Lijsten gebruiken om projecten op een teamsite te beheren

Lijsten helpen u bij het beheren van teamprojecten en het bijhouden van informatie op een site. Zo kunt u bijvoorbeeld teamgebeurtenissen bijhouden met een agenda, een lijst met taken beheren en problemen melden en hierop reageren.

Opmerking : Dit artikel verwijst naar een voorbeeldsite van SharePoint die is gemaakt door Adventure Works, een fictief bedrijf dat fietsen, onderdelen van, en accessoires voor fietsen maakt.

Het marketingteam van Adventure Works gebruikt een agenda om teamevenementen, vakanties en conferenties bij te houden. Teamleden deze agenda verbinden met Microsoft Office Outlook 2007, waarbij zij deze kunnen vergelijken met hun persoonlijke agenda om planningsconflicten te vermijden. Zij kunnen evenementen heen en weer kopiëren tussen de agenda's.

Het marketingteam gebruikt takenlijsten om het werk aan grote projecten te beheren, zoals het plannen van een conventie en het beheren van een marketingcampagne. Taken kunnen worden ingesteld met een standaardlijstweergave of als een projecttakenlijst. Een projecttakenlijst biedt een visueel overzicht, een zogenaamde Gantt-weergave, van de taken en hun voortgang. Er zijn sjablonen beschikbaar voor het maken van lijsten in beide indelingen, een standaardlijstweergave of een projecttakenlijst.

Projecttakenlijst

Het marketingteam gebruikt tevens een lijst voor het bijhouden van logistieke problemen met betrekking tot de planning van de conferentie, zoals problemen met de registratiedatabase. Een teamlid registreert het probleem, waarna eventuele updates en correcties worden bijgehouden totdat het probleem is opgelost.

Werken met lijsten

Wanneer u een teamsite maakt, worden er automatisch verschillende lijsten gemaakt. Tot deze standaardlijsten behoren onder andere een discussiebord en een agendalijst. U kunt deze lijsten aanpassen en er items aan toevoegen, extra lijsten maken op basis van sjablonen en aangepaste lijsten maken met exact de instellingen en kolommen van uw keuze.

Lijsten kunnen een grote verscheidenheid aan informatietypen bevatten, variërend van datums tot datums of afbeeldingen. Lijsten kunnen tevens berekeningen bevatten, zoals totalen of een berekende datum, zoals een week vanaf de huidige datum.

Met lijsten kunt u het volgende doen:

  • Versies bijhouden    U kunt versies van lijstitems bijhouden, zodat u kunt zien welke lijstitems zijn gewijzigd en door wie deze zijn gewijzigd. Als een nieuwere versie fouten bevat, kunt u een eerdere versie van een item terugzetten.

  • Goedkeuring vereisen    Uw organisatie kan aangeven dat een lijstitem eerst moet worden goedgekeurd voordat het voor iedereen zichtbaar wordt.

  • E-mail integreren met een lijst    Als inkomende of uitgaande e-mail is ingeschakeld op uw site, kunnen sommige lijsten gebruikmaken van e-mailfuncties. Sommige typen lijsten, zoals agenda's en discussies, kunnen zodanig worden ingesteld dat gebruikers inhoud eraan kunnen toevoegen door deze per e-mail te verzenden. Bovendien biedt Office Outlook 2007 integratie met agenda, taken en lijsten met contactpersonen.

  • Machtigingen aanpassen    Uw organisatie kan aangepaste machtigingen voor een lijst of zelfs een afzonderlijk lijstitem opgeven. Deze functie kan bijvoorbeeld handig zijn als een specifiek item vertrouwelijke informatie bevat.

  • Weergaven maken en beheren    Uw groep kan verschillende weergaven maken van dezelfde lijst. De inhoud van de daadwerkelijke lijst verandert niet, maar de items worden geordend en gefilterd zodat de belangrijkste of meest interessante informatie gemakkelijk kan worden gevonden.

  • Op de hoogte blijven van wijzigingen    U kunt zich abonneren op RSS-kanalen van lijsten en weergaven om updates van lijsten te bekijken in uw RSS-viewer, zoals Outlook 2007. Als in uw organisatie inkomende e-mail is ingesteld, kunt u e-mailwaarschuwingen ontvangen als items veranderen.

  • Lijsten beheren en offline met lijsten werken in Microsoft Office Access 2007    U kunt lijsten beheren met databasehulpmiddelen en lijsten offline beschikbaar stellen met Office Access 2007.

  • Lijsten weergeven op mobiele apparaten    U kunt vele lijsten, zoals takenlijsten en agenda's, en documentbibliotheken bekijken op mobiele apparaten. U kunt een mobiele lijst bekijken door /m te typen achter het webadres van de site. Mobiele weergaven zijn niet beschikbaar voor sommige lijsttypen, zoals discussies, en mogelijk kunnen niet alle kolomtypen worden weergegeven.

Algemene lijsttypen voor samenwerking

Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende typen lijsten waar uw organisatie gebruik van kan maken:

  • Agenda     Gebruik een kalender voor alle gebeurtenissen van uw team of voor speciale situaties, zoals een projectagenda of vakanties van uw bedrijf.

  • Taken en projecttaken     Gebruik een takenlijst om voor uw groep informatie bij te houden over projecten en andere gebeurtenissen voor uw groep. U kunt taken toewijzen aan personen en tijdens het uitvoeren van de taak de status en het percentage voltooid bijhouden. In een projecttakenlijst worden de taken met voortgangsbalken weergegeven. Dit wordt een Gantt -weergave genoemd.

  • Actie-items bijhouden     Gebruik een lijst met actie-items om problemen, hun status en hun oplossing op te slaan. Dit is een algemeen type lijst voor het bijhouden van ondersteuningskwesties of incidenten, zoals klantenservice, kwaliteitsborging of technische ondersteuning.

  • Discussieborden     Gebruik een discussiebord om een centrale plaats te bieden voor het registreren en opslaan van teamdiscussies in een indeling die gelijk is aan de indeling van nieuwsgroepen.

  • Aankondigingen     Gebruik een lijst met aankondigingen als u nieuws en statussen wilt delen en herinneringen wilt versturen.

  • Contactpersonen     Gebruik een lijst met contactpersonen om informatie op te slaan over mensen of groepen waarmee u werkt.

  • Koppelingen     Gebruik een lijst met koppelingen als centrale locatie voor koppelingen naar het web, het intranet van uw bedrijf en andere bronnen.

  • Enquêtes    Gebruik een enquête als u feedback wilt verzamelen en samenstellen, bijvoorbeeld een tevredenheidsenquête voor medewerkers of misschien wel een quiz.

  • Aangepast     Hoewel u elke ingebouwde lijst kunt aanpassen, is het soms handiger om te beginnen met een aangepaste lijst en vervolgens alleen de gewenste instellingen toe te voegen. U kunt tevens een lijst maken die is gebaseerd op een werkblad, zoals een Microsoft Office Excel 2007-werkmap voor het beheren van leverancierscontracten.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×