Inleiding tot documentensets

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Een documentenset is een groep verwante documenten die u kunt beheren als een eenheid. U kunt een documentenset in één keer maken en vervolgens de kenmerken en metagegevens ervan definiëren. U kunt de set beheren als een eenheid.

In dit artikel

Wat is een documentenset?

Wat kun je doen met een documentenset?

Wat is een documentenset?

In veel soorten projecten maken mensen vaak een hele set aan elkaar verwante documenten. In bepaalde gevallen is deze set met documenten het eindresultaat van het project, oftewel het te leveren product. Een boek met verkoopstrategieën kan bijvoorbeeld uit deze documenten bestaan, die worden aangepast al naar gelang de specifieke vereisten van een bepaald project:

  • Een inleiding op het servicebedrijf

  • Een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats)

  • Een bedrijfsplan

  • Een analyse van een vergelijkbaar bedrijf

In andere gevallen kan deze set met documenten alleen een verzameling zijn van verschillende soorten informatie ter ondersteuning van een groter project waarbij een ander product moet worden geleverd. Een fabrikant kan bijvoorbeeld een standaardset met documenten produceren die betrekking heeft op het ontwerp, de testfase en fabricage van de verschillende producten die worden gemaakt.

Deze documenten kunnen in één keer tegelijk worden gemaakt of in fasen. De documenten kunnen door één persoon worden gemaakt en nagekeken of door meerdere mensen. Alle documenten kunnen dezelfde bestandsindeling hebben (zoals Word-documenten). Ze kunnen ook verschillende bestandsindelingen hebben (bijvoorbeeld Word-documenten, OneNote-notitieblokken, PowerPoint-presentaties, Visio-diagrammen, Excel-werkmappen, enz.).

Met documentensets kunnen organisaties deze situaties gemakkelijker beheren. De documentenset ordent meerdere verwante documenten in een enkele weergave waar ze kunnen worden bewerkt en beheerd als een eenheid. Wanneer u een nieuwe documentenset maakt, maakt u in feite een nieuw inhoudstype. Het inhoudstype is overal in de siteverzameling beschikbaar en u kunt een nieuwe documentenset configureren voor elk nieuw werkproject met meerdere documenten.

Wanneer het inhoudstype Documentenset aan een bibliotheek wordt toegevoegd, kunnen gebruikers nieuwe exemplaren van de documentenset maken op dezelfde manier als ze een enkel document maken.

Naar boven

Wat kun je doen met een documentenset?

Het inhoudstype Documentenset biedt verschillende speciale mogelijkheden waarmee u projecten met meerdere documenten eenvoudiger kunt maken en beheren. Wanneer u een documentenset configureert, kunt u bijvoorbeeld het volgende doen:

Een welkomstpagina aanpassen    voor de documentenset die alle informatie die een gebruiker moet over de set bevat. De welkomstpagina is een pagina met webonderdelen die kunnen worden ingesteld om informatie uit project of informatiebronnen die u helpen teamleden die bezig zijn met een documentenset (bijvoorbeeld projecttijdlijn, koppelingen naar resources, enz.). Een lijst met documenten die zijn toegevoegd aan de Set wordt ook weergegeven.

  • Standaardinhoud opgeven    die u wilt automatisch hebt gemaakt en opgenomen in elke nieuwe exemplaar van de documentenset. U kunt bepaalde documenten automatisch opgenomen hebben, en u kunt de sjablonen die mensen gebruiken bepalen. U kunt er zeker van bent dat de standaarddocumenten de juiste inhoudstypen zijn. Bijvoorbeeld: als uw organisatie een huisstijl sjablonen die u voor specifieke soorten communicatie gebruikt toegepast heeft, kunt u uploaden deze wanneer u een inhoudstype documentenset configureren.

  • Toegestane inhoudstypen opgeven    die binnen de documentenset kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld documentbestanden, afbeeldingen, audio of video).

  • Gedeelde metagegevens opgeven    en kolommen met metagegevens die u voor alle documenten in een set wilt. Er worden automatisch standaarddocumenten beschikbaar gesteld bij de metagegevens wanneer de documentenset worden gemaakt en u kunt de gedeelde metagegevens weergeven op de Welkomstpagina.

  • Werkstromen toewijzen    die u voor de documentenset wilt gebruiken. U kunt de standaardwerkstromen Beoordelen of Goedkeuring gebruiken bij documentensets en vervolgens wordt de hele documentenset door de werkstroomstappen geleid alsof het een enkel bestand betreft. Uw organisatie kan ook aangepaste werkstromen ontwikkelen voor documentensets.

  • Documentensets verzenden    naar Inhoudsbeheer zodat ze naar een bepaalde map, site of bibliotheek doorgestuurd kunnen worden.

Nadat u het inhoudstype Documentenset hebt toegevoegd aan een bibliotheek, kunnen gebruikers van de site vertrouwde documentbeheervoorzieningen en speciale functies voor Documentensets gebruiken.

Schrijvers van documentensets kunnen bijvoorbeeld de volgende taken uitvoeren:

  • Snel en gemakkelijk nieuwe werkprojecten maken met meerdere documenten door gebruik te maken van de opdracht Nieuw document in een documentbibliotheek.

  • Een momentopname maken van de versiegeschiedenis van de huidige eigenschappen en documenten binnen de documentenset.

Werkstromen starten op de hele documentenset of afzonderlijke onderdelen binnen de documentenset om algemene taken zoals revisie en goedkeuring te beheren.

  • Een koppeling naar de documentset versturen in een e-mail.

  • De opdracht Verzenden naar gebruiken om de documentenset naar een andere locatie te verplaatsen of kopiëren (de bestemming moet worden geconfigureerd in Centraal beheer).

  • Machtigingen beheren voor de documentenset.

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×