Beheer van records ter plaatse configureren

Beheer van records ter plaatse activeren in SharePoint

Als dit nog niet is gebeurd, moet u het beheer van records ter plaatse activeren voordat u deze taken kunt uitvoeren. Sla deze stappen over als u dit hebt geactiveerd.

1. Navigeer naar de site op het hoogste niveau.

2. Klik op instellingen en vervolgens op site-instellingen .

   Klik in een SharePoint met een groep verbonden site op instellingen, klik op site-inhouden klik vervolgens op site- instellingen.

3. Klik onder Beheer van de siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.

4. Ga naar de onderdelen van de site verzamelingen klik op activeren.

Beheer van records ter plaatse configureren voor een siteverzameling

Als uw oplossing voor recordbeheer meerdere sites omvat, kunt u de instellingen voor recordbeheer op de volgende manieren configureren:

• Opgeven welke beperkingen voor een document gelden wanneer het als een record wordt gedeclareerd.

• Opgeven of voor alle lijsten of bibliotheken in een site handmatig records mogen worden gedeclareerd.

• Opgeven wie handmatig documenten als records kan declareren of de declaratie van records ongedaan kan maken.

Beheer van records ter plaatse configureren voor een siteverzameling

1. Navigeer naar de site op het hoogste niveau.

2. Klik op instellingen en vervolgens op site-instellingen .

   Klik in een SharePoint met een groep verbonden site op instellingen, klik op site-inhouden klik vervolgens op site- instellingen.

3. Klik onder Beheer van siteverzameling op Instellingen voor declaratie van records.

4. Selecteer op de pagina Instellingen voor declaratie van records in de sectie Beperkingen op records de optie die aangeeft welke beperkingen voor een item gelden wanneer het als een record wordt gedeclareerd. Deze instelling heeft geen invloed op items die al zijn gedeclareerd als records.

   • Geen extra beperkingen    Deze beperking is nuttig als records een ander bewaarbeleid moeten hebben dan niet-records, maar u het verwijderen of bewerken van de records niet wilt blokkeren.

   • Verwijderen blokkeren    Dit is de standaardbeperking voor het recordcentrum.

   • Bewerken en verwijderen blokkeren    Deze beperking is nuttig als u een document volledig wilt vergrendelen, zodat het niet kan worden bewerkt of verwijderd. Bij het document wordt een pictogram van een hangslot weergegeven, zodat u kunt zien dat het item is vergrendeld.

5. Selecteer in de sectie Mogelijkheid van declaratie van records de optie die aangeeft of items standaard wel of niet handmatig kunnen worden gedeclareerd als records in lijsten en bibliotheken. Als de optie Niet standaard beschikbaar op alle locaties is geselecteerd, kunnen items alleen als records worden gedeclareerd via een beleid of werkstroom.

   Met een optie in de sectie Mogelijkheid van declaratie van records kunt u de declaratie van record ongedaan maken. Hiervoor klikt u in Details over naleving, naast Recordstatus, op Declaratie van record ongedaan maken. U wordt gevraagd te bevestigen dat u de declaratie van het item als record ongedaan wilt maken .

   Opmerking: De optie Declaratie ongedaan maken wordt alleen weergegeven voor items die eerder als record zijn gedeclareerd.

6. Geef in de sectie Declaratierollen op welke typen gebruikers items als records kunnen declareren of de declaratie ongedaan kunnen maken.

   • Alle inzenders en beheerders van lijsten    Elke gebruiker die voor een lijst de machtiging heeft om items te bewerken, kan items als records declareren en declaraties ongedaan maken.

   • Alleen lijstbeheerders    Alleen gebruikers die voor een lijst de machtiging hebben om de lijst te beheren, kunnen items als records declareren of declaraties ongedaan maken.

   • Alleen beleidsacties    Alleen beleidsacties of aangepaste code die wordt uitgevoerd met de systeemaccount, kunnen items als records declareren of declaraties ongedaan maken.

7. Klik op OK.

Naar boven

Beheer van records ter plaatse configureren voor een lijst of bibliotheek

U kunt instellingen voor recordbeheer configureren om toe te staan of te verhinderen dat records worden gemaakt in bepaalde lijsten of bibliotheken op een site. U kunt lijsten en bibliotheken ook zo configureren dat alle items die eraan worden toegevoegd automatisch als records worden gedeclareerd.

Beheer van records ter plaatse configureren voor een lijst of bibliotheek

1. Ga naar de lijst of bibliotheek die u wilt configureren voor recordbeheer.

2. Klik voor bibliotheken onder Hulpmiddelen voor bibliotheken op het tabblad Bibliotheek. Klik voor lijsten onder Hulpmiddelen voor lijsten op het tabblad Lijst.

3. Klik op het lint van de bibliotheek op Bibliotheekinstellingen. Klik voor lijsten op Lijstinstellingen.

   In SharePoint Online: Klik op instellingen en klik vervolgens op lijst instellingen of Bibliotheekinstellingen.

   Opmerking: Als de knop die in deze procedure wordt genoemd niet op het lint wordt weergegeven, moet u mogelijk de schermresolutie of de grootte van het browservenster aanpassen om alle beschikbare knoppen op het lint te kunnen weergeven. U kunt ook op de groepsknop klikken om de selectie met knoppen in de groep uit te vouwen.

4. Klik op de pagina Lijstinstellingen op Instellingen voor declaratie van records.

5. Ga op een van de volgende manieren te werk op de pagina instellingen voor recorddeclaratie in de sectie mogelijkheid om records handmatig te declareren :

   • Selecteer of u de standaardinstelling van de siteverzameling wilt gebruiken.

   • Sta handmatige declaratie van records toe voor deze lijst of bibliotheek.

   • Sta nooit handmatige declaratie van records toe voor deze lijst of bibliotheek.

6. Selecteer in de sectie Automatische declaratie of u wilt dat items die aan deze lijst of bibliotheek worden toegevoegd, automatisch als records worden gedeclareerd.

7. Klik op OK.