Office
Aanmelden

Kennismaken met documentbeheer

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Documentbeheer ligt de nadruk op de opslag en indeling van documenten ter ondersteuning van actieve werk in uitvoering, inclusief inhoud maken en te delen binnen een organisatie. Wanneer organisaties niet elk type systeem formele document management op hun plaats staan hebben, is vaak inhoud die is gemaakt en opgeslagen in een onbeheerde en gedecentraliseerde manier op verspreid bestandsshares en afzonderlijke vaste schijven. Dit is het moeilijk voor werknemers zoeken, delen en samenwerken effectief aan inhoud. Dit ook kan moeilijk organisaties gebruik van de waardevolle bedrijfsgegevens en de gegevens in de inhoud.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 ondersteunt van uw organisatie document managementbehoeften doordat een uitgebreide reeks document beheermogelijkheden waarmee u kunt als volgt te werk:

  • Documenten opslaan, ordenen en vinden.

  • Zorgen voor consistentie tussen documenten.

  • Metagegevens voor documenten beheren.

  • Documenten helpen beschermen tegen toegang of gebruik door onbevoegden.

  • Zorgen dat consistente bedrijfsprocessen (werkstromen) worden gebruikt voor de verwerking van documenten.

Opmerking: In dit artikel verwijst naar een SharePoint-site van het voorbeeld gemaakt door Adventure Works, een voorbeeldbedrijf die fietsen, fiets onderdelen en bicycling Bureau-accessoires produceert.

Het team voor technische documentatie bij Adventure Works, waarmee klant is gericht publicaties zoals handleidingen en product specificaties, gebruikt bijvoorbeeld veel van de functies voor documentbeheer in Office SharePoint Server 2007. Het team wordt alle inhoud die wordt gemaakt in een site die is gemaakt van de sitesjabloon Documentcentrum opgeslagen. Primaire en secundaire versies worden in de teamleden in hun site Documentcentrum gebruiken voor het bijhouden van de ontwikkeling van documenten door versies. Ze vereist uitchecken ook gebruiken om ervoor te zorgen dat teamleden elkaars werk niet per ongeluk overschrijven.

Opslaan en organiseren van documenten in een Document Center-site

De sitesjabloon Documentcentrum wordt geleverd bij Office SharePoint Server 2007 kan worden gebruikt om sites die zijn geoptimaliseerd voor het maken, gebruikt en opslaan van grote aantallen documenten te maken. Sites die worden gemaakt van de sitesjabloon Documentcentrum beschikken over specialistische functies voor documentbeheer zoals vereist uitchecken en documentversiebeheer van primaire en secundaire, die standaard zijn ingeschakeld. Verplicht uitchecken helpt voorkomen dat de conflicten en verwarring via wijzigingen, omdat er slechts één gebruiker een bestand op een bepaald moment kunt wijzigen. Versiebeheer kunt u wijzigingen bijhouden aan documenten en kunt u inhoud beheren, zoals u deze wijzigt. Versiebeheer is vooral handig wanneer meerdere personen werken samen aan projecten, of als informatie tot en met verschillende fasen van ontwikkeling en controleren.

Inhoudstypen gebruiken documenten op consistente wijze beheren

Een inhoudstype is een groep herbruikbare instellingen die de gemeenschappelijke eigenschappen van een bepaald type inhoud beschrijven. Inhoudstypen kunnen organisaties organiseren, beheren en inhoud op een consistente manier verwerken in een siteverzameling. U kunt een inhoudstype voor elk type document of informatie product die uw organisatie maakt om ervoor te zorgen dat deze verschillende typen documenten worden verwerkt in een consistente manier definiëren.

Bijvoorbeeld de afdeling technische documentatie bij Adventure Works gemaakt van twee inhoudstypen gebruikershandleiding en specificatie van het Product genoemd. Als teamleden gaat u naar de Documentcentrum een nieuw document maken, wordt elk van deze inhoudstypen weergegeven als een optie op de knop Nieuw in de documentbibliotheek. Elk inhoudstype bevat een eigen sjabloon, zodat alle handleidingen en productspecificaties een algemene indeling delen. Elk inhoudstype bevat ook een eigen aangepaste kolommen, zodat, bijvoorbeeld alle gebruikershandleidingen metagegevens over welke product-modellen de handleidingen toepassen op bevatten. Elk inhoudstype bevat zelfs een eigen werkstromen, zodat het team worden er zeker van te zijn kan dat de dezelfde feedback en goedkeuring processen wordt gevolgd door elke gebruikershandleiding. En omdat productspecificaties zijn opgenomen in een ander type inhoud, die documenten kunnen volgen verschillende processen en kolommen die andere metagegevens nodig hebt.

Documenteigenschappen beheren

Een van de primaire manieren die gemakkelijker te vinden bent informatie die is opgeslagen op een website of in een document management-systeem is door te bladeren of voor de metagegevens (documenteigenschappen) dat is opgeslagen en bestanden zoeken. Werknemers in organisaties vaak kunnen echter niet even de tijd wilt toevoegen of bijwerken van de documenteigenschappen voor bestanden wanneer ze deze opslaan.

De programma's en de servers die beschikbaar zijn in de 2007 Microsoft Office-systeem kunnen personen wilt maken en bijwerken van metagegevens voor documenten. Wanneer u openen of bewerken van een document dat is opgeslagen op een site voor Office SharePoint Server 2007 in een Office 2007-versie bureaubladprogramma, zoals Word, Excel of PowerPoint, kunt u de servereigenschappen voor dat document in het documentinformatiepaneel dat wordt weergegeven boven aan het bestand bewerken. Als aangepaste kolommen worden toegevoegd aan het inhoudstype voor dat document of naar de bibliotheek waar dat document is opgeslagen, worden deze kolomwaarden worden weergegeven als eigenschapsvelden in het documentinformatiepaneel. Door de integratie van de eigenschap van een document bewerken ervaring in de inhoud ervaring, de programma's in de Office 2007-versie bewerken kunt u eenvoudig voor organisaties voor verbetering van de metagegevens voor de inhoud daarvan.

Documentinformatiescherm

Daarnaast kunnen organisaties Microsoft Office InfoPath 2007 gebruiken om te maken van aangepaste documentinformatiepanelen die ze vervolgens aan specifieke inhoudstypen kunnen toevoegen.

Documenten beveiligen

Office SharePoint Server 2007 biedt ook verschillende manieren voor organisaties beveiligen van documenten die zijn opgeslagen in een SharePoint-site tegen ongeoorloofde toegang of gebruiken. Organisaties kunnen IRM Information Rights Management () toepassen op een volledige documentbibliotheek met een hele reeks documenten beveiligen. IRM kunt u de acties beperken die gebruikers voor bestanden die zijn gedownload van SharePoint-lijsten of bibliotheken kunnen uitvoeren. IRM versleutelt de gedownloade bestanden en de set gebruikers en programma's die mogen ontsleutelen deze bestanden beperkt. IRM kunt ook de rechten van de gebruikers die zijn toegestaan om te lezen van bestanden, zodat zij geen acties zoals kopieën van de bestanden af te drukken of tekst kopiëren van deze nemen beperken. IRM kan dus zorgen dat uw organisatie om af te dwingen bedrijfsbeleid voor het besturingselement en de verspreiding van vertrouwelijke informatie.

Office SharePoint Server 2007 kunt u ook bestanden in andere manieren beveiligen. Als u voorkomen dat anderen wilt bij het lezen van concepten van documenten tijdens de uitvoering, kunt u een documentbibliotheek met primaire en secundaire versies instellen en geef vervolgens welke groepen personen mogen secundaire versies (concepten) lezen. Concepten zijn de secundaire versies van bestanden of lijstitems die nog niet zijn goedgekeurd als primaire. Als u de betreffende bibliotheek hebt ingesteld om te vereisen van goedkeuring van inhoud, worden klikt u vervolgens concepten niet gepubliceerd als primaire versies totdat iemand met de juiste machtigingen het document voor publicatie als primaire concept goedkeurt.

Er is een andere manier u documenten kunt beveiligen door machtigingen voor afzonderlijke mappen, lijstitems of documenten te configureren. Als er slechts één of twee bestanden in een documentbibliotheek waartoe u toegang wilt beperken, kunt u de machtigingen voor deze afzonderlijke items tot wijzigen wie heeft de machtiging om te bekijken of bewerken.

Document-gerelateerde processen met werkstromen beheren

Ter ondersteuning van algemene betrekking hebben op documenten bedrijfsprocessen, biedt Office SharePoint Server 2007 ingebouwde werkstromen die kunnen worden gebruikt om taken zoals document controleren, goedkeuren en handtekening siteverzameling te beheren. Werkstroom is gedefinieerd als de geautomatiseerde verplaatsing van documenten of items via een reeks acties of taken die zijn gerelateerd aan een bedrijfsproces. Dankzij werkstromen kunnen organisaties beheren betrekking hebben op documenten bedrijfsprocessen efficiënter, omdat ze automatisch bijhouden en beheren van menselijke taken binnen in deze processen.

Het team voor technische documentatie bij Adventure Works maakt bijvoorbeeld uitgebreid gebruik van de werkstroom voor het verzamelen van Feedback. In plaats van e-mail naar revisoren verzendt, kan een schrijver een werkstroom starten aan de rechterkant van het huidige document uit Office Word 2007. De werkstroom zorgt voor het beheren van het proces, inclusief meldingsberichten die naar revisoren verstuurt, taken voor hen maken en de status van deze taken bijhouden. Revisoren kunnen hun taken in Word 2007 of in Microsoft Office Outlook 2007uitvoeren.

Daarnaast kunnen via Microsoft Office SharePoint Designer 2007 of Microsoft Visual Studio 2005 Extensions voor Windows Workflow Foundation, kunnen organisaties ontwikkelen en implementeren van aangepaste werkstromen die bedrijfsprocessen die uniek voor hun organisatie zijn beheren.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×