Inleiding tot bibliotheken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Een bibliotheek is een locatie op een site waar u met teamleden bestanden kunt uploaden, maken, bijwerken en gezamenlijk kunt bewerken. In elke bibliotheek wordt een lijst met bestanden en belangrijke informatie over de bestanden weergegeven, zoals de laatste persoon die een bestand heeft gewijzigd. De meeste sites die u maakt, bevatten standaard een bibliotheek. Een teamsite bevat bijvoorbeeld een bibliotheek Documenten waar u uw documenten kunt ordenen en delen.

Documentbibliotheek

Als u meer bibliotheken nodig hebt, kunt u kiezen uit diverse kant-en-klare bibliotheek apps en deze toevoegen aan uw site. U kunt ook bibliotheken op verschillende manieren aanpassen. U kunt bijvoorbeeld bepalen hoe documenten worden weergegeven, beheerd en gemaakt. of het bijhouden van versies van bestanden, inclusief het aantal en het type van versie. U kunt zelfs aangepaste weergaven, formulieren en werkstromen voor het beheren van projecten en bedrijfsprocessen maken.

Een marketingteam van Contoso bouwt een teamsite waar ze projecten en documenten willen gaan beheren. Ze kiezen een site-eigenaar die de site gaat beheren. Deze gebruiker krijgt het machtigingsniveau Volledig beheer wanneer zij wordt toegevoegd aan de groep Eigenaren voor de site. Ze deelt de site en geeft iedereen toestemming bijdragen te leveren aan de site. Het team besluit de bibliotheek Documenten te gebruiken voor het beheren van persberichten, budgetbestanden, contracten, voorstellen en andere teamdocumenten.

De site-eigenaar uploadt belangrijke documenten naar de bibliotheek, zodat het team aan de slag kan en de bibliotheek kan gebruiken als een centrale locatie. Vervolgens schakelt ze versiebeheer in. Hierdoor kan het team nagaan hoe bestanden tot stand zijn gekomen en kunnen ze indien nodig een eerdere versie herstellen. De site-eigenaar voegt ook standaardsjablonen voor marketingrapporten, verkoopcontracten, campagneplannen en budgetwerkbladen toe aan de bibliotheek. Elke sjabloon bevat het bedrijfslogo en een indeling die ze hebben besloten te gebruiken. Wanneer leden een nieuw bestand maken vanuit de documentbibliotheek, kunnen ze eenvoudig kiezen welke sjabloon ze willen gebruiken.

Terwijl teamleden bestanden toevoegen en samenwerken aan documenten, organiseren ze de bibliotheek door kolommen toe te voegen en weergaven te maken waarmee ze documenten snel kunnen vinden. De eigenaar voegt bijvoorbeeld de kolom 'Projectnaam' toe zodat leden op die kolom kunnen filteren of sorteren. Andere teamleden voegen openbare weergaven toe waarin gegevens op fiscaal kwartaal zijn gegroepeerd en worden gefilterd op contracten die binnen zes maanden aflopen. Elk lid maakt ook persoonlijke weergaven waarmee ze snel informatie kunnen vinden en hun werk kunnen uitvoeren.

Na veel discussie tijdens een teamoverleg besluit het team op bibliotheekniveau waarschuwingen in te stellen om één keer per week updates te rapporteren. Elk teamlid kan bepalen hoe aanvullende waarschuwingen of RSS-feeds worden ingesteld voor bepaalde bestanden, als dat nodig zou zijn.

Bibliotheektabblad met RSS-waarschuwing gemarkeerd

Het team belooft zich ook te houden aan een belangrijke procedure in deze nieuwe samenwerkingsomgeving. Wanneer teamleden een document willen delen, weerstaan ze de verleiding om het document als bijlage van een e-mailbericht mee te sturen, maar mailen ze in plaats daarvan een koppeling naar het document. Dit kan heel eenvoudig vanuit de bibliotheek en zorgt ervoor dat mensen altijd werken met de meest recente versie op de teamsite.

Een essentiële verantwoordelijkheid van dit team is het voorstellen van marketingcampagnes om de verkoop en de inkomsten te vergroten. Wanneer teamleden een nieuw campagneplan ontwikkelen, werken ze samen aan documenten en houden ze secundaire versies van de bestanden bij. Dit houdt in dat meerdere personen tegelijk aan een document kunnen werken en dat de wijzigingen automatisch worden doorgevoerd. Als iemand een fout maakt in een bepaalde versie van een document, kan eenvoudig een eerdere versie worden teruggezet. Als het campagneplan is voltooid, kan een primaire versie worden gemaakt en worden gepubliceerd voor goedkeuring door de juridische afdeling en manager. Wanneer het bestand is goedgekeurd, kunnen andere werknemers in het bedrijf het bestand bekijken.

De eigenaar van de site onderzoekt de onlinedocumentatie en -training en leert hoe een werkstroom moet worden ingesteld en kan worden gekoppeld aan de bibliotheek. Daarnaast automatiseert de eigenaar het proces voor het verzamelen van feedback, het ophalen van handtekeningen en het publiceren van het definitieve document.

Na drie maanden zijn de bibliotheek Documenten en de site een essentieel onderdeel geworden van het marketingteam en zijn de productiviteit van het team en hun zichtbaarheid in de onderneming hierdoor aanzienlijk verbeterd. Ze kunnen zich niet meer voorstellen zonder deze bibliotheek te werken en zijn actief op zoek naar andere manieren om SharePoint-technologieën te gebruiken voor een nog betere samenwerking.

Uw groep kan onder andere de volgende manieren gebruiken om optimaal met bibliotheken te werken (losjes gerangschikt van eenvoudig naar meer geavanceerd):

Gebruiken en maken van weergaven     U kunt een weergave gebruiken om de bestanden in een bibliotheek die u het belangrijkst zijn of die het meest geschikt zijn voor een doel weer te geven. De inhoud van de bibliotheek niet wijzigen, maar elke weergave organiseert of de bestanden zodat u ze gemakkelijker om te zoeken en om te bladeren in een betekenisvolle manier worden gefilterd. Zie voor meer informatie over weergaven maken, wijzigen of verwijderen van een weergave van een lijst of bibliotheek.

Afbeelding bibliotheek weergavebalk met weergave wijzigen is geselecteerd

Versies bijhouden     Als u bewaren van eerdere versies van bestanden wilt, kunt bibliotheken bijhouden, opslaan en herstellen van de bestanden. U kunt kiezen voor het bijhouden van alle versies op dezelfde manier. Of u kunt bepaalde versies aanwijzen als primaire, zoals een nieuw hoofdstuk toevoegen aan een handmatige en sommige versies als secundaire, zoals een spelfout op te lossen. Om u te helpen voorkomen opslagruimte beheren, kunt u het nummer van elk type versie die u wilt opslaan (optioneel) Kies.

Tip:  Als leden van het team samen documenten gaan schrijven, is het raadzaam in ieder geval het bijhouden van primaire versies in te schakelen in de bibliotheek. U voorkomt hiermee dat een document verloren gaat als iemand een fout maakt en een document met dezelfde naam uploadt naar een bibliotheek waar teamleden samen aan het document werken. U kunt dan namelijk een eerdere versie van het document herstellen als u wijzigingen kwijt bent geraakt.

Zie voor meer informatie over versiebeheer, versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren.

Documenten gezamenlijk maken en uitchecken van bestanden     Wanneer u een Microsoft Word of PowerPoint-document van een bibliotheek bewerken zonder het controleren van dit, kunt andere mensen bewerken op hetzelfde moment (die cocreatie beschikbaar is). Wanneer u uitchecken een bestand, u ervoor zorgen dat slechts één persoon kan het bestand bewerken als deze is ingecheckt. U kunt documenten moeten worden uitgecheckt in bibliotheken die vertrouwelijke documenten bevatten of wanneer u wilt bijhouden zorgvuldig de ontwikkeling van documenten vereisen. Maar houd er rekening mee dat het vereisen van uitchecken kan we waardoor voor personen samenwerken aan documenten. Met uitgecheckt, personen wordt gevraagd om te verlaten van een opmerking over wat ze in het document hebt gewijzigd, maar uitchecken wordt ook vertragen de bewerkings- en reviseren van processen. Zie samenwerken aan documenten en cocreatie of uitchecken, inchecken of wijzigingen in bestanden in een bibliotheek negerenvoor meer informatie.

Bestanden bewerken vanuit desktopprogramma 's    Wanneer u documenten opslaan op een SharePoint-site, u kunt maken, bewerken en samenwerken aan documenten rechtstreeks vanuit compatibel bureaubladprogramma's, zoals Microsoft Word of PowerPoint, zonder zelfs gaat u naar de site. U kunt bijvoorbeeld een PowerPoint-presentatie op hetzelfde moment bewerken als andere personen dit bewerken (ook wel bekend als cocreatie). U kunt ook inchecken en uitchecken rechtstreeks vanuit PowerPoint beheren. Bovendien kunt u OneDrive voor Bedrijven of Outlook uitvoeren bibliotheek inhoud offline werken met deze vanaf een externe locatie, en soepel wijzigingen synchroniseren wanneer u weer online komt.

Blijf op de hoogte over wijzigingen    Als u wilt blijven bijgewerkte wanneer documenten in een wijziging bibliotheek instellen van waarschuwingen, abonneren op RSS-feeds of documenten volgen. Het belangrijkste verschil tussen waarschuwingen en RSS volgende zijn waarop u de meldingen ontvangt. RSS-feeds en waarschuwingen gemeld over updates en beide is toegestaan om aan te passen hoeveel informatie u ontvangt. U kunt meldingen of RSS instellen om vast te stellen wanneer iets in een bibliotheek verandert. Als u belangrijk vindt alleen een specifiek document, een waarschuwing instellen of het document volgen. Meldingen kunnen als e-mail of SMS-berichten ontvangen. RSS-meldingen ontvangen in een samengevoegde feed die u in Outlook lezen kunt of een ander feed reader. Als u een document volgt, ontvangt u een melding in uw nieuwsfeed (als uw organisatie van Newsfeed gebruikmaakt). Zie voor meer informatie over meldingen, een waarschuwing maken of een abonnement op een RSS-feed.

Goedkeuring van documenten vereisen     U kunt instellen dat een document moet worden goedgekeurd voordat anderen het document kunnen zien. Documenten behouden de status In behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd. U kunt beheren welke groepen gebruikers een document kunnen bekijken voordat het wordt goedgekeurd. Deze functie kan nuttig zijn als uw bibliotheek belangrijke richtlijnen of procedures bevat die pas door anderen mogen worden bekeken wanneer ze definitief zijn.

Machtigingen instellen    SharePoint-groepen en machtigingsniveaus kunnen u de toegang tot inhoud efficiënt te beheren. Standaard machtigingen voor bibliotheken, worden mappen in bibliotheken en documenten overgenomen van de site. Unieke machtigingen toewijzen aan een specifieke bibliotheek of een document, kunt u het beveiligen van vertrouwelijke inhoud, zoals contracten of budgetgegevens, zonder het beperken van toegang aan de rest van de site. Zie voor meer informatie over machtigingen, lidmaatschap machtigingsniveaus in SharePoint.

Werkstromen maken     Voor een documentbibliotheek of inhoudstype kunnen de werkstromen worden gebruikt die door uw organisatie zijn gedefinieerd voor bedrijfsprocessen, zoals het beheren van goedkeuringen en revisies voor documenten. Uw groep kan op documenten bedrijfsprocessen, ook werkstromen genoemd, toepassen waarin acties worden opgegeven die in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd, zoals het goedkeuren van documenten. Een SharePoint-werkstroom is een manier om documenten of items automatisch te verplaatsen via een reeks acties of taken. Voor bibliotheken zijn standaard drie werkstromen beschikbaar: Goedkeuring: een document wordt ter goedkeuring naar een groep mensen gerouteerd; Feedback verzamelen: een document wordt voor feedback naar een groep mensen gerouteerd en vervolgens geretourneerd naar de persoon die de werkstroom heeft geïnitieerd; Handtekeningen verzamelen: een document wordt naar een groep mensen gerouteerd om hun handtekeningen op te halen

Opmerking:  In SharePoint Foundation is alleen de werkstroom met drie statuswaarden beschikbaar.

Zie de werkstromen in SharePointvoor meer informatie over werkstromen.

Inhoudstypen definiëren     Als uw groep met diverse soorten bestanden, zoals werkbladen, presentaties en documenten werkt, kunt u de functionaliteit van de bibliotheek uitbreiden door te schakelen en te meerdere inhoudstypen definiëren. Inhoudstypen worden flexibiliteit en consistentie in meerdere bibliotheken toevoegen. Elk inhoudstype kunt opgeven voor een sjabloon en zelfs workflow processen. De sjablonen fungeren als uitgangspunt voor het opmaken en eventuele standaardtekst en voor eigenschappen die van toepassing zijn op de documenten van dit type, bijvoorbeeld een naam of het contract afdeling.

Controlelogboeken bijhouden    Als u een groep gevoelige bestanden hebt en het is handig om te weten hoe de documenten zijn die wordt gebruikt, kunt u een beleid waarmee u controlelogboeken bijhouden van gebeurtenissen, zoals wijzigingen in bestand, kopieën of verwijdering definiëren.

Beleidsregels instellen    Beleidsinstellingen inschakelen document verlooptijd, automatisch wordt verwijderd of periodiek controleren (via een werkstroom) van documenten die een bepaalde leeftijd hebt bereikt. Zoals bibliotheken ontwikkelen, bespaart met de volgende instellingen voor bestemming tijd en moeite via probeert om op te schonen handmatig hardeschijfruimte dat volledige of om te voorkomen dat u quotumlimiet.

Opmerking:  Beleidsinstellingen zijn niet beschikbaar in SharePoint Foundation.

Een documentcentrumsite gebruiken    U kunt een documentcentrumsite gebruiken als u wilt maken, beheren en groot aantal documenten opslaan. Een documentcentrum is bedoeld voor als een centrale opslagplaats voor het beheren van veel soorten documenten. Functies, zoals metagegevens en navigatie in structuurweergave, inhoudstypen en webonderdelen, kunt u organiseren en documenten op te halen. "Inhoud stewards", kunt snel metagegevens op basis van hoeveelheid werk navigatie om uit te voeren voor de meeste bibliotheken zonder expliciet indexen te maken. Of inhoud stewards indexen om de prestaties verbeteren via een grotere groep filters en weergaven kunnen maken. U kunt een documentcentrumsite gebruiken als een ontwerpomgeving (waar gebruikers bestanden in-en uitchecken en mapstructuren voor deze bestanden maken) of een als inhoudsarchief (waar gebruikers alleen bekijken of documenten uploaden).

Opmerking: Documentcentrum is niet beschikbaar in SharePoint Foundation.

Hoe u uw bestanden in een bibliotheek ordent, is afhankelijk van de behoeften van uw groep en van de manier waarop u gegevens wilt opslaan en terugzoeken. Door een planning te maken kunt u makkelijker de beste structuur voor uw groep bepalen. Bibliotheken hebben verschillende functies voor het werken met meerdere bestanden in één bibliotheek. Voor uw groep kan het mogelijk echter praktischer zijn om met meerdere bibliotheken te werken.

Mogelijk wilt u één grote bibliotheek gebruiken die voldoet aan meerdere behoeften, bijvoorbeeld als dezelfde groep meerdere projecten uitvoert of als meerdere groepen aan hetzelfde project deelnemen. Het gebruik van een enkele bibliotheek is handig in de volgende gevallen:

  • Uw groep met samenvattingsgegevens of verschillende weergaven van dezelfde groep bestanden wil werken. Een manager wil bijvoorbeeld alle bestanden bekijken, gegroepeerd op afdeling of op vervaldatum.

  • Mensen willen op dezelfde locatie op een site zoeken naar de bestanden.

  • U wilt dezelfde instellingen toepassen op bestanden, bijvoorbeeld het bijhouden van versies van bestanden of het vereisen van goedkeuring.

  • De groepen die met de bibliotheek werken delen dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld dezelfde machtigingsniveaus.

  • U informatie over de bestanden wilt analyseren in een werkblad, of gecombineerde updates voor de bestanden wilt ontvangen.

Als u efficiënt wilt werken met bestanden in een enkele bibliotheek, kunt u de bestanden organiseren door kolommen toe te voegen, weergaven te definiëren of mappen te maken.

Soms kunt u beter met meerdere bibliotheken werken, bijvoorbeeld als er duidelijke verschillen zijn tussen de groepen bestanden die u wilt opslaan en beheren, of tussen de groepen personen die werken met de bestanden. Gebruik meerdere bibliotheken wanneer:

  • U uiteenlopende bestandstypen wilt opslaan en beheren waarvoor niet vaak overzichten worden opgevraagd of die niet vaak samen worden doorzocht.

  • De groepen personen die de bestanden gebruiken, onderling verschillen en sterk uiteenlopende machtigingsniveaus hebben.

  • U verschillende instellingen wilt toepassen op verschillende groepen bestanden, zoals het beheren van versies of het vereisen van goedkeuring.

  • U de bestanden niet gezamenlijk hoeft te analyseren en u geen samengevoegde updates over de bestanden nodig hebt.

  • U verschillende groepen met opties wilt bieden voor het maken van nieuwe bestanden of u de opties in het menu Nieuw van een bibliotheek in een andere volgorde wilt weergeven.

U kunt onder andere de volgende methoden gebruiken om efficiënt te werken met meerdere bibliotheken:

Sitesjablonen en -kolommen instellen    Als uw organisatie wil tot stand brengen van consistente instellingen voor alle bibliotheken, kunt deze sitesjablonen en sitekolommen instellen. U kunt de instellingen voor delen in meerdere bibliotheken, zodat u niet moet u de instellingen telkens opnieuw te maken.

Bestanden naar een andere locatie verzenden    Als u een bestand kan worden gecontroleerd in meerdere bibliotheken, kunt u deze opslaan in één bibliotheek en verzend een kopie naar andere bibliotheken. U kunt aan alle kopieën van het document bijwerken wanneer u wijzigingen in de oorspronkelijke aanbrengt worden herinnerd.

Bibliotheeksjablonen maken    Als u wilt maken van enkele uniforme instellingen voor bibliotheken of kenmerken opnieuw wilt gebruiken voor andere bibliotheken, kunt u een bibliotheek opslaan als een sjabloon. Bibliotheeksjablonen zijn beschikbaar als een optie op de pagina een App toevoegen op uw site.

Er zijn verschillende manieren om bestanden in een bibliotheek te organiseren. U kunt kolommen toevoegen, weergaven definiëren en mappen maken. Elke manier heeft zijn eigen voordelen en u kunt verschillende manieren combineren voor de unieke behoeften van uw bibliotheek en uw team.

In bibliotheken wordt standaard de naam van een bestand bijgehouden, plus informatie over de status van een bestand, bijvoorbeeld of het is ingecheckt. Maar u kunt extra kolommen opgeven om uw groep te helpen bij het categoriseren en bijhouden van bestanden, zoals een campagnenaam of een projectnummer of andere informatie die belangrijk is voor uw team. U hebt verschillende opties voor het kolomtype dat u maakt, bijvoorbeeld een enkele tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen of zelfs de naam en foto van een persoon op de site.

Kolommen bevatten kolomkoppen waarmee gebruikers documenten gemakkelijk kunnen sorteren en filteren. Wanneer u de bestanden in een bibliotheek weergeeft, kunt u ze tijdelijk sorteren of filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens op de pijl-omlaag naast de naam te klikken. Dit is handig als u de bestanden op een bepaalde manier wilt bekijken, maar u moet deze stappen telkens opnieuw uitvoeren als u de bibliotheek nogmaals op die manier wilt bekijken.

Zie voor meer informatie over het toevoegen van kolommen maken, wijzigen of verwijderen van een kolom in een lijst of bibliotheek.

Zullen gebruikers vaak alle documenten die betrekking hebben op een bepaald project of alle documenten van een bepaalde afdeling willen zien of de documenten willen groeperen op de maand waarin ze gereed moeten zijn? Als u verwacht de bestanden vaak op een specifieke manier te bekijken, kunt u hiervoor een weergave definiëren. U kunt deze weergave gebruiken telkens wanneer u met de bibliotheek werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan de vervolgkeuzelijst Huidige weergaven op het lint van de bibliotheek.

Een bibliotheek is een selectie van kolommen op een pagina waarin items in een bibliotheek worden weergegeven en waarvoor vaak een een specifieke sorteervolgorde, filtering, groepering en aangepaste indeling is gedefinieerd. Er bestaan twee soorten weergaven in bibliotheken: persoonlijke en openbare. Iedereen die lid is van de groep Leden op de site (deze groep heeft het machtigingsniveau Bijdragen) kan een persoonlijke weergave maken en deze gebruiken om de bestanden op een bepaalde manier te bekijken of om alleen op bepaalde bestanden te filteren. Als u gemachtigd bent een bibliotheek te ontwerpen, kunt u een openbare weergave maken die kan worden gebruikt door iedereen de bibliotheek bekijkt. U kunt een openbare weergave ook instellen als standaardweergave, zodat iedereen deze weergave van de bibliotheek automatisch te zien krijgt.

Als leden van uw groep de bibliotheken raadplegen op een mobiel apparaat, kunt u zelfs mobiele weergaven maken die limieten bevatten (bijvoorbeeld het maximale aantal items in een weergave) die optimaal zijn afgestemd op de bandbreedte en beperkingen van de mobiele apparaten.

Zie voor meer informatie over weergaven maken, wijzigen of verwijderen van een weergave van een lijst of bibliotheek.

Mappen zijn opslagruimten (ook containers genoemd) waarmee de inhoud van een bibliotheek of lijst kan worden gegroepeerd en beheerd. Als mappen voor de bibliotheek zijn ingeschakeld, kunt u mappen toevoegen aan de meeste typen bibliotheken. Als uw bibliotheek veel items bevat, zijn die items ook efficiënter toegankelijk door het gebruik van mappen. Wanneer u een map maakt, maakt u eigenlijk een interne index. Deze interne index wordt ook gemaakt voor de hoofdmap, of het hoogste niveau, van een bibliotheek of lijst. Wanneer u items in een map ophaalt, gebruikt u in feite deze interne index om toegang te krijgen tot de gegevens.

Als een bibliotheek veel items bevat die op een bepaalde manier kunnen worden gegroepeerd, kunt u mappen gebruiken om de inhoud in de bibliotheek te ordenen. Goede voorbeelden van groepen zijn projecten, teams, afdelingen, productcategorieën, leeftijdsbereiken, alfabetische lijsten en alfabetische subgroepen (A-C, D-F, enzovoort). Via mappen kunnen gebruikers een grote hoeveelheid bestanden op een voor hen bekende manier doorzoeken en beheren.

Mappen in een bibliotheek

Standaard worden mappen in een bibliotheek met mappen is ingeschakeld weergegeven in de standaardweergave van de bibliotheek zonder filters. Dit is handig omdat gebruikers de juiste map kiezen kunnen bij het invoegen van nieuwe documenten. Weergeven van alle mappen kan ook minder waarschijnlijk dat items onjuist worden gegroepeerd, worden toegevoegd buiten de mappen in de bibliotheek. U kunt eenvoudig opnieuw indelen documenten in verschillende bibliotheekmappen met behulp van de opdracht openen met Explorer beschikbaar op het lint bibliotheek.

Opmerking:  U kunt de sorteeroptie Alleen sorteren op opgegeven criteria kiezen voor een bibliotheekweergave. In dat geval worden de mappen niet weergegeven voor items in de weergave. U zult deze sorteeroptie voor weergaven waarschijnlijk niet gebruiken als u wilt dat uw gebruikers gemakkelijk de juiste map kunnen vinden.

Hoewel bibliotheekmappen niet worden weergegeven in de sitenavigatie, kan de eigenaar van een site of een gebruiker die toestemming heeft om een site te ontwerpen de structuurweergave inschakelen. Er wordt dan een sectie Site-inhoud toegevoegd aan de sitenavigatie, zodat u eenvoudig kunt navigeren door de mappen van bibliotheken door deze uit en samen te vouwen.

Structuurweergave op site

Zie voor meer informatie over mappen een map in een documentbibliotheek maken of verwijderen van een map in een bibliotheek.

Alle kan op drie manieren kunnen samenwerken. U gebruikt voor het bijhouden van documenten in de standaardweergave van een bibliotheek dezelfde kolommen kunnen worden gebruikt om te maken van een weergave met verschillende filtercriteria. Personen kunt sorteren en filteren van een weergave dynamisch door te klikken op de kolomkoppen om inhoud te zoeken op de aansporing van het punt. Als de mapstructuur van een is gedefinieerd in de bibliotheek, u een bibliotheek weergeven door in te stellen kunt 'samenvoegen' de optie alle items zonder mappen weergeven in de mappen sectie wanneer u maken of wijzigen van de weergave. Elke methode kunt aanvulling op de andere als u de juiste inhoud op het juiste moment en in de juiste manier voor u.

Sommige bibliotheken worden voor u gemaakt wanneer u een nieuwe site maakt, zoals de bibliotheek Documenten op een teamsite. U kunt deze bibliotheken naar wens aanpassen of u kunt uw eigen aanvullende bibliotheken maken. Elk type bibliotheek heeft een specifiek doel en sommige bibliotheken hebben een andere set functies en beleidsregels voor gedrag.

Belangrijk:  Er kunnen meer of minder bibliotheken beschikbaar zijn op uw site, afhankelijk van de versie van SharePoint waarop uw site is gebaseerd, het abonnement dat uw organisatie heeft op Office 365 en of bepaalde functies al dan niet zijn ingeschakeld op de site.

Activabibliotheek     Gebruik een activabibliotheek om digitale media-activa zoals afbeeldingen en audio- en videobestanden te delen en te beheren. Met een activabibliotheek kunnen gebruikers eenvoudiger digitale mediabestanden vinden en hergebruiken die door andere gebruikers zijn gemaakt. Voorbeelden hiervan zijn logo's en afbeeldingen met betrekking tot uw bedrijf. Een activabibliotheek biedt ook inhoudstypen met eigenschappen en weergaven voor het beheren van media-activa, zoals miniaturen en trefwoorden voor metagegevens. U kunt bijvoorbeeld afbeeldingen met uw huismerk en herbruikbare inhoudsfragmenten uit toepassingen beheren en opslaan, zodat ze beschikbaar zijn in de gehele onderneming en consistent kunnen worden gebruikt.

Bibliotheek Dashboards    Deze bibliotheek bevat webonderdeelpagina's, webonderdeelpagina's met statuslijsten en dashboards die in PerformancePoint zijn geïmplementeerd.

Bibliotheek met gegevensverbindingen     Gebruik een gegevensverbindingenbibliotheek als u het onderhoud en beheer van gegevensverbindingen wilt vereenvoudigen. Een gegevensverbindingenbibliotheek is een centrale locatie voor de opslag van ODC-bestanden (Office Data Connection). Elk van deze bestanden bevat informatie over hoe u een externe gegevensbron vindt, zich hierbij aanmeldt, query's erin uitvoert en de gegevensbron opent. Door ODC-bestanden te centraliseren in een gegevensverbindingenbibliotheek kunt u ook gegevensverbindingsbestanden delen, beheren en zoeken vanaf een SharePoint-site, en ervoor zorgen dat bedrijfsgegevens en -rapporten, met name werkbladen, een consistente set waarden en formuleresultaten hebben.

Opmerking: Als u het onderhoud en beheer van gegevensverbindingsbestanden voor PerformancePoint wilt vereenvoudigen, gebruikt u de gegevensverbindingsbibliotheek voor PerformancePoint. In deze bibliotheek kunt u ODC-bestanden (Office Data Connection) en UDC-bestanden (Universal Data connection) opslaan.

Documentbibliotheek     Voor veel typen bestanden, inclusief documenten en werkbladen, gebruikt u een documentbibliotheek. U kunt andere soorten bestanden opslaan in een documentbibliotheek, hoewel sommige bestandstypen om beveiligingsredenen zijn geblokkeerd. Als u werkt met programma's die niet zijn geblokkeerd, kunt u die bestanden maken vanuit de bibliotheek. Zo kan uw marketingteam bijvoorbeeld een eigen documentbibliotheek hebben voor planningsmaterialen, persberichten en publicaties.

Formulierbibliotheek     Als u een groep op XML gebaseerde zakelijke formulieren wilt beheren, gebruikt u een formulierbibliotheek. Uw organisatie wil bijvoorbeeld een formulierbibliotheek gebruiken voor de onkostendeclaraties. Voor het instellen van een formulierbibliotheek is een XML-editor of een ontwerpprogramma voor XML-formulieren nodig, zoals Microsoft InfoPath. Het in te vullen formulier is een XML-bestand dat uitsluitend die gegevens bevat die in het formulier zijn ingevuld, zoals de declaratiedatum en het bedrag. Alle andere informatie voor de onkostendeclaratie wordt uit de formuliersjabloon gehaald. Nadat de declaraties zijn ingevuld, kunt u de formuliergegevens samenvoegen of exporteren om deze te analyseren.

Afbeeldingsbibliotheek     Voor het delen van een verzameling digitale afbeeldingen of illustraties gebruikt u een afbeeldingsbibliotheek. Hoewel afbeeldingen kunnen worden opgeslagen in andere typen SharePoint-bibliotheken, hebben afbeeldingsbibliotheken diverse voordelen. Vanuit een afbeeldingsbibliotheek kunt u bijvoorbeeld afbeeldingen bekijken in een diavoorstelling, afbeeldingen downloaden naar uw computer en afbeeldingen bewerken met compatibele grafische programma's, zoals Microsoft Paint. Het maken van een afbeeldingsbibliotheek is het overwegen waard als u afbeeldingen van teamevents of productlanceringen wilt opslaan. U kunt ook vanaf een andere locatie op uw site een koppeling maken naar afbeeldingen in uw bibliotheek, bijvoorbeeld vanaf een wikipagina of vanuit een blog.

Recordbibliotheek     Als u de records van uw organisatie of belangrijke zakelijke documenten wilt opslaan en beheren op een centrale locatie, gebruikt u een recordbibliotheek. Uw organisatie moet zich bijvoorbeeld houden aan wettelijke bepalingen die een georganiseerd proces voor het beheer van relevante documenten vereisen. Een site met een recordcentrum kan een aantal recordbibliotheken bevatten voor de opslag van verschillende typen records. U kunt voor elke bibliotheek beleidsregels instellen die bepalen welke records moeten worden opgeslagen, hoe de documenten moeten worden gerouteerd en beheerd en hoe lang deze records bewaard moeten blijven.

Rapportbibliotheek     Gebruik een rapportbibliotheek als u het maken, beheren en leveren van webpagina's, documenten en KPI's van metrische gegevens en doelen wilt vereenvoudigen. De rapportbibliotheek is een centrale locatie waar u rapporten, zoals Excel-werkmappen en dashboardpagina's, kunt maken en opslaan. Wanneer u een Excel-werkmap publiceert naar een rapportbibliotheek, kan de werkmap met één muisklik worden geopend in de browserweergave, wat een eenvoudige manier is om de werkmap weer te geven zonder deze eerst te hoeven toevoegen aan een pagina met webonderdelen.

Bibliotheek met procesdiagrammen (Metrische en Amerikaanse eenheden)    Als u procesdiagramdocumenten die u bijvoorbeeld in Microsoft Visio hebt gemaakt wilt opslaan en delen, moet u een bibliotheek met procesdiagrammen gebruiken. De bibliotheken voor metrische en Amerikaanse eenheden zijn afgestemd op hun respectieve meeteenheden.

Wikipaginabibliotheek    Als u een onderling verbonden verzameling wikipagina's wilt maken, gebruikt u een wikipaginabibliotheek. Met een wikipagina kunnen meerdere personen gegevens verzamelen in een indeling die eenvoudig te maken en te bewerken is. U kunt ook aan uw bibliotheek wikipagina's toevoegen die afbeeldingen, tabellen, hyperlinks en interne koppelingen bevatten. Als uw team bijvoorbeeld een wikisite voor een project maakt, kunnen er tips en trucs op de site worden opgeslagen in een reeks pagina's die onderling met elkaar verbonden zijn.

Opmerking: Afhankelijk van uw site en configuratie worden automatisch aanvullende systeembibliotheken voor u gemaakt, zoals de stijlbibliotheek, siteactivabibliotheek en sitepaginabibliotheek. U kunt deze specifieke bibliotheken echter niet via de gebruikersinterface maken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×