Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.
Wilt u makkelijk en doelmatig nauwkeurige en up-to-date gegevens invoeren in een bedrijfsdocument? U kunt gegevens uit een externe bron gebruiken in het hoofdgedeelte van een Microsoft Word 2013-document door een combinatie te gebruiken van Microsoft SharePoint-kolommen voor externe gegevens en Word 2013 Preview-inhoudsbesturingselementen. Stel dat u een standaardklantcontract wilt maken in een documentbibliotheek met de naam van de klant, de bedrijfsnaam en het telefoonnummer, die zijn opgeslagen in een LOB-database, zoals SAP of Dynamics CRM.
Zie inhoud over externe gegevens zoeken en een bestandssjabloon instellen voor een document of formulierbibliotheekvoor meer informatie.
Wat wilt u doen?
Voordat u begint
Voor het werken met externe gegevens moet u een paar dingen doen, zodat u veilig toegang hebt tot de gegevens. De volgende informatie kan u helpen uw vervolgstappen te plannen. Als u problemen ondervindt bij het werken met externe gegevens, kunt u deze mogelijk achterhalen aan de hand van deze informatie. Voor toegang tot externe gegevens doet u het volgende:
De externe gegevensbron voorbereiden Een beheerder moet mogelijk een account maken en machtigingen verlenen voor de gegevensbron, zodat de juiste personen toegang hebben tot de gegevens en de gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. In een externe database kan de beheerder ook specifieke tabellen, weergaven, query's en dergelijke maken om de resultaten te beperken tot het hoognodige en om de prestaties te verbeteren.
SharePoint-services en accounts configureren Een beheerder moet de Business Data Connectivity-services en de Secure Store-service activeren.
Secure Store-services configureren Een beheerder moet het volgende doen: de beste toegangsmethode voor de externe gegevensbron bepalen, een doeltoepassing maken en de referenties voor de doeltoepassing instellen.
Business Data Connectivity-services configureren Een beheerder moet ervoor zorgen dat de gebruiker die het externe inhoudstype maakt, machtigingen heeft voor de BDC-metagegevensopslag en dat de juiste gebruikers toegang hebben tot het externe inhoudstype waarop de externe lijst is gebaseerd.
Een extern inhoudstype maken Een gebruiker moet een extern inhoudstype definiëren dat informatie bevat over verbindingen, toegang, werking, kolommen, filters en andere metagegevens die worden gebruikt om gegevens op te halen uit de externe gegevensbron.
Controleren of de Office-producten gereed zijn voor gebruik Om externe gegevens te synchroniseren met Office-producten, moet u beschikken over Windows 7 of hoger en de gratis softwareproducten SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 en WCF Data Services 5.0 voor OData V3. Deze producten moeten zijn geïnstalleerd op elke clientcomputer. (Indien nodig wordt u automatisch gevraagd de software te downloaden.) Controleer tijdens de installatie van Office ook of de optie Business Connectivity Services is geselecteerd (dit is standaard het geval). Met deze optie wordt de Business Connectivity Services Client Runtime geïnstalleerd. Dit onderdeel heeft de volgende taken: het cachen en synchroniseren van externe gegevens, het toewijzen van bedrijfsgegevens aan externe inhoudstypen, het weergeven van de keuzelijst voor externe items in Office-producten en het uitvoeren van aangepaste oplossingen in Office-producten.
Meer informatie over gestructureerde documenten
Gestructureerde documenten bepalen waar inhoud en welk soort inhoud kan worden weergegeven in een document, en of deze inhoud kan worden bewerkt. Gestructureerde documenten zijn bijvoorbeeld:
-
Een juridisch document dat juridische taal bevat die niet mag worden bewerkt.
-
Een standaardvoorblad voor een zakelijk voorstel waarop een titel, e-mailadres, telefoonnummer en naam moeten worden ingevuld.
-
Een factuur waarop automatisch de actuele klantgegevens worden vermeld.
Om een gestructureerd document te maken in Word 2013 gebruikt u inhoudsbesturingselementen waarmee u de positie van de inhoud kunt bepalen, kunt opgeven welk soort inhoud kan worden ingevoegd (tekst, datum, afbeelding en dergelijke), inhoud kunt markeren met een kleur en het bewerken van de inhoud kunt regelen. U kunt de inhoudsbesturingselementen ook automatisch koppelen aan corresponderende kolommen voor externe gegevens.
Kolommen met externe gegevens maken in een lijst of bibliotheek
Opmerking: Om een kolom voor externe gegevens te maken hebt u de machtiging Bijdragen of hoger nodig voor de lijst of bibliotheek.
-
Ga naar de SharePoint-site en ga naar de lijst of bibliotheek.
Opmerking: U kunt geen kolom voor externe gegevens toevoegen aan een externe lijst.
-
Klik op Lijst of Bibliotheek >Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen.
-
Klik in het gedeelte Kolommen op Kolom maken.
-
Voer de naam van de kolom in, bijvoorbeeld Klant, en klik onder Kolomtypen op Externe gegevens.
-
Klik onder Extern inhoudstype op Typekiezer voor externe inhoud en selecteer het gewenste item in de lijst met typen externe inhoud, bijvoorbeeld Klant.
-
Bepaal hoe u acties die voor het type externe inhoud zijn gedefinieerd, wilt afhandelen. Voer een of meer van de volgende handelingen uit:
-
Klik op Het menu met acties weergeven om een menu met een of meer acties weer te geven.
-
Als u de standaardactie wilt laten uitvoeren wanneer de kolom met externe gegevens wordt geselecteerd, klikt u op Deze kolom koppelen aan de standaardactie van het externe inhoudstype.
-
-
Klik onder Voeg een kolom toe om elk van deze extra velden weer te geven op Alle velden selecteren of selecteer een of meer specifieke veldnamen, zoals BedrijfsNaam en TelefoonOpWerk
Een Word-sjabloon maken om externe gegevens weer te geven in inhoudsbesturingselementen
-
Klik in de SharePoint-documentbibliotheek op Bibliotheek > Bibliotheekinstellingen.
-
Klik onder Algemene instellingen op Geavanceerde instellingen.
-
Klik in het gedeelte Documentsjabloon bij URL van sjabloon op Sjabloon bewerken.
-
Nadat Word 2013 is geopend, kunt u opgeven of u het documentinformatiepaneel wilt weergegeven of verbergen. Klik op het tabblad Ontwikkelaar in de groep Sjablonen op Documentpaneel, schakel het selectievakje Documentinformatiepaneel altijd weergeven wanneer document wordt geopend en eerste keer wordt opgeslagen in of uit en klik op OK.
-
Voeg standaardtekst toe die in elk document moet worden weergegeven.
U kunt bijvoorbeeld standaardcontracttekst toevoegen die verplicht is voor een verkoopofferte.
-
Klik op het tabblad Invoegen in de groep Tekst op Snelonderdelen, wijs Documenteigenschap aan en klik en sleep elk veld op basis van de kolommen voor externe gegevens als inhoudsbesturingselement naar het hoofdgedeelte van het document.
Klik en sleep bijvoorbeeld KlantNaam, BedrijfsNaam en TelefoonOpWerk.
-
Klik op Bestand > Opslaan en sluit Word 2013 af.
-
Klik in SharePoint op de pagina Geavanceerde instellingen van de documentbibliotheek op OK.
Een Word-document maken en gegevens invoeren
-
Klik in de documentbibliotheek op Document > Nieuw document.
-
Bewerk de standaardtekst indien nodig.
-
U kunt de juiste waarden invullen voor de kolommen voor externe gegevens door het inhoudsbesturingselement te selecteren dat de typekiezer voor externe inhoud bevat.
Selecteer bijvoorbeeld de betreffende klantnaam en de waarden voor Klant, BedrijfsNaam en TelefoonOpWerk worden automatisch voor u ingevuld.
-
Klik op Bestand>Opslaan en sluit Word af.
De waarden voor de kolom voor externe gegevens worden nu opgeslagen in het Word-document en worden ook opgeslagen als waarden in de bijbehorende kolom voor externe gegevens voor het document in de documentbibliotheek.
