Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Online Web Scheduler is een op het web gebaseerd programma waarmee u Lync-vergaderingen kunt maken als u niet werkt met Microsoft Outlook of als u een ander besturingssysteem dan Windows hebt. Met Web Scheduler kunt u nieuwe vergaderingen maken, bestaande vergaderingen wijzigen en uitnodigingen sturen met uw favoriete e-mailprogramma.

Het ondersteuningsteam van uw bedrijf verstrekt u de koppeling naar de Web Scheduler-portal alsmede een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u zich kunt aanmelden. Wanneer u op de pagina bent, klikt u op de tabbladen om andere opties weer te geven. U kunt ook met de Tab-toets van het toetsenbord naar de gewenste optie gaan.

Een Lync-vergadering maken

  1. Ga naar de Web Scheduler-pagina die aan u is verstrekt door het ondersteuningsteam van uw bedrijf.

  2. Meld u aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

  3. Klik op Nieuwe vergadering maken.

Schermafbeelding van maken van nieuwe vergadering

  1. Vul het vak Onderwerp in voor uw vergadering.

  2. U kunt Lync-vergadering accepteren als locatie voor de vergadering of u kunt een locatie, zoals een vergaderruimte, toevoegen als er ook deelnemers zijn die persoonlijk aanwezig zijn.

  3. Typ een kort bericht of de agenda van de vergadering in het vak Bericht (optioneel).

  4. Selecteer een waarde voor Tijdzone, Begin en Einde van de vergadering.

  5. De lobby, een virtuele wachtkamer waarmee u mensen kunt toelaten of weigeren, kan standaard door iedereen worden overgeslagen, ook door mensen van buiten uw organisatie. Zie Toegang en presentatoren voor informatie het wijzigen van de opties.

  6. Iedereen van uw bedrijf heeft standaard de machtigingen als presentator. Zie Toegang en presentatoren voor informatie over het wijzigen van de opties.

  7. Voeg in het vak onder Deelnemers en audio de namen of e-mailadressen van de deelnemers toe, gescheiden door een puntkomma (;).

  8. Klik op Namen controleren om te controleren of u de juiste namen hebt.

Schermafbeelding van dialoogvenster Deelnemers en audio

Voer voor genodigden van buiten het bedrijf het volledige e-mailadres in, zoals contoso@contoso.com.

Opmerking:  U kunt het beste het volledige e-mailadres van de genodigden typen. In Web Scheduler kunnen alleen namen van medewerkers in uw bedrijf worden omgezet als ze uniek zijn en twee personen niet dezelfde naam hebben.

  1. Als voor uw account een televergaderingprovider is ingesteld, bevat de uitnodiging voor de vergadering een gratis nummer, een niet-gratis nummer en een deelnemerscode. De deelnemers aan de vergadering kunnen het geluid via de computer beluisteren of inbellen bij de vergadering.

  2. Klik op Opslaan.

Naar boven

Uitnodigingen sturen naar deelnemers aan een vergadering

Kies een van de volgende methoden om een uitnodiging voor een vergadering te sturen:

  1. Uitnodigingen verzenden via uw e-mailprogramma

Met deze methode kopieert u de vergaderingsgegevens in Web Scheduler en plakt u deze in een uitnodiging die u in elk e-mailprogramma kunt maken.

  1. Klik op Opslaan als u klaar bent met het maken van de vergadering.

  2. Er wordt een venster met de vergaderingsgegevens geopend.

Schermafbeelding van venster Vergaderingsgegevens

  1. Markeer de vergaderingsgegevens, inclusief de URL voor de vergadering, het nummer voor de telefonische vergadering en de vergadering-id.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de tekst en klik vervolgens op Kopiëren.

  3. Open een willekeurig e-mailprogramma en maak een gewoon vergaderverzoek.

  4. Plak de gegevens voor de Lync-vergadering (die u in stap 4 hebt gekopieerd) in het verzoek.

  5. Voeg de deelnemers toe, controleer de datum en de tijd voor de vergadering, typ de agenda voor de vergadering en verzend het verzoek.

  6. Uitnodigingen verzenden via iCalendar

Met iCalendar kunnen gebruikers van verschillende e-mailsystemen agendagegevens uitwisselen. Ontvangers van de iCalendar-verzoek moeten beschikken over software die wordt ondersteund voor het openen en beantwoorden van het vergaderverzoek.

  1. Selecteer in de sectie Mijn vergaderingen de vergadering aan de hand van het onderwerp en klik op Exporteren als iCalendar.

Schermafbeelding van vak Vergadering met optie Exporteren als iCalendar

  1. Klik op Openen als u hierom wordt gevraagd in uw e-mailprogramma.

  2. Stuur het agenda-item, nadat dit is geopend, door naar alle personen die u bij het plannen van de vergadering als deelnemer hebt toegevoegd.

  3. De genodigden kunnen het iCalendar-bestand nu openen en opslaan met hun eigen e-mailprogramma, zoals Outlook, Notes of iCal.

Naar boven

Toegang en presentatoren

De standaardvergaderingsopties zijn het beste voor gewone teamvergaderingen. U kunt de opties desgewenst aanpassen aan uw specifieke behoeften, het type vergadering en de deelnemers.

Wanneer u een nieuwe vergadering maakt, selecteert u onder Toegang en presentatoren wie de lobby kan overslaan en wie als presentator kan deelnemen.

Schermafbeelding van dialoogvenster Toegang en presentatoren

Wie kan de lobby overslaan?

Opties voor toegang

Wat gebeurt er?

Situatie

Alleen de organisator (vergrendeld)

U bent de enig die rechtstreeks toegang tot de vergadering krijgt. Alle anderen moeten wachten totdat ze worden toegelaten.

U hebt een geheime vergadering en vertrouwelijke informatie.

Personen in mijn bedrijf die ik heb uitgenodigd

Alleen personen die zijn uitgenodigd, nemen rechtstreeks deel aan de vergadering. Alle anderen moeten wachten totdat ze worden toegelaten.

U bespreekt vertrouwelijke informatie en u wilt dat alleen bepaalde personen kunnen deelnemen.

Personen in mijn bedrijf

Iedereen uit uw bedrijf kan rechtstreeks toegang krijgen tot de vergadering, zelfs als ze niet zijn uitgenodigd.

U hebt geen externe deelnemers en u bespreekt geen vertrouwelijke informatie.

Iedereen, ook personen van buiten mijn bedrijf

Iedereen met toegang tot de koppeling naar de vergadering kan rechtstreeks deelnemen aan de vergadering.

U nodigt mensen van buiten uw bedrijf uit en u bespreekt geen vertrouwelijke informatie.

Belangrijk:  Mensen die inbellen bij de vergadering, slaan de lobby automatisch over, ook als deze is ingeschakeld.

Wie is presentator

Opties voor presentator

Wie is presentator

Situatie

Alleen de organisator

U bent de enige presentator.

Presentaties waarbij de deelnemers niet met de inhoud voor de vergadering hoeven te werken. U kunt extra presentatoren aanwijzen tijdens de vergadering.

Personen in mijn bedrijf

Iedereen op uw computer is presentator.

Geschikt voor informele vergaderingen met uw teamleden, waarbij alle deelnemers inhoud kunnen delen en wijzigen.

Iedereen, ook personen van buiten mijn bedrijf (zonder beperkingen)

Iedereen die u uitnodigt, is presentator.

Gebruik deze optie wanneer u externe deelnemers hebt en hen wilt laten presenteren.

Personen die ik kies

Uzelf en de personen die u kiest.

Kies deze optie wanneer u specifieke personen wilt laten presenteren.

Opmerking:  Wanneer u Personen die ik kies selecteert, klikt u op Presentatoren kiezen en verplaatst u de deelnemers van Aanwezige naar Presentatoren. Externe genodigden en distributielijsten kunnen met deze optie niet als presentator worden toegevoegd. U kunt echter presentatormachtigingen aan personen toewijzen wanneer u zich in de vergadering bevindt.

Naar boven

Deelnemen aan een Lync-vergadering

Klik op de koppeling naar de vergadering in het vergaderverzoek om u aan te melden.

Schermafbeelding van koppeling naar de vergadering in het vergaderverzoek

U kunt ook het tabblad Deelnemen aan vergadering gebruiken.

  1. Selecteer onder Mijn vergaderingen de vergadering waaraan u wilt deelnemen.

  2. Klik rechts op de pagina op Deelnemen aan vergadering.

  3. De relevante Lync-client wordt geopend en u kunt zich aanmelden bij de vergadering.

Zie Deelnemen aan een Lync-vergadering voor meer informatie.

Bestaande vergaderingen weergeven of bewerken

Alle vergaderingen die u hebt georganiseerd, worden weergegeven onder Mijn vergaderingen in Web Scheduler. Houd er rekening mee dat de lijsten in Web Scheduler alleen de vergaderingen bevatten die door u zijn georganiseerd, en niet de vergaderingen waarvoor u verzoeken ontvangt.

  1. Ga naar Mijn vergaderingen en klik op het onderwerp van de vergadering om de detailpagina te openen.

Schermafbeelding van tabblad Mijn vergaderingen

  1. Klik op Vergadering bewerken.

  2. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan.

  3. Klik op OK in de melding die verschijnt en controleer de gewijzigde gegevens.

Belangrijk:  Wanneer u een vergadering bijwerkt, moet u de gewijzigde gegevens handmatig naar de genodigden sturen. Uw agenda wordt niet automatisch bijgewerkt door Web Scheduler.

  • Als u de uitnodigingen via iCalendar hebt verzonden, klikt u opnieuw op Exporteren als iCalendar om het verzoek te openen en een update te sturen.

  • Als u de gegevens voor de Lync-vergadering naar een gewoon vergaderverzoek hebt gekopieerd, opent u dit verzoek, werkt u de gegevens bij en stuurt u de gegevens opnieuw naar de deelnemers.

Naar boven

Een vergadering verwijderen of annuleren

Vergaderingen verlopen automatisch veertien dagen na de geplande eindtijd. U kunt een vergadering echter ook verwijderen als u Web Scheduler wilt opschonen of een vergadering wilt annuleren.

  1. Klik op het tabblad Mijn vergaderingen op de vergadering die u wilt verwijderen.

  2. Klik op de pagina met vergaderingsgegevens op het tabblad Vergadering verwijderen.

  3. Klik op Ja als om een bevestiging wordt gevraagd.

    Belangrijk:  U moet de deelnemers laten weten dat de vergadering is geannuleerd. Uw agenda wordt niet automatisch bijgewerkt door Web Scheduler.

  4. Als u het vergaderverzoek via iCalendar hebt gestuurd, opent u de uitnodiging en klikt u op Annuleren. De geadresseerden ontvangen dan een bericht dat de vergadering is geannuleerd.

  5. Als u de gegevens voor de Lync-vergadering naar een gewoon vergaderverzoek hebt gekopieerd, opent u de uitnodiging en klikt u op Annuleren om de genodigden een bericht te sturen dat de vergadering is geannuleerd.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×