingen van openbare mappen in een organisatie:

Onlinediscussies

Sla elk discussie-onderwerp op in een eigen submap. Stel zo nodig machtigingen in voor elke submap (waarschijnlijk wilt u de toegang beperken tot mappen die vertrouwelijke of gevoelige informatie bevatten). Een onderwerp kan een eigen moderator hebben die bepaalt of een item wordt geplaatst en die berichten kan verwijderen die niet aan de standaards van de organisatie voldoen of die het beleid schenden.

Agenda's, lijsten met contactpersonen en takenlijsten delen

Voeg agenda's, contactpersonen en taken of takenlijsten toe aan berichten om zo informatie te delen met mensen die toegang hebben tot de map. Zo'n centrale locatie vergemakkelijkt de communicatie en samenwerking in teamprojecten.

Verschillen tussen e-mailmappen en openbare mappen

  • Wanneer u overschakelt van een e-mailmap naar een openbare map, verandert de knop Nieuwe e-mail boven het mappenvenster in Nieuw bericht omdat u in een openbare map gewoonlijk berichten plaatst in plaats van e-mails te verzenden.

  • Wanneer u een bericht in een openbare map beantwoordt, is er geen knop Allen beantwoorden. Iedereen die de inhoud van de map ziet, kan uw bericht zien.

Meer informatie over Outlook-mappen

Schakelen tussen Outlook-mappen

Machtigingen voor een openbare map wijzigen

Een openbare map maken en Geef machtigingen, weergaven, formulieren en regels

Een openbare map wilt maken, moet u gemachtigd zijn om mappen te maken in een bestaande openbare map. Zie uw beheerder voor informatie over het verkrijgen van machtigingen.

  1. In het menu bestand , wijs Nieuwaan en klik vervolgens op map.

  2. Voer in het vak Naam een naam voor de map in.

  3. Klik op het type map die u wilt maken in het vak Map bevat .

  4. Klik op de locatie voor de map in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan .

    Snel starten een openbare map met bestaande items:

    1. In de mappenlijst, in het navigatiedeelvenster, klik op de map die u wilt kopiëren.

    2. In het menu bestand , wijs mapen klik vervolgens op de naam van de map kopiëren.

    3. Klik op de locatie die u wilt dat de map die is gekopieerd naar in de lijst.

  1. In de mappenlijst, in de navigatiedeelvenster, met de rechtermuisknop op de openbare map die u wilt delen en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

    U moet de machtiging eigenaar voor een openbare map Gedeelde machtigingen voor de map wilt instellen. U kunt machtigingen instellen voor slechts één map tegelijk.

  2. Klik op het tabblad machtigingen .

  3. Klik op Toevoegen.

  4. Voer in het vak Zoeken de naam van de persoon die u wilt verlenen machtigingen voor het delen.

  5. Klik op Toevoegen en klik op OK.

  6. Klik in de lijst naam op de naam van de persoon die u zojuist hebt toegevoegd.

  7. Kies onder machtigingende gewenste instellingen.

    Opmerking: U kunt iedereen die toegang tot de map dezelfde machtigingen heeft door te klikken op standaard in de lijst naam toewijzen.

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Een volledig nieuwe weergave maken

    1. Wijs in het menu Beeld de optie Huidige weergave aan en klik op Weergaven definiëren.

    2. Klik op Nieuw.

    3. Voer in het vak Naam van nieuwe weergave een naam in.

    4. Kies de gewenste weergavetype in het vak Type weergave .

    5. Als u wilt wijzigen waar de weergave is beschikbaar, klikt u op een optie onder kan worden gebruikt voor.

    6. Klik op OK.

    7. U kunt de weergave, klikt u onder Beschrijvingverder aanpassen op een knop en selecteer vervolgens de opties die u wilt gebruiken.

    8. Klik op OK wanneer u de gewenste opties hebt geselecteerd.

    9. Als u de weergave onmiddellijk wilt gebruiken, klikt u op Weergave toepassen.

  • Een weergave maken op basis van een standaardweergave

    1. Overschakelen naar de weergave die u wilt op basis van de nieuwe weergave.

    2. Wijs in het menu Weergave de optie Huidige weergave aan en klik op Huidige weergave aanpassen.

    3. Voor elk type wijziging dat u wilt maken, onder Beschrijving, klikt u op een knop en selecteer vervolgens de gewenste opties.

    4. Wanneer u klaar bent bent, sluit u het dialoogvenster Weergave aanpassen .

    5. Wijs in het menu Beeld de optie Huidige weergave aan en klik op Weergaven definiëren.

    6. Klik in het vak weergaven voor de map mapnaam op huidige weergave-instellingen.

    7. Klik op Kopiëren.

    8. Voer in het vak Naam van nieuwe weergave een naam in.

    9. Als u de locatie wilt wijzigen waar de weergave beschikbaar is, klikt u op een optie onder Kan worden gebruikt voor.

      Opmerking: Nieuwe weergaven worden toegevoegd aan de Huidige weergave  submenu (in het menu Beeld , wijs Rangschikken op).

Als u wilt de standaardweergave voor een openbare map wijzigen, moet u de machtiging eigenaar voor de map en er moet ten minste één aangepaste weergave zijn gedefinieerd voor de map die is zichtbaar voor iedereen.

  1. In de mappenlijst, in de navigatiedeelvenster, met de rechtermuisknop op de openbare map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op het tabblad beheer .

    Als het tabblad beheer niet wordt weergegeven, kunt u geen machtiging eigenaar hebben.

  3. Klik in de lijst Beginweergave van map , klikt u op de weergave die u wilt weergeven wanneer de map wordt geopend.

    De normale weergave weergeven de standaardweergave van Microsoft Outlook voor het type items in de map

U moet Editor, Publicerend redacteur of eigenaar gemachtigd formulieren toevoegen aan een gedeelde persoonlijke map of naar een openbare map. Als de map een openbare map is en u de machtiging Eigenaar hebt, kunt u bepalen welke formulieren die beschikbaar zijn voor andere personen die de map gebruiken.

  1. In de mappenlijst, in de navigatiedeelvenster, met de rechtermuisknop op de map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op het tabblad formulieren .

  3. Als u wilt een formulier toevoegen aan de lijst formulieren die zijn gekoppeld aan deze map , klikt u op beheren, geven aan het formulier.

  4. Klik op Sluiten.

  5. Als u wilt de formulieren die u beschikbaar zijn voor andere personen die gebruikmaken van de map wilt beperken, klikt u op een optie onder formulieren die in deze map zijn toegestaan.

U kunt de machtiging eigenaar voor een openbare map wilt maken of wijzigen van regels voor deze moet hebben.

  1. Met de rechtermuisknop op de openbare map die u wilt maken of wijzigen van regels voor het in de mappenlijst, in de navigatiedeelvenster, en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op het tabblad beheer .

  3. Klik op Mapassistent.

  4. Ga op één van de volgende manieren te werk:

    • U kunt een regel maken, klikt u op Regel toevoegen.

    • Naar een bestaande regel wijzigen, klikt u op een regel in de lijst en klik vervolgens op Regel bewerken.

  5. Voer de criteria die het item moet voldoen om de actie wordt uitgevoerd. Voor meer voorwaarden voldoen, klikt u op Geavanceerd.

  6. Selecteer onder het uitvoeren van deze acties, de gewenste opties.

    Opmerking: Wanneer u een regel maakt, is het standaard actief.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

  • Een agenda delen

    1. Een nieuwe map maken en kiest u agenda-items in de lijst map bevat .

    2. Klik in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan op Agenda en klik vervolgens op OK.

    3. Voeg vergaderingen en gebeurtenissen naar de map.

  • Een lijst met contactpersonen delen

    1. Een nieuwe map maken en kies contactpersoonitems in de lijst map bevat .

    2. Klik in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan , klikt u op contactpersonenen klik vervolgens op OK.

    3. Contacten toevoegen aan de map.

      Opmerking: De gedeelde lijst met contactpersonen wordt weergegeven in de Outlook-adresboek/contactpersonen.

  • Delen van een takenlijst

    1. Een nieuwe map maken en taakitems kiezen in de lijst map bevat .

    2. Klik in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan , klikt u op takenen klik vervolgens op OK.

    3. Taken toevoegen aan de map.

      Opmerking: U kunt een takenlijst kopiëren naar een openbare map, kan u een taakverzoek kopiëren naar een openbare map of een taakverzoek maken van een openbare map.

  • Gegevens in een openbare map boeken

    1. Open de openbare map die u wilt posten informatie in.

    2. Als u wilt gebruiken het standaardformulier voor het posten van informatie, klikt u op het menu bestand , wijs Nieuwaan en klik vervolgens op posten naar deze map.

    3. Voer in het formulier in de gegevens die u wilt posten.

    4. Klik op Posten.

Een die onder toezicht staat openbare map maken

U moet de machtiging eigenaar voor een openbare map hebben om te worden aangewezen als een map die onder toezicht staat.

  1. In de mappenlijst, in de navigatiedeelvenster, met de rechtermuisknop op de openbare map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op het tabblad beheer op Map met controle.

  3. Schakel het selectievakje map instellen als een map die onder toezicht staat .

  4. Voer in het vak nieuwe items doorsturen naar de naam van de persoon die binnenkomende berichten ontvangt of de naam van een andere openbare map waarin de berichten worden opgeslagen voor revisie. De toezichthouder die de controle is opgegeven in stap 6.

  5. Optioneel: Als u wilt automatisch een antwoord verzenden wanneer een nieuw bericht is ontvangen door de toezichthouder, selecteer een optie onder nieuwe items met beantwoorden.

    Kies een van de volgende opties:

    • Standaardantwoord   

      "Hartelijk dank voor uw indiening. Houd er rekening mee dat bijdragen voor sommige mappen of discussiegroepen worden beoordeeld om te bepalen of ze openbaar gemaakt moeten worden. In dat geval wordt er een vertraging voordat goedgekeurde bijdragen kunnen worden bekeken door anderen."

    • Aangepaste antwoord   

      Klik op aangepaste antwoorden klik vervolgens op sjabloon. Typ de tekst van uw aangepaste antwoord.

    Moderators ontvangt deze berichten niet wanneer ze berichten posten.

  6. Als u wilt toevoegen of verwijderen van de namen van personen die moderators zijn, klikt u op toevoegen of verwijderen.

  7. Optioneel: Om de eigenschappen van een geselecteerde beheerder weer, klikt u op Eigenschappen.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×