Kleurcategorieën maken het makkelijk om gerelateerde items te herkennen en groeperen in Microsoft Outlook. Wijs een kleurcategorie toe aan een groep verwante items, zoals notities, contactpersonen, afspraken en e-mailberichten, zodat u deze snel kunt terugvinden en indelen. U kunt aan items ook meer dan één kleurcategorie toewijzen.
U kunt kiezen uit een reeks standaardcategorieën of uw eigen categorieën maken en deze vervolgens aan uw Outlook-items toewijzen. De categoriekleuren worden weergegeven in tabel weergaven, zoals uw Postvak IN, en in de geopende items zelf. U kunt de namen van categorieën aanpassen en u kunt ook andere kleuren kiezen voor de categorieën. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om een systeem van kleurcategorieën te ontwikkelen dat perfect aansluit bij uw manier van werken.
Opmerking: Als u Outlook gebruikt met een IMAP-account, kunt u geen categorieën toewijzen aan een item. Het type IMAP-e-mailaccount biedt geen ondersteuning voor categorieën.
Een kleurcategorie aan een e-mailbericht toewijzen
Klik met de rechtermuisknop op een bericht om een kleurcategorie aan het bericht in de berichtenlijst toe te wijzen. Selecteer Categoriseren en selecteer vervolgens een categorie in de lijst.
Tip: Als u met de rechtermuisknop op het bericht klikt en alleen opties ziet om het bericht te markeren, kunt u proberen om met de rechtermuisknop op de lege ruimte rechts van de naam van de afzender te klikken.
Opmerking: U kunt deze actie meerdere keren uitvoeren als u een tweede of derde kleurcategorie wilt toewijzen.
Selecteer Categoriseren in de groep Labels op het lint en selecteer vervolgens een categorie in de lijst om een kleurcategorie toe te wijzen vanuit het leesvenster of open bericht.
Selecteer de vervolgkeuzelijst onder Labels als Categoriseren niet op het lint wordt weergegeven.
Opmerking: In de vervolgkeuzelijst Categoriseren worden de tien meest recent gebruikte categorieën weergegeven. Als u extra categorieën hebt, moet u Alle categorieën selecteren om de rest van de lijst weer te geven.
De standaardkleurcategorieën hebben algemene namen, zoals Categorie Rood en Categorie Blauw. Als u uw gecategoriseerde items gemakkelijk wilt kunnen identificeren en ordenen, kunt u de namen van kleurcategorieën wijzigen in namen die voor u relevant zijn.
Notities:
-
De eerste keer dat u een bestaande kleurcategorie aan een item toewijst, wordt u gevraagd de naam van de kleurcategorie te wijzigen.
-
Als u een kleurcategorie wijzigt die al aan items is toegewezen, worden alle items waaraan die categorie is toegewezen, bijgewerkt met de nieuwe naam.
-
Selecteer categoriseren op de werkbalk
-
Selecteer Alle categorieën.
-
Selecteer in de lijst Naam de naam van een kleurcategorie en selecteer vervolgens Naam wijzigen.
-
Typ de nieuwe naam voor de kleurcategorie in de lijst Naam.
Als u de kleurcategorie die u wijzigt automatisch wilt toewijzen aan items die zijn geselecteerd in het hoofdvenster Outlook, schakelt u het selectievakje in naast de kleurcategorie in de lijst Naam en selecteert u OK.
-
Selecteer in een berichtmap in de groep Tags op het lint de optie Categoriseren > Alle categorieën.
Opmerking: Voor agenda-items wordt de groep Tags weergegeven op het tabblad Afspraak of Vergadering. Voor een geopende contactpersoon of taak wordt de groep Tags weergegeven op het tabblad Start.
-
Selecteer in het dialoogvenster Kleurcategorieën de optie Nieuw.
-
Typ een naam voor de categorie en selecteer een kleur en eventueel een sneltoets. Selecteer vervolgens OK.
Een categorie voor Snelklikken is een standaardcategorie die u kunt instellen voor bepaalde tabelweergaven. Als u bijvoorbeeld het leesvenster uitschakelt of het leesvenster onder uw berichtenlijst verplaatst, ziet u extra kolommen in uw Postvak IN, zoals Ontvangen, Categorie en Vermelding. U kunt in de categoriekolom klikken om een categorie in te stellen als u een categorie voor Snelklikken in een van deze weergaven wilt toewijzen.
-
Selecteer op het lint in de groep Tags de optie Categoriseren > Snelklikken instellen.
-
Gebruik de vervolgkeuzelijst om een kleurcategorie te selecteren en selecteer daarna OK.
Tip: Vanuit een geopend bericht kunt u klikken op Snelklikken instellen in het menu Categoriseren als u de standaardkleurcategorie wilt instellen voor alle toekomstige berichten (en dus niet alleen voor het geselecteerde bericht).
Door een sneltoets te koppelen aan een categorie, kunt u de categorie snel toewijzen aan een item, zoals een e-mailbericht, door het item in uw Postvak IN of een andere categorieweergave te selecteren en vervolgens op de sneltoets te drukken. U kunt de sneltoets ook gebruiken om een kleurcategorie aan meerdere items tegelijk toe te wijzen.
-
Selecteer op de werkbalk van het hoofdvenster Outlookcategoriseren
-
Selecteer onder in het menu Alle categorieën.
-
Schakel in de lijst Naam het selectievakje voor een kleurcategorie in.
-
Kies een sneltoets in de lijst Sneltoets.
