In dit artikel
Overzicht
Wanneer u Microsoft Office InfoPath-formulieren gebruikt om gegevens te verzamelen als onderdeel van een groter bedrijfsproces, blijven deze gegevens meestal niet in de formulieren die gebruikers invullen. In plaats daarvan worden de formuliergegevens verplaatst van het formulier naar de volgende fase in het bedrijfsproces, meestal naar een externe gegevensbron, zoals een database, webservice of toepassing op een webserver. Een werknemer kan bijvoorbeeld InfoPath gebruiken om een onkostendeclaratieformulier in te vullen en dit formulier vervolgens in te dienen bij een webservice waar het formulier kan worden verwerkt.
In tegenstelling tot het opslaan van een formulier, waarbij gebruikers een locatie kiezen om hun formulier op te slaan terwijl ze het invullen, worden de gegevens van het formulier naar een specifieke locatie verzendt die is gedefinieerd wanneer de formuliersjabloon die aan het formulier is gekoppeld, is ontworpen. Wanneer u een formuliersjabloon ontwerpt en formulierinzending inschakelen, kunt u ervoor kiezen om de gegevens die gebruikers in uw formulier invoeren, op de volgende locaties te laten indienen:
-
Een Microsoft Office Access- of Microsoft SQL Server-database
-
Een webservice
-
Een server met Microsoft Windows SharePoint Services
-
In een e-mailbericht
-
Een toepassing op een webserver
-
Een aangepaste toepassing die InfoPath host
Als u opgeeft waar u de gegevens in uw formulieren wilt inleveren, kunt u de nauwkeurigheid en efficiëntie van uw bedrijfsprocessen verhogen, omdat u hierdoor meer controle over deze processen kunt uitoefenen. Voordat gebruikers hun formuliergegevens kunnen indienen, zorgt InfoPath ervoor dat de gegevens in de formulieren geldig zijn en kunnen gebruikers ongeldige gegevens corrigeren. Met deze functie kunt u ervoor zorgen dat alleen geldige gegevens naar de externe gegevensbron worden verzonden.
Naast het ontwerpen van de formuliersjabloon zodat gebruikers hun gegevens op één locatie kunnen indienen, kunt u de formuliersjabloon zo ontwerpen dat gebruikers hun formuliergegevens op meerdere locaties tegelijk kunnen indienen. U kunt bijvoorbeeld een formuliersjabloon voor onkostenrapport ontwerpen, zodat wanneer gebruikers hun ingevulde formulieren indienen, de gegevens van de formulieren naar een database worden verzonden en een kopie van elk ingevuld formulier ook in een e-mailbericht naar de manager wordt verzonden.
Wanneer u een formuliersjabloon ontwerpt die kan worden verzonden naar een externe gegevensbron, schakelt InfoPath de opdracht Verzenden in het menu Bestand in, evenals standaard de knop Verzenden op de werkbalk Standaard. Afhankelijk van uw behoeften kunt u ervoor kiezen om de naam van de opdracht Verzenden te wijzigen. Daarnaast kunt u ook rechtstreeks op de formuliersjabloon een knop invoegen waar gebruikers op kunnen klikken om hun formuliergegevens in te dienen nadat ze het formulier hebben ingevuld.
U kunt ook de formuliersjabloon zo instellen dat een van de volgende opties wordt gebruikt nadat het formulier is verzonden:
-
Het bestaande formulier wordt gesloten.
-
Het bestaande formulier wordt gesloten en er wordt een nieuw, leeg formulier geopend.
-
Het bestaande formulier blijft geopend.
Daarnaast kunt u een bericht schrijven dat wordt weergegeven nadat gebruikers hun formulier hebben verzonden, waarin wordt aangegeven of het formulier is verzonden.
Formuliergegevens indienen bij een Access- of SQL Server database
InfoPath-formulieren worden vaak verzonden naar databases, of het nu gaat om het bijwerken van één tabel met een klantrecord of voor complexere scenario's, zoals het wijzigen van meerdere tabellen die aan elkaar zijn gekoppeld in een formuliersjabloon voor onkostenrapport. U kunt de formuliersjabloon ontwerpen in InfoPath, zodat deze rechtstreeks kan worden verzonden naar een Access- of SQL Server-database zonder dat u script of aangepaste code moet gebruiken. U kunt formuliergegevens ook naar andere typen databases verzenden met aangepaste code of door het formulier in te dienen bij een webservice die is verbonden met die database.
Als u een formulier wilt verzenden naar een Access- of SQL Server database, moet u een formuliersjabloon ontwerpen die is gebaseerd op die database. Dit zorgt ervoor dat de gegevens van de formuliersjabloon gegevensbron de structuur van de database. Als u een databaseverbinding toevoegt aan een bestaande formuliersjabloon, kunnen gebruikers hun ingevulde formulieren niet indienen bij de database, omdat de gegevensbron van het formulier niet overeenkomen met de structuur van de database. Als de formuliersjabloon niet overeen komt met de structuur van de database, kan InfoPath de juiste velden in de database niet bijwerken wanneer de gegevens worden verzonden.
Wanneer u een InfoPath-formuliersjabloon ontwerpt die is gebaseerd op een database, moet u de volgende problemen zien:
-
Wanneer u de formuliersjabloon koppelt aan meer dan één tabel in de database, moeten de tabellen zijn verbonden met sleutelvelden.
-
Lange gegevenstypen, zoals afbeeldingen, afbeeldingen, OLE-objecten, bestandsbijlagen en Access Memo- of SQL-gegevenstypen, moeten van de gegevensverbinding worden uitgesloten. InfoPath biedt geen ondersteuning voor gegevensverbindingen met deze lange gegevenstypen. Als u specifieke velden in de database wilt uitsluiten, gebruikt u de wizard Gegevensverbinding om de gegevensverbinding in te stellen.
U kunt bepalen of een van deze problemen van toepassing is door de informatie te lezen in het vak Overzicht op de laatste pagina van de wizard Gegevensverbinding. De samenvatting geeft aan of formulierinzending is ingeschakeld en of deze is uitgeschakeld, wordt in de samenvatting uitgelegd waarom.
Nadat u de gegevensverbinding tussen de formuliersjabloon en de database hebt ingesteld, kunt u alle andere gepersonaliseerde verzendopties aanpassen. U kunt bijvoorbeeld de tekst wijzigen die wordt weergegeven op de knop Verzenden in de formuliersjabloon. U kunt ook de berichten wijzigen die aan gebruikers worden weergegeven om aan te geven of het formulier is verzonden en u kunt opgeven of u het formulier geopend wilt houden na de inzending.
Formuliergegevens indienen bij een webservice
Of u nu een webservice gebruikt om een werkstroom voor een bedrijfsproces tot stand te brengen of als een middelste laag boven aan de database, Met InfoPath kunt u eenvoudig formuliersjablonen maken die werken met een webservice. InfoPath heeft een wizard Gegevensverbinding die u begeleidt bij het proces van het verbinden van formuliersjablonen met een webservice.
Er zijn twee veelgebruikte methoden voor het ontwerpen van een formuliersjabloon die formulieren naar een webservice verstuurt:
-
Een bestaande formuliersjabloon verbinden met een webservice
-
Een nieuwe formuliersjabloon ontwerpen die is gebaseerd op een webservice
Met beide methoden maakt InfoPath een gegevensbron die is gebaseerd op het schema van de webservice. Hierdoor kunnen formulieren die zijn gebaseerd op een formuliersjabloon, gegevens verzenden naar de webservice.
Technische gegevens
Wanneer gebruikers een formulier indienen bij een webservice, wordt het formulier verzonden als XML-gegevens (Extensible Markup Language) in een SOAP-envelop. De SOAP-envelop fungeert als invoerparameter voor de opgegeven webservicebewerking. U kunt dit vergelijken met het indienen van een formulier via HTTP, wat resulteert in een XML-document in een HTTP POST-aanvraag.
Voordat u een InfoPath-formuliersjabloon koppelt aan een webservice, moet u rekening houden met het volgende:
-
InfoPath kan geen verbinding maken met een webservice die gebruikmaakt remote procedure call (RPC) gecodeerde stijl. Alleen letterlijke documentcoderen wordt ondersteund.
-
Wanneer u een formuliersjabloon configureert zodat de formulieren gegevens kunnen verzenden naar een webservice, kunt u opgeven dat alleen gegevens in bepaalde velden of groepen kunnen worden verzonden of dat u alle gegevens in het formulier kunt verzenden.
Nadat de gegevensverbinding met de webservice is ingesteld, kunt u een knop Verzenden toevoegen aan de formuliersjabloon en andere gepersonaliseerde verzendopties aanpassen.
Formuliergegevens indienen bij een server met Microsoft Windows SharePoint Services
U kunt een formuliersjabloon ontwerpen die gegevens verstuurt naar een server die Microsoft Windows SharePoint Services. Hierdoor kunt u alle formulieren van uw gebruikers opslaan en ordenen in een documentbibliotheek. Daarnaast kunnen uw gebruikers formulieren die zijn gebaseerd op de formuliersjabloon rechtstreeks vanuit de documentbibliotheek invullen. Ze kunnen ook formuliergegevens exporteren naar Microsoft Office Excel of de gegevens uit verschillende formulieren samenvoegen in één formulier. Bovendien kunt u, wanneer u de indiening van formulieren rechtstreeks inschakelen bij een documentbibliotheek, vooraf de bestandsnamen voor de formulieren, hetzij met statische waarden, met waarden op basis van gegevens in het formulier, of met behulp van een formule.
Nadat u de formuliersjabloon hebt geconfigureerd om formulierinzending naar een SharePoint-documentbibliotheek toe te staan, kunt u een knop Verzenden toevoegen aan het formulier en andere verzendopties aanpassen, zoals de tekst op de knop Verzenden, de berichten die aan de gebruiker worden weergegeven om aan te geven of het formulier is verzonden en of het formulier na de inzending geopend moet blijven.
Formuliergegevens in een e-mailbericht indienen
Het gebruik van een e-mailprogramma is een van de eenvoudigste en meest voorkomende manieren om een werkstroom voor een bedrijfsproces in te stellen. U kunt een InfoPath-formuliersjabloon ontwerpen waarmee gebruikers op een knop Verzenden kunnen klikken op de werkbalk Standaard of in het menu Bestand om het ingevulde formulier te verzenden als bijlage of in de hoofdindeling van een e-mailbericht. De e-mailadressen, onderwerpregel en bijlagebestandsnaam kunnen allemaal vooraf worden gedefinieerd wanneer u de formuliersjabloon ontwerpt, hetzij met statische waarden, met waarden op basis van vermeldingen in het formulier, of met behulp van een formule. U kunt bijvoorbeeld de formuliersjabloon zo ontwerpen dat ingevulde formulieren automatisch in een e-mailbericht met een vooraf gedefinieerde onderwerpregel worden verzonden naar een e-mailadres dat is gebaseerd op een vermelding in het formulier. Bovendien kunt u dynamische bestandsnamen voor het formulier definiëren op basis van gegevens die gebruikers in het formulier invoeren.
Als gebruikers hun formulieren als e-mailberichten kunnen indienen, moeten ze Microsoft Office Outlook 2003 of Microsoft Office Outlook 2007 hebben geïnstalleerd op hun computers. Gebruikers die formulieren invullen in een webbrowser, hoeven Outlook formulieren als e-mailbericht in te dienen.
Nadat u de formuliersjabloon hebt geconfigureerd om formulierverzending in een e-mailbericht toe te staan, kunt u een knop Verzenden toevoegen aan de werkbalk Standaard en een opdracht Verzenden naar het menu Bestand aan de formuliersjabloon en andere verzendopties aanpassen, zoals de tekst die wordt weergegeven op de knop Verzenden, de berichten die aan de gebruiker worden weergegeven om aan te geven of het formulier is verzonden, en of u het formulier open wilt houden na de inzending.
Formuliergegevens indienen bij een toepassing op een webserver
Als u een bestaande ASP-pagina (Active Server Pages) of andere code op een webserver hebt waarmee XML-gegevens kunnen worden verwerkt, kunt u de formuliersjabloon zo ontwerpen dat gebruikers voltooide formulieren kunnen indienen bij die webserver met behulp van de HTTP POST-methode. Wanneer u de formuliersjabloon zo configureert dat gebruikers hun formulieren op deze manier kunnen indienen, wordt in InfoPath een bericht gemaakt dat de formuliergegevens bevat en dit bericht vervolgens naar de webserver verzendt. Wanneer u een formuliersjabloon ontwerpt om gegevens naar een webserver te verzenden, kunt u een knop Verzenden toevoegen aan de formuliersjabloon, de tekst opgeven die wordt weergegeven op de knop Verzenden, de berichten aanpassen die aan gebruikers worden weergegeven om aan te geven of het formulier is verzonden en opgeven of het formulier geopend moet blijven na de inzending.
Formuliergegevens indienen met behulp van een gegevensverbindingsbestand
In Microsoft Office InfoPath 2007 hebt u ook de mogelijkheid om een XML-bestand te maken dat een gegevensverbindingsbestand wordt genoemd dat alle instellingen bevat die nodig zijn voor een gegevensverbinding. U kunt dat bestand opslaan in een gegevensverbindingsbibliotheek op een Microsoft Office SharePoint Server 2007 site en vervolgens verschillende formuliersjablonen ontwerpen die hetzelfde XML-bestand gebruiken om een gegevensverbinding te configureren. Als u een gegevensverbindingsbestand gebruikt, betekent dit dat als er iets met de gegevensverbinding verandert, bijvoorbeeld als de locatie van de externe gegevensbron wordt gewijzigd, u het gegevensverbindingsbestand eenmaal kunt bijwerken in plaats van de gegevensverbinding in elke afzonderlijke formuliersjabloon bij te werken. Alle formuliersjablonen die het gegevensverbindingsbestand gebruiken, worden automatisch bijgewerkt met de nieuwe instellingen.
Een gegevensverbindingsbestand kan instellingen bevatten die bepalen hoe gebruikers hun formuliergegevens kunnen indienen. U kunt een formuliersjabloon ontwerpen om de instellingen in dit gegevensverbindingsbestand te gebruiken. Nadat u de formuliersjabloon hebt geconfigureerd om formulierverzending toe te staan, kunt u een opdracht Verzenden toevoegen aan het menu Bestand en een knop Verzenden op de werkbalk Standaard op het formulier dat is gebaseerd op de formuliersjabloon en vervolgens andere verzendopties aanpassen, zoals de tekst die wordt weergegeven op de knop Verzenden en de opdracht, de berichten die aan de gebruiker worden weergegeven om aan te geven of het formulier is verzonden en of u het formulier geopend wilt houden na de inzending.
Formuliergegevens verzenden met behulp van code
Als u geavanceerde functionaliteit wilt maken in uw formuliersjabloon voor het indienen van formuliergegevens, kunt u beheerde code schrijven met Behulp van Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET of een script. U kunt bijvoorbeeld functionaliteit toevoegen aan uw formuliersjabloon waarmee u formulier kunt indienen op meerdere locaties tegelijk of aan een externe gegevensbron die normaal gesproken niet wordt ondersteund door InfoPath.
Tip: Als u de formuliersjabloon niet kunt configureren zodat gebruikers hun formulieren kunnen indienen bij een externe gegevensbron met behulp van de opties voor InfoPath-gegevensverbinding, kunt u deze functie gebruiken om uw eigen implementatie van een gegevensverbinding naar die externe gegevensbron te schrijven.
