Inleiding tot het gebruik van workflows met InfoPath-formulieren

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

In dit artikel

What are workflows?

Gebruik van workflows met InfoPath-formulieren

Werkstromen die van Office SharePoint Server 2007 uitmaken deel

Ondersteuning voor aangepaste werkstromen in Windows SharePoint Services 3.0 of Office SharePoint Server 2007

Steps involved in using workflows

Starting a workflow on a document or item

Wat zijn werkstromen?

Een werkstroom voor het soms omschreven als een reeks taken die een uitkomst oplevert. Een werkstroom is gedefinieerd in de context van Microsoft SharePoint-producten en technologieën, nog nauwkeuriger als de geautomatiseerde verplaatsing van documenten of items door een specifieke reeks acties of taken die zijn gerelateerd aan een bedrijfsproces. Werkstromen kunnen worden gebruikt voor het beheren van consistente algemene bedrijfsprocessen binnen een organisatie doordat organisaties om bedrijfslogica te koppelen aan documenten of items in een SharePoint-lijst of bibliotheek. Bedrijfslogica is in principe een reeks instructies en voor het regelen van de acties die naar een document of item plaatsvinden.

Werkstromen kunnen stroomlijnen de kosten en de tijd die nodig is om te coördineren van algemene bedrijfsprocessen, zoals project goedkeuring of document controleren en door te beheren en bijhouden van de taken in deze processen worden uitgevoerd. Op een site Microsoft Office SharePoint Server 2007 , kunt u bijvoorbeeld een werkstroom toevoegt aan een documentbibliotheek waarmee een document naar een groep personen voor goedkeuring. Wanneer de auteur van het document wordt deze werkstroom op een document in die bibliotheek gestart, de werkstroom maakt document goedkeuringstaken, die taken aan de werkstroomdeelnemers wordt toegewezen en vervolgens e-mailbericht verzonden berichten naar de deelnemers die taakinstructies bevatten en een koppeling naar het document mag worden goedgekeurd. Terwijl de werkstroom uitgevoerd, de eigenaar van de werkstroom (in dit geval de auteur van het document wordt) of de andere deelnemers aan de pagina Werkstroomstatus om te zien welke deelnemers hun werkstroomtaken hebben voltooid kunnen controleren. De pagina Werkstroomstatus is beschikbaar door te klikken op de status van de werkstroom voor een document of item in de documentbibliotheek. Wanneer deelnemers hun werkstroomtaken, eindigt de werkstroom en de eigenaar van de voltooit automatisch ontvangt een melding dat de werkstroom voltooid is.

De volgende afbeelding ziet u het goedkeuringsproces van de werkstroom.

Stroomdiagram van workflow Goedkeuring

Werkstromen niet alleen ondersteuning voor bestaande handmatige processen maar ook de manieren waarin mensen kunnen samenwerken en werken met documenten, lijsten en bibliotheken uitbreiden. Gebruikers van de site kunnen starten en werkstromen deelnemen via aanpasbare formulieren die beschikbaar in het document of item in een SharePoint-lijst of bibliotheek zijn. Deze aanpasbare formulieren zijn SharePoint-pagina's waarmee gebruikers om te controleren of wijzigingen aanbrengen in de werkstroom. De werkstroomfunctionaliteit in Office SharePoint Server 2007 is ook hecht geïntegreerd met het 2007 Microsoft Office-systeem. De volgende werkstroomtaken kunnen worden uitgevoerd in een site Office SharePoint Server 2007 of rechtstreeks vanuit bepaalde programma's die deel uitmaken van de Office 2007-versie:

  • De lijst weergeven met werkstromen die beschikbaar zijn voor een document of item.

  • Een werkstroom starten voor een document of item.

  • Een werkstroomtaak weergeven, bewerken of opnieuw toewijzen.

  • Een werkstroomtaak voltooien.

Top of Page

Gebruik van workflows met InfoPath-formulieren

Kunt u Microsoft Office InfoPath-formulieren die specifieke gegevens die overeenkomt met de huidige status van een werkstroom worden weergegeven. U doen dit met het ontwerpen van een formuliersjabloon voor het gebruik van regels die acties in het formulier op basis van de status van de werkstroom te starten. Hiermee kan de processen waarmee gebruikers formulieren invullen stroomlijnen. U kunt bijvoorbeeld formulieren om weer te geven van een alleen-lezen weergave wanneer de status van een werkstroom voltooid is en kunnen daarom, de gegevens in het formulier niet mag worden gewijzigd ontwerpen.

U kunt ook regels gebruiken om te reageren op werkstromen in andere manieren formulieren maken. U kunt bijvoorbeeld een regel aan een bericht met instructies die specifiek voor een bepaalde Werkstroomstatus zijn weergeven.

Opmerking: Dialoogvensters worden niet automatisch weergegeven in browsercompatibele formuliersjablonen die gebruikers in een webbrowser invullen.

Werkstromen moeten worden toegevoegd aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, zodat u ze beschikbaar maken voor gebruik in InfoPath-formulieren. De beschikbare typen voor een site variëren, afhankelijk van het type site-, of werkstromen zijn geactiveerd en of aangepaste werkstromen zijn gemaakt met behulp van Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Neem contact op met de farmbeheerder om te bepalen welke werkstromen zijn geïnstalleerd en klaar voor uw site.

Elke werkstroom is gedefinieerd door de verschillende statussen met beschrijvende namen, zoals In uitvoering. De namen voor statussen variëren op basis van het type werkstroom. Bijvoorbeeld: een goedkeuringswerkstroom, die beschikbaar zijn op servers met Microsoft Office SharePoint Server 2007 is, bevat een status voor In uitvoering, geannuleerden voltooid. De status van een werkstroom met drie statuswaarden, die beschikbaar is in Windows SharePoint Services 3.0 , kan worden gedefinieerd door de persoon die de werkstroom aan een bibliotheek of lijst toevoegt, terwijl andere werkstromen standaard statussen zoals de status van de In uitvoering eerder hebt genoteerd gebruiken. Hoewel de beschrijvende naam zichtbaar voor de gebruiker is, worden via programmacode Werkstroomstatussen aangegeven met numerieke waarden. Als u wilt een formuliersjabloon om te reageren op een specifieke Werkstroomstatus ontwerpen, weet u de numerieke waarde voor de werkstroomstatus die u wilt gebruiken. Dit komt doordat InfoPath de numerieke waarde van de werkstroom gebruikt een actie, zoals naar een andere weergave wordt gestart.

Werkstromen die van de SharePoint-sites uitmaken deel

De volgende werkstromen algemene bedrijfsscenario en worden opgenomen in Windows SharePoint Services 3.0 en Office SharePoint Server 2007.

Werkstromen die van Windows SharePoint Services 3.0 uitmaken deel

De werkstroom met drie statuswaarden is opgenomen in Windows SharePoint Services 3.0 en Office SharePoint Server 2007 sites. De werkstroom met drie statuswaarden kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen waarvoor organisaties voor het bijhouden van een grote hoeveelheden problemen of items, zoals vragen van klanten, verkoopleads of projecttaken te beheren.

Top of Page

Werkstromen die van Office SharePoint Server 2007 uitmaken deel

Een site Office SharePoint Server 2007 bevat ook de volgende werkstromen die algemene bedrijfsscenario:

  • Goedkeuring     Deze werkstroom routeert een formulier naar een groep personen voor goedkeuring. Standaard is de goedkeuringswerkstroom gekoppeld aan het inhoudstype Document, wat betekent dat is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken. Een versie van de goedkeuringswerkstroom is ook dat is gekoppeld, al dan niet standaard, met de bibliotheek pagina's op een publicerende site, en de werkstroom kan worden gebruikt voor het beheren van het goedkeuringsproces voor de publicatie van webpagina's.

  • Feedback verzamelen     Deze werkstroom routeert een formulier naar een groep personen voor feedback. Revisoren kunnen feedback leveren, die vervolgens wordt verzameld en verzonden naar de persoon die de werkstroom wordt gestart. Standaard is de werkstroom Feedback verzamelen gekoppeld aan het inhoudstype Document, wat betekent dat het inhoudstype Document is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken.

  • Handtekeningen verzamelen    Deze werkstroom routeert een document van Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007of Microsoft Office Excel 2007 tot een groep personen voor het verzamelen van hun digitale handtekeningen. Deze werkstroom moet worden gestart in een programma 2007 Microsoft Office-systeem . Standaard is de werkstroom Handtekeningen verzamelen gekoppeld aan het inhoudstype Document, wat betekent dat is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken. De werkstroom Handtekeningen verzamelen is echter alleen beschikbaar voor Office-documenten die een of meer Microsoft Office-handtekeningregels bevatten.

    Opmerking: Deze werkstroom is niet beschikbaar voor gebruik met InfoPath-formulieren.

  • Goedkeuren voor bestemming     Deze werkstroom, die ondersteuning biedt voor processen voor recordbeheer, beheert het verloop en bewaarbeleid doordat deelnemers om te bepalen of ze willen bewaren of verwijderen verlopen documenten. De werkstroom Goedkeuren voor bestemming is bedoeld voor gebruik hoofdzakelijk binnen een site met recordcentrum.

  • Groep goedkeuren     Deze werkstroom is vergelijkbaar met de werkstroom Goedkeuren, maar dit wordt gebruikt een speciale documentbibliotheek en biedt u een persoonlijke weergave van de van goedkeuringsprocessen die een gebruiker deelneemt. Deze werkstroom biedt een hiërarchisch organigram waaruit de goedkeurders selecteren en de werkstroom kunt de goedkeurders een controlestempel gebruikt in plaats van een handtekening. Deze oplossing is alleen beschikbaar voor Oost-Aziatische versies van Office SharePoint Server 2007.

  • Translation Management    This workflow manages the manual document translation process by creating copies of the document to be translated and by assigning translation tasks to translators. This workflow is available only for Translation Management libraries.

Each of the above workflows can be customized for your organization in several ways. For example, when you add a workflow to a list, library, or content type to make it available for use on documents or items, you can customize the tasks lists and history lists, where information about the workflow is stored.

When a user starts a workflow on a document or item, depending on the type of workflow, the user may have the option to further customize the workflow by specifying the list of participants, a due date, and task instructions.

Top of Page

Support for custom workflows in Windows SharePoint Services 3.0 or Office SharePoint Server 2007

Your organization may choose to develop and deploy custom workflows that are unique to the business processes in your organization. Workflows can be as simple or as complex as the business processes in an organization require. Developers can create workflows that are started by site users, or they can create workflows that start automatically based on a specific event, such as when a SharePoint list item or a form in a document library is created or changed. If your organization has developed and deployed custom workflows, these workflows may be available for use on your site.

Depending on the people involved in creating the workflow, there are two ways in which custom workflows can be created for Windows SharePoint Services 3.0 or Office SharePoint Server 2007:

  • Professional software developers     Professional software developers can create workflows by using the Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. These workflows contain custom code and workflow activities. After a professional developer creates a custom workflow, a server administrator can deploy that workflow across multiple sites.

  • Web designers    Web designers can design no-code workflows for use in a specific list or library by using a Web design program that is compatible with Windows SharePoint Services, such as Microsoft Office SharePoint Designer 2007. These workflows are created from a list of available workflow activities, and the Web designer who creates one of these workflows can deploy it directly to the list or document library where it will be used.

If you want to implement a custom workflow, contact your farm administrator for information about available resources in your organization. For more information about developing custom workflows for Windows SharePoint Services 3.0, see the Windows SharePoint Services Developer Center on MSDN. For more information about developing custom workflows for Office SharePoint Server 2007, see the Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, which is available from the Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal on MSDN.

Top of Page

Stappen voor het gebruik van werkstromen

There are several steps involved in using a workflow on a document or item. Each step is designed to be completed by individuals in different roles. For example, a site administrator can add a workflow to a document library, a content creator can start a workflow or modify a workflow in progress, and a document reviewer or an approver can complete the workflow task.

The next section explains the following processes associated with using workflows:

  • Een werkstroom toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype

  • Een werkstroom starten voor een document of item

  • Een actieve werkstroom wijzigen

  • Werkstroomtaken voltooien

  • De status van werkstromen bijhouden

Een werkstroom toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype

Before a workflow can be used, it must be added to a list, library, or content type. You need Manage Lists machtigingen to add a workflow to a list, library, or content type. In most cases, the site administrators or individuals who manage specific lists or libraries perform this task.

De beschikbaarheid van een werkstroom op een site is afhankelijk van de locatie waarop deze is toegevoegd:

  • Als u een werkstroom rechtstreeks toevoegt aan een lijst of bibliotheek, is deze alleen beschikbaar voor items in deze lijst of bibliotheek.

  • Als u een werkstroom toevoegt aan een lijstinhoudstype (een exemplaar van een site-inhoudstype dat is toegevoegd aan een specifieke lijst of bibliotheek), is deze alleen beschikbaar voor items van dit inhoudstype in de specifieke lijst of bibliotheek waaraan dit inhoudstype is gekoppeld.

  • If you add a workflow to a site content type, that workflow is available for any items of that content type in every list and library to which an instance of that site content type was added. If you want a workflow to be widely available across lists or libraries in a site collection for items of a specific content type, the most efficient way to achieve this result is by adding that workflow directly to a site content type.

When you add a workflow to a list, library, or content type, you can customize the workflow for its specific location by specifying one of the following options:

  • The name for the instance of the workflow.

  • The tasks list where workflow-related tasks are stored.

  • The history list that records all of the events that are related to the workflow.

  • The way that you want the workflow to be started.

  • Additional options that are specific to the individual workflow. For example, how tasks are routed to participants, what circumstances complete the workflow, and what actions occur after the workflow is completed.

Opmerking: When you add a workflow to a list, library, or content type, you make it available for documents or items in a specific location. You do not start the actual workflow. Find links to more information about adding workflows to lists, libraries, or content types in the See Also section.

Een werkstroom starten voor een document of item

After a workflow is added to a list, library, or content type, you can start the workflow on a document or item in that location (if the workflow is configured to allow it to be started manually). To start a workflow, you select the workflow that you want from the list of available workflows for the document or item. If necessary, you may also need to fill out a form with the information that the workflow requires. Depending on how the workflow was designed and configured, when you start the workflow you might have the option to further customize it by specifying such options as participants, due date, and task instructions.

Een actieve werkstroom wijzigen

After a workflow has been started, you may need to make changes to it. For example, you might need to add additional participants, or a workflow participant might need to reassign his or her task to another person or request a change to the document or item that is the focus of the workflow. You can modify some of the predefined workflows that are included in Office SharePoint Server 2007 while the workflow is in progress. If your organization has developed and deployed a custom workflow, the ability to change the workflow while it is in progress depends on how it was designed.

Werkstroomtaken voltooien

Any workflow event that requires manual interaction is represented by a workflow task. When a task is assigned to a workflow participant, the task recipient can either complete that task or request changes to the workflow itself by editing the associated workflow task form. In Office SharePoint Server 2007, workflow participants can complete workflow tasks on the SharePoint site or directly within a Microsoft Office 2007 program — such as Microsoft Office InfoPath 2007. When a workflow participant completes a workflow task or requests a change to the workflow, the server is prompted to move the workflow status to the next step in the workflow.

Tracking the status of a workflow

Workflow owners and participants can follow the progress of a workflow by checking the status page that is associated with the workflow, in the SharePoint site. The status page includes status information about workflow tasks that are not completed. It also includes history information that is relevant to the workflow.

Office SharePoint Server 2007 also includes reporting tools that provide an aggregate analysis of a workflow's history. Organizations can use this analysis to locate areas in processes that need to be improved or to determine whether a group is meeting the performance targets for a given business process. Office SharePoint Server 2007 includes several predefined Microsoft Excel reports that can be used with any workflow. Additionally, workflow history information is available as a SharePoint list data source that can be used and analyzed in other programs, such as Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, or in a custom business process monitoring solution.

Top of Page

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×