Office
Aanmelden

Leidraad voor het ontwerpen van rapporten

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Access beschikt u over een aantal hulpmiddelen waarmee u snel aantrekkelijke, gemakkelijk te lezen om rapporten te maken die de gegevens in een manier presenteren die het beste de behoeften van de gebruikers overeenkomt. U kunt de opdrachten op het tabblad maken een eenvoudig rapport maken met één klik. U kunt de Wizard rapport gebruiken om een ingewikkelder rapport te maken, of u kunt een rapport maken door alle gegevens toevoegen en opmaken van elementen zelf. Ongeacht welke methode die u kiest, wordt waarschijnlijk u ten minste een paar wijzigingen aan het ontwerp van het rapport zodat u de gegevens van de manier waarop u wilt weergeven. In dit artikel wordt beschreven hoe de algemene proces van het ontwerpen van een rapport en klik vervolgens ziet u hoe u specifieke ontwerpelementen toevoegen aan uw rapport.

In dit artikel

Bepalen hoe uw rapport indelen

Indelingen voor besturingselementen gebruiken om uit te lijnen van uw gegevens

Rapport of pagina secties voor koptekst en voettekst toevoegen of verwijderen

Tips voor het opmaken van verschillende gegevenstypen

Bepalen hoe uw rapport indelen

Wanneer u een rapport ontwerpt, moet u eerst bepalen hoe u de gegevens die zijn gerangschikt op de pagina wilt en hoe de gegevens worden opgeslagen in de database. Tijdens het ontwerpproces, kunt u zelfs ontdekken dat de plaatsing van gegevens in de tabellen niet kunt u het rapport dat u wilt maken. Dit kan wordt aangegeven dat de tabellen niet zijn genormaliseerde, dit betekent dat de gegevens niet in de efficiëntste manier is opgeslagen.

Een schets van het rapport maken

Deze stap is niet vereist, u die mogelijk vinden, kunt u de Wizard van de Access-rapport of het hulpmiddel rapport (beide zijn beschikbaar op het tabblad maken in de groep rapporten ) bieden een voldoende begin ontwerp voor uw rapport. Echter als u voor het ontwerpen van uw rapport zonder deze hulpmiddelen, misschien u vindt het handig om te tekenen van een vak waar elk veld hoort en naam van het veld schrijven in elk vak maken een ruw schets van het rapport op een vel papier. U kunt ook programma's, zoals Word of Visio gebruiken om te maken van een mockup van het rapport. Ongeacht welke methode die u gebruikt, moet u voldoende rijen om aan te geven hoe de gegevens wordt herhaald.

Voltooid formulier met eerste schets op achtergrond

U kunt bijvoorbeeld een rij voor productinformatie en vervolgens meerdere herhalende rijen voor die productverkoop en ten slotte een rij met verkooptotalen gebruiken voor het product. Kies vervolgens de reeks Hiermee herhaalt u voor het volgende product enzovoort tot het einde van het rapport. Of misschien uw rapport is voor een eenvoudige lijst met de gegevens in de tabel, zodat uw schets alleen een reeks rijen en kolommen bevatten.

Opmerking: Deze methode is ook zeer handig als u bij het ontwerpen van een rapport namens iemand anders. In dit geval de andere persoon die de schets kunt tekenen, voordat u begint te werken.

Nadat u uw schets hebt gemaakt, moet u bepalen welke tabel of tabellen bevatten de gegevens die u wilt weergeven in het rapport. Als u alle gegevens in één tabel is opgenomen, kunt u het rapport baseren rechtstreeks op die tabel. De gegevens die u wilt dat wordt vaker, opgeslagen in meerdere tabellen die u in een query, verzamelen moet voordat u deze in het rapport weergeven kunt. De query kan zijn ingesloten in de eigenschap recordbron van het rapport of u kunt maken van een query afzonderlijke, opgeslagen en dat het rapport baseren.

Bepalen welke gegevens moeten worden geplaatst in elke rapportsectie

Elk rapport heeft een of meer rapportsecties. De één sectie die aanwezig zijn in elke rapport is de sectie Details. In deze sectie wordt herhaald eenmaal voor elke record in de tabel of query die het rapport is gebaseerd op. Andere secties zijn optioneel en herhaald minder vaak en worden meestal gebruikt om informatie die wordt gedeeld door een groep records, een pagina van het rapport of het gehele rapport weer te geven.

De volgende tabel wordt beschreven waar elke sectie zich bevindt en hoe de sectie meestal wordt gebruikt.

Gedeelte

Locatie

Standaardinhoud

Rapport koptekstsectie

Slechts één keer wordt weergegeven boven aan de eerste pagina van het rapport.

  • Naam van het rapport

  • Logo

  • Huidige datum

Rapportvoettekstsectie

Na de laatste regel van gegevens, boven de sectie Paginavoettekst op de laatste pagina van het rapport worden weergegeven.

Rapporttotalen (totalen, tellingen, gemiddelden en dergelijke)

Paginakoptekst

Wordt weergegeven boven aan elke pagina van het rapport.

  • Naam van het rapport

  • Paginanummer

Paginavoettekstsectie

Aan de onderkant van elke pagina van het rapport wordt weergegeven.

  • Huidige datum

  • Paginanummer

Groepskoptekst

Verschijnt alleen voorgaande van een groep records.

Het veld dat is worden gegroepeerd op

Groepsvoettekstsectie

Alleen na een groep records worden weergegeven.

Groep totalen (totalen, tellingen, gemiddelden en dergelijke)

Zie de sectie toevoegen of verwijderen rapport of pagina koptekst en voettekst secties in dit artikel voor informatie over het toevoegen of verwijderen van rapportkoptekst en voettekst secties of pagina koptekst en voettekst secties. U kunt de secties van de koptekst en voettekst van de groep toevoegen via het deelvenster groeperen, sorteren en totaal berekenen in indelingsweergave of ontwerpweergave.

Bepalen hoe de detailgegevens rangschikken

De meeste rapporten zijn gerangschikt in een tabelvormige of in een gestapelde indeling, maar Access hebt u de flexibiliteit vrijwel elk rangschikking van records en velden die u wilt gebruiken.

Tabelvormige indeling    Een tabelvormige indeling is vergelijkbaar met een spreadsheet. Labels zijn aan de bovenkant en de gegevens in kolommen onder de labels wordt uitgelijnd. Tabelvorm verwijst naar de tabel-achtige uiterlijk van de gegevens. Dit is het type rapport dat Access gemaakt wanneer u Klik op rapport in de groep rapporten van het tabblad maken . De tabelvormige indeling is een goede gebruiken als het rapport heeft een relatief klein aantal velden die u wilt weergeven in de indeling van een eenvoudige lijst. De volgende afbeelding ziet u een rapport met werknemers dat is gemaakt met behulp van een tabelvormige indeling.

Werknemersrapport in tabelindeling

Gestapelde indeling    Een gestapelde indeling lijkt op een formulier dat u invullen wanneer u een bankrekening openen of het maken van een aankoop van een online winkel. Het label van elk gedeelte van de gegevens en de velden zijn boven op elkaar gestapeld. Deze indeling is een goed idee voor rapporten met te veel velden in een tabelvormige indeling wilt weergeven, dat wil zeggen de breedte van de kolommen de breedte van het rapport zou overschrijden. De volgende afbeelding ziet u een rapport met werknemers dat is gemaakt met behulp van een gestapelde indeling.

Werknemersrapport in gestapelde indeling

Opmerking: Klik in de Wizard rapport wordt deze indeling genoemd naar een indeling met kolommen.

Gemengde lay-out    U kunt een combinatie van elementen van tabellaire en gestapelde indelingen. U kunt voor elke record, bijvoorbeeld rangschikken sommige velden in een horizontale rij aan het begin van de sectie Details en andere velden uit dezelfde record in een of meer gestapelde indelingen onder de bovenste rij rangschikken. De volgende afbeelding ziet u een rapport met werknemers dat is gemaakt met behulp van een gemengde lay-out. De velden-ID, achternaam en voornaam zijn gerangschikt in een tabelvormige besturingselementindeling en de functie en telefoon (werk)-velden zijn gerangschikt in een gestapelde indeling. In dit voorbeeld worden rasterlijnen gebruikt om aan te bieden een visuele scheiding van velden voor elke werknemer.

Werknemersrapport in gemengde lay-out

Indeling uitvullen    Als u de Wizard rapport gebruiken om uw rapport te maken, kunt u kiezen uitgevulde indeling gebruiken. De volledige breedte van de pagina in deze indeling gebruikt om de records als compactly mogelijk weer. Uiteraard kunt kan u dezelfde resultaten kan bereiken zonder met de Wizard rapport, maar een hele proces voor de velden exact uitlijnen. De volgende afbeelding ziet u een rapport met werknemers dat is gemaakt met behulp van de rapportwizard uitgevulde indeling.

Werknemersrapport in uitgevulde indeling

De uitgevulde indeling is een goede-indeling te gebruiken als u een groot aantal velden in het rapport weergeeft. Klik in het voorgaande voorbeeld, als u een tabelvormige indeling gebruikt om weer te geven van dezelfde gegevens, uitbreiden de velden buiten de rand van de pagina. Als u een gestapelde indeling gebruikt, neemt elke record veel meer verticale ruimte verspild papier en ervoor zorgt dat het rapport meer moeilijk te lezen.

Naar boven

Indelingen voor besturingselementen gebruiken om uit te lijnen van uw gegevens

Indelingen voor besturingselementen zijn hulplijnen die u aan een rapport toevoegen kunt die is geopend in de indelingsweergave of ontwerpweergave. Access indelingen voor besturingselementen worden automatisch toegevoegd wanneer u de Wizard rapport gebruiken om een rapport te maken, of wanneer u een rapport maken door te klikken op rapport in de groep rapporten van het tabblad maken . Een indeling voor besturingselementen lijkt op een tabel, elke cel die een label, een tekstvak of een ander type besturingselement kan bevatten. De volgende afbeelding ziet een tabelvormige besturingselementindeling in een rapport.

Eenvoudige tabelbesturingsindeling

De oranje lijnen geven aan dat de rijen en kolommen van de besturingselementindeling en ze zijn alleen zichtbaar wanneer het rapport geopend in de indelingsweergave of ontwerpweergave is. Indelingen voor besturingselementen kunnen u een uniform uitlijning van gegevens in rijen en kolommen bereiken en deze eenvoudiger kunt toevoegen, het formaat wijzigen of verwijderen van velden. (Beschikbaar in de indelingsweergave of ontwerpweergave), kunt u één type besturingselementindeling wijzigen naar een andere met behulp van de hulpmiddelen in de tabel en positie groepen op het tabblad Schikken en kunt u besturingselementen uit indelingen verwijderen zodat u kunt de positie van de Hiermee stelt u afhankelijk van waar u wilt dat in het rapport.

Opmerking: Als u de Access 2007 gebruikt, kunt u deze hulpmiddelen kunt vinden in de groep Indeling besturingselementen op het tabblad Schikken .

Naar boven

Rapport of pagina secties voor koptekst en voettekst toevoegen of verwijderen

Zoals eerder in dit artikel is vermeld, zijn kopteksten en voetteksten rapportsecties die u gebruiken kunt om informatie die wordt gedeeld door op het gehele rapport of op elke pagina van een rapport weer te geven. Bijvoorbeeld, kunt u een sectie Paginavoettekst als een getal van de pagina onder aan elke pagina wilt toevoegen, of u een sectie Rapportkoptekst om weer te geven van een titel voor het gehele rapport kunt toevoegen.

Rapport of pagina secties voor koptekst en voettekst toevoegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Controleer of waarvan u secties zijn al in het rapport. De secties worden gescheiden door een gearceerde horizontale balken genoemd sectie selectors. Het etiket op elke sectie Gegevenskiezer wordt aangegeven wat de sectie rechtstreeks eronder.

    Rapport in ontwerpweergave

    Elk rapport heeft een detailsectie en kan ook rapportkoptekst, paginakoptekst, paginavoettekst en rapportvoettekst secties bevatten. Bovendien als er groepeerniveaus in het rapport, ziet u mogelijk groep kop- of voetteksten (zoals het Bestand als koptekst weergegeven in de voorgaande afbeelding). Groep kop- en voetteksten zijn standaard benoemde met behulp van de veldnaam of expressie die de basis vormt van de groep. In dit geval is de naam van het groeperingsveld "Opslaan als."

  3. Paginakoptekst en voettekst secties of secties van een rapport koptekst en voettekst toevoegen aan uw rapport, met de rechtermuisknop op een sectie Gegevenskiezer en klik vervolgens op Pagina koptekst/voettekst of Rapport koptekst/voettekst in het snelmenu.

    Let op: Als de sectie al aanwezig zijn in het rapport, Access wordt u gewaarschuwd dat deze de bestaande sectie en de besturingselementen hierin worden verwijderd.

    U kunt nu bestaande besturingselementen verplaatsen of nieuwe besturingselementen toevoegen aan de nieuwe secties.

pagina en rapport koptekst en voettekst secties telt Access altijd in paren. U kunt een koptekstsectie pagina of het rapport dat wil zeggen niet toevoegen zonder de bijbehorende voettekstsectie ook toe te voegen. Als u niet beide secties hoeft, u kunt een sectie niet verwijderen, maar u kunt het formaat van de niet-gebruikte sectie een hoogte van nul (0) om te voorkomen extra verticale afstand toevoegen aan uw rapport. Plaats de aanwijzer onderaan in de niet-gebruikte sectie totdat deze in een tweepuntige pijl Double-sided arrow veranderten sleep dit omhoog totdat de sectie is verborgen. Als er een besturingselementen in de sectie, moet u deze verwijderen voordat u de sectie volledig kunt verbergen.

Rapport of pagina secties voor koptekst en voettekst verwijderen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Met de rechtermuisknop op een sectie Gegevenskiezer en klik vervolgens op Pagina koptekst/voettekst of Rapport koptekst/voettekst in het snelmenu.

Als u een paar koptekst en voettekst verwijderen wilt en deze secties besturingselementen bevatten, worden Access gewaarschuwd dat ook verwijderen van de secties worden de besturingselementen verwijderen en dat is niet mogelijk om de actie ongedaan te maken. Klik op Ja om te verwijderen in de secties en de besturingselementen verwijderen of klikt u op Nee om de bewerking te annuleren.

Naar boven

Tips voor het opmaken van verschillende gegevenstypen

Wanneer u een rapport maken met behulp van het hulpmiddel rapport (beschikbaar op het tabblad maken in de groep rapporten ), of met behulp van de Wizard rapport, Access de velden worden toegevoegd aan het rapport voor u en Hiermee maakt u het meest geschikte besturingselement om weer te geven elk veld, op basis van het gegevenstype van het veld. Als u velden aan een rapport uzelf toevoegen wilt, wordt de voorkeursmethode Sleep van elk veld uit de Lijst met velden aan het rapport. Als met de Wizard rapport of de functie rapportAccess Hiermee maakt u het meest geschikte besturingselement voor elk veld, afhankelijk van het gegevenstype van het veld. Voor de meeste gegevenstypen is het meest geschikte besturingselement (standaard) gebruik van het tekstvak.

De volgende secties staan tips over het opmaken van enkele van de speciale hoofdletters/kleine letters gegevenstypen.

Velden met meerdere waarden    De standaardbesturingselement voor een veld met meerdere waarden is een keuzelijst met invoervak. Dit kan lijken, zoals een vreemd keuze voor een besturingselement in een rapport, omdat u niet kunt klikt u op de pijl in een keuzelijst met invoervak in een rapport. Echter in de context van een rapport, een keuzelijst met invoervak lijkt veel op een tekstvak. De pijl is alleen zichtbaar in de ontwerpweergave.

Als het veld meerdere waarden bevat, worden deze waarden worden gescheiden door komma's. Als de keuzelijst met invoervak niet breed genoeg is om weer te geven van alle waarden op één regel en de eigenschap te vergroten van de keuzelijst met invoervak is ingesteld op Ja, de waarden laten teruglopen in de volgende regel. Anders worden de waarden afgekapt. De eigenschap te vergroten voor een besturingselement wilt instellen, open het rapport in ontwerpweergave of indelingsweergave, klikt u op het besturingselement en druk op F4 om het eigenschappenvenster van het besturingselement weer te geven. De eigenschap te vergroten bevindt zich op het tabblad Opmaak zowel het tabblad Alles van het eigenschappenvenster voor het besturingselement.

RTF-tekstvelden    De standaardbesturingselement voor een rich text-veld is een tekstvak. Als het tekstvak is niet breed genoeg is om weer te geven van alle waarden op één regel en de eigenschap te vergroten van het tekstvak is ingesteld op Ja, de waarden laten teruglopen in de volgende regel. Anders worden de waarden afgekapt. De eigenschap te vergroten voor een besturingselement wilt instellen, open het rapport in ontwerpweergave of indelingsweergave, klikt u op het besturingselement en druk op F4 om het eigenschappenvenster van het besturingselement weer te geven. De eigenschap te vergroten bevindt zich op het tabblad Opmaak zowel het tabblad Alles van het eigenschappenvenster voor het besturingselement.

Rich text-veld helpt u bij het opmaken van tekst in verschillende manieren. Bijvoorbeeld, meerdere woorden in een veld kunnen worden onderstreept en meerdere woorden in hetzelfde veld cursief mogelijk niet. U kunt echter nog steeds een algehele opmaakstijl voor het tekstvak met de uitgebreide tekst instellen. De tekstopmaak van het vak geldt alleen voor de tekst die niet specifiek is opgemaakt met behulp van tekst met opmaak.

Stijlen voor een tekstvak waarin u kunt een rich text-veld opmaak instellen

  1. Met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu.

  2. Klik op het tekstvak waarin u kunt de rich text-veld en klikt u op het tabblad Opmaak in de groep lettertype op de opmaak die u wilt toepassen.

    Access past de opmaak op alle tekst in het RTF-veld dat niet al heeft dat type (maar niet waarde) van de opmaak die is toegepast in een weergave die ondersteuning biedt voor gegevensinvoer, zoals gegevensbladweergave voor een tabel of query of formulierweergave voor een formulier. Bijvoorbeeld als een gedeelte van de tekst in het veld is opgemaakt met een rode tekstkleur en u een blauwe tekstkleur op het tekstvak toepassen, blauw Access alle tekst, behalve dat afzonderlijk is opgemaakt als rode. Een ander voorbeeld als u een 14-punts tekengrootte op het tekstvak toepassen en een gedeelte van de tekst in het veld is opgemaakt met een tekengrootte 11-punts geldt Access de tekengrootte van 14 punten voor alle tekst, behalve dat die afzonderlijk op 11 poin is opgemaakt TS.

    Bijlagevelden    Bijlagevelden gebruik een besturingselement voor een speciale die niet wordt gebruikt voor een ander gegevenstype. U kunt meerdere bestanden bijvoegen bij een record met behulp van een één bijlageveld, maar het veld alleen informatie over één bijlage tegelijk kunt weergeven. Het bijlagebesturingselement worden standaard weergegeven op een pictogram of een afbeelding, afhankelijk van het bestandstype van de bijlage die momenteel door het besturingselement wordt weergegeven. Als u wilt, kunt u de eigenschappen voor het bijlagebesturingselement instellen, zodat alle bijgevoegde bestanden worden weergegeven als pictogrammen of zodat het veld gewoon een paperclippictogram en het aantal bijlagen wordt weergegeven. Ervan uitgaande dat u al een bijlagebesturingselement in het rapport hebt gebruikt, kunt u de volgende procedure om aan te passen eigenschappen van het besturingselement voor andere toepassingen van het besturingselement.

De weergave-eigenschappen voor een bijlageveld instellen

  1. Met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu.

  2. Klik op het bijlagebesturingselement. Als het eigenschappenvenster nog niet wordt weergegeven, drukt u op F4 om het te openen. Klik op het eigenschappenvenster op het tabblad Opmaak .

    Gebruik de volgende tabel als een handleiding voor het instellen van de bijlage eigenschappen van het besturingselement.

    Eigenschap

    Instelling

    Weergeven als

    • Afbeeldingspictogram/geeft afbeeldingen als afbeeldingen en andere bestanden als pictogrammen. Dit is de standaardinstelling.

    • Pictogram worden alle bestanden als pictogrammen weergegeven.

    • Paperclip wordt een paperclippictogram gevolgd door het aantal bijlagen tussen haakjes weergegeven.

    Standaardfoto

    Als u een standaardafbeelding wordt weergegeven in het bijlagebesturingselement wanneer er zijn geen bijgevoegde bestanden, klikt u op Builder button in het eigenschappenvak, blader naar de afbeelding die u wilt, en klik op openen.

    Opmerking: De standaardafbeelding wordt niet weergegeven als de eigenschap Weergeven als is ingesteld op de Paperclip.

    Afbeeldingsuitlijning

    Selecteer de gewenste uitlijning in de lijst. De standaardinstelling is Center. Het aanpassen van deze instelling kan onverwachte resultaten opleveren, afhankelijk van de instelling van de eigenschap Afbeeldingsformaatmodus .

    Afbeeldingsformaatmodus

    Deze instelling is alleen beschikbaar als de eigenschap Weergeven als is ingesteld op Afbeelding-/ microfoonpictogram.

    • De afbeelding weergegeven clip op de werkelijke grootte. De afbeelding is bijgesneden als deze te groot is voor in het besturingselement.

    • De afbeelding Uitrekken uitgerekt zodat deze helemaal het gehele besturingselement vult.

      Opmerking: Met deze instelling wordt tenzij het bijlagebesturingselement dezelfde exacte afmetingen als de afbeelding is, de afbeelding, alsof uitgerekt verticaal of horizontaal vervormd.

    • In-en uitzoomen , wordt de grootst mogelijke afbeelding zonder knippen of de vervormd weergegeven. Dit is de standaardinstelling.

  3. Als u het besturingselement gebruikt voor weergave van afbeeldingen, de grootte van het bijlagebesturingselement aanpassen zodat u kunt de hoeveelheid details die u wilt zien.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×