Office
Aanmelden

Inleiding tot documentensets

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Een documentenset is een groep verwante documenten die u als een eenheid kunt beheren. U kunt een documentenset maken in één stap en definieer vervolgens de kenmerken en metagegevens.

Wat is een documentenset?

Voor veel soorten projecten produceren personen vaak een hele reeks verwante documenten. In sommige gevallen mogelijk documenten het resultaat van een project, of de "product". Een professionele dienstverlenend bedrijf kan bijvoorbeeld in een standaard "per inch adresboek" opleveren wanneer ze beantwoord een aanvraag voor voorstel van een mogelijke client. Het adresboek per inch kan in elk tekstgedeelte aangepast op basis van de specifieke vereisten van een bepaald project deze delen altijd bevatten:

  • Een inleiding op het servicebedrijf

  • Een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats)

  • Een bedrijfsplan

  • Een analyse van een vergelijkbaar bedrijf

In andere gevallen kan deze set met documenten alleen een verzameling zijn van verschillende soorten informatie ter ondersteuning van een groter project waarbij een ander product moet worden geleverd. Een fabrikant kan bijvoorbeeld een standaardset met documenten produceren die betrekking heeft op het ontwerp, de testfase en fabricage van de verschillende producten die worden gemaakt.

Deze documenten kunnen worden gemaakt op hetzelfde moment of in fasen. De documenten die mogelijk worden geproduceerd of bekeken door één persoon of door veel personen. Alle documenten mogelijk dezelfde opmaak (zoals Word-documenten). U kunt ook deze mogelijk gebruikmaakt van verschillende bestandsindelingen (bijvoorbeeld Word-documenten, OneNote-notitieblokken, PowerPoint-presentaties, Visio-diagrammen, excel-werkmappen, enzovoort).

Met documentensets kunnen organisaties deze situaties gemakkelijker beheren. De documentenset ordent meerdere verwante documenten in een enkele weergave waar ze kunnen worden bewerkt en beheerd als een eenheid. Wanneer u een nieuwe documentenset maakt, maakt u in feite een nieuw inhoudstype. Het inhoudstype is overal in de siteverzameling beschikbaar en u kunt een nieuwe documentenset configureren voor elk nieuw werkproject met meerdere documenten.

Wanneer het inhoudstype Documentenset aan een bibliotheek wordt toegevoegd, kunnen gebruikers nieuwe exemplaren van de documentenset maken op dezelfde manier als ze een enkel document maken.

Wat kun je doen met een documentenset?

Het inhoudstype Documentenset biedt verschillende speciale mogelijkheden waarmee u projecten met meerdere documenten eenvoudiger kunt maken en beheren. Wanneer u een documentenset configureert, kunt u bijvoorbeeld het volgende doen:

  • Een welkomstpagina aanpassen    voor de documentenset die alle informatie die een gebruiker moet over de set bevat. De welkomstpagina is een pagina met webonderdelen die kunnen worden ingesteld om informatie uit project of informatiebronnen die u helpen teamleden die bezig zijn met een documentenset (bijvoorbeeld,, projecttijdlijn, koppelingen naar resources, enzovoort). Een lijst met documenten die zijn toegevoegd aan de set wordt ook weergegeven.

  • Standaardinhoud opgeven    die u wilt automatisch hebt gemaakt en opgenomen in elke nieuwe exemplaar van de documentenset. U kunt bepaalde documenten automatisch opgenomen hebben, en u kunt de sjablonen die mensen gebruiken bepalen. U kunt er zeker van bent dat de standaarddocumenten de juiste inhoudstypen zijn. Bijvoorbeeld: als uw organisatie heeft sjablonen die u voor specifieke soorten communicatie gebruikt huisstijl kunt u uploaden deze wanneer u een inhoudstype documentenset configureren.

  • Toegestane inhoudstypen opgeven    die binnen de documentenset kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld documentbestanden, afbeeldingen, audio of video).

  • Gedeelde metagegevens opgeven    en kolommen met metagegevens die u voor alle documenten in een set wilt. Er worden automatisch standaarddocumenten beschikbaar gesteld bij de metagegevens wanneer de documentenset worden gemaakt en u kunt de gedeelde metagegevens weergeven op de Welkomstpagina.

  • Werkstromen toewijzen    die u wilt gebruiken voor de documentenset. U kunt de standaard revisie of goedkeuring werkstromen gebruiken met documentensets en de hele documentenset wordt Doorloop de werkstroomstappen alsof deze één bestand. Bovendien kan uw organisatie aangepaste werkstromen ontwikkelen voor documentensets.

  • Documentensets verzenden    naar Inhoudsbeheer zodat ze naar een bepaalde map, site of bibliotheek doorgestuurd kunnen worden.

Nadat u het inhoudstype Documentenset hebt toegevoegd aan een bibliotheek, kunnen gebruikers van de site vertrouwde documentbeheervoorzieningen en speciale functies voor Documentensets gebruiken.

Schrijvers van documentensets kunnen bijvoorbeeld de volgende taken uitvoeren:

  • Snel en gemakkelijk nieuwe werkprojecten maken met meerdere documenten door gebruik te maken van de opdracht Nieuw document in een documentbibliotheek.

  • Een momentopname maken van de versiegeschiedenis van de huidige eigenschappen en documenten binnen de documentenset.

  • Werkstromen starten op de hele documentenset of afzonderlijke onderdelen binnen de documentenset om algemene taken zoals revisie en goedkeuring te beheren.

  • Een koppeling naar de documentset versturen in een e-mail.

  • De opdracht Verzenden naar gebruiken om de documentenset naar een andere locatie te verplaatsen of kopiëren (de bestemming moet worden geconfigureerd in Centraal beheer).

  • Machtigingen beheren voor de documentenset.

Zie ook

Maken en configureren van een nieuw inhoudstype documentenset

Maken en beheren van documentensets

De welkomstpagina voor een documentenset aanpassen

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×