Inleiding in inkomende e-mail

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

U kunt binnenkomende e-mogelijkheid integreren in uw sites. Deze functie kan teams e-mailberichten verzamelen in lijsten en bibliotheken zonder de extra stap van het openen van de site en de inhoud die is verzonden via e-mail uploaden. Dit is mogelijk omdat de meeste typen voor lijsten en bibliotheken een uniek e-mailadres kunnen worden toegewezen. Leden van de site kunnen toevoegen het e-mailadressen van deze lijsten in het vak aan of Cc van hun e-clienttoepassing wanneer ze e-mailbericht verzenden of ze e-mail kunnen verzenden naar een distributielijst met de e-mailadressen van deze lijsten en de e-mailadressen van de andere leden.

De farmbeheerder van een kunt e-mailondersteuning in Centraal beheer op farmniveau inschakelen. Als binnenkomende e-mail is ingeschakeld in Centraal beheer, kunt u inschakelen en configureren van e-mailondersteuning voor de volgende soorten lijsten en bibliotheken op uw sites: bibliotheken, afbeeldingsbibliotheken, formulierbibliotheken, lijsten met aankondigingen, agendalijsten, blogs en discussieborden document. Iedereen met machtigingen voor het maken van een lijst kunt een e-mailadres voor de lijst kiezen bij het maken van de lijst in een e-mailondersteuning-site. Opmerking die u kunt geen inhoud aan toevoegen lijsten in sites voor vergaderwerkruimten door e-mail te verzenden.

In dit artikel

Praktijkvoorbeelden van binnenkomende e-mailbericht

Overzicht van het nieuwe site maken

E-mailhandlers

Veiligheidsoverwegingen

E-mail via een andere server omleiden

Inkomende e-mail: voorbeelden uit de praktijk

Teams kunnen binnenkomende e-mail gebruiken om te communiceren effectiever en efficiënter. Hier volgen enkele voorbeelden van hoe teams met binnenkomende e-mail met een site kunnen stroomlijnen en hun communicatie te verbeteren:

Archief de e-mail aan team    Na het deelnemen aan een nieuw team, een sitelid opent de site en de meest recente discussies beide directe berichten van leden en inhoud die aan het discussiebord is verzonden vanuit een e-mailclient ziet. Het sitelid kunt ook identificeren van de belangrijkste problemen en taken voor het team en volg verwante koppelingen in de discussies naar het volledige verhaal achter alle belangrijke zaken.

Wanneer een sitelid antwoorden in een e-mailbericht en het e-mailadres van de lijst in het antwoord bevat, is het antwoord gearchiveerd aan het discussiebord en dat is gekoppeld aan de oorspronkelijke e-mailbericht dat is gearchiveerd. Hiermee worden siteleden die deze gearchiveerde informatie in de site die u bekijken wilt de gegevens die zijn gerelateerd aan een bepaald e-mailthread koppelen.

Een gebruikersgemeenschap maken    De eigenaar van een site maakt een nieuwe distributielijst voor de gemeenschap fietsers binnen het bedrijf. Een gebruiker gaat naar de introductiesite van het bedrijf en klikt op de koppeling voor de gebruikersgemeenschap. De gebruiker volgt een korte wizard waarin de naam van de distributielijst, een beschrijving van de SharePoint-site voor de gemeenschap en een eerste lijst van leden van de gemeenschap worden opgegeven. Vervolgens wordt de gebruiker naar de site van de nieuwe gebruikersgemeenschap geleid.

Een centrale gegevensuitwisseling maken     Een sitelid navigeert naar het gedeelte van de community van het bedrijf introductiesite en gebruikt de zoekfunctie om een vraag te stellen. Een zoekresultaat wordt weergegeven in minder dan een seconde voor de fietsen rider-community. Het sitelid klikt op de koppeling in het antwoord en naar de startpagina van de communitysite is die u hebt gemaakt. Een lijst met veelgestelde vragen er bevat een overzicht van fietswinkels. Omdat geen van de fietswinkels weergegeven in de buurt, wordt het sitelid een e-mailbericht verzonden naar de community over lokale fietswinkels. Een lid van de community reageert met gegevens over een goede fietsen of die zich in de lokale gebied.

Technische ondersteuning bieden en ontvangen     Het sitelid gaat naar de introductiesite, zoekt naar de vermelding voor technische ondersteuning en klikt op de koppeling om een nieuw e-mailbericht te maken. Als het bericht is verzonden, ontvangt het sitelid een nummer waarmee de status van het verzoek om technische ondersteuning kan worden gevolgd. Het sitelid wordt automatisch geabonneerd op het verzoek om technische ondersteuning en ontvangt daardoor telkens als de status van het verzoek wordt gewijzigd, een melding. Het sitelid ontvangt snel antwoord omdat het verzoek rechtstreeks naar de juiste persoon wordt geleid, op basis van de informatie op het formulier. Als u dit scenario volledig wilt implementeren, moet u wel aangepaste programmacode schrijven. Windows SharePoint Services 3.0 biedt niet automatisch nummers voor het bijhouden van bijvoorbeeld statussen of berichtroutering op basis van gegevens in een formulier.

Naar boven

Overzicht van het maken van sites

Voor alle nieuwe subsites die worden gemaakt in een siteverzameling waarvoor e-mailondersteuning is ingeschakeld, wordt automatisch ook e-mailondersteuning ingeschakeld. Als u bij het maken van een site een bestaande groep gebruikt, wordt de distributielijst van de bovenliggende site (indien beschikbaar) gekoppeld aan de nieuwe site.

Opmerking : Distributielijsten zijn alleen beschikbaar als de SharePoint Directory Management-service is ingeschakeld in Centraal beheer.

Als u niet een bestaande groep gebruikt maar een nieuwe groep maakt tijdens het maken van de site, gebeurt het volgende in Windows SharePoint Services 3.0:

  • Als de SharePoint Directory Management-service is ingeschakeld in Centraal beheer, kunt u een distributielijst voor e-mail maken en een e-mailadres opgeven voor deze nieuwe lijst.

  • Alle siteleden die u toevoegt aan de nieuwe groep, worden opgenomen in de groep Leden van de team site. Als de SharePoint Directory Management-service is ingeschakeld in Centraal beheer, worden deze siteleden automatisch toegevoegd aan een distributielijst die wordt gesynchroniseerd met de groep Leden. Wijzigingen die op een van beide plaatsen worden aangebracht, worden automatisch doorgevoerd op de andere plaats.

  • Als de SharePoint Directory Management-service is ingeschakeld in Centraal beheer, wordt e-mailondersteuning ingeschakeld voor het discussiebord en de agenda van de team site en worden automatisch e-mailadressen hieraan toegewezen. Deze e-mailadressen worden automatisch toegevoegd aan de distributielijst van het team.

    Opmerking : De e-mailadressen voor deze twee lijsten, worden standaard, de volgende notatie: GroupAddress.discussions en GroupAddress.calendar.

Als u e-mailadressen voor het discussiebord en de agenda opneemt in de distributielijst, worden alle e-mailberichten en uitnodigingen voor vergaderingen die aan de deze distributielijst zijn verzonden op de team site gearchiveerd.

Naar boven

E-mailhandlers

e-mailhandlers Windows SharePoint Services 3.0 gebruikt voor het routeren van binnenkomende e-mail vanaf vrijwel elke e-mailclient aan een lijst in uw SharePoint-site. Elke lijst e-mailondersteuning is gekoppeld aan een uniek e-mailadres en elke e-handler is gekoppeld aan een bepaalde lijsttype.

Windows SharePoint Services 3.0 biedt een ingebouwde e-handler voor de volgende soorten lijsten: discussieborden, aankondigingen, agenda's, documentbibliotheken, afbeeldingsbibliotheken, formulierbibliotheken en blogberichten. Wanneer u e-mailondersteuning voor een van deze lijsttypen inschakelt, worden standaard de e-mailhandlers van Windows SharePoint Services 3.0 gebruikt. E-mailhandlers parseren binnenkomende e-mailberichten, veldtoewijzing van uw berichten uitvoeren en, afhankelijk van de configuratie-instellingen, archiveren de berichten en bijlagen in de lijst die is gekoppeld aan het e-mailadres waarnaar u de berichten worden verzonden.

De volgende velden in e-mailberichten worden aan de lijst toegewezen: E-mailafzender, E-mail aan, E-mail CC, E-mailonderwerp, Hoofdtekst en Bijlagen.

Opmerking : Als u andere veldtoewijzingen wilt gebruiken dan de toewijzingen van de ingebouwde e-mailhandlers, kunt u in plaats van deze handlers een aangepaste handler gebruiken. Hiervoor moet een ontwikkelaar de aangepaste e-mailhandler schrijven en moet de serverbeheerder deze als gebeurtenishandler implementeren.

Bij het inschakelen en configureren van e-mailondersteuning voor een lijst kan de site-eigenaar een aantal opties instellen. U kunt bijvoorbeeld opgeven of oorspronkelijke e-mailberichten worden opgeslagen als EML-bestanden, of bijlagen worden gearchiveerd en of uitnodigingen voor vergaderingen worden gearchiveerd in de lijst die u configureert. De beschikbare opties zijn niet voor alle typen lijsten dezelfde.

Naar boven

Beveiligingsoverwegingen

Bij de configuratie van de e-mailbeveiligingsinstellingen voor een bepaalde lijst of bibliotheek kunt u opgeven of alleen gebruikers die naar de lijst kunnen schrijven of alle gebruikers e-mail naar de lijst kunnen archiveren. Als u e-mailberichten van alle afzenders archiveert, kan iedereen naar de lijst of bibliotheek schrijven. Ook niet-geverifieerde gebruikers kunnen in dat geval naar de bibliotheek schrijven. Dit vormt een mogelijk beveiligingsrisico en u moet deze optie dan ook zorgvuldig overwegen.

Naar boven

E-mail omleiden via een andere server

Hoewel het adres van de server voor inkomende e-mail wordt geconfigureerd in Centraal beheer, is het nuttig als u weet of inkomende e-mail wordt omgeleid via een andere e-mailserver of rechtstreeks wordt verzonden naar de server waarop Windows SharePoint Services 3.0 wordt uitgevoerd. Neem contact op met de centrale beheerder als u niet weet welke optie in uw geval wordt gebruikt.

Als u e-mail omleidt via een andere e-mailserver, zoals Microsoft Exchange Server, zijn de belangrijkste voordelen daarvan de volgende:

Gebruikersverificatie    De service Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) de gebruiker van wie de e-mailbericht naar uw site verzonden niet verifiëren, maar kunt van de Exchange-Server. De serverbeheerder kunt Centraal beheer gebruiken om te kiezen of u wilt wel worden geverifieerde gebruikers alleen als het e-mailbericht is verzonden via Exchange-Server.

Filteren van ongewenste E-mail    Sommige e-mailservers, zoals Exchange-Server, bieden zodat er geen ongewenste commerciële e-mail meer voordat deze wordt doorgestuurd naar de bestemming, in dit geval de server Windows SharePoint Services 3.0met filters voor ongewenste e-mail. Er is een andere methode die mogelijk spam beperken toe te staan dat alleen leden van de teamsite e-mail te archiveren in lijsten waarop u ze hebt verleend schrijfmachtigingen.

Virusbeveiliging    Sommige servers bieden virusbeveiliging voor e-mail gerouteerd via deze.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×