Inleiding tot documentensets

Wat is een documentenset?

Voor veel soorten projecten maken mensen vaak een hele reeks gerelateerde documenten. In sommige gevallen kan deze set documenten het resultaat zijn van een project of het "vereist resultaat." Een professioneel servicebedrijf kan bijvoorbeeld een standaard "pitchbook" produceren wanneer ze reageren op een voorstelaanvraag van een mogelijke klant. Het pitchboek kan altijd deze onderdelen bevatten, waarbij elk stuk is aangepast aan de specifieke vereisten van een bepaald project:

• Een inleiding op het servicebedrijf

• Een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats)

• Een bedrijfsplan

• Een analyse van een vergelijkbaar bedrijf

In andere gevallen kan deze reeks documenten slechts verschillende soorten informatie vertegenwoordigen die een groter project ondersteunen en resulteren in de creatie of levering van iets anders. Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld een standaardset documenten produceren die betrekking hebben op ontwerp, testen en fabricatie voor elk product dat het produceert.

Deze documenten kunnen tegelijkertijd of in fasen worden gemaakt. De documenten kunnen door één persoon of door vele personen worden opgesteld of beoordeeld. Alle documenten hebben mogelijk dezelfde indeling (zoals Word-documenten). U kunt ook verschillende bestandsindelingen gebruiken (bijvoorbeeld Word-documenten, OneNote-notitieblokken, PowerPoint-presentaties, Visio-diagrammen, Excel-werkmappen, enzovoort).

Documentensets kunnen organisaties helpen deze situaties gemakkelijker te beheren. De documentenset organiseert meerdere gerelateerde documenten in één weergave waar ze als één entiteit kunnen worden bewerkt en beheerd. Wanneer u een nieuwe documentenset maakt, maakt u daadwerkelijk een nieuw inhoudstype. Het inhoudstype wordt beschikbaar in de siteverzameling en u kunt een nieuw inhoudstype documentenset configureren voor elk werkproduct met meerdere documenten.

Wanneer het inhoudstype Documentenset aan een bibliotheek wordt toegevoegd, kunnen gebruikers nieuwe exemplaren van de documentenset maken op dezelfde manier als ze een enkel document maken.

Wat kunt u met een documentenset doen?

Het inhoudstype Documentenset biedt verschillende speciale mogelijkheden waarmee u projecten met meerdere documenten eenvoudiger kunt maken en beheren. Wanneer u een documentenset configureert, kunt u bijvoorbeeld het volgende doen:

• Een Welkomstpagina aanpassen    voor de documentenset die alle informatie bevat die een gebruiker nodig heeft over de set. De Welkomstpagina is een webonderdeelpagina die kan worden ingesteld om projectinformatie of hulpbronnen weer te geven om teamleden te helpen die aan een documentenset werken (bijvoorbeeld, projecttijdlijn, links naar hulpbronnen, enzovoort). Er wordt ook een lijst weergegeven met documenten die zijn toegevoegd aan de set.

• Standaardinhoud opgeven    die u automatisch wilt maken en opnemen in elk nieuw exemplaar van de documentenset. U kunt bepaalde documenten automatisch laten opnemen, en u kunt bepalen welke sjablonen mensen kunnen gebruiken. U kunt er zeker van zijn dat de standaarddocumenten de juiste inhoudstypen zijn. Als uw organisatie bijvoorbeeld merksjablonen heeft die u gebruikt voor specifieke soorten communicatie, kunt u deze uploaden wanneer u een inhoudstype van een documentenset configureert.

• Toegestane inhoudstypen opgeven    die binnen de documentenset kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld documentbestanden, afbeeldingen, audio of video).

• Geef gedeelde metagegevens    en metagegevenskolommen op die u wilt gebruiken voor alle documenten in een set. Er worden automatisch standaarddocumenten beschikbaar gesteld bij de metagegevens wanneer de documentenset worden gemaakt en u kunt de gedeelde metagegevens weergeven op de Welkomstpagina.

• Werkstromen toewijzen    die u wilt gebruiken voor de documentenset. U kunt de standaard werkstromen Beoordeling of Goedkeuring gebruiken met documentsets, en de hele documentset doorloopt de werkstroomstappen alsof het één enkel bestand is. Daarnaast kan uw organisatie aangepaste werkstromen ontwikkelen voor documentensets.

• Documentensets verzenden    naar Inhoudsbeheer zodat ze naar een bepaalde map, site of bibliotheek doorgestuurd kunnen worden.

Nadat u het inhoudstype Documentenset hebt toegevoegd aan een bibliotheek, kunnen gebruikers van de site vertrouwde documentbeheervoorzieningen en speciale functies voor Documentensets gebruiken.

Schrijvers van documentensets kunnen bijvoorbeeld de volgende taken uitvoeren:

• Snel en gemakkelijk nieuwe werkprojecten maken met meerdere documenten door gebruik te maken van de opdracht Nieuw document in een documentbibliotheek.

• Een momentopname maken van de versiegeschiedenis van de huidige eigenschappen en documenten binnen de documentenset.

• Werkstromen starten op de hele documentenset of afzonderlijke onderdelen binnen de documentenset om algemene taken zoals revisie en goedkeuring te beheren.

• Een koppeling naar de documentset versturen in een e-mail.

• De opdracht Verzenden naar gebruiken om de documentenset naar een andere locatie te verplaatsen of kopiëren (de bestemming moet worden geconfigureerd in Centraal beheer).

• Machtigingen beheren voor de documentenset.

Zie ook

Een nieuw inhoudstype voor een documentenset maken en configureren

Documentensets maken en beheren

De Welkomstpagina voor een documentenset aanpassen