Office
Aanmelden

Inleiding in informatiebeheerbeleid

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Organisaties kunnen informatiebeheerbeleid op Microsoft Office SharePoint Server 2007-sites definiëren en gebruiken. Met dit beleid realiseren zij compatibiliteit met bedrijfsprocessen of zorgen zij voor naleving van juridische regels of overheidsregels ten aanzien van het beheer van informatie. Dankzij informatiebeheerbeleid kunnen site- of lijstbeheerders het beheer van inhoud adequaat besturen.

In dit artikel

Wat is informatiebeheerbeleid?

Hoe kunnen informatiebeheerbeleid worden gebruikt op een site

Wat is informatiebeheerbeleid?

Een informatiebeheerbeleid is een reeks regels voor een inhoudstype. Dankzij informatiebeheerbeleid kunnen organisaties bepaalde zaken sturen en bijhouden, zoals hoelang inhoud wordt bewaard of welke handelingen gebruikers kunnen uitvoeren met die inhoud. Informatiebeheerbeleid kan organisaties helpen te voldoen aan juridische regels of overheidsvoorschriften, maar het kan ook worden gebruikt om interne zakelijke processen af te dwingen. Een organisatie die zich bijvoorbeeld moet houden aan overheidsvoorschriften die vereisen dat de organisatie zorg draagt voor een 'adequate controle' van hun financiële gegevens, kan een of meer vormen van informatiebeheerbeleid toepassen die specifieke acties controleren bij het maken en goedkeuren van alle documenten met betrekking tot financiële dossiers.

Beleidsfuncties in Office SharePoint Server 2007

Elke afzonderlijke regel in een informatiebeheerbeleid is een beleidsfunctie. Office SharePoint Server 2007 bevat diverse voorgedefinieerde beleidsfuncties die organisaties afzonderlijk of in combinatie kunnen gebruiken om informatiebeheerbeleid voor hun sites te definiëren. De beleidsfuncties die deel uitmaken van Office SharePoint Server 2007 zijn:

  • Controle    De beleidsfunctie Controle helpt organisaties te analyseren hoe hun inhoudbeheersystemen worden gebruikt door gebeurtenissen en bewerkingen die worden uitgevoerd met documenten en items vast te leggen. Organisaties kunnen de beleidsfunctie Controle configureren als ze gebeurtenissen willen vastleggen zoals wanneer een document of item wordt bewerkt, bekeken, ingecheckt, uitgecheckt of verwijderd of wanneer de machtigingen ervoor worden gewijzigd. Alle controlegegevens worden opgeslagen in één controlelogboek op de server en sitebeheerders kunnen er rapporten van uitdraaien. Organisaties kunnen het Office SharePoint Server 2007-objectmodel ook gebruiken om aangepaste gebeurtenissen in het controlelogboek te schrijven of eraan toe te voegen.

  • Verlooptijd    De beleidsfunctie Verlooptijd helpt organisaties om verouderde inhoud op een consistente, herleidbare manier van hun site te verwijderen. Deze beleidsfunctie helpt organisaties met het beheer van de kosten en het risico van het bewaren van verouderde inhoud. Organisaties kunnen een verloopbeleid configureren om te bepalen dat bepaalde soorten inhoud vervallen op een bepaalde datum of na een berekende tijd na een documentactiviteit (zoals maken of bewerken).

  • Streepjescodes    Via de beleidsfunctie Streepjescodes kunnen organisaties fysieke kopieën van documenten of lijstitems die vanaf een site zijn afgedrukt traceren. De beleidsfunctie Streepjescodes creëert een unieke id-waarde voor een document. Gebruikers kunnen vervolgens een streepjescodeafbeelding van die waarde invoegen in de Microsoft Office-documenten die ze maken. Ze kunnen een streepjescode ook gebruiken voor een fysieke kopie van een document om zo het origineel van dat document op de server te zoeken. Streepjescodes voldoen standaard aan de norm Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). Organisaties kunnen het Office SharePoint Server 2007-objectmodel gebruiken om andere streepjescodeleveranciers te installeren.

  • Labels    Via de beleidsfunctie Labels kunnen organisaties eveneens fysieke kopieën van documenten of lijstitems die vanaf een site zijn afgedrukt traceren. De beleidsfunctie Labels genereert automatisch tekstlabels op basis van documenteigenschappen en opmaak die een sitebeheerder of lijstbeheerder opgeeft. Wanneer gebruikers labels invoegen in Microsoft Office-documenten, worden de labels automatisch bijgewerkt met de informatie uit de eigenschappen van het document.

Naar boven

Aangepaste beleidsfuncties

Organisaties kunnen ook aangepaste beleidsfuncties maken en implementeren om tegemoet te komen aan specifieke behoeften. Een fabrikant kan bijvoorbeeld een informatiebeheerbeleid definiëren voor alle conceptdocumenten met productontwerpspecificaties die gebruikers verbiedt kopieën van die documenten af te drukken op onbeveiligde printers. Om dit type informatiebeheerbeleid te definiëren, kan de organisatie bijvoorbeeld de beleidsfunctie Afdrukbeperking maken en implementeren. Deze functie kan worden toegevoegd aan het relevante informatiebeheerbeleid voor het inhoudstype voor productontwerpspecificaties.

Naar boven

Integratie van informatiebeheerbeleid met 2007 Microsoft Office-systeem-programma's

Office SharePoint Server 2007-informatiebeheerbeleid kan op verschillende manieren beschikbaar worden gesteld aan gebruikers van Office 2007-versie-clientprogramma's. Wanneer u op de server informatiebeheerbeleid configureert voor een bepaald inhoudstype, lijst of bibliotheek, kunt u een beleidsverklaring schrijven die wordt weergegeven aan gebruikers die werken met de inhoud waarop dit beleid van toepassing is. Deze beleidsverklaring kan gebruikers melden dat er informatiebeheerbeleid geldt voor het document of kan gedetailleerde informatie bieden, zoals het feit dat een document na een bepaalde tijd verloopt. Wanneer gebruikers documenten openen die zijn onderworpen aan informatiebeheerbeleid in een van de Office 2007-versie-clientprogramma's, wordt deze beleidsverklaring weergegeven. Als het informatiebeheerbeleid de beleidsfunctie Streepjescodes of Labels omvat, kan het beleid zo worden geconfigureerd dat gebruikers worden verplicht om streepjescodes of labels in te voegen in Microsoft Office-documenten wanneer ze deze willen opslaan of afdrukken vanuit een Office 2007-versie-clientprogramma.

Naar boven

Hoe informatiebeheerbeleid kan worden gebruikt in een site

Als u informatiebeheerbeleid wilt implementeren, moet u dit toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype op een site. De locaties waar u informatiebeheerbeleid kunt maken of toevoegen, zijn van invloed op het bereik waarbinnen het beleid van toepassing is of kan worden gebruikt. U kunt:

  • Een siteverzamelingsbeleid maken en dit beleid toevoegen aan een inhoudstype, lijst of bibliotheek     U kunt een siteverzamelingsbeleid maken in de lijst Siteverzamelingsbeleid voor de site op het hoogste niveau in een siteverzameling. Nadat u een siteverzamelingsbeleid hebt gemaakt, kunt u dit exporteren, zodat sitebeheerders of andere siteverzamelingen dit in hun lijst Siteverzamelingsbeleid kunnen importeren. Door een exporteerbaar siteverzamelingsbeleid te maken, kunt u het informatiebeheerbeleid in alle sites in uw organisatie standaardiseren.

    Wanneer u een siteverzamelingsbeleid toevoegt aan een site-inhoudstype en een instantie van dat site-inhoudstype wordt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, kan de eigenaar van die lijst of bibliotheek het siteverzamelingsbeleid voor die lijst of bibliotheek niet wijzigen. Een siteverzamelingsbeleid toevoegen aan een site-inhoudstype is een goede manier om ervoor te zorgen dat siteverzamelingsbeleid wordt toegepast op elk niveau van de sitehiërarchie.

    Zie een informatiebeheerbeleid voor een siteverzameling makenvoor meer informatie.

  • Informatiebeheerbeleid voor een site-inhoudstype in de galerie Site-inhoudstype van de site op het hoogste niveau maken en dat inhoudstype toevoegen aan een of meer lijsten of bibliotheken     U kunt informatiebeheerbeleid ook rechtstreeks voor een site-inhoudstype maken en vervolgens een instantie van dat site-inhoudstype koppelen aan meerdere lijsten of bibliotheken. Als u informatiebeheerbeleid maakt met deze methode, wordt dat beleid toegepast op elk item in de siteverzameling van dat inhoudstype of van een inhoudstype dat informatie overneemt van dat inhoudstype. Als u informatiebeheerbeleid rechtstreeks voor een site-inhoudstype maakt, is het moeilijker om dit informatiebeheerbeleid opnieuw te gebruiken in andere siteverzamelingen, omdat beleid dat op deze manier is gemaakt niet kan worden geëxporteerd.

    Opmerking: Om te bepalen welk beleid wordt gebruikt in een siteverzameling, kunnen siteverzamelingsbeheerders de mogelijkheid uitschakelen om beleidsfuncties rechtstreeks in te stellen voor een inhoudstype. Wanneer deze beperking van kracht is, kunnen gebruikers die inhoudstypen maken alleen beleid selecteren uit de lijst Siteverzamelingsbeleid.

    Zie voor informatie over het maken van een informatiebeheerbeleid voor een site-inhoudstype wijzigen een site-inhoudstype.

  • Informatiebeheerbeleid maken voor een lijst of bibliotheek     Als uw organisatie specifiek informatiebeheerbeleid moet toepassen op een zeer beperkte inhoudsset, kunt u informatiebeheerbeleid maken dat alleen wordt toegepast op een afzonderlijke lijst of bibliotheek. Deze methode om informatiebeheerbeleid te maken is het minst flexibel, omdat het beleid van toepassing is op slechts één locatie en niet kan worden geëxporteerd of op andere locaties kan worden gebruikt. Sommige organisaties moeten echter mogelijk uniek informatiebeheerbeleid maken met een beperkte toepasbaarheid voor specifieke situaties.

    Notities: 

    • U kunt alleen informatiebeheerbeleid voor een lijst of bibliotheek maken als die lijst of bibliotheek niet meerdere inhoudstypen ondersteunt. Als een lijst of bibliotheek meerdere inhoudstypen ondersteunt, moet u informatiebeheerbeleid definiëren voor elk lijstinhoudstype dat is gekoppeld aan die lijst of bibliotheek. (Instanties van een site-inhoudstype die zijn gekoppeld aan een bepaalde lijst of bibliotheek worden lijstinhoudstypen genoemd.)

    • Om te bepalen welk beleid wordt gebruikt in een siteverzameling, kunnen siteverzamelingsbeheerders de mogelijkheid uitschakelen om beleidsfuncties rechtstreeks in te stellen voor een lijst of bibliotheek. Wanneer deze beperking van kracht is, kunnen gebruikers die lijsten of bibliotheken beheren alleen beleid selecteren uit de lijst Siteverzamelingsbeleid.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×