Interactieve dashboards maken met PowerPoint en Excel

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Bedrijfsinformatie met stijl en functionaliteit

Door Glenna Shaw, PowerPoint MVP

Wat zijn interactieve dashboards en hoe kunt u dashboards gebruiken om belangrijke informatie aan uw publiek te presenteren? In dit artikel wordt besproken hoe u interactieve dashboards ontwerpt en gebruikt. Het bevat ook koppelingen naar voorbeeldbestanden en presentaties.

In dit artikel

Inleiding tot dashboards

Dashboardachtergrond

Dashboarditems

Interactieve dashboards

Uw dashboard delen

Conclusie

Inleiding tot dashboards

Bedrijfsinformatie speelt een belangrijke rol in de wereld van vandaag en dashboards zijn de meestgebruikte methode om deze informatie aan te bieden.

Wat is een dashboard precies? Mijn favoriete definitie is afkomstig van Stephen Few: "een dashboard is een visuele weergave van de belangrijkste informatie die nodig is om een of meer doelstellingen te bereiken en die volledig op één computerscherm past, zodat deze in één oogopslag te zien is". Dit weerspiegelt een thema dat ik eens heb gehoord in een sessie geleid door David Paradi op de PowerPoint Live Conference over het gebruik van het GAR-principe (Glance, Absorb, and Return, ofwel kijken, opnemen en terugkeren). Rick Altman, de gastheer van The Presentation Summit, was zo vriendelijk om de gegevens van deze conferentie aan mij beschikbaar te stellen om het voorbeelddashboard te maken dat in dit artikel wordt gebruikt. Ik heb hierin wel andere namen voor onderwerpen en presentatoren gebruikt om vertrouwelijke bedrijfsgegevens en de privacy van sprekers te beschermen.

SharePoint en Excel zijn de meest gebruikte Microsoft-programma's voor het maken van dashboards (zie het Microsoft Help-artikel: Inleiding tot functies voor bedrijfsinformatie). Hoewel dit vaak over het hoofd wordt gezien, biedt PowerPoint in combinatie met Excel een eenvoudige oplossing voor het maken van elegante en functionele dashboards. Bovendien biedt PowerPoint een interactiviteitsfunctie die niet beschikbaar is in andere toepassingen.

Wanneer u een dashboard maakt, is de eerste vuistregel dat de gegevens het belangrijkst zijn. Het scherm volstoppen met onnodige onderdelen leidt de aandacht af van de weergegeven informatie. De KISS-benadering (Keep It Simple Stupid) werkt daarom het beste. U moet de balans vinden tussen een dashboard dat zo aantrekkelijk is dat het de aandacht van uw publiek vasthoudt, maar toch niet zo gestileerd dat de informatie erop te onduidelijk wordt. Een goede gewoonte is om 3D-grafieken te vermijden en als informatie duidelijker in een tabel dan in een grafiek kan worden weergegeven, dan gebruikt u een tabel. Excel heeft een geweldige functie voor voorwaardelijke opmaak, die u de mogelijkheid biedt beide te hebben: een grafische weergave binnen een tabel.

Dashboardachtergrond

Het eerste wat dat u moet doen, is de achtergrond voor uw dashboarditems maken. Ik heb gekozen voor een grijze, aangepaste vorm tegen een donkerblauwe achtergrond. Bovendien heb ik een schaduweffect van het type 'binnen midden' op de vorm toegepast. Hierdoor ontstaat een 'verzonken' vak waarin ik mijn dashboarditems heb geplaatst. Het voordeel hiervan is dat de aandacht wordt getrokken naar de binnenkant van de vorm en dat de focus is gericht op de dashboarditems in de dia.

Interactief dashboard

Dashboarditems

Nadat u de achtergrond hebt gemaakt, moet u bepalen welke elementen die u wilt opnemen in uw dashboard. Houd er rekening mee dat uw dashboard gegevens die gekoppeld is voldoet aan een of meer bedrijfsdoelstellingen moet verschijnen. In mijn voorbeeld ik ervoor hebt gekozen om weer te geven van een vergelijking van kosten, aanwezigheid, onderwerpen en luidsprekers voor de presentatie Summit. Zodra u weet dat uw belangrijkste doelstellingen kunt u experimenteren met de beste weergave-elementen de informatie in een indeling eenvoudig worden begrepen door het publiek. Ik ervoor hebt gekozen om te blijven met eenvoudige tabellen en grafieken en profiteren van voorwaardelijke opmaak van van Excel voor Mijn tabellen.

tabel in het dashboard

Deze tabel worden de frequentie van sessies grafisch weergegeven en classificaties van sessies en luidsprekers met indicatoren. Ik heb gekozen voor het gebruik van de standaardinstellingen van indicatoren voor voorwaardelijke opmaak die losjes zijn gebaseerd op een klokcurve. Met de functies van Excel kunt u uw gegevens met complexe statistische analyses weergeven (Zie het Microsoft-Help en procedures artikel), maar u moet altijd uw publiek. Een element in een dashboard heeft geen doel als het publiek kan niet worden begrijpen.

Wanneer u hebt besloten welke items u wilt gebruiken, zult u deze zo willen groeperen dat het verband tussen deze items duidelijk is voor uw publiek. Dit kan op verschillende manieren. Ik heb in mijn voorbeeld gekozen voor kleur, nabijheid en insluiting. Ik heb de items gegroepeerd door deze dicht bij elkaar te plaatsen, met gebruikmaking van dezelfde kleuren op een grafiek, en door ze met een gekleurde contour in te sluiten. Kosten zijn ingesloten in blauw, aanwezigheidsgegevens in groen, onderwerpen in paars, sprekers in oranje en gespecialiseerde versus algemene onderwerpen in turkoois. Het is hierbij belangrijk op te merken dat ik niet zowel groen als rood heb gebruikt. Veel mensen zijn kleurenblind voor rood en groen en zouden deze kleuren niet kunnen onderscheiden.

Tot slot moet u ervoor zorgen dat de tekst op uw dashboard goed leesbaar is. Aangezien dashboards op individuele computerschermen worden bekeken, hebt u meer flexibiliteit dan bij een traditionele diaprojectie, maar het kan nog steeds lastig zijn. Met de knoppen Tekengrootte vergroten/Tekengrootte verkleinen op het lint wordt dit wat gemakkelijker.

Groep Lettertype in Excel

Interactieve dashboards

Een van de krachtigste functies van PowerPoint is de mogelijkheid om presentaties eenvoudig interactief te maken zonder ingewikkelde programmering. Interactiviteit in een dashboard kan lastig zijn. Interactiviteit wordt gewoonlijk toegevoegd als een 'inzoomfunctie' zodat het publiek meer details over een bepaald item kan zien. Het nadeel is dat het heel moeilijk is om informatie te absorberen wanneer je van het ene naar het andere scherm moet gaan. Dit houdt vaak in dat er heen en weer moet worden geschakeld. PowerPoint biedt een unieke mogelijkheid om deze beperking het hoofd te bieden met iets wat ik graag 'dashboards in beweging' noem.

Voor mijn voorbeeld heb ik knoppen boven aan het scherm gemaakt zodat Rick kan inzoomen op dashboards met dezelfde informatie voor afzonderlijke jaren. Deze knoppen zijn gekoppeld aan een afzonderlijke dia met de gegevens van het betreffende jaar. Ik heb een schaduweffect toegepast om aan te geven op welke knop is gedrukt. U kunt ook rechtstreeks vanuit de dashboarditems koppelen (dat wil zeggen op een grafiek klikken om meer details te zien). Zie mijn zelfstudie op Dynamisch PowerPoint voor meer informatie over interactiviteit in PowerPoint.

Interactief dashboard

Ik heb opzettelijk exact dezelfde gegevens op elke dia met jaarlijkse details weergegeven en grafieken zo gepositioneerd dat deze precies dezelfde assen hebben. Het publiek kan nu inzoomen op de specifieke details van elk afzonderlijk jaar. Maar dit is nog niet eens het leukste deel. Door zich te focussen op één item van de dia's met jaargegevens, kan het publiek tussen die dia's heen en weer schakelen (met gebruikmaking van dashboardknoppen, pijltoetsen, de toetsen voor pagina-omhoog/-omlaag en de schuifknop) en per jaar de verschillen voor dat item zien. De grafieken zijn letterlijk in beweging.

Grafieken vergelijken

Dit is een unieke eigenschap van PowerPoint waarmee het probleem kan worden overwonnen van het absorberen van informatie op meerdere dia's/vensters. Als u voor deze methode kiest, moet u ervoor zorgen dat u uw items op exact dezelfde locaties op de dia's plaatst en dat de grafiek-assen op de dia's consistent zijn. Dit zorgt ervoor dat u de juiste gegevens met elkaar vergelijkt en geen misleidende resultaten krijgt.

Uw dashboard delen

Wanneer uw dashboard is voltooid, slaat u deze op als een PowerPoint-voorstelling (*.ppsx). Dit betekent dat het dashboard automatisch wordt geopend als erop wordt geklikt. U kunt het bestand opslaan naar een gedeeld netwerkstation of het in een e-mail verzenden. Als u uw dashboard online gaat plaatsen, kunt u dit heel handig doen met de nieuwe Office Online. Deze functie is ingebouwd in de opties voor opslaan en verzenden in PowerPoint 2010, maar als u nog steeds met PowerPoint 2007 werkt, hebt u alleen een Windows Live-account nodig. Met uw Windows Live-account krijgt u toegang tot OneDrive waar u documenten kunt publiceren en delen.

Conclusie

Een dashboard is net zo veel waard als de waarde van de informatie die eruit kan worden afgeleid. Dus wat heeft het dashboard van Rick ons geleerd? Gelukkig blijkt uit het dashboard dat The Presentation Summit een gezonde conferentie is die jaarlijks groeit en een hoog niveau van klanttevredenheid biedt, zonder nadelige gevolgen voor de kosten. Aangezien ik een enthousiaste deelnemer en aanhanger van de conferentie ben, was dit geen verrassing voor me, maar het was leuk om Rick dit dashboard te geven, dat bewijst wat we intuïtief eigenlijk al wisten.

Foto van Glenna Shaw

Glenna Shaw is een meest waarden Professional (MVP) voor PowerPoint en de eigenaar van Glenna Shaw visuele communicatie en de Visualology -blog. Ze heeft certificaten in toegankelijke informatietechnologie, grafisch ontwerp en technische teksten Professional.

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×