Items in een lijst organiseren

De manier waarop lijst worden georganiseerd, is afhankelijk van de behoeften van uw groep en de manier van opslaan en opzoeken van informatie die de voorkeur heeft.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevat een aantal kant-en-klare lijsten en lijstsjablonen. Deze lijsten en sjablonen vormen een goed uitgangspunt voor het organiseren van uw lijstitems.

In dit artikel

Office SharePoint Server-lijsten en -lijstsjablonen

Manieren om lijsten te organiseren

Een kolom aan een lijst toevoegen

Een weergave maken

Een andere weergave selecteren

Een map aan een lijst toevoegen

Office SharePoint Server-lijsten en -lijstsjablonen

Wanneer u Office SharePoint Server 2007 installeert, worden er diverse lijsten gemaakt. Al deze lijsten maken gebruik van dezelfde algemene set met functies, maar elke lijst is afgestemd op een bepaalde behoefte van een organisatie. In de lijst Herbruikbare inhoud kunnen bijvoorbeeld items worden opgeslagen die HTML- of tekstinhoud bevatten en die in webpagina's kunnen worden ingevoegd. De lijst Herbruikbare inhoud biedt tevens ondersteuning voor automatisch bijwerken, zodat wijzigingen in de items in deze lijst automatisch kunnen worden toegepast op de webpagina's die deze items gebruiken.

In Office SharePoint Server 2007 kunt u uw items ook met behulp van lijstsjablonen organiseren. Als u lijstsjablonen gebruikt, kunt u op eenvoudige wijze lijsten maken voor bepaalde soorten items en bovendien bepaalde lijstfuncties inschakelen. Zie het artikel Beschikbare lijstsjablonen in Office SharePoint Server 2007 voor meer informatie over de lijstsjablonen van Office SharePoint Server 2007.

Naar boven

Manieren om lijsten te organiseren

Hier volgen enkele manieren waarop u lijsten en lijstitems kunt organiseren:

  • Kolommen toevoegen     U kunt kolommen aan uw lijst toevoegen, zodat uw groep de belangrijkste items snel kan identificeren. Als u aanvullende informatie voor elk lijstitem wilt verzamelen, kunt u desgewenst meer kolommen toevoegen, bijvoorbeeld de naam van de afdeling of de naam van een medewerker.

    Als u meerdere items in een lijst hebt, kunt u overwegen bepaalde kolommen te indexeren zodat de prestaties worden verbeterd bij het weergeven van verschillende items of bij het schakelen tussen weergaven. Met deze functie wordt de manier waarop de items zijn georganiseerd niet gewijzigd, maar organisaties kunnen hiermee mogelijk eenvoudiger een groot aantal items in een lijst opslaan. Een nadeel is echter dat het indexeren meer databaseruimte vereist. Voor meer informatie kunt u bij uw beheerder terecht.

  • Weergaven maken     U kunt gebruikmaken van weergaven als de mensen in uw groep de gegevens meestal op een bepaalde manier willen bekijken. In weergaven worden kolommen gebruikt voor het sorteren, groeperen, filteren en weergeven van de gegevens. U kunt bovendien aangeven hoeveel items er tegelijk worden weergegeven in elke weergave. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld een lijst in sets van 25 of 100 lijstitems per pagina doorbladeren, afhankelijk van hun voorkeur en de snelheid van hun verbinding.

    Weergaven geven u de flexibiliteit om een groot aantal items in een lijst op te slaan, terwijl u tegelijkertijd alleen de subsets kunt weergeven die u op een bepaald moment wilt zien, bijvoorbeeld alleen de actie-items die dit jaar zijn gepubliceerd, of alleen de huidige gebeurtenissen in een kalender. U kunt persoonlijke weergaven maken die alleen beschikbaar zijn voor u. Als u gemachtigd bent om een lijst te wijzigen, kunt u bovendien openbare weergaven maken die voor iedereen beschikbaar zijn.

  • Mappen maken     U kunt mappen toevoegen aan de meeste typen lijsten, op voorwaarde dat de lijsteigenaar toestemming heeft gegeven voor het maken van mappen. Mappen zijn met name handig als uw lijstitems op een bepaalde manier kunnen worden ingedeeld, bijvoorbeeld op project of op groep. Mappen met lijstitems kunnen eenvoudiger worden doorzocht en beheerd. Office SharePoint Server 2007 biedt een structuurweergave waarmee mensen naar hun sites en mappen kunnen navigeren op dezelfde manier als waarop ze met de mappen op hun vaste schijf werken. Zo kan elke afdeling bijvoorbeeld een eigen map hebben.

    Lijsten op een consistente manier gebruiken op meerdere sites    Als uw groep werkt met verschillende typen lijsten, kunt u zorgen dat deze lijsten op consistente wijze worden gebruikt met behulp van inhoudstype, sitekolommen en sjablonen. Met deze voorzieningen kunt u de instellingen en de lijststructuur op een efficiënte manier hergebruiken. U kunt bijvoorbeeld een inhoudstype maken voor een klantenserviceprobleem waarin bepaalde kolommen (zoals die met klantgegevens) en bedrijfsprocessen zijn gespecificeerd. U kunt bijvoorbeeld ook een sitekolom maken voor namen van afdelingen die een vervolgkeuzelijst met afdelingen bevat. U kunt dezelfde kolom in meerdere lijsten gebruiken om ervoor te zorgen dat altijd in elke lijst dezelfde namen worden weergegeven.

    In de sectie Zie ook van dit artikel vindt u koppelingen naar uitgebreidere informatie over inhoudstypen, sitekolommen en sjablonen.

De functies van lijsten kunnen op veel verschillende manieren worden gebruikt, maar de wijze waarop u de functies gebruikt, hangt af van de grootte van de lijsten en van het aantal lijsten dat u hebt en de behoeften van uw organisatie.

Veel items in één lijst opslaan

In sommige situaties is het handig één grote lijst te maken die voor vele doeleinden wordt gebruikt. Bijvoorbeeld als u een groot aantal technische problemen wilt bijhouden die zich in uw gehele organisatie voordoen en die betrekking kunnen hebben op meerdere projecten en groepen.

Het gebruik van één lijst is handig wanneer:

  • Uw groep met samenvattingsgegevens van de lijstitems of met verschillende weergaven van dezelfde groep items wil werken. Een manager wil bijvoorbeeld de voortgang kunnen bekijken van alle technische problemen van een organisatie, of alle problemen die zijn ingediend in dezelfde periode.

  • De gebruikers slechts één locatie op een site willen gebruiken om door problemen te bladeren of naar problemen te zoeken.

  • U dezelfde instellingen wilt toepassen op de lijstitems, zoals het bijhouden van versiebeheer of het vereisen van goedkeuring.

  • De groepen die aan de lijst werken dezelfde kenmerken hebben, bijvoorbeeld hetzelfde machtigingsniveau. Unieke machtigingen kunnen worden toegepast op bepaalde lijstitems, maar als er veel variatie in de machtigingsniveaus is, kunt u overwegen meerdere lijsten te maken.

  • U informatie over de lijst wilt analyseren of gecombineerde updates voor de lijst wilt ontvangen. Via de RSS-technologie kunt u waarschuwingen ontvangen over wijzigingen in de lijstitems of de wijzigingen bekijken die in een lijst zijn aangebracht. Met behulp van RSS-kanalen kunnen leden van uw werkgroep een samengevoegde lijst met gewijzigde informatie bekijken.

Meerdere lijsten maken

Wanneer er duidelijke verschillen zijn tussen de items die u wilt beheren of tussen de groepen mensen die met de items werken, kunt u overwegen meerdere lijsten te maken.

Het gebruik van meerdere lijsten is handig wanneer:

  • U niet verwacht dat de gebruikers samenvattingen van de gezamenlijke items nodig hebben.

  • De groepen mensen die met de informatie werken verschillend zijn en verschillende machtigingsniveaus hebben.

  • U verschillende instellingen wilt toepassen op meerdere groepen items, zoals het bijhouden van versies of het vereisen van goedkeuring.

  • U de items niet gezamenlijk hoeft te analyseren of geen gecombineerde updates voor de lijst hoeft te ontvangen.

Naar boven

Een kolom aan een lijst toevoegen

Informatie in lijsten wordt opgeslagen in kolommen, bijvoorbeeld een kolom Titel, Achternaam of Bedrijf. Als u aanvullende informatie over lijstitems wilt opslaan, kunt u kolommen toevoegen voor het sorteren, groeperen en maken van meerdere weergaven van uw lijst. U kunt een lijst bijvoorbeeld sorteren op vervaldatum of de items groeperen op afdelingsnaam.

U kunt verschillende typen kolommen maken, zoals kolommen voor gegevens in de vorm van één tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van waarden in andere kolommen of zelfs de naam en foto van een persoon op uw site.

Opmerking: De volgende procedure start op de lijstpagina voor de lijst waaraan u de kolom wilt toevoegen. Als de lijst nog niet geopend is, klikt u op de naam van de lijst in Snel starten. Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op de naam van uw lijst.

  1. Klik in het menu Instellingen Settings menu op Kolom maken.

  2. Typ in de sectie Naam en type de naam die u in het vak Kolomnaam wilt weergeven.

  3. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is het type informatie dat u in de kolom wilt weergeven.

  4. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen in het vak Beschrijving een beschrijving om mensen duidelijk te maken wat het doel is van de kolom en welke gegevens de kolom moet bevatten. Deze beschrijving is optioneel.

  5. Afhankelijk van het type kolom dat u hebt geselecteerd, worden er mogelijk meer opties in de sectie Aanvullende kolominstellingen weergegeven. Selecteer de gewenste extra instellingen.

  6. U kunt de kolom toevoegen aan de standaardweergave, die mensen op uw site automatisch te zien krijgen wanneer ze voor de eerste keer een lijst of bibliotheek openen, door op Toevoegen aan standaardweergave te klikken.

  7. Klik op OK.

Naar boven

Een weergave maken

U kunt weergaven gebruiken om de belangrijkste items in een lijst of de items die het meest geschikt zijn voor een bepaald doel weer te geven. U kunt bijvoorbeeld weergaven maken van de items die het meest recent zijn gemaakt, de items die van toepassing zijn op een bepaalde afdeling, of de items die door dezelfde persoon zijn gemaakt.

Weergaven in het menu Beeld

Wanneer u lijsten weergeeft, kunt u de items meestal tijdelijk sorteren of filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens te klikken op de pijl-omlaag naast de kolomnaam. Dit is handig als u de lijstitems slechts een enkele keer op een bepaalde manier wilt weergeven. De volgende keer dat u de lijst raadpleegt, moet u de stappen namelijk opnieuw uitvoeren.

Items in een lijst of bibliotheek sorteren

Als u verwacht dat u de lijst regelmatig op een bepaalde manier wilt weergeven, kunt u een weergave maken. U kunt deze weergave dan gebruiken telkens wanneer u met de lijst werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan het menu Beeld Menu Beeld van de lijst.

Lijsten kunnen persoonlijke weergaven en openbare weergaven hebben. Iedereen kan een persoonlijke weergave maken om de lijsten op een bepaalde manier te bekijken of om alleen op de gewenste lijstitems te filteren. Als u gemachtigd bent om een site te ontwerpen, kunt u een openbare weergave maken die iedereen mag gebruiken bij het raadplegen van de lijst. U kunt een openbare weergave ook als standaardweergave instellen, zodat mensen automatisch de lijst in die weergave te zien krijgen.

Wanneer u een site ontwerpt, kunt u ook koppelingen tot stand brengen met verschillende weergaven of pagina's ontwerpen met webonderdeel die gebruikmaken van deze verschillende weergaven. Een team wil bijvoorbeeld een koppeling maken naar een weergave van een lijst waarin alleen de documenten worden weergeven die door de leden van hun team zijn gemaakt.

Als leden van uw groep een lijst raadplegen op een mobiel apparaat, kunt u mobiele weergaven maken die limieten bevatten (bijvoorbeeld het maximale aantal items in een weergave) die optimaal zijn afgestemd op de bandbreedte en beperkingen van mobiele apparaten. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het maken van weergaven.

  1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

  2. Klik in het menu Instellingen Settings menu op Weergave maken.

  3. Klik onder Kies een weergave-indeling op het type weergave dat u wilt maken. In de meeste gevallen kunt u op Standaardweergave klikken, maar u kunt voor bepaalde situaties ook een andere weergave kiezen, bijvoorbeeld voor het maken van een kalender of Gantt-weergave.

  4. Typ in het vak Weergavenaam een naam voor de weergave, zoals Gesorteerd op achternaam.

  5. Als u van deze weergave de standaardweergave wilt maken, schakelt u het selectievakje Dit als standaardweergave instellen in.U kunt van deze weergave alleen een standaardweergave maken als het een openbare weergave is en als u toestemming hebt om het ontwerp van een lijst te wijzigen.

  6. Geef in de sectie Doelgroep onder Doelgroep voor deze weergave op of u een persoonlijke weergave wilt maken die u alleen kunt bekijken, of een openbare weergave die anderen ook kunnen gebruiken.

  7. In de sectie Kolommen kunt u kolommen weergeven of verbergen door de desbetreffende selectievakjes in of uit te schakelen. Voer naast de kolomnaam het nummer in voor de gewenste plaats in de volgorde van kolommen in de weergave.

  8. Kies in de sectie Sorteren de gewenste opties om te bepalen of en hoe u de lijstitems wilt sorteren. U kunt twee kolommen gebruiken voor het sorteren. Zo kunt u bijvoorbeeld eerst op achternaam en vervolgens op voornaam sorteren.

  9. Kies in de sectie Filteren de gewenste opties om te bepalen of en hoe u de lijstitems wilt filteren. Een gefilterde weergave geeft een kleinere selectie van de lijst weer, bijvoorbeeld alleen de items die zijn gemaakt door een bepaalde afdeling of alleen de items met de status Goedgekeurd.

  10. In de sectie Groeperen op kunt u items met dezelfde waarde groeperen in hun eigen sectie, zoals een uitbreidbare sectie voor documenten van een bepaalde auteur.

  11. In de sectie Totalen kunt u het aantal items in een kolom tellen, zoals het totaal aantal problemen. In sommige gevallen kunt u aanvullende informatie samenvatten of afleiden, zoals het gemiddelde.

  12. Selecteer in de sectie Stijl de gewenste stijl voor de weergave, zoals een lijst met arcering waarin de rijen om en om zijn gearceerd.

  13. Als uw lijst mappen bevat, kunt u een weergave zonder mappen maken. Dit wordt ook wel een platte weergave genoemd. Als u al uw lijstitems op hetzelfde niveau wilt weergeven, klikt u op Alle items zonder mappen weergeven in de sectie Mappen.

  14. U kunt beperkingen instellen op het aantal items dat kan worden weergegeven in de lijst of het aantal items dat kan worden weergegeven op dezelfde pagina. Deze instellingen zijn met name belangrijk als u een weergave voor een mobiel apparaat maakt. Selecteer in de sectie Itemlimiet de gewenste opties.

  15. Als u de lijst wilt weergeven op een mobiel apparaat, selecteert u de gewenste opties in de sectie Mobiel.

  16. Klik op OK.

Naar boven

Een andere weergave selecteren

Sommige lijsten hebben meerdere weergaven en soms kunt u aanvullende weergaven maken. Als er verschillende weergaven beschikbaar zijn, kunt u via het menu Beeld tussen deze weergaven schakelen.

  1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

  2. Klik in het menu Beeld Menu Beeld op de gewenste weergave.

    Tip: Als u wijzigingen in de bestaande weergave wilt maken, klikt u op het menu Beeld en vervolgens op Deze weergave wijzigen.

Naar boven

Een map aan een lijst toevoegen

Als u verschillende typen lijstitems hebt, kunt u mappen toevoegen om de lijst beter te organiseren.

  1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

  2. Klik in het menu Nieuw Menu Nieuw op Nieuwe map.

    Soms heeft de persoon die de lijst heeft gemaakt geen toestemming gegeven voor het maken van mappen. In dat geval is de opdracht Nieuwe map niet beschikbaar.

  3. Typ een naam voor de map en klik vervolgens op OK.

Tip: Stel dat u meerdere lijsten met mappen hebt en de mensen in uw groep door een lijst willen bladeren op dezelfde wijze als ze door de bestanden op de vaste schijf bladeren. In dat geval wil uw groep waarschijnlijk de structuurweergave inschakelen. Met de structuurweergave kunt u mappen uitvouwen, samenvouwen en gemakkelijk door de mappen navigeren.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×