Inleiding tot informatiebeheerbeleid

Informatiebeheerbeleid bestaat uit een set regels voor een bepaald type inhoud. Aan de hand van beleidsregels voor informatiebeheer kunnen organisaties zaken controleren en volgen, zoals hoelang inhoud wordt bewaard of welke handelingen gebruikers met die inhoud kunnen verrichten. Door middel van beleidsregels voor informatiebeheer kunnen organisaties voldoen aan wettelijke of overheidsvoorschriften of eenvoudigweg interne bedrijfsprocessen afdwingen.

Bijvoorbeeld: een organisatie moet voldoen aan wettelijke voorschriften waarin wordt vereist dat er 'passende controles' over de financiële overzichten zijn. Hierdoor kunnen een of meer beleidsregels voor informatiebeheer worden gecreëerd waarmee controles worden uitgevoerd op specifieke acties bij het opstellen en goedkeuren van alle documenten die te maken hebben met financiële rapporten.

Zie Beleidsregels voor informatiebeheer maken en toepassen voor instructies.

Kenmerken van beleidsregels voor informatiebeheer

Er zijn vier algemene categorieën met vooraf gedefinieerd beleidsfuncties die afzonderlijk of gecombineerd kunnen worden gebruikt om inhoud en processen te beheren.

Typen inhoudsbeleid

De beleidsfunctie Controle helpt organisaties bij het analyseren van de manier waarop inhoudbeheersystemen worden gebruikt. Gebeurtenissen en bewerkingen die worden uitgevoerd op documenten en lijstitems worden vastgelegd in een logboek. De beleidsfunctie Controle kan zo worden geconfigureerd dat bepaalde gebeurtenissen worden vastgelegd, bijvoorbeeld wanneer een document of item wordt bewerkt, bekeken, ingecheckt, uitgecheckt, verwijderd of wanneer de machtigingen ervan worden gewijzigd. Alle controlegegevens worden opgeslagen in één controlelogboekbestand op de server. Sitebeheerders kunnen rapporten genereren op basis van dit logboekbestand.

De beleidsfunctie Verlooptijd helpt organisaties verouderde inhoud op een consistente, controleerbare manier van hun sites te verwijderen. Hiermee kunnen zowel de kosten als het risico van verouderde inhoud in de hand worden gehouden. Beleid van het type Verlooptijd kan zo worden ingesteld dat bepaalde soorten inhoud verlopen op een bepaalde datum of binnen een bepaalde periode nadat het document is gemaakt of voor het laatst bewerkt.

Naast deze basisfuncties kunnen organisaties aangepaste beleidsfuncties maken en implementeren die voorzien in specifieke behoeften. Een productieorganisatie heeft bijvoorbeeld behoefte aan informatiebeheerbeleid voor alle documenten met specificaties van conceptproductontwerpen om te voorkomen dat gebruikers exemplaren van deze documenten afdrukken op onbeveiligde printers. Dit beleid kan worden gedefinieerd met een beleidsfunctie Afdrukken beperken die kan worden toegevoegd aan het relevante informatiebeheerbeleid voor het inhoudstype Productontwerpspecificaties.

Locaties waar een beleid voor informatiebeheer kan worden gebruikt

Als u informatiebeheerbeleid wilt toepassen, voegt u het toe aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype op een site. De locaties waar u informatiebeheerbeleid maakt of toevoegt, bepaalt het bereik voor toepassing en gebruik van het beleid. U kunt het volgende doen:

Siteverzamelingsbeleid maken en dit beleid toevoegen aan een inhoudstype, lijst of bibliotheek U kunt siteverzamelingsbeleid maken in de lijst Beleid op de hoogste site van een siteverzameling. Nadat u het siteverzamelingsbeleid hebt gemaakt, kunt u het exporteren, zodat beheerders van andere siteverzamelingen het in hun lijst Beleid kunnen importeren. Als u siteverzamelingsbeleid maakt dat u kunt exporteren, kunt u het informatiebeheerbeleid standaardiseren voor alle sites in uw organisatie.

Wanneer u siteverzamelingsbeleid toevoegt aan een site-inhoudstype en een exemplaar van dat inhoudstype wordt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, kan de eigenaar van die lijst of bibliotheek het siteverzamelingsbeleid voor de lijst of bibliotheek niet wijzigen. Door siteverzamelingsbeleid toe te voegen aan een site-inhoudstype kan siteverzamelingsbeleid worden afgedwongen op elk niveau van de sitehiërarchie.

Koppeling naar sjabloon voor Beleid voor inhoudstypen op pagina Site-instellingen

Informatiebeheerbeleid maken voor een site-inhoudstype in de galerie met site-inhoudstypen van de hoogste site en dit inhoudstype vervolgens toevoegen aan een of meer lijsten of bibliotheken U kunt ook rechtstreeks informatiebeheerbeleid maken voor een site-inhoudstype en een exemplaar van dat site-inhoudstype koppelen aan meerdere lijsten of bibliotheken. Als u op deze manier informatiebeheerbeleid maakt, geldt dat beleid voor elk item in de siteverzameling van dat inhoudstype en voor elk inhoudstype dat eigenschappen van dat inhoudstype overneemt. Als u echter informatiebeheerbeleid rechtstreeks voor een site-inhoudstype maakt, is het beleid moeilijker te gebruiken in andere siteverzamelingen, omdat beleid dat op deze manier is gemaakt niet kan worden geëxporteerd.

Koppeling naar site-inhoudstypen op pagina Site-instellingen

Koppeling Informatiebeheerbeleid op de instellingenpagina voor een site-inhoudstype

Opmerking Beheerders van siteverzamelingen kunnen bepalen welk beleid in een siteverzameling kan worden gebruikt door de mogelijkheid om beleidsfuncties rechtstreeks in te stellen voor een inhoudstype uit te schakelen. Wanneer deze beperking geldt, kunnen gebruikers die inhoudstypen maken alleen beleid selecteren dat voorkomt in de lijst Siteverzamelingsbeleid.

Informatiebeheerbeleid maken voor een lijst of bibliotheek Als voor uw organisatie bepaald informatiebeheerbeleid moet worden toegepast op een sterk beperkte verzameling inhoud, kunt u informatiebeheerbeleid maken dat alleen geldt voor een afzonderlijke lijst of bibliotheek. Het beleid geldt in dat geval slechts voor één locatie en kan niet worden geëxporteerd of hergebruikt voor andere locaties. Soms kan het echter nodig zijn om uniek informatiebeheerbeleid te definiëren met beperkte geldigheid voor bepaalde situaties.

Koppeling Gegevensbeheerbeleid op de instellingenpagina voor de documentbibliotheek

Opmerkingen

U kunt informatiebeheerbeleid maken voor een lijst of bibliotheek als deze lijst of bibliotheek slechts één inhoudstype ondersteunt. Als een lijst of bibliotheek meerdere inhoudstypen ondersteunt, moet u informatiebeheerbeleid definiëren voor elk afzonderlijk inhoudstype dat is gekoppeld aan die lijst of bibliotheek. Exemplaren van een site-inhoudstype die zijn gekoppeld aan een specifieke lijst of bibliotheek worden ook lijstinhoudstypen genoemd.

Beheerders van siteverzamelingen kunnen bepalen welk beleid in een siteverzameling kan worden gebruikt door de mogelijkheid om beleidsfuncties rechtstreeks in te stellen voor een lijst of bibliotheek uit te schakelen. Wanneer deze beperking geldt, kunnen gebruikers die lijsten of bibliotheken beheren alleen beleid selecteren dat voorkomt in de lijst Siteverzamelingsbeleid.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×