Instellen dat naar inhoud op een site kan worden gezocht

Als gebruikers op een site zoeken, kunnen de resultaten overal vandaan komen zoals uit kolommen, bibliotheken en van pagina's. Een site-eigenaar kan zoekinstellingen wijzigen als hij besluit dat bepaalde inhoud wel en andere niet in zoekresultaten mag worden weergegeven. Machtigingen voor inhoud kunnen ook beïnvloeden of het gebruikers is toegestaan om de inhoud in de zoekresultaten te zien. Een goed begrip van hoe machtigingen en zoekinstellingen werken, kan er mede voor zorgen dat mensen de juiste documenten en sites in de zoekresultaten te zien krijgen.

Opmerking :  Op zoekresultaten worden altijd beveiligingsbeperkingen toegepast, zodat gebruikers alleen de inhoud zien waarvoor ze machtigingen hebben. De zoekinstellingen definiëren alleen welke inhoud wordt opgenomen in de zoekindex.

Wat wilt u?

De inhoud beschikbaar maken in zoekresultaten

Inzicht krijgen in zoekinstellingen en machtigingen

De inhoud van een site weergeven in zoekresultaten

De inhoud van lijsten of bibliotheken weergeven in zoekresultaten

De inhoud van ASPX-pagina's weergegeven in zoekresultaten

De inhoud in kolommen uitsluiten van zoekresultaten

Een site crawlen en opnieuw indexeren

De inhoud beschikbaar maken in zoekresultaten

Als site-eigenaar kunt met behulp van instellingen bepalen of inhoud wel of niet in de zoekresultaten mag worden getoond. Inhoud wordt op veel plaatsen opgeslagen, zoals op sites, in lijsten, bibliotheken, webonderdelen en kolommen. Standaard wordt de meeste inhoud op een site, in een lijst, in een bibliotheek, op een pagina met webonderdelen of in een kolom gecrawld en toegevoegd aan de zoekindex. De inhoud van de zoekindex is bepalend voor welke inhoud in zoekresultaten terecht kan komen. Welke machtigingen zijn ingesteld voor items, lijsten, bibliotheken, sites enzovoort, bepaalt ook of gebruikers al dan niet de inhoud in de zoekresultaten kunnen zien.

Site-eigenaars en beheerders van siteverzameling kunnen kiezen of ze willen dat inhoud wel of niet in zoekresultaten kan worden weergegeven. Standaard kan de inhoud van een site in zoekresultaten worden weergegeven. Als een site-eigenaar of beheerder van een siteverzameling opgeeft dat de inhoud van een bepaalde site niet mag worden weergegeven in zoekresultaten, dan hebben de andere instellingen voor zoekresultaten, zoals die voor lijsten, bibliotheken, ASPX-pagina's en kolommen die op de site zijn ingesteld, geen effect.

Evenzo geldt dat als een site-eigenaar of beheerder van een siteverzameling opgeeft dat de inhoud van een lijst of bibliotheek niet mag worden weergegeven in een zoekresultaat, het uitsluiten van kolommen geen effect heeft. Het is belangrijk dat u weet welke instellingen worden overgenomen van hogere niveaus om effectief zoekacties te kunnen plannen.

Naar boven

Inzicht krijgen in zoekinstellingen en machtigingen

Een van de verantwoordelijkheden van een site-eigenaar is om te bepalen wie toegang tot inhoud heeft. U kunt bepaalde personen machtigen om inhoud te lezen en te wijzigen, u kunt anderen toestaan om alleen inhoud te lezen en u kunt instellen dat weer anderen de inhoud helemaal niet kunnen zien. Deze flexibiliteit hebt u omdat u gebruik kunt maken van machtigingsgroepen waaraan specifieke machtigingsniveaus zijn toegewezen. Als u wilt dat gebruikers toegang tot de site of inhoud op die site hebben, wijst een site-eigenaar gebruikers toe aan een of meer beveiligingsgroepen. Door machtigingsinstellingen in combinatie met instellingen voor zoekresultaten te gebruiken, kan de site-eigenaar bepalen of gebruikers inhoud in de zoekresultaten krijgen te zien.

In dit voorbeeld werkt Jan aan een offerteaanvraag (OA) in Microsoft Office Word. Hij werkt samen met anderen in een team van 10 personen. Zijn teamsite heeft 50 gebruikers, die allemaal siteleden zijn. Jan wil nog niet dat het hele team de OA kan bekijken. Daarom stelt hij bij het uploaden van de OA naar de teamsite de machtigingen zo in dat alleen het team van 10 deze kan bekijken en bewerken. Totdat hij 50 personen leesmachtigingen geeft, komt het document alleen in de zoekresultaten voor bij de 10 personen die gemachtigd zijn om het te bekijken.

Machtigingen kunnen worden toegepast op lijsten, sites, weergaven en webonderdelen. Machtigingen kunnen ook afhankelijk zijn van andere machtigingen. Dit alles kan gevolgen hebben voor wat de gebruiker te zien krijgt in de zoekresultaten. Daarom wordt aanbevolen dat u, voordat u inhoud toevoegt aan uw site, uzelf vertrouwd maakt met het machtigingenmodel van SharePoint, het machtigingenmodel van uw site of van uw organisatie, of om vooraf te bepalen welk machtigingenmodel u voor uw site gaat gebruiken.

Zie ook: Standaard-SharePoint-groepen in SharePoint Online

Naar boven

De inhoud van een site weergeven in zoekresultaten

Als site-eigenaar kunt u kiezen of de inhoud van uw site in zoekresultaten mag worden weergegeven. Standaard kan alle site-inhoud in zoekresultaten worden weergegeven. De persoon die zoekresultaten wil bekijken, moet gemachtigd zijn om de inhoud te bekijken. Als u niet wilt dat de inhoud van een site in zoekresultaten wordt weergegeven, wordt de inhoud van alle subsites ook geblokkeerd en dus niet in de zoekresultaten weergegeven.

Opmerking :  U kunt deze instelling alleen wijzigen als u het machtigingsniveau Machtigingen beheren hebt. Dit machtigingsniveau maakt deel uit van de groep Eigenaar van sitenaam.

  1. Klik op de site op Instellingen > Site-instellingen.

  2. Klik onder Zoeken op Zoeken en offlinebeschikbaarheid.

  3. In de sectie Site-inhoud indexeren onder Deze site opnemen in zoekresultaten? selecteert u Ja, zodat de inhoud van de site in zoekresultaten wordt weergegeven.

Als u niet wilt dat inhoud in zoekresultaten wordt weergegeven, kiest u Nee.

Naar boven

De inhoud van lijsten of bibliotheken weergeven in zoekresultaten

Als site-eigenaar kunt u beslissen of items in lijsten en bibliotheken op uw site worden opgenomen in zoekresultaten. Elke lijst en bibliotheek is standaard zo ingesteld dat alle items in zoekresultaten worden opgenomen.

Opmerking :  U kunt deze instelling alleen wijzigen als u het machtigingsniveau Lijsten beheren hebt. De groepen Ontwerper en Eigenaar van sitenaam hebben dit machtigingsniveau. Wanneer u geen machtigingen hebt voor het beheren van lijsten zijn de menu's die in deze procedure worden beschreven, niet beschikbaar.

  1. Ga op de site naar de lijst of bibliotheek die u wilt aanpassen en klik erop.

  2. Klik op Instellingen >Site-instellingen.

  3. Klik onder Sitebeheer op Sitebibliotheken en -lijsten.

  4. Klik op een item in de lijst, bijvoorbeeld op Gedeelde documenten aanpassen.

  5. Klik op de pagina Lijstinstellingen onder Algemene instellingen op Geavanceerde instellingen.

  6. Kies Ja in de sectie Zoeken onder Items uit deze documentbibliotheek weergeven in zoekresultaten om alle items in de lijst of bibliotheek in de zoekresultaten op te nemen.

Als u niet wilt dat items in de lijst of bibliotheek in zoekresultaten worden opgenomen, selecteert u Nee.

Naar boven

De inhoud van ASPX-pagina's weergegeven in zoekresultaten

U kunt bepalen of de inhoud van ASPX-pagina's wordt opgenomen in zoekresultaten. Wanneer u een site maakt, worden veel inhoudspagina's automatisch gemaakt. Zo zijn default.aspx, allitems.aspx voor de galerie met webonderdelen en verschillende andere pagina’s automatisch gemaakte pagina’s. U kunt ook aangepaste ASPX-pagina's maken.

Standaard wordt geen enkele inhoud op de ASPX-pagina's op de site opgenomen in zoekresultaten wanneer een webonderdeel op een ASPX-pagina wordt weergegeven, waarvoor gegevens worden gebruikt van een lijst of bibliotheek met beperkte machtigingen, ook wel fijnmazige machtigingen genoemd. Zo wordt voorkomen dat niet-geautoriseerde gebruikers inhoud kunnen bekijken.

Laten we eens aannemen dat vijf documenten worden weergegeven in het webonderdeel Gedeelde documenten op een teamsite met vijftig leden. Voor een van de documenten bestaan beperkte machtigingen; slechts een paar personen mogen het zien. Inhoud op die site wordt automatisch niet opgenomen in de zoekresultaten, zodat de inhoud van dit document niet wordt weergegeven wanneer gebruikers een zoekopdracht uitvoeren. Hiermee wordt voorkomen dat de inhoud van de ASPX-pagina per ongeluk wordt getoond aan personen die deze niet mogen zien.

U hebt de mogelijkheid om deze instelling te negeren, zodat alle inhoud in zoekresultaten wordt weergegeven, ongeacht de machtigingen. In dit geval mag alle inhoud worden weergegeven in de zoekresultaten, maar kunnen niet-geautoriseerde gebruikers de originele documenten niet openen. Een andere mogelijkheid is om ASPX-inhoud niet op te laten nemen in zoekresultaten, ongeacht de machtigingen.

Opmerking :  U kunt deze instelling alleen wijzigen als u het machtigingsniveau Machtigingen beheren hebt. Dit machtigingsniveau maakt deel uit van de groep Eigenaar van sitenaam.

  1. Klik op de site op Instellingen > Site-instellingen.

  2. Klik onder Zoeken op Zoeken en offlinebeschikbaarheid.

  3. In de sectie De inhoud van de ASPX-pagina wordt geïndexeerd selecteert u een van de volgende opties:

Optie

Beschrijving

Webonderdelen niet indexeren als deze site fijnmazige machtigingen bevat

Wanneer de machtigingen van de ASPX-pagina verschillen van die van de bovenliggende site, wordt er geen inhoud van de site weergegeven in zoekresultaten.

Alle webonderdelen op deze site altijd indexeren

Altijd alle inhoud van alle ASPX-pagina's op de site weergeven in zoekresultaten, ongeacht de machtigingen.

Webonderdelen op deze site nooit indexeren

Altijd alle inhoud van alle ASPX-pagina's op de site verbergen in zoekresultaten, ongeacht de machtigingen.

Naar boven

De inhoud in kolommen uitsluiten van zoekresultaten

Als site-eigenaar kunt u bepalen of de inhoud van specifieke kolommen in lijsten of bibliotheken in zoekresultaten wordt weergegeven. Standaard wordt alle inhoud in zoekresultaten opgenomen. Deze instelling is handig als u wilt voorkomen dat gevoelige gegevens in de zoekresultaten worden weergegeven.

Opmerking :  U kunt deze instelling alleen wijzigen als u het machtigingsniveau Machtigingen beheren hebt. Dit machtigingsniveau maakt deel uit van de groep Eigenaar 'sitenaam'.

  1. Klik op de site met de lijst of bibliotheek op Instellingen >Site-instellingen.

  2. Klik onder Zoeken op Doorzoekbare kolommen.

  3. In de sectie Kolommen uitgesloten van zoekindexering onder Uitgesloten, schakelt u het selectievakje in naast de naam van de kolom die u niet wilt opnemen in zoekresultaten.

Opmerking :  De kolommen die worden weergegeven zijn de kolommen die bij de huidige site horen.

Naar boven

Een site crawlen en opnieuw indexeren

Wanneer personen op uw SharePoint-sites naar inhoud zoeken, wordt wat ze vinden bepaald door wat er zich in uw zoekindex bevindt. De zoekindex bevat informatie over alle documenten en pagina's op uw site in SharePoint Online. Inhoud wordt automatisch verkend op basis van een gedefinieerd crawlschema. De crawler detecteert alle inhoud die is gewijzigd sinds de laatste verkenning en werkt de index bij.

In sommige gevallen wilt u mogelijk specifiek aanvragen om een site opnieuw volledig te indexeren. Zie Het verkennen en opnieuw indexeren van een site handmatig aanvragen voor meer informatie.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×