Inleiding tot het gebruik van workflows met InfoPath-formulieren

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

In dit artikel

Wat zijn workflows?

Manieren om workflows te gebruiken met InfoPath-formulieren

Workflows die deel uitmaken van Office SharePoint Server 2007

Ondersteuning voor aangepaste workflows in Windows SharePoint Services 3.0 of Office SharePoint Server 2007

Benodigde stappen bij het gebruik van workflows

Een workflow voor een document of item starten

Wat zijn workflows?

Een workflow wordt soms beschreven als een reeks taken die een bepaald resultaat opleveren. In de context van Microsoft SharePoint-producten en -technologieën, wordt een workflow preciezer gedefinieerd als het geautomatiseerd doorlopen van een specifieke reeks acties of taken die gekoppeld is aan een bedrijfsproces door documenten of items. Workflows kunnen worden gebruikt om veelgebruikte bedrijfsprocessen binnen een organisatie op consistente wijze te beheren door organisaties in staat te stellen om bedrijfslogica te koppelen aan documenten of items in een SharePoint-lijst of -bibliotheek. Bedrijfslogica is een set instructies die de acties definiëren en beheren die worden uitgevoerd op een document of item.

Met workflows kunt u de kosten en tijd stroomlijnen die nodig zijn om veelgebruikte bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren van projecten en het controleren van documenten, te coördineren door de taken die bij deze processen horen en die door mensen worden uitgevoerd te beheren en bij te houden. Op een Microsoft Office SharePoint Server 2007-site kunt u bijvoorbeeld een workflow toevoegen aan een documentbibliotheek die een document naar een groep mensen stuurt om het te laten goedkeuren. Wanneer de auteur van het document deze workflow start voor een document in die bibliotheek, worden er automatisch documentgoedkeuringstaken gemaakt, worden die taken toegewezen aan de workflowdeelnemers en worden er e-mailberichten verzonden naar de deelnemers met taakinstructies en een koppeling naar het goed te keuren document. Zolang de workflow actief is, kan de eigenaar van de workflow (in dit geval de auteur van het document) of kunnen de deelnemers aan de workflow op de pagina Workflowstatus controleren welke deelnemers hun workflowtaken hebben voltooid. U kunt de pagina Workflowstatus openen door te klikken op de status van de workflow voor een document of item in de documentbibliotheek. Wanneer deelnemers hun workflowtaken hebben voltooid, is de workflow voltooid en wordt de eigenaar hiervan automatisch op de hoogte gesteld.

In de volgende afbeelding wordt het workflowproces Goedkeuring weergegeven.

stroomdiagram van workflow goedkeuring

Met workflows ondersteunt u niet alleen bestaande handmatige werkprocessen maar beschikt u ook over meer manieren om mensen te laten samenwerken en te laten werken met documenten, lijsten en bibliotheken. Sitegebruikers kunnen workflows starten en hieraan deelnemen door aanpasbare formulieren te gebruiken die toegankelijk zijn vanuit het document of item in een SharePoint-lijst of -bibliotheek. Deze aanpasbare formulieren zijn SharePoint-pagina's waarmee gebruikers wijzigingen in de workflow kunnen aanbrengen of controleren. Bovendien is de workflowfunctionaliteit in Office SharePoint Server 2007 nauw geïntegreerd met 2007 Microsoft Office-systeem. De volgende workflowtaken kunnen worden uitgevoerd op een Office SharePoint Server 2007-site of direct in bepaalde programma's die deel uitmaken van Office 2007-versie:

  • De lijst met workflows weergeven die beschikbaar zijn voor een document of item.

  • Een workflow voor een document of item starten

  • Een workflowtaak bekijken, bewerken of opnieuw toewijzen

  • Een workflowtaak voltooien

Naar boven

Manieren om workflows te gebruiken met InfoPath-formulieren

Kunt u Microsoft Office InfoPath-formulieren die specifieke gegevens die overeenkomt met de huidige status van een werkstroom worden weergegeven. U doen dit met het ontwerpen van een formuliersjabloon voor het gebruik van regels die acties in het formulier op basis van de status van de werkstroom te starten. Hiermee kan de processen waarmee gebruikers formulieren invullen stroomlijnen. U kunt bijvoorbeeld formulieren om weer te geven van een alleen-lezen weergave wanneer de status van een werkstroom voltooid is en kunnen daarom, de gegevens in het formulier niet mag worden gewijzigd ontwerpen.

U kunt ook regels gebruiken om formulieren op andere manieren te laten reageren op workflows. U kunt bijvoorbeeld een regel gebruiken om een dialoogvensterbericht weer te geven met instructies die specifiek zijn voor een bepaalde workflowstatus.

Opmerking : Dialoogvensters worden niet automatisch weergegeven in browsercompatibele formuliersjablonen die gebruikers invullen in een webbrowser.

U moet workflows toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype om ze beschikbaar te maken voor gebruik in InfoPath-formulieren. Welke workflowtypen beschikbaar zijn voor een site is afhankelijk van het type site, het feit of workflows zijn geactiveerd en het feit of er aangepaste workflows zijn gemaakt met Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Neem contact op met uw farmbeheerder om te bepalen welke workflows er zijn geïnstalleerd en klaar zijn voor uw site.

Elke werkstroom is gedefinieerd door de verschillende statussen met beschrijvende namen, zoals In uitvoering. De namen voor statussen variëren op basis van het type werkstroom. Bijvoorbeeld: een goedkeuringswerkstroom, die beschikbaar zijn op servers met Microsoft Office SharePoint Server 2007 is, bevat een status voor In uitvoering, geannuleerden voltooid. De status van een werkstroom met drie statuswaarden, die beschikbaar is in Windows SharePoint Services 3.0 , kan worden gedefinieerd door de persoon die de werkstroom aan een bibliotheek of lijst toevoegt, terwijl andere werkstromen standaard statussen zoals de status van de In uitvoering eerder hebt genoteerd gebruiken. Hoewel de beschrijvende naam zichtbaar voor de gebruiker is, worden via programmacode Werkstroomstatussen aangegeven met numerieke waarden. Als u wilt een formuliersjabloon om te reageren op een specifieke Werkstroomstatus ontwerpen, weet u de numerieke waarde voor de werkstroomstatus die u wilt gebruiken. Dit komt doordat InfoPath de numerieke waarde van de werkstroom gebruikt een actie, zoals naar een andere weergave wordt gestart.

Workflows die zijn opgenomen in SharePoint-sites

De volgende workflows zijn bedoeld voor veelgebruikte bedrijfsscenario's en deze zijn opgenomen in Windows SharePoint Services 3.0 en Office SharePoint Server 2007.

Workflows die zijn opgenomen in Windows SharePoint Services 3.0

De workflow met drie statuswaarden is opgenomen in Windows SharePoint Services 3.0- en Office SharePoint Server 2007-sites. De workflow met drie statuswaarden kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarvoor organisaties een groot aantal kwesties of items moeten bijhouden, zoals klantondersteuningskwesties, verkoopkansen of projecttaken.

Naar boven

Workflows die zijn opgenomen in Office SharePoint Server 2007

Een Office SharePoint Server 2007-site bevat ook de volgende workflows die bedoeld zijn voor veelgebruikte bedrijfsscenario's:

  • Goedkeuring     Met deze workflow verzendt u een formulier ter goedkeuring naar een groep mensen. De workflow Goedkeuring is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document, wat betekent dat het automatisch beschikbaar is in documentbibliotheken. Een versie van de workflow Goedkeuring is standaard ook gekoppeld aan de bibliotheek Pagina's op een publicatiesite. Bovendien kan de workflow worden gebruikt om het goedkeuringsproces te beheren voor de publicatie van webpagina's.

  • Feedback verzamelen     Met deze workflow verzendt u een formulier naar een groep mensen voor feedback. Deze mensen kunnen feedback geven die vervolgens wordt gecompileerd en verzonden naar de persoon die de workflow heeft geactiveerd. De workflow Feedback verzamelen is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document, wat betekent dat het inhoudstype Document automatisch beschikbaar is in documentbibliotheken.

  • Handtekeningen verzamelen    Deze werkstroom routeert een document van Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007of Microsoft Office Excel 2007 tot een groep personen voor het verzamelen van hun digitale handtekeningen. Deze werkstroom moet worden gestart in een programma 2007 Microsoft Office-systeem . Standaard is de werkstroom Handtekeningen verzamelen gekoppeld aan het inhoudstype Document, wat betekent dat is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken. De werkstroom Handtekeningen verzamelen is echter alleen beschikbaar voor Office-documenten die een of meer Microsoft Office-handtekeningregels bevatten.

    Opmerking : Deze workflow is niet beschikbaar voor gebruik met InfoPath-formulieren.

  • Goedkeuren voor bestemming     Deze workflow, die recordbeheerprocessen ondersteunt, beheert de vervaltijd en opslag van documenten door deelnemers toe te staan te beslissen of verlopen documenten moeten worden bewaard of verwijderd. De workflow Goedkeuren voor bestemming is voornamelijk bedoeld voor gebruik binnen een recordcentrumsite.

  • Goedkeuring in groep     Deze workflow is vergelijkbaar met de workflow Goedkeuring maar gebruikt een aangewezen documentbibliotheek en biedt een gepersonaliseerde weergave van de goedkeuringsprocessen waaraan een gebruiker deelneemt. Deze workflow biedt een hiërarchisch organigram waaruit u de fiatteurs kunt kiezen, en de workflow stelt de goedkeurders in staat om een stempelbesturingselement te gebruiken in plaats van een handtekening. Deze oplossing is alleen beschikbaar voor Oost-Aziatische versies van Office SharePoint Server 2007.

  • Vertaalbeheer    Met deze workflow beheert u het handmatige proces voor het vertalen van documenten door kopieën te maken van het te vertalen document en vertaaltaken toe te wijzen aan vertalers. Deze workflow is alleen beschikbaar voor Vertaalbeheer-bibliotheken.

Elk van de bovenstaande workflows kan op verschillende manieren worden aangepast voor uw organisatie. Wanneer u bijvoorbeeld een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegt om deze/dit beschikbaar te maken voor gebruik met documenten of items, kunt u de takenlijsten en geschiedenislijsten aanpassen waarin gegevens over de workflow zijn opgeslagen.

Wanneer een gebruiker een workflow start voor een document of item, heeft de gebruiker, afhankelijk van het type workflow, de optie om de workflow verder aan te passen door de lijst met deelnemers, een vervaldatum en taakinstructies op te geven.

Naar boven

Ondersteuning voor aangepaste workflows in Windows SharePoint Services 3.0 of Office SharePoint Server 2007

Uw organisatie kan ervoor kiezen aangepaste workflows te ontwikkelen en te implementeren die uniek zijn voor de bedrijfsprocessen in uw organisatie. Workflows kunnen zo eenvoudig of complex zijn als vereist is voor de bedrijfsprocessen in een organisatie. Ontwikkelaars kunnen workflows maken die worden gestart door sitegebruikers of ze kunnen workflows maken die automatisch worden gestart bij een specifieke gebeurtenis, bijvoorbeeld wanneer er een SharePoint-lijstitem of -formulier in een documentbibliotheek wordt gemaakt of gewijzigd. Als uw organisatie aangepaste werkformulieren heeft ontwikkeld en geïmplementeerd, zijn deze workflows mogelijk beschikbaar voor gebruik op uw site.

Afhankelijk van de mensen die betrokken zijn bij het maken van de workflow, zijn er twee manieren waarop u aangepaste workflows kunt maken voor Windows SharePoint Services 3.0 of Office SharePoint Server 2007:

  • Professionele softwareontwikkelaars     Professionele softwareontwikkelaars kunnen workflows maken met behulp van de Microsoft Visual Studio 2005-uitbreidingen voor Windows Workflow Foundation. Deze workflows kunnen aangepaste code en workflowactiviteiten bevatten. Vervolgens kan een serverbeheerder een gemaakte aangepaste workflow op meerdere sites installeren.

  • Webontwerpers    Webontwerpers kunnen workflows zonder code maken voor gebruik in een bepaalde lijst of bibliotheek met behulp van een programma voor webontwerp dat compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Deze workflows worden gemaakt op basis van een lijst met beschikbare workflowactiviteiten en de webontwerper kan een van de gemaakte workflows rechtstreeks implementeren in de lijst of de documentbibliotheek waarvoor ze zijn bedoeld.

Als u implementeren van een aangepaste werkstroom wilt, moet u contact op met de farmbeheerder voor informatie over de beschikbare resources in uw organisatie. Zie voor meer informatie over het ontwikkelen van aangepaste werkstromen voor Windows SharePoint Services 3.0, het Windows SharePoint Services Developer Center op MSDN. Zie voor meer informatie over het ontwikkelen van aangepaste werkstromen voor Office SharePoint Server 2007, de Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, dat verkrijgbaar is bij de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal op MSDN.

Naar boven

Stappen bij het gebruik van workflows

Er moeten verschillende stappen worden uitgevoerd bij het gebruik van een workflow voor een document of item. Elke stap is ontworpen om te worden voltooid door individuen in verschillende rollen. Een sitebeheerder kan bijvoorbeeld een workflow toevoegen aan een documentbibliotheek, een maker van inhoud kan een workflow starten of een actieve workflow aanpassen en een documentrevisor of -fiatteur kan de workflowtaak voltooien.

In de volgende sectie worden de volgende processen besproken die verband houden met het gebruik van workflows:

  • Een workflow toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype

  • Een workflow starten voor een document of item

  • Een actieve workflow aanpassen

  • Workflowtaken voltooien

  • De status van workflows bijhouden

Een workflow toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype

Voordat u een workflow kunt gebruiken, moet u deze toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype. U moet Lijsten beheren-machtigingen hebben om een workflow toe te voegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype. In de meeste gevallen voeren de sitebeheerders of individuen die specifieke lijsten of bibliotheken beheren deze taak uit.

De beschikbaarheid van een werkstroom binnen een site varieert, afhankelijk van de locatie waar de werkstroom is toegevoegd:

  • Als u een werkstroom rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek toevoegt, is de werkstroom alleen beschikbaar voor de items in de betreffende lijst of bibliotheek.

  • Als u een werkstroom toevoegt aan een lijstinhoudstype (een exemplaar van een site-inhoudstype dat aan een specifieke lijst of bibliotheek is toegevoegd), is die werkstroom alleen beschikbaar voor items met dat inhoudstype in de specifieke lijst of bibliotheek waaraan dat inhoudstype is gekoppeld.

  • Als u een werkstroom toevoegt aan een site-inhoudstype, is die werkstroom beschikbaar voor items van dat inhoudstype in elke lijst en bibliotheek waaraan een instantie van dat site-inhoudstype is toegevoegd. Als u wilt dat een werkstroom beschikbaar is voor alle lijsten of bibliotheken in een siteverzameling voor items van een bepaald inhoudstype, is de meest efficiënte methode hiervoor om die werkstroom rechtstreeks toe te voegen aan een site-inhoudstype.

Wanneer u een workflow toevoegt aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, kunt u de workflow aanpassen voor de specifieke locatie door een van de volgende opties op te geven:

  • De naam voor het exemplaar van de workflow.

  • De takenlijst waarin workflowgerelateerde taken worden opgeslagen.

  • De geschiedenislijst waarin alle gebeurtenissen worden opgeslagen die verband houden met de workflow.

  • De manier waarop u de workflow wilt starten.

  • Extra opties die specifiek zijn voor de afzonderlijke workflow. Bijvoorbeeld hoe taken worden verzonden naar deelnemers, onder welke omstandigheden de workflow is voltooid en welke acties er moeten volgen zodra de workflow is voltooid.

Opmerking : Wanneer u een workflow toevoegt aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, maakt u deze beschikbaar voor documenten of items op een specifieke locatie. U start de workflow zelf niet. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het toevoegen van een workflow aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype.

Een workflow starten voor een document of item

Nadat een workflow is toegevoegd aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, kunt u de workflow starten voor een document of item op die locatie (als de workflow zo is geconfigureerd dat deze handmatig kan worden gestart). Als u een workflow wilt starten, selecteert u de gewenste workflow in de lijst met beschikbare workflows voor het document of item. Mogelijk moet u ook een formulier invullen voor de gegevens die de workflow nodig heeft. Afhankelijk van de manier waarop de workflow is ontworpen en geconfigureerd, kunt u deze verder aanpassen wanneer u de workflow start door opties op te geven zoals deelnemers, de vervaldatum en taakinstructies.

Een actieve workflow aanpassen

Nadat een workflow is gestart, moet u er mogelijk wijzigingen in aanbrengen. U moet bijvoorbeeld extra deelnemers toevoegen of een workflowdeelnemer moet zijn of haar taak toewijzen aan een andere persoon of een wijziging aanvragen aan het document of item dat de spil is van de workflow. U kunt een aantal van de voorgedefinieerde workflows die zijn opgenomen in Office SharePoint Server 2007 aanpassen terwijl de workflow actief is. Als uw organisatie een aangepaste workflow heeft ontwikkeld en geïmplementeerd, zijn de mogelijkheden die u hebt om de workflow te wijzigen zolang deze actief is afhankelijk van de manier waarop deze is ontworpen.

Workflowtaken voltooien

Elke workflowgebeurtenis waarvoor handmatige interactie vereist is, wordt vertegenwoordigd door een workflowtaak. Wanneer een taak wordt toegewezen aan een workflowdeelnemer, kan de ontvanger van de taak die taak voltooien of wijzigingen aan de workflow zelf aanvragen door het bijbehorende workflowtaakformulier te bewerken. In Office SharePoint Server 2007 kunnen workflowdeelnemers workflowtaken voltooien op de SharePoint-site of rechtstreeks in een Microsoft Office 2007-programma - bijvoorbeeld Microsoft Office InfoPath 2007. Wanneer een workflowdeelnemer een workflowtaak voltooit of een wijziging aan de workflow aanvraagt, wordt er aan de server gevraagd om de workflowstatus bij te werken naar de volgende stap in de workflow.

De status van een workflow bijhouden

Workfloweigenaars en -deelnemers kunnen de voortgang van een workflow volgen door de statuspagina op de SharePoint-site te controleren die is gekoppeld aan de workflow. Op de statuspagina staat statusinformatie over workflowtaken die nog niet zijn voltooid. Hierop staat ook de geschiedenis die relevant is voor de workflow.

Office SharePoint Server 2007 bevat ook hulpmiddelen voor rapportage die een statistische analyse leveren van de geschiedenis van een workflow. Organisaties kunnen deze analyse gebruiken om onderdelen van processen te identificeren die moeten worden verbeterd of om te bepalen of een groep de prestatiedoelstellingen voor een bepaald bedrijfsproces heeft behaald. Office SharePoint Server 2007 bevat verschillende voorgedefinieerde Microsoft Excel-rapporten die kunnen worden gebruikt voor elke willekeurige workflow. Bovendien is workflowgeschiedenisinformatie beschikbaar als een SharePoint-lijstgegevensbron die kan worden gebruikt en geanalyseerd in andere programma's, zoals Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 of in een aangepaste oplossing voor het bijhouden van bedrijfsprocessen.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×