Kennismaken met documentbeheer

Documentbeheer richt zich met name op de opslag en organisatie van documenten ter ondersteuning van de bedrijfsactiviteiten, met inbegrip van het maken en delen van inhoud binnen een organisatie. Als organisaties niet over een formeel systeem voor documentbeheer beschikken, wordt inhoud vaak op een onbeheerde en gedecentraliseerde manier, op verspreide bestandsshares en afzonderlijke harde schijven, gemaakt en opgeslagen. Hierdoor wordt het moeilijk voor medewerkers om op effectieve wijze inhoud te zoeken, delen en ermee te werken. Tevens wordt het hierdoor moeilijk voor organisaties om de waardevolle bedrijfsinformatie en gegevens in de inhoud te gebruiken.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 ondersteunt de behoeften van uw organisatie op het gebied van documentbeheer door een breed scala van voorzieningen voor documentbeheer te bieden waarmee u het volgende kunt doen:

  • Documenten opslaan, organiseren en zoeken.

  • De consistentie van documenten waarborgen.

  • Metagegevens voor documenten beheren.

  • Documenten helpen beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of gebruik.

  • Consistente bedrijfsprocessen (werkstromen) waarborgen bij de verwerking van documenten.

Opmerking: Dit artikel verwijst naar een voorbeeldsite van SharePoint die is gemaakt door Adventure Works, een fictief bedrijf dat fietsen, onderdelen van, en accessoires voor fietsen maakt.

Zo gebruikt het technische documentatieteam van Adventure Works, dat op de klant gerichte publicaties levert zoals gebruikershandleidingen en productspecificatiebladen, bijvoorbeeld een groot aantal van de functies voor documentbeheer in Office SharePoint Server 2007. Het team slaat alle inhoud dat het maakt op een site op die is gemaakt op basis van de sjabloon voor documentcentrumsites. Op hun documentcentrumsite werken de teamleden met hoofd- en subversies om de ontwikkeling van verschillende versies van documenten bij te houden. Zij stellen tevens uitchecken verplicht om ervoor te zorgen dat teamleden niet per ongeluk elkaars werk kunnen overschrijven.

Documenten opslaan en organiseren op een documentcentrumsite

De sjabloon voor documentcentrumsites die wordt meegeleverd met Office SharePoint Server 2007 kan worden gebruikt voor het maken van sites die zijn geoptimaliseerd voor het maken, gebruiken en opslaan van grote aantallen documenten. Sites die zijn gemaakt met de sjabloon voor documentcentrumsites beschikken over gespecialiseerde functies voor documentbeheer, zoals verplicht uitchecken en versiebeheer voor documenten via hoofd- en subversies, die standaard zijn ingeschakeld. Verplicht uitchecken helpt conflicten en verwarring over wijzigingen te voorkomen, omdat slechts één gebruiker tegelijk aan een bepaald bestand kan werken. Versiebeheer maakt het mogelijk wijzigingen in documenten bij te houden en het helpt u bij het beheren van inhoud tijdens het redigeren hiervan. Versiebeheer is vooral handig wanneer meerdere mensen aan een project werken, of als gegevens meerdere ontwikkelings- en controlefasen doorlopen.

Documenten op consistente wijze beheren met behulp van inhoudstypen

Een inhoudstype is een verzameling instellingen die opnieuw kunnen worden toegepast en waarin de gedeelde kenmerken voor een specifiek type inhoud worden omschreven. Met inhoudstypen kunnen organisaties inhoud op een consistente manier in een siteverzameling rangschikken, beheren en verwerken. U kunt een inhoudstype definiëren voor elk type document of informatieproduct dat in uw organisatie wordt gemaakt om te waarborgen dat deze verschillende typen documenten op een consistente wijze worden verwerkt.

Zo heeft de technische documentatieafdeling van Adventure Works twee inhoudstypen gemaakt genaamd Gebruikershandleiding en Productspecificatie. Als teamleden naar het documentencentrum gaan om een nieuw document te maken, wordt elk van deze inhoudstypen weergegeven als optie op de knop Nieuw in de documentbibliotheek. Voor elk inhoudstype is een specifieke sjabloon beschikbaar, zodat alle gebruikershandleidingen en productspecificaties dezelfde indeling hebben. Elk inhoudstype beschikt tevens over aangepaste kolommen, zodat bijvoorbeeld alle gebruikershandleidingen metagegevens bevatten over op welke productmodellen de handleidingen betrekking hebben. Elk inhoudstype bevat zelfs eigen werkstromen, zodat het team erop kan vertrouwen dat elke gebruikershandleiding dezelfde feedback- en goedkeuringsprocessen doorloopt. En aangezien productspecificaties tot een ander inhoudstype behoren, kunnen deze documenten verschillende processen volgen en kolommen bevatten waarvoor andere metagegevens zijn vereist.

Documenteigenschappen beheren

Een van de belangrijkste manieren om informatie te zoeken die is opgeslagen op een website of in een documentbeheersysteem is door middel van bladeren of zoeken naar de metagegevens (documenteigenschappen) die samen met bestanden zijn opgeslagen. Medewerkers in organisaties nemen echter vaak niet de tijd om de documenteigenschappen toe te voegen of bij te werken voor bestanden die zij opslaan.

De programma's en servers die beschikbaar zijn in het 2007 Microsoft Office-systeem helpen mensen bij het maken en bijwerken van metagegevens voor documenten. Als u een document opent of bewerkt dat is opgeslagen op een Office SharePoint Server 2007-site in een Office 2007-versie-clientprogramma, zoals Word, Excel of PowerPoint, kunt u de servereigenschappen voor dat document bewerken in het documentinformatiepaneel dat boven aan het bestand wordt weergegeven. Als aangepaste kolommen zijn toegevoegd aan het inhoudstype voor dat document of aan de bibliotheek waarin dat document is opgeslagen, worden deze kolomwaarden als eigenschapvelden weergegeven in het documentinformatiepaneel. Doordat zij het bewerken van documenteigenschappen integreren met het bewerken van inhoud, maken de programma's in het Office 2007-versie het organisaties gemakkelijk om de kwaliteit van de metagegevens voor hun inhoud te verbeteren.

Documentinformatiepaneel

Daarnaast kunnen organisaties Microsoft Office InfoPath 2007 gebruiken om aangepaste documentinformatiepanelen te maken die zij vervolgens kunnen toevoegen aan specifieke inhoudstypen.

Documenten helpen beschermen

Office SharePoint Server 2007 biedt organisaties tevens verschillende manieren om documenten die zijn opgeslagen op een SharePoint-site te helpen beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of gebruik. Organisaties kunnen IRM (Information Rights Management) toepassen op een volledige documentbibliotheek om een volledige reeks documenten te beschermen. Met IRM kunt u de acties beperken die gebruikers kunnen uitvoeren op bestanden die zijn gedownload van SharePoint-lijsten of -bibliotheken. IRM codeert de gedownloade bestanden en beperkt de reeksen gebruikers en programma's die deze bestanden mogen decoderen. Met IRM kunnen tevens de rechten van gebruikers worden beperkt die bestanden mogen lezen, zodat zij geen acties kunnen ondernemen zoals het afdrukken van kopieën van de bestanden of het kopiëren van tekst vanuit deze bestanden. IRM kan uw organisatie zo helpen om bedrijfsbeleid af te dwingen dat de controle en verspreiding van vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie beheert.

Office SharePoint Server 2007 stelt u tevens in staat bestanden op andere manieren te beschermen. Als u wilt voorkomen dat gebruikers concepten van documenten in ontwikkeling lezen, kunt u een documentbibliotheek instellen met hoofd- en subversies en vervolgens opgeven welke groepen gebruikers subversies (concepten) mogen lezen. Concepten zijn de subversies van bestanden of lijstitems die nog niet zijn goedgekeurd als hoofdversies. Als u die bibliotheek zodanig instelt dat goedkeuring van inhoud is vereist, worden concepten pas gepubliceerd als hoofdversies nadat iemand met de juiste machtigingen het document heeft goedgekeurd voor publicatie als hoofdversie.

Nog een manier waarop u documenten kunt helpen beschermen is door machtigingen te configureren voor individuele mappen, lijstitems of documenten. Als een documentbibliotheek waartoe u de toegang wilt beperken slechts één of twee bestanden bevat, kunt u de machtigingen voor deze individuele items bewerken om te bepalen wie deze kan bekijken of bewerken.

Documentgerelateerde processen beheren met werkstromen

Ter ondersteuning van algemene documentgerelateerde bedrijfsprocessen, biedt Office SharePoint Server 2007 ingebouwde werkstromen die organisaties kunnen gebruiken voor het beheren van taken zoals documentrevisie, goedkeuring en verzameling van handtekeningen. Een werkstroom is gedefinieerd als de geautomatiseerde beweging van documenten of items langs een specifieke reeks bewerkingen of taken die verbonden zijn aan een bedrijfsproces. Werkstromen helpen organisaties bij het efficiënter beheren van documentgerelateerde bedrijfsprocessen, omdat zij automatisch de menselijke taken bijhouden en beheren die bij deze processen zijn betrokken.

Zo maakt het technische documentatieteam bij Adventure Works uitgebreid gebruik van de werkstroom Feedback verzamelen. In plaats van een e-mailbericht te verzenden naar revisors, kan een schrijver rechtstreeks vanuit Office Word 2007 een werkstroom starten voor het huidige document. De werkstroom regelt het beheer van het proces, met inbegrip van het verzenden van meldingen aan revisors, het maken van taken voor hen en het bijhouden van de status van deze taken. Revisors kunnen hun taken uitvoeren in Word 2007 of in Microsoft Office Outlook 2007.

Bovendien kunnen organisaties, met behulp van Microsoft Office SharePoint Designer 2007 of Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation, aangepaste werkstromen ontwikkelen en implementeren waarmee bedrijfsprocessen worden beheerd die uniek zijn voor hun organisatie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×