Office
Aanmelden

Inleiding tot het recordcentrum

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

De informatie in dit artikel maakt u kennis met het concept van het gebruik van het recordcentrum voor het beheren en bewaren van uw records. U vindt u informatie over algemene richtlijnen in dit artikel kunt u meer informatie over de voordelen van het gebruik van de sitesjabloon Recordcentrum. Zie de koppelingen onder Zie ookvoor meer informatie over het maken en gebruiken van het recordcentrum.

In dit artikel

Overzicht

Functies van de sitesjabloon Recordcentrum

Ontwerpen van een site met recordcentrum

Overzicht

Het recordcentrum is bedoeld als centrale opslaglocatie waarin een organisatie alle records, zoals juridische of financiële documenten, kan opslaan en beheren. Het recordcentrum ondersteunt het volledige proces voor recordbeheer, vanaf het verzamelen van records via het beheren ervan tot het vernietigen ervan. Een recordcentrumsite wordt gewoonlijk ontworpen en geconfigureerd door de professionele recordbeheerders en het IT-personeel van een organisatie ter ondersteuning van het archiveringsplan van die organisatie.

Opmerking: SharePoint biedt de mogelijkheid voor het beheren van records 'ter plaatse." Met het beheer van records ter plaatse kunt u de functie die beschikbaar is in het recordcentrum, zoals informatiebeheerbeleid afdwingen, routeren en wacht, voor het beheren van records aan een site. Zie de koppelingen onder Zie ookvoor meer informatie over in recordbeheer ter plaatse.

De sjabloon van de recordcentrumsite lijkt op andere SharePoint-sites omdat deze eveneens fungeert als een algemene opslagplaats voor documenten en zorgt dat sitegebruikers met elkaar kunnen samenwerken. De sjabloon van de recordcentrumsite is echter een vooraf geconfigureerde site die speciaal ontworpen is om organisaties te helpen bij het implementeren van hun programma's voor het beheren en bewaren van hun records. Versiebeheer, controle, beheer van metagegevens, eDiscovery en aanpasbare routering van records zijn ingebouwde functies waarmee u records efficiënter kunt beheren.

De site met recordcentrum

Naar boven

Functies van de sjabloon voor de recordcentrumsite

De sitesjabloon Recordcentrum combineert sommige beschikbaar in Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution standaardfuncties met sommige functies voor extra gespecialiseerde recordbeheer en biedt de volgende mogelijkheden:

Beveiliging      Het recordcentrum heeft verschillende functies die ervoor zorgen dat de integriteit van de records die zijn opgeslagen in het:

  • Records worden nooit automatisch door het systeem gewijzigd. Zo weet u zeker dat records die naar een recordcentrumsite worden geüpload en later worden gedownload altijd identiek zijn.

  • Sitebeheerders kunnen het recordcentrum configureren om te voorkomen dat records rechtstreeks worden bewerkt. Dit wordt gedaan door wijzigingen in het document op te slaan in documentversies en door bepaalde soorten wijzigingen te controleren.

  • Het recordcentrum biedt recordbeheerders de mogelijkheid metagegevens over items toe te voegen en bij te houden, waarbij ze gescheiden blijven van de metagegevens van een record. Daardoor kan de informatie die betrekking heeft op recordbeheertaken worden bijgewerkt zonder dat het onderliggende record wordt gewijzigd. Er worden ook versies opgeslagen van wijzigingen in metagegevens.

Informatiebeheerbeleid afdwingen    Sommige beschikbaar beleidsfuncties die handig voor het beheer van records zijn:

  • Controle    Deze functie legt gebeurtenissen en bewerkingen die worden uitgevoerd op bestanden. Controle nuttig is voor de record whm bekijkt en er toegang heeft tot gegevens in het recordcentrum.

  • Vervaldatum    Deze functie bepaalt u hoelang een record moet worden bewaard en welke actie moet worden uitgevoerd wanneer de bewaarperiode, zoals verwijderen of de van een werkstroom Goedkeuren voor bestemming eindigt. Meestal de bewaarperiode voor een record wordt gestart wanneer een record in eerste instantie naar het recordcentrum verzonden is.

  • Streepjescodes    Deze functie biedt elke record met een afbeelding van unieke streepjescode en numerieke waarde. De waarde van de streepjescode worden opgeslagen en geïndexeerde samen met de elektronische versie van de record. Streepjescodes zijn handig om te behouden en het bijhouden van fysieke records. Wanneer de records in een bibliotheek fysieke versies hebt, bieden streepjescodes een manier om te relateren van de fysieke versies met hun elektronische tegenhangers van Excel.

Record siteverzameling programmeerbaar interface      Het recordcentrum ondersteunt een reeks services die verzamelen van records vereenvoudigen. Het recordcentrum programmeerbaar interface kan organisaties beide document management als e-mailsystemen automatisch bestanden verzenden naar de site met recordcentrum configureren. Inhoud kan worden verzonden naar het recordcentrum via een webservice met behulp van de SOAP (Simple Object Access Protocol) of via e-mail met behulp van de SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). U kunt ook werkstromen is ontworpen in Microsoft SharePoint Designer 2010 gebruiken om in te dienen records naar het recordcentrum. Zie de koppelingen onder Zie ookvoor meer informatie over het verzenden van records naar het recordcentrum.

Recordroutering      Het recordcentrum bevat een inhoudsbeheer die binnenkomende records automatisch verzenden kunt (of verstuurd automatisch of handmatig) naar de juiste locatie, op basis van hun recordtype. Wanneer een record is verzonden naar het recordcentrum, vaak voorzien van extra gerelateerde gegevens, zoals controlelogboeken geschiedenis en metagegevens. Geschiedenis van de controle van een record is opgeslagen in het recordcentrum als een XML-bestand en metagegevens van een record is opgeslagen in een XML-bestand en in kolommen met metagegevens op de recordcentrumsite. Zie de koppelingen onder Zie ookvoor meer informatie over het configureren en routering van records met behulp van inhoudsbeheer.

Houd    Als onderdeel van wat e-Discovery wordt genoemd, het recordcentrum kunnen organisaties de records die onder juridische discovery als onderdeel van een rechtszaak of relevant zijn voor een controle of onderzoek zijn en deze in een lijst met wachtruimten plaatsen. Records in de wachtstand worden geplaatst, ze uitgesloten van een verloopbeleid die mogelijk van kracht als ze worden dus beschermd tegen vernietiging. Bijvoorbeeld als in het geval van rechtszaken, houdt u de locaties van een organisatie relevante records die het mogelijk nodig om te produceren op, zijn deze records beschikbaar totdat de rechtszaak voltooid is. Records kunnen in meer dan één wachtruimte tegelijk worden geplaatst. Recordbeheerders kunnen ook het recordcentrum voor records die in de wachtstand worden geplaatst moet zoeken. Zie de koppelingen onder Zie ookvoor meer informatie over e-Discovery.

Naar boven

Een voorbeeld van het gebruik van het recordcentrum voor het beheer van records

Bedrijven die zijn vaak vereist om te genereren en geef de financiële rapporten regelmatig fiscaal. Op elk gewenst moment een bedrijf kan worden aangevraagd vrij te geven van financiële gegevens als onderdeel van een proces controle, bijvoorbeeld en financiële gegevens moet worden vrijgegeven met de vereiste dat de gegevens niet op geen enkele manier wordt gewijzigd. Als u wilt deze aanvraag, van het bedrijf financiële afdeling zoekt en stuurt de financiële rapporten naar een specifieke bibliotheek wachtruimte binnen een site met recordcentrum. Door te sturen rapporten naar een bibliotheek wachtstand, ze uitgesloten van een vooraf gedefinieerd beleid die mogelijk van kracht en toegang tot deze rapporten is geblokkeerd totdat een specifieke datum en tijd of totdat de juiste machtiging plaatsvindt. De financiële rapporten zijn opgeslagen in de recordcentrumsite samen met de bijbehorende controlegeschiedenis en andere metagegevens.

Voorbeeld van de werkstroom voor het vasthouden van records

Naar boven

Een recordcentrumsite ontwerpen

Op het hoogste niveau bestaat het ontwerpen van een recordcentrumsite voor de implementatie van een recordbeheerprogramma uit twee hoofdstappen:

  1. Een organisatie moet een strategie voor recordbeheer te ontwikkelen en een formele records plan voor het beheer. Dit is een gezamenlijke inspanning waarvoor samenwerking tussen recordbeheerders, naleving managers IT-professionals en informatiewerkers.

  2. Een organisatie moet vervolgens een of meer recordcentrum sites implementatie van het plan voor het beheer van records configureren.

In de onderstaande paragrafen worden de belangrijkste onderdelen van elk van deze stappen beschreven.

Planning van recordbeheer

Voordat een organisatie een recordcentrumsite kan configureren als oplossing voor recordbeheer, moet er een formeel plan voor de recordbeheerstrategie worden ontwikkeld. De specifieke elementen van een formeel recordbeheerplan zijn waarschijnlijk voor elke organisatie of elk bedrijf uniek. Vrijwel alle recordbeheerplannen omvatten echter de volgende documenten en processen:

Bestandsplan      in een bestandsplan wordt beschreven welke typen documenten of items door een organisatie als officiële zakelijke records worden gezien. In een bestandsplan wordt aangegeven waar records worden bewaard en wordt beschreven hoe het ene type record van het andere kan worden onderscheiden. Het bestandsplan fungeert als een uitgebreide verzameling beleidsregels, processen en richtlijnen voor het maken, opslaan en beheren van records. Een bestandsplan moet over alle records gaan, ongeacht het medium, zoals papieren documenten, blogs, wiki's, e-mail en elektronische bestanden. Er moet ook in zijn aangegeven hoe elke record moet worden geclassificeerd, beveiligd en uiteindelijk, vernietigd. Het moet ook richtlijnen bevatten over hoe moet worden omgegaan met records van speciale categorieën, zoals Vertrouwelijk, Vitaal, Bedrijfsgeheim of Alleen voor bevoegden. En tenslotte moet in een bestandsplan worden vermeld wie er verantwoordelijk is voor het beheer van elk type record.

Recordbibliotheken    recordbibliotheken zijn in feite documentbibliotheken die u maakt om belangrijke records te classificeren en op te slaan. U maakt een recordbibliotheek voor elk type record dat u wilt behouden. Records worden automatisch doorgestuurd naar de juiste bibliotheek op basis van de instellingen die in Inhoudsbeheer zijn geconfigureerd.

Inhoudstypen    inhoudstypen maakt u om te definiëren welke recordtypen uw organisatie moet opslaan, en om aan te geven wat de unieke eigenschappen van elk type record zijn. Door inhoudstypen te definiëren voor specifieke soorten records, zorgt uw organisatie ervoor dat alle records die qua inhoud tot een bepaalde groep behoren op een consistente manier worden beheerd. Office-documenten, PDF-bestanden, TIFF-bestanden (gescande afbeeldingen), e-mail, chatgesprekken, video's en fysieke records kunnen alle worden geclassificeerd en opgeslagen met de inhoudstypen die u maakt. Alle records die bijvoorbeeld 'overeenkomst' worden genoemd, worden binnen het systeem voor recordbeheer van SharePoint op een consistente manier behandeld. Inhoudstypen gebruiken om records te classificeren en op te slaan, is een alternatieve methode om recordbibliotheken te gebruiken.

Bewaarschema      een bewaarschema geeft aan hoe lang elk recordtype in het bestandsplan moet worden bewaard (de bewaarperiode) en beschrijft het proces voor het vernietigen ervan wanneer het einde van deze periode (het verwijderingsproces) is bereikt. De richtlijnen in een bewaarschema zijn doorgaans gebaseerd op wettelijke vereisten, risico's voor de organisatie en de behoeften van een bedrijf. Daarnaast worden in een bewaarschema gewoonlijk de onvoorziene omstandigheden voor risicobeheer beschreven die de lengte van de bewaarperiode voor elk recordtype bepalen.

Een document met de nalevingsvereisten      dit is een document waarin wordt gedefinieerd aan welke regels IT-systemen voor recordbeheer moeten voldoen, wat de functionele vereisten zijn en welke controles op regelmatige basis moeten worden uitgevoerd om te beoordelen of er aan de nalevingsvereisten wordt voldaan.

  • Formeel proces voor het uitstellen van de vernietiging van records      dit proces wordt vaak 'aanhouden' genoemd en geeft een gedetailleerde beschrijving van hoe een organisatie te werk gaat bij het aanhouden van records voordat ze worden vernietigd zoals in het geval van gerechtelijke procedures, audits of onderzoeken.

  • Systeem voor de controle en rapportage van recordafhandeling      om ervoor te zorgen dat werknemers zich bij het archiveren en beheren van records en bij het verschaffen van toegang tot records houden aan gedefinieerd beleid en gedefinieerde processen, moet een programma voor recordbeheer een systeem voor de controle en rapportage van recordafhandeling omvatten.

Opmerking: Zoals met een andere site, u handmatig kunt bestanden upload tot 2 GB naar het recordcentrum. Als u de inhoudsbeheer records worden gerouteerd naar het recordcentrum gebruikt, is de maximale bestandsgrootte die voor elke record 50MB.

Zie de koppelingen onder Zie ook voor gedetailleerde informatie over het plannen van de oplossing voor recordbeheer.

Naar boven

Overzicht van het configureren van een recordcentrumsite

Nadat een organisatie een gedetailleerde planning van recordbeheer en een formeel plan voor recordbeheer heeft ontworpen, kan het een recordcentrumsite maken en configureren voor de implementatie van dit programma.

U moet de volgende stappen uitvoeren om een recordcentrumsite te configureren:

  1. Maak documentbibliotheken of lijsten om elk type record dat in het archiveringsplan wordt aangegeven, te beheren en op te slaan.

    • U wordt aangeraden één recordbibliotheek te maken voor elk inhoudstype in uw recordplan.

    • Wanneer records worden ingediend bij het recordcentrum, worden ze doorgestuurd naar de relevante lijst of bibliotheek.

  2. Kolommen maken voor de relevante documentbibliotheken, lijsten of inhoudstypen voor de opslag en weergave van de metagegevens voor elk recordtype dat is opgegeven in het archiveringsplan.

  3. Het informatiebeheerbeleid voor elk recordtype in de recordcentrumsite opgeven. Dit beleid moet de bewaarperiode en controlevereisten weerspiegelen die zijn vastgelegd in het archiveringsplan en het bewaarschema van de organisatie.

  4. Configureer Inhoudsbeheer zo dat elk recordtype naar de juiste locatie wordt omgeleid. Wanneer records worden ingediend bij de recordcentrumsite, handmatig of via een programma, wordt deze functie in de toepassing gebruikt om te bepalen hoe een record binnen de recordcentrumsite moet worden geclassificeerd en waar deze naartoe moet worden gezonden.

Zie de koppelingen onder Zie ook voor gedetailleerde informatie over het configureren en aanpassen van de oplossing voor recordbeheer.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×