Kennismaken met Microsoft Office SharePoint Server 2007

In dit artikel maakt u kennis met Microsoft Office SharePoint Server 2007 en leest u hoe u met dit programma meer controle over en inzicht in uw inhoud krijgt, hoe u uw bedrijfsprocessen kunt stroomlijnen en hoe u informatie met anderen in uw organisatie kunt delen.

Opmerking : In dit artikel worden geen Office SharePoint Server 2007-functies beschreven die zijn bedoeld voor IT-professionals of ontwikkelaars. Raadpleeg de sectie Zie ook voor koppelingen naar gedetailleerde informatie over het beheer van Office SharePoint Server 2007 of het uitbreiden van de functionaliteit.

Overzicht van Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 en Windows SharePoint Services

Samenwerking

Personen en persoonlijke instellingen

Zoeken

Inhoudbeheer

Bedrijfsprocessen en zakelijke formulieren

Bedrijfsinformatie

Overzicht van Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 is een nieuwe servertoepassing die deel uitmaakt van het 2007 Microsoft Office-systeem. Uw organisatie kan met deze toepassing de samenwerking vereenvoudigen, inhoudbeheerfuncties aanbieden, bedrijfsprocessen implementeren en toegang verlenen tot informatie die essentieel is voor bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsprocessen.

Met behulp van sitesjablonen en andere functies in Office SharePoint Server 2007 kunt u snel en efficiënt sites maken die ondersteuning bieden voor de specifieke behoeften van uw organisatie op het gebied van publicatie, inhoudbeheer, recordbeheer of bedrijfsinformatie. Het is bijvoorbeeld mogelijk om sites te maken op ondernemingsniveau (zoals portalsites of internetsites voor organisaties) of gespecialiseerde sites (zoals opslagplaatsen voor inhoud of vergaderwerkruimten). Met deze sites kunt u samenwerken met anderen en informatie met anderen delen, waarbij het niet uitmaakt of deze personen zich binnen of buiten uw organisatie bevinden. Verder kunt u met Office SharePoint Server 2007 doelgericht zoeken naar mensen, documenten en gegevens, formuliergestuurde bedrijfsprocessen ontwerpen en toepassen en grote hoeveelheden bedrijfsgegevens benaderen en analyseren.

U kunt Office SharePoint Server 2007 onder andere gebruiken om:

  • Effectief samen te werken met andere personen in uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld kalenders gebruiken om te zien wanneer er teamgebeurtenissen zijn gepland, of documentbibliotheken gebruiken voor de opslag van de documenten van een team, afdeling of organisatie. U kunt ook actie-items bespreken via blogs of informatie vastleggen en bewaren in wiki's (door gebruikers beheerde kennisbanken).

  • Persoonlijke sites te maken waar u informatie kunt beheren en met andere gebruikers kunt delen. U kunt bijvoorbeeld uw eigen Mijn site-portal maken waar u al uw documenten, taken en koppelingen, uw Microsoft Office Outlook 2007-agenda, uw collega's en andere persoonlijke gegevens vanuit een centrale locatie kunt weergeven en beheren.

  • Personen, expertise en gegevens in bedrijfstoepassingen te zoeken. Als u bijvoorbeeld de Mijn sites op uw intranet doorzoekt, kunt u iemand vinden die een bepaalde vaardigheid of interesse heeft, ook als u de naam van die persoon niet weet. U kunt mogelijk ook gegevens in een zakelijke database of een zakelijke toepassing vinden, bijvoorbeeld een CRM-toepassing (Customer Relationship Management).

  • Documenten, records en webinhoud te beheren. Uw organisatie kan bijvoorbeeld een werkwijze ontwikkelen voor het intrekken of laten verlopen van documenten nadat een bepaalde tijdsduur is verstreken.

  • Als host op te treden voor op XML gebaseerde zakelijke formulieren die zijn geïntegreerd met databases of andere zakelijke toepassingen. Als u bijvoorbeeld voor een gemeentelijke instantie werkt, kunt u aanvraagformulieren voor vergunningen ontwerpen in Microsoft Office InfoPath 2007 en deze formulieren hosten in Office SharePoint Server 2007, zodat gebruikers de formulieren rechtstreeks in een browser kunnen invullen. De ingevoerde gegevens in het formulier kunnen vervolgens naar een database in het netwerk van de gemeente worden gestuurd.

  • Op eenvoudige wijze rapporten, lijsten en KPI's (Key Performance Indicators) te publiceren door deze te koppelen aan zakelijke toepassingen, zoals SAP, Siebel en Microsoft SQL Server 2005.

De samenwerking tussen Office SharePoint Server 2007 en andere programma's in het Microsoft Office System

Office SharePoint Server 2007 is ontworpen om effectief samen te werken met andere programma's en servers in het 2007 Microsoft Office-systeem. De volgende lijst bevat voorbeelden van mogelijkheden.

  • Als u Microsoft Office PowerPoint 2007 gebruikt, kunt u een bibliotheek van PowerPoint-dia's maken die u kunt delen met andere gebruikers op een Office SharePoint Server 2007-site.

  • Als u Microsoft Office Access 2007 gebruikt, kunt u een SharePoint-lijst offline halen en de rapportagefuncties van Office Access 2007 gebruiken om de gegevens weer te geven en rapporten te maken. Als u op reis bent kunt u bijvoorbeeld een lokale kopie van een SharePoint-lijst op uw laptop opslaan, zodat u de lijst kunt bewerken en query's op de lijst kunt uitvoeren alsof het een tabel in Office Access 2007 is. Formulieren en rapporten die gebruikmaken van de SharePoint-lijst zijn volledig interactief. In Office Access 2007 kan de lokale lijst met de online lijst worden gesynchroniseerd wanneer u weer online gaat met uw laptop.

  • Als u Office Outlook 2007 gebruikt, kunt u documentbibliotheken offline halen. De SharePoint-mappen worden net zoals de andere Outlook-mappen weergegeven.

  • Als u Office InfoPath 2007 gebruikt, kunt u browsercompatibele formuliersjablonen ontwerpen, deze publiceren op een Office SharePoint Server 2007-site en ze inschakelen voor gebruik in een webbrowser.

  • Als u Microsoft Office Excel 2007 gebruikt, kunt u werkbladen opslaan op een SharePoint-site zodat gebruikers via een browser toegang tot de werkbladen kunnen krijgen. U kunt deze werkbladen gebruiken om één centrale up-to-date versie te onderhouden en op efficiënte wijze te delen, terwijl u tegelijkertijd eventuele bedrijfseigen informatie beter kunt beveiligen, zoals financiële modellen die in het werkblad zijn ingesloten.

  • Als u Microsoft Office SharePoint Designer 2007 gebruikt, kunt u Office SharePoint Server 2007-sites en -workflows aanpassen in een intuïtieve, WYSIWYG-omgeving (What You See Is What You Get). U kunt SharePoint-sites afstemmen op uw behoeften en tevens merkvereisten instellen waarbij u gebruik maakt van de nieuwste ASP.NET-technologie, de vastgestelde webnormen, zoals XHTML-code (Extensible Hypertext Markup Language), en trapsgewijze opmaakmodellen. Als u bijvoorbeeld bedrijfsanalist bent, wordt u mogelijk gevraagd een nieuwe Office SharePoint Server 2007-site te bouwen en aan te passen die bedoeld is om samen te werken aan de ontwikkeling van op videoband opgenomen praktijkvoorbeelden van klanten. In dit scenario kunt u Office SharePoint Designer 2007 gebruiken om een nieuwe Office SharePoint Server 2007-site te maken waar schrijvers, filmers en leden van het marketingteam kunnen samenwerken aan de ontwikkeling van praktijkvoorbeelden op video.

  • In de meeste Office 2007-versie-programma's kunt u de eigenschappen voor een serverdocument bijwerken in een documentinformatiepaneel, dat als een set bewerkbare velden boven aan een document wordt weergegeven. Zo moet u in een Word-document mogelijk de eigenschappen voor de auteursnaam, de aanmaakdatum en het documenttype bewerken. Op de server kunt u hiermee uiteindelijk eenvoudiger vinden wat u zoekt. U kunt bijvoorbeeld snel alle persberichten vinden wanneer de eigenschap van de klant overeenkomt met de naam van een bepaalde klant.

  • In de meeste Office 2007-versie-programma's kunt u workflows initiëren of deelnemen aan workflows. Een workflow is de automatische beweging van documenten of items door een specifieke volgorde van acties of taken die betrekking hebben op een bedrijfsproces. Workflows kunnen worden gebruikt voor een consistent beheer van algemene bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren of controleren van documenten.

Naar boven

Office SharePoint Server 2007 en Windows SharePoint Services

U vraagt zich misschien af wat het verschil is tussen Office SharePoint Server 2007 en Microsoft Windows SharePoint Services en wat de relatie tussen deze twee programma's is.

Office SharePoint Server 2007 is een product dat gebruikmaakt van de Windows SharePoint Services-technologie. Alle beschikbare functies in Windows SharePoint Services zijn ook beschikbaar in Office SharePoint Server 2007, inclusief het maken van gecentraliseerde lijsten en bibliotheken, blogs, wiki's en teamwerkruimten, zoals vergaderwerkruimten.

Office SharePoint Server 2007 is afhankelijk van Windows SharePoint Services voor het leveren van een consistente, vertrouwde structuur voor lijsten en documentbibliotheken en voor het beheren en aanpassen van sites. Office SharePoint Server 2007 biedt echter verbeterde of aanvullende functies die niet beschikbaar zijn op een Windows SharePoint Services-site. Office SharePoint Server 2007 gebruikt bijvoorbeeld dezelfde zoektechnologie als Windows SharePoint Services, maar bevat aanvullende functies die met name handig zijn voor medewerkers van grote organisaties, bijvoorbeeld de mogelijkheid om te zoeken naar zakelijke gegevens in SAP- of Siebel-toepassingen of in andere zakelijke toepassingen.

Naar boven

Samenwerking

Met behulp van de volgende mogelijkheden in Office SharePoint Server 2007 kunt u efficiënter en effectiever werken met andere mensen in uw organisatie.

Sitesjablonen gebruiken voor samenwerking of het beheren van vergaderingen    Wanneer u een nieuwe Office SharePoint Server 2007-site maakt, kunt u beginnen met het selecteren van een van de verschillende soorten sitesjablonen voor de samenwerking met andere mensen en het beheer van vergaderingen. De sitesjablonen in de groep Samenwerking zijn bijvoorbeeld ontworpen om teams binnen een organisatie te helpen bij het werken aan projecten en het samenwerken aan documenten. Als u bijvoorbeeld de sitesjabloon Documentwerkruimte gebruikt, kunt u met andere mensen aan een document of een set documenten werken. De sitesjablonen in de groep Vergaderingen zijn ontworpen om teams binnen een organisatie te helpen bij het beheer van verschillende soorten vergaderingen. De sjablonen in deze groep ondersteunen alles, van algemene vergaderingen tot besluitvormingsvergaderingen of zelfs informele gebeurtenissen.

Documenten, contactpersonen, taken en agenda's delen    U kunt uw Office SharePoint Server 2007-agenda synchroniseren met Outlook. U kunt gebeurtenissen invoeren die de hele dag duren, maar ook andere typen herhalende of terugkerende gebeurtenissen opgeven. Ook kunt u teamprojecten effectiever bijhouden, namelijk met visuele dag- en maandweergaven.

Eenvoudig brainstormen met wikisites    Met een wikisite kunt u brainstormen over ideeën, samenwerken aan een teamontwerp, een kennisencyclopedie samenstellen, of alleen routinegegevens verzamelen in een indeling die eenvoudig te maken en te bewerken is. Uw teamleden kunnen vanuit hun browser een bijdrage aan de wiki's leveren, een tekstverwerker of speciale technische kennis is hiervoor niet nodig.

Ideeën delen via blogs     Een blog, ook wel een weblog genaamd, bestaat uit een groot aantal korte berichten, waarbij het meest recente bericht bovenaan staat. Met Office SharePoint Server 2007 kunt u met een paar klikken een blog maken, een bericht op een blog publiceren, een abonnement nemen op updates van een blog en een blog aanpassen. U kunt een blog zodanig instellen dat opmerkingen worden geaccepteerd, maar u kunt deze optie ook uitschakelen. Als mogelijk gebruik van een weblog kunt u onder andere denken aan een logboek waarin een leidinggevende zijn of haar gedachten en denkbeelden deelt, of een community voor het tot stand brengen van klantenrelaties, of misschien wel een informele site waar een team nieuwtjes en tips kan delen.

Updates van lijsten en bibliotheken ontvangen met RSS    Lijsten en bibliotheken maken gebruik van de RSS-technologie (Really Simple Syndication), zodat leden van uw werkgroep automatisch updates kunnen ontvangen. RSS is een technologie waarmee mensen via één locatie updates of kanalen voor nieuws, blogs en andere van belang zijnde items kunnen ontvangen en weergeven.

Projecten beheren    U kunt een lijst Projecttaken maken waarin automatisch een Gantt-diagram is opgenomen. Een Gantt-diagram is een soort visueel overzicht van projecttaken waarmee u de datums en voortgang van teamtaken kunt controleren.

Mobiele toegang tot inhoud verkrijgen    U kunt portals, team sites en lijsten weergeven op een mobiel apparaat, zodat u ook onderweg op de hoogte kunt blijven van de teamprojecten en taken. Lijsten kunnen bijvoorbeeld op een telefoon (of een ander telecommunicatieapparaat dat de internationale normen ondersteunt) in een vereenvoudigde tekstindeling worden weergegeven, met een koppeling om door de inhoud van elke pagina te schuiven. U kunt tevens waarschuwingen ontvangen wanneer een lijst wordt bijgewerkt.

Een e-mail versturen naar Office SharePoint Server 2007    U kunt via e-mail uw bijdrage leveren aan discussies, vergaderingen en documenten op een Office SharePoint Server 2007-site. Net zoals u e-mail verstuurt naar uw team om taken en projecten te bespreken, kunt u e-mail verzenden naar een Office SharePoint Server 2007-site of naar een bepaalde lijst of bibliotheek. U kunt de e-mailberichten die naar een site of lijst zijn verzonden ook archiveren, zodat uw teamleden een discussie moeiteloos op een site kunnen volgen in plaats van naar berichten te moeten zoeken in een overvol Postvak IN.

Documenten en sommige typen lijsten offline beheren    Belangrijk werk kunt u overal mee naar toe nemen. Met sommige e-mailprogramma's die compatibel zijn met Office SharePoint Server 2007, bijvoorbeeld Microsoft Office Outlook 2007, kunt u offline werken aan bestanden in een bibliotheek, of aan items in de volgende typen lijsten: agenda's, contactpersonen, taken en discussies. Wanneer u later weer online gaat, kunt u uw bestanden op de server bijwerken. Lijstitems worden automatisch bijgewerkt.

Naar boven

Personen en persoonlijke instellingen

Met behulp van de volgende functies in Office SharePoint Server 2007 kunt u in contact komen met mensen binnen uw organisatie die beschikken over de juiste vaardigheden, kennis en projectervaring.

Mijn site    Mijn site is een persoonlijke site die u een centrale locatie biedt voor het opslaan van uw inhoud, koppelingen en contactpersonen. Deze site dient tevens als contactpunt waar andere gebruikers informatie over u kunnen vinden en waar inhoudsproviders inhoud aan u kunnen aanbieden. Mijn site is een speciale site voor elke gebruiker, die door en voor de gebruiker kan worden aangepast. Elke site kan worden gebruikt voor het op gecontroleerde wijze opslaan, presenteren, weergeven en beheren van inhoud, informatie en toepassingen. Elke site kan tevens worden gebruikt voor het presenteren van informatie over de gebruiker, zoals vaardigheden en rollen, collega's en managers, groepen en distributielijsten waarvan de gebruiker lid is en documenten waaraan de gebruiker werkt. Daarnaast is elke site voorzien van strikte privacy- en beveiligingsmechanismen, zodat elke gebruiker kan kiezen hoeveel informatie er wordt gepresenteerd en aan wie. Er is een Mijn site beschikbaar voor iedere Office SharePoint Server 2007-gebruiker. Het volgende overzicht bevat een lijst met voordelen van het gebruik van Mijn site.

  • Mijn site biedt een centrale locatie voor het weergeven en beheren van al uw documenten, taken en koppelingen, uw Microsoft Office Outlook-agenda, uw collega's en andere persoonlijke gegevens.

  • Andere SharePoint-gebruikers kunnen op uw openbare pagina nagaan hoe ze contact met u kunnen opnemen, wat uw vakgebieden zijn, wat uw huidige projecten zijn en welke mensen u kent.

  • Inhoudsproviders kunnen aan de hand van uw profiel (bijvoorbeeld uw functie, afdeling of interesses) bepalen welke informatie voor u nuttig is en deze op uw site plaatsen.

  • Beheerders kunnen u aangepaste websites en webonderdelen aanbieden.

Functies voor networking    Net zoals u via uw openbare introductiepagina informatie deelt met andere mensen in uw organisatie, kunt u ook andere mensen zoeken en contact met hen opnemen via de openbare introductiepagina's van hun Mijn site. Wanneer een naam wordt weergegeven in de portalsite, kunt u erop klikken om de Mijn site van die persoon weer te geven. U kunt de site, lidmaatschappen van distributielijsten, lijsten, koppelingen naar sites, personen en documenten bekijken die u mogelijk kunnen helpen bij het uitvoeren van uw taken. U kunt tevens informatie bekijken die u gemeenschappelijk hebt.

Privacymechanismen    Met behulp van de privacyinstellingen voor de inhoud van uw openbare Mijn site kunt u Office SharePoint Server 2007 zodanig instellen dat alleen informatie wordt weergegeven aan bepaalde categorieën mensen die uw site bezoeken. Met behulp van privacygroepen kunt u opgeven dat alleen bepaalde mensen bepaalde persoonlijke gegevens op de introductiepagina van uw Mijn site mogen bekijken. Dit kan handig zijn wanneer u persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld uw mobiele telefoonnummer, alleen wilt delen met uw werkgroep of uw manager. Er zijn vijf categorieën mensen aan wie u inhoud kunt tonen: Iedereen, Mijn collega's, Mijn werkgroep, Mijn manager en Alleen ik.

Doelgroepen    Met behulp van doelgroepen kunt u inhoud (bijvoorbeeld lijst- of bibliotheekitems, navigatiekoppelingen en gehele webonderdelen) weergeven voor bepaalde groepen mensen. Dit is handig wanneer u informatie wilt presenteren die alleen relevant is voor een bepaalde groep mensen. Zo kunt u aan de portal van de juridische afdeling bijvoorbeeld een webonderdeel met een lijst juridische contracten toevoegen die alleen zichtbaar is voor die afdeling. Elk item in een SharePoint-lijst of -bibliotheek kan geschikt worden gemaakt voor een bepaald publiek met behulp van het webonderdeel Inhoudsquery. Andere webonderdelen en de inhoud daarvan kunnen ook worden afgestemd op een bepaald publiek. Daarnaast kunt u navigatiekoppelingen naar sites afstemmen op uw publiek zodat gebruikers alleen de navigatiekoppelingen zien die voor hen relevant zijn.

Aanwezigheid en beschikbaarheid    Met het infolabelpictogram voor de online aanwezigheid, dat bijna overal wordt weergegeven waar de naam van een persoon verschijnt in Office SharePoint Server 2007, wordt aangegeven of een persoon online is en beschikbaar voor deelname aan telefoon- of audioconferenties, expresberichten of een videogesprek.

Naar boven

Zoeken

Zoeken draait voornamelijk om het vinden van de juiste informatie of de juiste persoon. Deze sectie bevat een overzicht van de zoekfuncties in Office SharePoint Server 2007, zoals de mogelijkheid om mensen te vinden die over de expertise beschikken die u nodig hebt om uw taken uit te voeren.

Zoekcentrum    Het zoekcentrum is een site die een centrale locatie biedt voor het initiëren van query's en het bladeren door zoekresultaten. Als u gegevens over uzelf toevoegt aan uw pagina Mijn site, kunnen andere mensen in uw organisatie het zoekcentrum gebruiken om u te vinden, alsmede informatie over uw projecten en de mensen u kent. Office SharePoint Server 2007 bevat de volgende sitesjablonen voor het maken van een zoekcentrum:

  • Zoekcentrum    Selecteer deze sitesjabloon wanneer u een site wilt maken met zoekfunctionaliteit. De welkomstpagina bevat een eenvoudig zoekvak op het midden van de pagina. De site bevat ook een pagina voor zoekresultaten en een pagina voor geavanceerde zoekopdrachten.

  • Zoekcentrum met tabbladen    Selecteer deze sjabloon wanneer u een site wilt maken met zoekfunctionaliteit. De welkomstpagina bevat een eenvoudig zoekvak op het midden van de pagina. De site heeft twee tabbladen: een voor algemene zoekopdrachten en een voor zoekopdrachten naar informatie over personen. U kunt tabbladen toevoegen en aanpassen om zoekopdrachten te richten op andere zoekbereiken of resultaattypen.

Documenten zoeken op uw intranet    U kunt zoeken naar documenten die een bepaald woord of een bepaalde woordgroep bevatten, geschreven in een bepaalde taal, gemaakt in een bepaalde toepassing of voorzien van bepaalde eigenschappen. Office SharePoint Server 2007 bevat tevens handige functies voor het verfijnen van uw zoekopdracht. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen zoeken naar documenten die de exacte woordgroep 'internationale gemeenschap' bevatten en in het Spaans of het Japans zijn geschreven.

Mensen zoeken op uw intranet    Het vinden van de juiste persoon kan van groot belang zijn om bepaalde taken snel uit te kunnen voeren. U kunt iemand zoeken op naam, maar u kunt ook andere profielgegevens gebruiken, zoals vaardigheden, huidige projecten, of functie. U kunt ook zoeken naar personen in de bedrijfstoepassingen van uw organisatie, zoals SAP, Siebel of aangepaste databases.

Zakelijke gegevens zoeken in SAP, Siebel en andere bedrijfstoepassingen    Met de zoekfuncties van Office SharePoint Server 2007 kunt u informatie zoeken in de bedrijfstoepassingen van uw organisatie. Deze bedrijfstoepassingen zijn gespecialiseerde zakelijke programma's voor bijvoorbeeld de boekhouding, het voorraadbeheer en het toeleveringsbeheer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan SAP, Siebel en aangepaste databases die voor uw organisatie zijn gemaakt.

Naar boven

Inhoudbeheer

De functies voor inhoudbeheer in Office SharePoint Server 2007 vallen in drie categorieën:

  • Documentbeheer

  • Recordbeheer

  • Webinhoudbeheer

Windows SharePoint Services 3.0 levert de grondslag voor documentbeheertaken, onder andere het bijhouden van versies, de beschrijvende metagegevens, de workflowfuncties, de inhoudstypen, de controle en de rolgebaseerde toegangscontroles voor documentbibliotheken, mappen en individuele documenten.

In Office SharePoint Server 2007 zijn deze mogelijkheden nog verder uitgebreid naar onder andere verbeterd ontwerpen, de verwerking van zakelijke documenten, webinhoudbeheer en -publicatie, recordbeheer, beleidsbeheer en ondersteuning voor meertalige publicaties.

Documentbeheer

Documentbeheer bestuurt de levenscyclus van documenten in uw organisatie, dat wil zeggen, hoe documenten worden gemaakt, gecontroleerd, gepubliceerd en geopend. Waar u ook werkt, u hebt ongetwijfeld te maken gehad met de problemen die zich kunnen voordoen bij het beheer van documenten. Denk maar eens aan de levenscyclus van een gemiddeld document. Eerst wordt het document gemaakt, vervolgens opgeslagen en daarna misschien gedeeld met andere gebruikers en wellicht ook nog gewijzigd door andere gebruikers. De nieuwe versies die zich op die manier ontwikkelen, moeten worden bijgehouden en georganiseerd. Met Office SharePoint Server 2007 kan uw organisatie de juiste beleidsregels inschakelen bij elke stap in de levenscyclus van een document, gecentraliseerde opslaglocaties gebruiken voor het opslaan, beheren en openen van documenten, en labels en streepjescodes gebruiken om documenten efficiënt bij te houden.

Office SharePoint Server 2007 biedt de volgende functies voor het ondersteunen van documentbeheer.

Sitesjabloon Documentcentrum    Met de sitesjabloon Documentcentrum kunnen organisaties grootschalige documentbeheersites maken die ondersteuning bieden aan zeer gestructureerde scenario's voor documentbeheer. De standaardinstellingen van de sitesjabloon Documentcentrum ondersteunen een strenge inhoudscontrole: uitchecken is vereist voorafgaand aan het bewerken, primaire en secundaire versies zijn ingeschakeld, ondersteuning voor meerdere inhoudstypen is ingeschakeld, en ook de controle op het regelmatig bijhouden van inhoudswijzigingen is ingeschakeld.

Vertaalbeheerbibliotheek    De vertaalbeheerbibliotheek helpt organisaties bij het maken, opslaan en beheren van vertaalde documenten door zowel weergaven als functies beschikbaar te stellen die het handmatig vertalen van documenten vergemakkelijken. Deze bibliotheek bevat een aangepaste weergave waarin vertalingen worden gegroepeerd op brondocument. Bovendien is deze bibliotheek voorzien van een vertaalbeheerworkflow die kan worden gebruikt voor het beheer van het handmatige vertaalproces.

Documentconversie    Office SharePoint Server 2007 biedt ondersteuning voor de conversie van documenten van de ene bestandsindeling naar de andere op de server.

Integratie van 2007 Microsoft Office-systeem-clientprogramma's    Veel functies voor documentbeheer in Office SharePoint Server 2007 zijn sterk uitgebreid dankzij de nauwe integratie met Office 2007-versie-clientprogramma's. Vanuit Office 2007-clientprogramma's kunnen gebruikers:

  • Workflowtaken beginnen en voltooien

  • De eigenschappen voor serverdocumenten bijwerken met behulp van het documentinformatiepaneel

  • Via de berichtenbalk beleidsverklaringen voor het informatiebeheer van serverdocumenten bekijken

  • Versies van serverdocumenten vergelijken in Microsoft Office Word

  • Streepjescodes of labels invoegen in serverdocumenten

Recordbeheer

Recordbeheer is het op consistente en gelijkvormige wijze verzamelen, beheren en verwijderen van ondernemingsrecords (informatie die als belangrijk wordt beschouwd voor de geschiedenis, kennis of juridische verdediging van een bedrijf) op basis van de beleidsregels van het bedrijf. Deze beleidsregels worden gevormd door het type werk dat de organisatie uitvoert, de soorten juridische risico's waar het bedrijf mee te maken kan krijgen en de wet- en regelgeving waarin dit wordt geregeld. In Office SharePoint Server 2007 is een nieuwe set functies ingevoerd voor het maken en ondersteunen van beheermogelijkheden van officiële records in uw organisatie.

Beleidsregels voor informatiebeheer    Organisaties kunnen beleidsregels voor het informatiebeheer op Office SharePoint Server 2007-sites definiëren en toepassen om zodoende de naleving van bedrijfsprocessen, of wettelijke voorschriften of overheidsvoorschriften, op het gebied van informatiebeheer af te dwingen. Aan de hand van de beleidsregels voor informatiebeheer kunnen sitebeheerders of lijstbeheerders bepalen hoe de inhoud moet worden beheerd. Office SharePoint Server 2007 bevat diverse vooraf gedefinieerde beleidsfuncties die organisaties afzonderlijk of in combinatie kunnen gebruiken om beleidsregels voor het informatiebeheer op hun sites te definiëren. Het gaat om de volgende beleidsfuncties die voor een gehele siteverzameling, een specifieke lijst, een bibliotheek of een inhoudstype kunnen worden gedefinieerd: Controle, Streepjescodes, Labels, Formulierconversie voor archivering en Verlooptijd. Organisaties kunnen ook een aangepast beleid voor informatiebeheer ontwikkelen.

IRM (Information Rights Management)    In Office SharePoint Server 2007 kunnen organisaties gebruikmaken van IRM om de acties te beperken die gebruikers kunnen uitvoeren op bestanden die zijn gedownload van SharePoint-lijsten of -bibliotheken. IRM versleutelt de gedownloade bestanden en beperkt de groep gebruikers en programma's die deze bestanden mogen ontsleutelen. Met IRM kunnen ook de rechten worden beperkt van de gebruikers die bestanden mogen lezen, zodat deze gebruikers bepaalde acties niet kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld het afdrukken van kopieën van de bestanden of het kopiëren van tekst uit de bestanden.

Sitesjabloon Recordcentrum    De sitesjabloon Recordcentrum in Office SharePoint Server 2007 is ontworpen om organisaties te helpen bij de implementatie van hun recordbeheer- en bewaarprogramma's. Met deze sitesjabloon breidt u de standaard Office SharePoint Server 2007-functies uit met aanvullende functies voor recordbeheer om de volgende mogelijkheden te kunnen bieden:

  • Veilige bewaarplaatsen    De sitesjabloon Recordcentrum heeft verschillende functies die de integriteit beschermen van de records die in het centrum zijn opslagen. Records worden nooit automatisch gewijzigd door het systeem. Dit betekent dat records die zijn geüpload naar de site en later weer worden gedownload altijd identiek zijn. De standaardinstellingen van deze site voorkomen ook dat er wordt geknoeid met de records. Dit wordt bereikt door wijzigingen die in de documentinhoud zijn gemaakt bij te houden met behulp van versies en door bepaalde typen wijzigingen te controleren. Recordbeheerders kunnen metagegevens van items afzonderlijk toevoegen en onderhouden vanuit de metagegevens van de record. Wijzigingen in metagegevens worden ook met versies bijgehouden.

  • Records routeren    Organisaties kunnen een lijst Routering van records definiëren zodat records die bij het recordcentrum zijn ingediend automatisch naar de juiste bibliotheek worden gerouteerd.

  • Informatiebeheerbeleid afdwingen    De beleidsfuncties Controle, Verlooptijd en Streepjescode in Office SharePoint Server 2007 zijn handig voor het beheer van records.

  • Wachtruimte     Office SharePoint Server 2007 beschikt over de mogelijkheid om records in de wacht te zetten en biedt daarmee ondersteuning voor de inzageverplichting van organisaties. Records die worden gebruikt in een rechtszaak of onderzoek kunnen worden toegevoegd aan de lijst Wachtruimte. Hiermee worden deze records tijdelijk onttrokken aan de beleidsregels ten aanzien van het recordbeheer en de verlooptijd. Items kunnen in meerdere wachtruimten tegelijk worden geplaatst.

  • Interface voor recordverzameling    Personen en geautomatiseerde systemen kunnen op eenvoudige wijze inhoud versturen naar een site met een recordcentrum zonder dat hiervoor toegang of toestemming tot de inhoud van de site nodig is. Inhoud kan worden verstuurd via een webservice (met behulp van het SOAP-protocol) of via e-mail (met behulp van het SMTP-protocol).

De integratie met Microsoft Exchange Server 2007    Office SharePoint Server 2007 is nauw geïntegreerd met Exchange 2007. Dankzij deze integratie kunnen organisaties beheerde e-mailmappen in Exchange maken die beschikbaar worden gesteld aan gebruikers in Office Outlook 2007. Organisaties kunnen voor deze mappen een informatiebeheerbeleid definiëren waarin zaken als bewaarperiode of quota worden vastgelegd. Gebruikers kunnen deze mappen ook gebruiken om e-mail te verzenden naar een site met een recordcentrum die is geïmplementeerd in Office SharePoint Server 2007. Gebruikers kunnen e-mailrecords uit hun Postvak IN naar de juiste beheerde e-mailmap slepen.

Webinhoudbeheer

Office SharePoint Server 2007 bevat veel functies die handig zijn voor het ontwerpen, implementeren en beheren van intranetportals van ondernemingen, zakelijke internetwebsites en portalsites van afdelingen. Met deze functies kunt u op het juiste moment webinhoud ontwerpen en publiceren en zodoende de kosten en overhead voor het beheer van meerdere sites omlaag brengen.

Op sjablonen gebaseerde webpagina's    Als u gebruikmaakt van de beheerfuncties voor webinhoud in Office SharePoint Server 2007, kunt u op sjablonen gebaseerde webpagina's maken, bewerken en beheren. Hiervoor moet u pagina-indelingen maken en daarmee maakt en beheert u dus de 'sjablonen' voor uw webpagina's, zowel voor auteurs en de wijze waarop auteurs inhoud maken, als voor lezers en de wijze waarop lezers inhoud weergeven.

Sitesjablonen publiceren    Als u een nieuwe Office SharePoint Server 2007-site maakt, kunt u beginnen met het selecteren van een van de verschillende soorten sitesjablonen, waaronder sjablonen die ondersteuning bieden voor eventuele specifieke publicatiebehoeften van uw organisatie. De sitesjablonen in de groep Publiceren geven organisaties de mogelijkheid intranetportals voor ondernemingen, zakelijke internetwebsites en portalsites voor afdelingen te ontwerpen, te implementeren en te beheren. Bij alle sitesjablonen in de groep Publiceren zijn de publicatiefuncties ingeschakeld, inclusief de werkbalk voor het bewerken van pagina's, de inhoudseditor en de functie voor uitchecken.

  • Nieuwssite    Selecteer deze sitesjabloon wanneer u snel en eenvoudig een site wilt maken voor het publiceren van nieuwsberichten en koppelingen naar nieuwsberichten. Deze sjabloon bevat voorbeeldindelingen van nieuwspagina's en een archief voor de opslag van oudere nieuwsitems. Verder bevat deze sjabloon een gebruikersvriendelijke indeling voor zowel lezers als leveranciers van nieuws. Deze sitesjabloon bevat tevens twee webonderdelen voor een efficiënte nieuwslevering, namelijk RSS-viewer en Deze week in afbeeldingen.

  • Publicerende site met workflow    Selecteer deze sitesjabloon wanneer u een site met goedkeuringsworkflows wilt maken voor het publiceren van webpagina's volgens een schema. Deze sjabloon bevat document- en afbeeldingsbibliotheken voor de opslag van materiaal voor webpublicaties. U kunt bijvoorbeeld een site maken voor technische artikelen die voorafgaand aan de publicatie moeten worden gecontroleerd door deskundigen.

  • Portal voor Samenwerking    Selecteer deze site als u een eerste sitehiërarchie wilt maken voor een intranetportal van een afdeling. De site bevat een introductiepagina, een nieuwssite, een sitemap en een zoekcentrum met tabbladen. Dit type site heeft meestal evenveel inzenders als lezers en wordt gebruikt om team sites te hosten. Dit type sjabloon is heel geschikt als u een afdelingsportal wilt maken waar medewerkers kunnen samenwerken en documenten en webpagina's kunnen publiceren. Deze sitesjabloon is alleen beschikbaar als u een siteverzameling maakt in Centraal beheer.

  • Portal voor Publiceren    Selecteer deze sjabloon als u een eerste sitehiërarchie wilt maken voor een internetgerichte site of een grote intranetportal. Deze site kan gemakkelijk van een onderscheidende bedrijfsidentiteit worden voorzien. De site bevat een introductiepagina, een voorbeeld van een subsite met persberichten, een zoekcentrum en een aanmeldingspagina. Dit type site heeft meestal meer lezers dan inzenders en wordt gebruikt voor het publiceren van webpagina's met goedkeuringsworkflows. U kunt standaard alleen publicatiesubsites met workflows maken onder sites die u hebt gemaakt met deze sitesjabloon. Deze sitesjabloon is alleen beschikbaar als u een siteverzameling maakt in Centraal beheer.

Integratie metOffice SharePoint Designer 2007    Office SharePoint Designer 2007 is een nieuw product voor het maken en aanpassen van Office SharePoint Server 2007-websites en het ontwerpen van voor workflows geschikte toepassingen op basis van SharePoint-technologieën. U kunt Office SharePoint Designer 2007 gebruiken om een Office SharePoint Server 2007-site aan te passen. Hiermee kunt u portalsites of portalpagina's ontwerpen en uitbreiden die flexibeler en krachtiger zijn dan ooit tevoren. U kunt bijvoorbeeld geavanceerde bewerkingsprogramma's gebruiken om opmaakmodelbestanden (.CSS) te maken voor SharePoint-sites.

Webpagina's ontwerpen in context    U kunt webpagina's maken met behulp van de RTF-editor die wordt geleverd bij Office SharePoint Server 2007. In de tekstbewerkingsmodus kunt u pagina-inhoud op de pagina typen en bewerken met behulp van een browser. In de HTML-tekstbewerkingsmodus kunt u pagina-inhoud typen en bewerken met behulp van standaard HTML. Andere functies zijn onder andere:

  • Een functie waarmee u snel koppelingen kunt maken, indelen en opmaken.

  • Een webonderdeel waarmee u inhoud op uw site kunt samenvouwen.

  • De mogelijkheid om de spelling van de door u ontworpen inhoud te controleren.

  • De mogelijkheid om vaste tekstbestanddelen, zoals copyrightverklaringen, via één locatie te beheren en te bewerken.

Ontwerpen vanaf de client    Office SharePoint Server 2007 biedt u tevens de mogelijkheid om webpagina's te maken door middel van het converteren van documenten die u met andere programma's maakt. Dit kan veel voordelen bieden, afhankelijk van het programma dat u gebruikt om het oorspronkelijke document te maken. U kunt bijvoorbeeld Office Word 2007-documenten gebruiken om webpagina's voor uw siteverzameling te maken. De voordelen van deze benadering zijn onder andere:

  • Sneller webpagina's maken     U kunt belangrijke Office Word 2007-documenten (bijvoorbeeld een witboek of statusrapport) rechtstreeks omzetten in webpagina's, in plaats van deze documenten opnieuw te maken voor gebruik op internet.

  • Offline werken    Als u Office Word 2007 gebruikt om een webpagina te maken, kunt u op elk moment aan de inhoud werken, of u nu wel of niet verbinding met internet hebt.

  • Ontwerpfunctieset met meer opmaakmogelijkheden     Office Word 2007 biedt meer tekstverwerkingsfuncties dan Office SharePoint Server 2007 alleen.

  • Flexibele documenten     U kunt Office Word 2007-documenten ook gebruiken voor andere doeleinden. Zo kunt u bijvoorbeeld in Word een aankondiging voor een nieuw product maken en die aankondiging vervolgens verspreiden in een e-mailbericht en op internet.

Sitevariaties    Doelgroepen van websites kunnen aanzienlijk variëren, onder andere op grond van de taal, de geografische regio, de browser of een verwantschap met een bedrijf. Het maken en onderhouden van variaties van een site kan moeilijk en tijdrovend zijn. In Office SharePoint Server 2007 kunnen sitebeheerders met behulp van de variatiefunctie het beheer van variaties vereenvoudigen door in elke doelsite aanpasbare kopieën van de inhoud van een bronsite bij te houden. Deze functie is met name handig voor het publiceren van meertalige sites. Wanneer u bijvoorbeeld een bron (zoals Persberichten – Engels) en meerdere doelsites (zoals Persberichten – Frans, Persberichten – Japans) identificeert, zorgt Office SharePoint Server 2007 ervoor dat de doelsites gesynchroniseerd blijven met de bronsite.

Sitenavigatie    Office SharePoint Server 2007 bevat functies waarmee de navigatiestructuur van uw site eenvoudig kan worden gemaakt en beheerd.

Pagina Site-inhoud en -structuur    U gebruikt de pagina Site-inhoud en -structuur voor het beheer van zowel de inhoud als de structuur van uw SharePoint-siteverzameling. In Office SharePoint Server 2007 wordt de navigatie dynamisch gegenereerd vanuit de hiërarchie van de siteverzameling. Dit betekent dat wanneer u de structuur van de site verandert (bijvoorbeeld als u een subsite verplaatst), die wijziging wordt doorgevoerd in de sitenavigatie. Met de plaats waar het item nu wordt weergegeven in de sitenavigatie wordt de nieuwe locatie van de onderliggende subsite aangeduid. De acties die u kunt uitvoeren op deze pagina bestaan niet alleen uit het wijzigen van de structuur van de site. Door andere acties uit te voeren op lijsten en lijstitems kunt u de inhoud beheren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inchecken, uitchecken, publiceren en kopiëren van items.

De interface van de pagina Site-inhoud en -structuur is gebaseerd op de Windows Verkenner, zodat deze pagina u bekend zal voorkomen. In het navigatiedeelvenster aan de linkerkant van de pagina Site-inhoud en -structuur ziet u de hiërarchie van de siteverzameling in de vorm van een mapstructuurweergave. Aan de rechterkant ziet u de items in het lijstvenster.

Naar boven

Bedrijfsprocessen en zakelijke formulieren

Bedrijfsprocessen vormen de kern van elke organisatie en formulieren vormen vaak de kern van elk bedrijfsproces, bijvoorbeeld bij het goedkeuren van onkostendeclaraties. Als u gebruikmaakt van de InfoPath Forms Services-technologie in Office SharePoint Server 2007, kunt u browsercompatibele formuliersjablonen in InfoPath ontwerpen en deze geschikt maken voor gebruik op een Office SharePoint Server 2007-site. Om het formulier in te vullen hoeft InfoPath niet op de computer van de gebruikers te zijn geïnstalleerd en de gebruikers hoeven ook geen extra hulpmiddelen van internet te downloaden. Een browser is het enige wat nodig is, bijvoorbeeld Microsoft Internet Explorer, Apple Safari of Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services    Wanneer u formuliersjablonen ontwerpt met Office InfoPath 2007 en deze implementeert op een Office SharePoint Server 2007-site, kunt u een optie instellen waardoor gebruikers formulieren kunnen invullen met behulp van een webbrowser. Dit is mogelijk omdat Office SharePoint Server 2007 is voorzien van de InfoPath Forms Services-technologie. Deze technologie zorgt niet alleen voor de implementatie van browsergebaseerde formulieren, maar biedt tevens een centrale locatie voor de opslag en het beheer van formuliersjablonen voor uw organisatie. De formulieren die op de server wordt gehost, worden browsergebaseerde formulieren genoemd.

Wanneer u een formuliersjabloon publiceert op een Office SharePoint Server 2007-site, kunt u deze niet alleen distribueren op het bedrijfsintranet, maar ook op externe websites, zoals extranetsites of bedrijfswebsites. Hiermee krijgt u de mogelijkheid om gegevens te verzamelen van klanten, partners, leveranciers en andere personen die van belang zijn voor het succes van uw bedrijf of organisatie. Zo kan een grote verzekeringsmaatschappij bijvoorbeeld met behulp van een voor browsers geschikte formuliersjabloon claims verzamelen en verwerken en vervolgens dezelfde formuliersjabloon implementeren op de eigen internet- en intranetsites. Als een klant de website van de verzekeringsmaatschappij bezoekt, kan hij of zij het claimformulier invullen in de browser. Als de klant in plaats daarvan de verzekeringsmaatschappij opbelt, kan een verzekeringsagent het claimformulier invullen in InfoPath, door het formulier te openen op een interne site voor het rapporteren van claims. Ook overheidsinstanties kunnen gegevens verzamelen van burgers door voor browsers geschikte formuliersjablonen op hun website te plaatsen.

Workflows    Workflows bieden mensen ondersteuning bij het samenwerken aan documenten en het beheren van projecttaken. Dit gebeurt door bepaalde bedrijfsprocessen te implementeren op documenten en items in een Office SharePoint Server 2007-site. Workflows zorgen ervoor dat organisaties zich houden aan consistente bedrijfsprocessen en verbeteren bovendien de efficiëntie en productiviteit van de organisatie door de taken en stappen in bepaalde bedrijfsprocessen te beheren. Office SharePoint Server 2007 bevat verschillende vooraf gedefinieerde workflows die zijn ontworpen voor gangbare bedrijfsscenario's:

  • Goedkeuring    Deze workflow routeert een document of item naar een groep mensen voor goedkeuring.

  • Feedback verzamelen    Deze workflow routeert een document of item naar een groep mensen voor feedback.

  • Handtekeningen verzamelen    Deze workflow routeert een Microsoft Office-document naar een groep mensen om hun digitale handtekeningen op te halen.

  • Goedkeuren voor bestemming    Deze workflow, die processen voor recordbeheer ondersteunt, beheert het verloop- en bewaarproces van documenten door deelnemers de mogelijkheid te geven om te bepalen of verlopen documenten bewaard moeten blijven of moeten worden verwijderd.

  • Drie statuswaarden    Deze workflow kan worden gebruikt voor het beheer van bedrijfsprocessen waarvoor organisaties een grote hoeveelheid problemen of items moeten bijhouden, bijvoorbeeld problemen bij de klantondersteuning, verkoopleads of projecttaken.

  • Goedkeuring in groep    Deze workflow biedt een hiërarchisch organigram waaruit de goedkeurders kunnen worden gekozen en geeft de goedkeurders de mogelijkheid een stempel te gebruiken in plaats van een handtekening. Deze oplossing is speciaal ontworpen voor de Oost-Aziatische markt.

  • Vertaalbeheer    Deze workflow beheert het handmatige vertalen van documenten door kopieën te maken van het te vertalen document en vertaaltaken toe te wijzen aan vertalers. Deze workflow is alleen beschikbaar voor vertaalbeheerbibliotheken.

Eenmalige aanmelding    Met de functie voor eenmalige aanmelding heeft een persoon de mogelijkheid om één naam en wachtwoord op te geven voor gebruik in diverse back-endtoepassingen. Deze functie wordt gebruikt voor de integratie van back-officesystemen en zakelijke toepassingen waarvoor een afzonderlijke referentiedatabase vereist is. De services voor eenmalige aanmelding van Office SharePoint Server 2007 ondersteunen het gebruik van zowel aangepaste als pluggable referentieproviders van derden.

Naar boven

Bedrijfsinformatie

De hulpmiddelen voor het verkrijgen van toegang tot grote hoeveelheden ongestructureerde gegevens ten behoeve van analysedoeleinden waren voorheen alleen beschikbaar voor mensen met jarenlange ervaring in datawarehousing of datamining. Publicaties op internet op basis van gegevens uit meerdere bronnen is iets dat historisch gezien alleen was voorbehouden aan ontwikkelaars en adviseurs. Met behulp van de nieuwe functies die beschikbaar zijn in Office SharePoint Server 2007, kunnen informatiewerkers gegevens samenstellen uit meerdere bronnen en die gegevens op internet publiceren.

Office SharePoint Server 2007 kan worden gekoppeld aan zakelijke toepassingen, bijvoorbeeld SAP, Siebel en Microsoft SQL Server 2005, zodat u op eenvoudige wijze rapporten, lijsten en KPI's (Key Performance Indicators) kunt publiceren.

Wanneer u rapporten publiceert op basis van de gegevens in een van deze systemen, levert u strategische of operationele gegevens voor besluitvormers. Voorbeelden van rapporten zijn onder andere een Microsoft Office Excel-werkmap, een SQL Server Reporting Services-rapport of een Microsoft Office Access-rapport. Leidinggevenden en lijnmanagers zijn afhankelijk van tijdige en nauwkeurige rapporten om weloverwogen besluiten te kunnen maken.

Rapportcentrum    Het rapportcentrum vormt de kern van de nieuwe bedrijfsinformatiefuncties van Office SharePoint Server 2007. Het rapportcentrum is een site die een centrale locatie biedt voor de opslag van rapporten die gemeenschappelijk zijn voor een groep, waarbij het niet uitmaakt of deze groep slechts uit één team bestaat of een gehele organisatie omvat. De site met het rapportcentrum bevat speciale documentbibliotheken voor de opslag van rapporten, lijsten en verbindingen naar externe gegevensbronnen. Daarnaast biedt de site toegang tot paginasjablonen en webonderdelen waarmee u pagina's en lijsten kunt maken die bedrijfsinformatie bevatten. In het rapportcentrum kunnen gebruikers zoeken naar items met behulp van categorieën, een kalender met geplande rapporten bekijken en zich abonneren op relevante rapporten.

Excel Services    Met Excel-services kunt u een Excel-werkmap opslaan op een server en vervolgens elk deel van die werkmap op een webpagina publiceren. Gebruikers hebben alleen een browser nodig om de dynamische gegevens weer te geven en met de gegevens te werken. De werkmap wordt op de webpagina gepubliceerd met behulp van het webonderdeel EWA (Excel Web Access).

Een voordeel van het publiceren van werkmappen in een webonderdeel is dat alle berekeningen worden uitgevoerd op de server. Op deze manier wordt de bedrijfslogica in de werkmap nooit openbaar gemaakt. Een ander voordeel is dat er slechts één kopie van de werkmap is en dat deze is opgeslagen op een centrale, beveiligde plaats. Vanaf de webpagina kunt u gebruikers de machtiging 'alleen-weergeven' verlenen om zodoende de toegang tot de werkmap te beperken. U kunt bijvoorbeeld voorkomen dat gebruikers een werkmap openen met Excel, maar u kunt ook bepalen wat de gebruiker wel of niet mag zien.

Excel Services is een servertechnologie waarmee Microsoft Office Excel 2007-werkmappen op eenvoudige en consistente wijze in uw gehele organisatie als interactieve rapporten kunnen worden gebruikt, gedeeld en beheerd. Excel Services bevat drie basiscomponenten die interactief met elkaar werken en die samen het totale structurele ontwerp van Excel Services vormen.

  • ECS (Excel Calculation Services) is de 'machine' van Excel Services die de werkmap laadt, berekeningen in 'full fidelity' uitvoert met Microsoft Office Excel 2007, externe gegevens vernieuwt en sessies handhaaft.

  • EWA (Excel Web Access) is een webonderdeel dat de Microsoft Office Excel-werkmap weergeeft en geschikt maakt voor interactie in een browser. Dit gebeurt met behulp van DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) en JavaScript zonder dat er ActiveX-besturingselementen op de clientcomputer hoeven te worden gedownload. Het webonderdeel kan aan andere webonderdelen op dashboards en andere pagina's met webonderdelen worden gekoppeld.

  • EWS (Excel Web Services) is een webservice die wordt gehost in Microsoft Office SharePoint Services. Deze webservice biedt diverse methoden die door een ontwikkelaar als API (Application Programming Interface) kan worden gebruikt voor het maken van aangepaste toepassingen op basis van de Excel-werkmap.

U moet eerst een Excel-werkmap maken met behulp van Office Excel 2007 en vervolgens de werkmap opslaan in Excel Services. Het komt erop neer dat Office Excel 2007 het ontwerpprogramma en Excel Services het rapportageprogramma is.

Een auteur van een werkmap, meestal een bedrijfsanalist, gebruikt Office Excel 2007 om de Excel-werkmap te maken en om eventueel benoemde items op te geven voor het weergeven en definiëren van parameters. De auteur van de werkmap slaat vervolgens de werkmap op in een documentbibliotheek (of een netwerk of webmap) in Excel Services, waar de map wordt beheerd en beveiligd door een SharePoint-beheerder. De auteur van de werkmap en andere gebruikers kunnen rapporten, pagina's met webonderdelen en dashboards voor bedrijfsinformatie maken die gebruikmaken van de werkmap. Veel zakelijke gebruikers kunnen toegang tot de werkmap krijgen door deze weer te geven in een browser en als de werkmap is verbonden met een externe gegevensbron kunnen de gegevens zelfs worden vernieuwd. Met de juiste machtiging kunnen zakelijke gebruikers bovendien de huidige status van de werkmap en eventuele interacties tijdens de huidige sessie (zoals sorteren en filteren) voor nadere analyse naar een clientcomputer kopiëren, hetzij als Excel-werkmap of als momentopname van de werkmap.

Verbindingen met externe gegevensbronnen    Naast het gebruik van externe gegevensbronnen in Excel-werkmappen, kunt u gegevens gebruiken uit andere zakelijke toepassingen (zoals SAP en Siebel), SharePoint-lijsten, pagina's en webonderdelen.

Beheerders brengen meestal de systeemverbindingen tot stand en kunnen deze opslaan in een gegevensverbindingsbibliotheek in het rapportcentrum. Op deze manier kan iedereen die daartoe gemachtigd is eenvoudig toegang verkrijgen tot de centrale groep verbindingen en deze verbindingen opnieuw gebruiken. U kunt echter overal in het Office SharePoint Server 2007-systeem gegevensverbindingen maken en opslaan.

Met behulp van verbindingen naar externe gegevensbronnen kunt u webpagina's en SharePoint-lijsten samenstellen, die gebruikers de mogelijkheid geven met de gegevens in de externe bron te werken zonder de SharePoint-pagina te verlaten.

KPI's (Key Performance Indicators)    Een KPI is een visuele hint die de voortgang ten opzichte van een doel aangeeft. KPI's zijn belangrijk voor teams, managers en bedrijven omdat hiermee snel de gemaakte voortgang ten opzichte van een meetbaar doel kan worden beoordeeld. Met de KPI's van SharePoint kunt u op eenvoudige wijze de antwoorden op de volgende vragen visualiseren:

  • Lig ik voor of achter op het schema?

  • Hoe ver lig ik voor of achter op het schema?

  • Welke taken zijn er in elk geval voltooid?

Elk onderdeel van een bedrijf kan andere typen KPI's bijhouden, afhankelijk van de commerciële doelen die dat onderdeel probeert te bereiken. Als een callcenter de klanttevredenheid wil verhogen, kunnen de medewerkers van het callcenter zich ten doel stellen om een bepaald aantal gesprekken binnen een kortere tijdsperiode te beantwoorden. De verkoopafdeling kan KPI's bijvoorbeeld gebruiken om prestatiedoelen vast te stellen, zoals het aantal nieuwe verkoopgesprekken per maand.

KPI's worden gemaakt met behulp van KPI-lijsten en vervolgens weergegeven met speciale KPI-webonderdelen. U kunt KPI-lijsten opslaan in het rapportcentrum of op elke andere site in Office SharePoint Server 2007, waar ze opnieuw kunnen worden gebruikt door iedereen die toegang tot deze lijsten heeft.

Dashboards    Een dashboard is een flexibele pagina waarop gegevens van KPI's en Excel-werkmappen worden weergegeven. De afdeling Personeelszaken kan bijvoorbeeld een dashboard ontwerpen waarmee medewerkers persoonlijke gegevens kunnen bekijken, zoals hun salaris of de ontvangen bonussen.

Zakelijke gegevens in lijsten    Gegevens uit zakelijke toepassingen, zoals SAP, Siebel en Microsoft SQL Server, kunt u eenvoudig integreren en opnemen in de samenwerkingsomgeving van Office SharePoint Server 2007. U doet dit door het kolomtype zakelijke gegevens toe te voegen aan een Office SharePoint Server 2007-lijst. Op deze manier hebt u een lijst met items die gebruikmaakt van een combinatie van kolommen uit Office SharePoint Server 2007 en een externe zakelijke toepassing. Als u bijvoorbeeld werkt voor een adviesbureau dat een CRM-systeem gebruikt, wilt u wellicht documenten (zoals voorstellen, contracten en presentaties) opslaan in SharePoint-lijsten en deze documenten aan de juiste klant in de CRM-database koppelen. Hiermee wordt alle klantendocumentatie op één plaats bewaard en kunnen paginaviewers eenvoudig naar de record van de klant in de zakelijke toepassing navigeren.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×