Kleurcategorieën maken en toewijzen

Kleurcategorieën maken en toewijzen

Kleurcategorieën maken het makkelijk om gerelateerde items te herkennen en groeperen in Microsoft Outlook. Wijs een kleurcategorie toe aan een groep verwante items, zoals notities, contactpersonen, afspraken en e-mailberichten, zodat u deze snel kunt terugvinden en indelen. U kunt aan items ook meer dan één kleurcategorie toewijzen.

kleurcategorieën in het postvak in bekijken
Met kleurcategorieën kunt u snel zoeken naar gerelateerde items.

U kunt kiezen uit een reeks standaardcategorieën of uw eigen categorieën maken en deze vervolgens aan uw Outlook-items toewijzen. De categoriekleuren zijn prominent zichtbaar in tabel-weergaven, zoals uw Postvak IN, en in de geopende items zelf. U kunt de namen van categorieën aanpassen of andere kleuren voor de categorieën kiezen. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om een systeem van kleurcategorieën te ontwikkelen dat past bij uw manier van werken.

Een kleurcategorie aan een e-mailbericht toewijzen

Klik met de rechtermuisknop op een bericht om een kleurcategorie aan het bericht in de berichtenlijst toe te wijzen. Selecteer Categoriseren en selecteer vervolgens een categorie in de lijst.

Tip: Als u met de rechtermuisknop op het bericht klikt en alleen opties ziet om het bericht te markeren, kunt u proberen om met de rechtermuisknop op de lege ruimte rechts van de naam van de afzender te klikken.

Notities: 

  • U kunt deze actie meerdere keren uitvoeren als u een tweede of derde kleurcategorie wilt toewijzen.

  • U kunt geen kleurcategorie toewijzen aan een bericht vanuit het leesvenster of de berichtenlijst als u de gespreksweergave gebruikt in Outlook 2016. Zie Meer informatie over de Gespreksweergave voor meer informatie.

Selecteer Categoriseren in de groep Labels op het lint en selecteer vervolgens een categorie in de lijst om een kleurcategorie toe te wijzen vanuit het leesvenster of open bericht.

Selecteer de vervolgkeuzelijst onder Labels als Categoriseren niet op het lint wordt weergegeven.

Selecteer de vervolgkeuzelijst Labels en selecteer vervolgens Categoriseren.

Opmerking: De vervolgkeuzelijst Categoriseren geeft de tien meest recent gebruikte categorieën weer. Als u extra categorieën hebt. moet u Alle categorieën selecteren om de rest van de lijst weer te geven.

  1. Selecteer in een willekeurige berichtenmap in de groep Labels op het lint Categoriseren >Alle categorieën.

    Opdracht Alle categorieën in de groep Labels

    Opmerking: Voor agenda-items wordt de groep Labels weergegeven op het tabblad Afspraak of Vergadering. Voor een geopende contactpersoon of taak wordt de groep Labels weergegeven op respectievelijk het tabblad Contactpersoon of Taak.

  2. Selecteer in het dialoogvenster Kleurcategorieën de optie Nieuw.

  3. Typ een naam voor de categorie en selecteer een kleur en eventueel een sneltoets. Selecteer vervolgens OK.

    Dialoogvenster Nieuwe categorie toevoegen

Een categorie voor Snelklikken is een standaardcategorie die u kunt instellen voor bepaalde tabelweergaven. Als u bijvoorbeeld het leesvenster uitschakelt of het leesvenster onder uw berichtenlijst verplaatst, ziet u extra kolommen in uw Postvak IN, zoals Ontvangen, Categorie en Vermelding. U kunt in de categoriekolom klikken om een categorie in te stellen als u een categorie voor Snelklikken in een van deze weergaven wilt toewijzen.

  1. Selecteer in de groep Labels op het lint Categoriseren > Snelklikken instellen.

  2. Gebruik de vervolgkeuzelijst om een kleurcategorie te selecteren en selecteer daarna OK.

Tip: Vanuit een geopend bericht kunt u klikken op Snelklikken instellen in het menu Categoriseren als u de standaardkleurcategorie wilt instellen voor alle toekomstige berichten (en dus niet alleen voor het geselecteerde bericht).

Wat wilt u doen?

Kleurgebruik verleent zichtbaarheid aan uw Outlook-items. Als u bijvoorbeeld een categorie met de naam Veninga-project maakt en daar items aan toewijst, kunt u alle vergaderingen, contactpersonen en berichten bijhouden die aan dat project zijn gekoppeld.

Kleurcategorieën in de agenda
Kleurcategorieën verbinden gerelateerde Outlook-items met elkaar om ze gemakkelijker te herkennen. Met de kleurcategorie die hier wordt weergegeven in de koptekst van een geopend item en in de Agenda, kunt u zien dat beide items betrekking hebben op het Veninga-project.

Kleurcategorieën verbinden gerelateerde Outlook-items met elkaar om ze gemakkelijker te herkennen. Met de kleurcategorie die hier wordt weergegeven in de koptekst van een geopend item en in de Agenda, kunt u zien dat beide items betrekking hebben op het Veninga-project.

Kleurcategorieën verbinden gerelateerde Outlook-items met elkaar om ze gemakkelijker te herkennen. Met de kleurcategorie die hier wordt weergegeven in de koptekst van een geopend item en in de Agenda, kunt u zien dat beide items betrekking hebben op het Veninga-project.

Kleurcategorieën zijn prominent zichtbaar in tabel-weergaven, zoals uw Postvak IN, en in de geopende items zelf. De standaardset met zes kleurcategorieën kan worden aangepast. U kunt de namen van categorieën aanpassen of andere kleuren voor de categorieën kiezen. Naast deze zes categorieën kunt u zoveel kleurcategorieën maken als u nodig hebt en u kunt bovendien meerdere kleurcategorieën aan items toewijzen. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om een systeem van kleurcategorieën te ontwikkelen dat past bij uw manier van werken.

kleurcategorieën in het postvak in bekijken
Met kleurcategorieën kunt u snel zoeken naar gerelateerde items.

Met kleurcategorieën kunt u snel zoeken naar gerelateerde items.

Met kleurcategorieën kunt u snel zoeken naar gerelateerde items.

U kunt ook een Quick Click-categorie kiezen zodat u slechts eenmaal in uw Postvak IN of andere tabelweergave hoeft te klikken om een standaardkleurcategorie aan een Microsoft Outlook-item toe te wijzen. Meer informatie vindt u in Een categorie voor Snelklikken toewijzen.

Om het zoeken naar gecategoriseerde e-mailitems te vergemakkelijken is de zoekmap Gecategoriseerde e-mail toegevoegd aan Zoekmappen in de navigatiedeelvenster met een overzicht van al uw gecategoriseerde e-mailitems. Binnen deze map kunt u de gecategoriseerde items sorteren en groeperen. U kunt ook extra Zoekmappen voor specifieke categorieën maken.

Hoewel u de zes standaardkleurcategorieën gewoon kunt gebruiken en aanpassen, is het wellicht nodig om nieuwe categorieën te maken om al uw items in te delen. De eigenschappen die u aan een categorie kunt toekennen zijn kleur, naam en sneltoets.

  1. Klik op Categoriseren Bijschrift 4 op de werkbalk.

  2. Klik op Alle categorieën.

    menu kleurcategorie

  3. Klik op Nieuw.

    Het dialoogvenster Nieuwe categorie toevoegen wordt geopend.

    Dialoogvenster Nieuwe categorie toevoegen

  4. Typ in het vak Naam een naam voor de nieuwe kleurcategorie.

  5. Selecteer de gewenste kleur in de lijst Kleur en klik op OK.

    Notities: 

    • Kies eventueel een sneltoets voor de categorie.

    • Als u een kleurcategorie wilt maken zonder er een kleur aan toe te wijzen, klikt u op Geen in het kleurenpalet. De categorie wijst een naam (en een sneltoets als u daarvoor kiest) toe aan items en u kunt de items sorteren en groeperen op basis van de categorie. De items zijn ook beschikbaar in de juiste Zoekmap voor categorieën.

Een kleurcategorie aan een Outlookitem toewijzen

Een kleurcategorie moet worden vermeld in de lijst met kleurcategorieën voordat u deze kunt toewijzen. Als de kleurcategorie niet wordt vermeld, kunt u een nieuwe kleurcategorie maken en deze tegelijkertijd toewijzen aan een item.

Opmerking: Als u een standaardkleurcategorie voor het eerst aan een item toewijst, wordt u gevraagd de categorie een andere naam te geven. Op dat moment kunt u ook de kleur en de naam van de categorie wijzigen en een sneltoets kiezen.

Een kleurcategorie aan een item in een tabelweergave toewijzen

Het toewijzen van kleurcategorieën aan items in uw Postvak IN of een andere tabel-weergave is vergelijkbaar voor alle typen Outlook-items.

Opmerking: Het toewijzen van kleurcategorieën in een kaartweergave in Contactpersonen (zoals de weergave Visitekaartjes) of de weergave Pictogrammen in Notities is hetzelfde als het toewijzen van kleurcategorieën in de tabelweergave.

  • U kunt op een van de volgende manieren een kleurcategorie toewijzen:

    • Selecteer het item, klik op Categoriseren Bijschrift 4 op de werkbalk en klik vervolgens op een kleurcategorie.

    • Klik met de rechtermuisknop op het item, wijs Categoriseren Bijschrift 4 aan in het snelmenu en klik vervolgens op een kleurcategorie.

      Alleen de 15 laatst gebruikte kleurcategorieën worden weergegeven in het menu Categoriseren. Als u meer categorieën wilt zien of een nieuwe categorie wilt maken, klikt u op Alle categorieën. Als u een kleurcategorie vanuit het dialoogvenster Kleurcategorieën wilt toewijzen, moet u het selectievakje naast de kleurcategorie inschakelen.

      Het dialoogvenster Kleurcategorieën biedt bovendien een snelle manier om meerdere categorieën aan een item toewijzen.

      Notities: 

      • In tijdlijnweergaven zoals voor Taken en Logboek is de enige manier om een kleurcategorie aan het item toe te wijzen gebruik te maken van het snelmenu zoals hierboven beschreven.

      • In de Logboek-weergave wordt de knop Categoriseren niet standaard weergegeven op de werkbalk. Klik in het menu Extra op Aanpassen om deze knop toe te voegen. Open het tabblad Opdrachten en klik in de lijst Categorieën op Acties. Klik in de lijst Opdrachten op Categoriseren en sleep deze optie naar de werkbalk waar u de optie wilt laten weergeven.

De standaardkleurcategorieën hebben algemene namen, zoals Categorie Rood en Categorie Blauw. Als u uw gecategoriseerde items gemakkelijk wilt kunnen identificeren en ordenen, kunt u de namen van kleurcategorieën wijzigen in namen die voor u relevant zijn.

Opmerking: Als u een kleurcategorie wijzigt die al aan items is toegewezen, worden alle items waaraan die categorie is toegewezen, bijgewerkt met de nieuwe naam.

  1. Klik op Categoriseren Bijschrift 4 op de werkbalk.

  2. Klik op Alle categorieën.

    menu kleurcategorie

  3. Klik in de lijst Naam op de naam van een kleurcategorie en klik vervolgens op Naam wijzigen.

  4. Typ de nieuwe naam voor de kleurcategorie in de lijst Naam.

    • Als u de kleurcategorie waarvan u de naam wijzigt automatisch wilt toewijzen aan items die zijn geselecteerd in het hoofdvenster van Microsoft Outlook, schakelt u het selectievakje in naast de kleurcategorie in de lijst Naam en klikt u op OK.

    • De eerste keer dat u een bestaande kleurcategorie aan een item toewijst, wordt u gevraagd om de naam van de kleurcategorie te wijzigen.

  1. Klik op Categoriseren Bijschrift 4 op de werkbalk en klik vervolgens op Snelklikken instellen.

  2. Selecteer een kleurcategorie in de lijst in het dialoogvenster Snelklikken instellen.

Door een andere categorie voor Snelklikken in te stellen wordt niet de kleurcategorie gewijzigd die al aan items is toegewezen. Als u echter de naam of de kleur van een kleurcategorie wijzigt, worden alle items waaraan die kleurcategorie is toegewezen, bijgewerkt met de nieuwe naam of kleur.

U kunt de huidige categorie voor Snelklikken ook instellen vanuit het menu Categoriseren in een geopend item.

U kunt een categorie voor Snelklikken aan de meeste Outlook- items toewijzen wanneer u deze bekijkt in een tabelweergave, zoals het Postvak IN of in de Takenbalk.

  • Klik in het Postvak IN of een andere tabelweergave op de kolom Categorieën naast een bericht. Hierdoor wordt de kleur die aan de categorie voor Snelklikken is gekoppeld, aan de kolom toegevoegd. Als u het item opent, worden de kleur en de naam van de kleurcategorie boven in het item weergegeven.

    Notities: 

    • U kunt de categorie voor Snelklikken verwijderen door nogmaals te klikken op de kolom Categorieën.

    • U kunt een categorie voor Snelklikken aan meerdere items tegelijk toewijzen. Selecteer alle items en klik vervolgens op de kolom Categorieën naast een van de items.

Door een sneltoets te koppelen aan een kleurcategorie kunt u de kleurcategorie snel toewijzen aan een item, zoals een e-mailbericht, door het item te selecteren in uw Postvak IN of een andere tabel-weergave en vervolgens op de sneltoets te drukken. U kunt de sneltoets ook gebruiken om een kleurcategorie aan meerdere items tegelijk toe te wijzen.

  1. Klik op Categoriseren Bijschrift 4 op de werkbalk van het hoofdvenster van Microsoft Office Outlook 2007.

  2. Klik onderaan het menu op Alle categorieën.

  3. Schakel in de lijst Naam het selectievakje voor een kleurcategorie in.

  4. Kies een sneltoets in de lijst Sneltoets.

U kunt vanuit Office Outlook 2007 de lijst met de zes standaardcategorieën niet herstellen. Deze standaardcategorieën zijn tijdelijke aanduidingen die u naar wens kunt aanpassen.

Hoewel u de zes standaardcategorieën niet opnieuw vanuit Outlook kunt herstellen, kunt u de lijst wel opnieuw maken. U kunt ook een opdracht uitvoeren door een schakeloptie voor een opdrachtregel te gebruiken in het Windows-dialoogvenster Uitvoeren. Hiermee kunt u de standaardlijst met zes categorieën automatisch herstellen.

De lijst in Outlook opnieuw maken

De basisset met kleurcategorieën kan worden aangepast. U kunt de categorieën een andere naam geven en ze aan verschillende kleuren koppelen. U kunt naast deze zes kleurcategorieën makkelijk andere kleurcategorieën maken. De zes standaardkleurcategorieën in Outlook 2007 zijn de volgende:

Rode categorie

Gele categorie

Blauwe categorie

Oranje categorie

Groene categorie

Paarse categorie

De eigenschappen die u aan een categorie kunt toekennen, zijn kleur, naam en sneltoets. Als u een kleurcategorie wijzigt die al aan items is toegewezen, wordt de kleurcategorie in die items bijgewerkt.

Opmerking: Als u tijdens de installatie van Office Outlook 2007 een upgrade uitvoert van een andere versie van Outlook, worden de zes standaardkleurcategorieën weergegeven als u de lijst Kleurcategorieën voor het eerst opent. Er worden ook categorieën weergegeven die zijn toegepast op items in een eerdere versie van Outlook.

De lijst herstellen met een schakeloptie voor een opdrachtregel

Er is een schakeloptie voor een opdrachtregel beschikbaar waarmee u de zes standaardkleurcategorieën en standaardnamen in de categorielijst kunt herstellen. Meer informatie over het gebruik van schakelopties voor een opdrachtregel.

Belangrijk: Als u een schakeloptie voor een opdrachtregel uitvoert, worden categorieën die u zelf hebt aangepast, verwijderd. Als u een upgrade hebt uitgevoerd van Office Outlook 2007 naar een andere versie van Outlook, worden eventuele aangepaste categorieën of categorieën in de hoofdlijst van categorieën verwijderd. De categorienaam van de items blijft behouden, maar niet de kleur.

Controleer eerst de locatie van Outlook.exe op uw computer. Als u de standaardmaplocaties hebt geaccepteerd bij de installatie van Office Outlook 2007, bevindt Outlook.exe zich op C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe.

Als u het bestand Outlook.exe niet op deze locatie kunt vinden, voert u een zoekopdracht naar het bestand uit en noteert u het volledige pad.

  1. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Windows Vista   

      • Klik op Start Knopafbeelding , wijs Alle programma's aan, klik op Bureau-accessoires en klik vervolgens op Uitvoeren.

    • Microsoft Windows XP of Microsoft Windows Server 2003    

      • Klik op Start en klik vervolgens op Uitvoeren.

  2. Typ in het dialoogvenster Uitvoeren dubbele aanhalingstekens, vervolgens het volledige pad naar het bestand Outlook.exe en sluit af met dubbele aanhalingstekens. U kunt ook op Bladeren klikken om het bestand te zoeken en vervolgens te selecteren. In dat geval worden de aanhalingstekens automatisch ingevoegd.

  3. Na de aanhalingstekens sluiten typt u een spatie en vervolgens de schakeloptie /cleancategories. Als u bijvoorbeeld de standaardinstallatielocatie gebruikt, ziet de tekst die u typt er ongeveer zo uit:

    "c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. Klik op OK.

    Opmerking: 

    • Schakelopties zijn niet hoofdlettergevoelig. /CLEANCATEGORIES werkt hetzelfde als /cleancategories.

    • Vergeet de spatie vóór de schakeloptie niet.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×