Inleiding in de integratie van gegevens tussen Access en een SharePoint-site

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt gegevens op veel manieren delen en beheren door gebruik te maken van Microsoft Office Access 2007 met Windows SharePoint Services 3.0. U profiteert van de samenwerkingsvoorzieningen van een SharePoint-site terwijl u de gegevensinvoer- en analysefuncties van Access kunt blijven gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld versies van gegevens bijhouden, machtigingen voor gegevens beheren en u aanmelden voor waarschuwingen zodat u weet wanneer er wijzigingen worden gemaakt.

In dit artikel

Manieren om te werken met gegevens

Gegevens integreren en beheren

Uw gegevens en de werkstroom voor het bijhouden van wijzigingen

Manieren om met gegevens te werken

Als u Office Access 2007 gebruikt, kunt u gegevens op SharePoint-sites op verschillende manieren delen, beheren en bijwerken.

Gegevens migreren naar een SharePoint-site    Als u een database van Access naar een SharePoint-site verplaatst, maakt u lijsten op de SharePoint-site die als tabellen aan uw database worden gekoppeld. Wanneer een database wordt verplaatst, wordt er in Access een nieuwe front-endtoepassing gemaakt met alle oude formulieren en rapporten en de nieuwe gekoppelde tabellen die net zijn geëxporteerd. De wizard Migreren naar SharePoint-site helpt u met het tegelijk verplaatsen van de gegevens uit al uw tabellen.

Nadat de SharePoint-lijsten zijn gemaakt, kunnen mensen werken met de lijsten op de SharePoint-site of in de gekoppelde tabellen in Access en tegelijk de functies van een SharePoint-site gebruiken om de gegevens te beheren en op de hoogte te blijven van wijzigingen. Als beheerder regelt u de toegang tot de gegevens en verschillende gegevensversies. U kunt zien wie de gegevens heeft gewijzigd en u kunt de vorige gegevens terugzetten.

Gegevens publiceren op een SharePoint-site    Als u samenwerkt met andere mensen, kunt u een kopie van een database opslaan in een bibliotheek op een SharePoint-server terwijl u in de database kunt blijven werken met behulp van de formulieren en rapporten in Access. U kunt lijsten als tabellen aan de database koppelen (dit is handig als u gegevens op de SharePoint-site wilt bijhouden) en vervolgens formulieren, query's en rapporten maken om met de gegevens te werken. U kunt bijvoorbeeld een Access-toepassing maken die query's en rapporten levert voor SharePoint-lijsten waarop actie-items en informatie over medewerkers worden bijgehouden. Als mensen met dergelijke lijsten op een SharePoint-site werken, kunnen ze de Access-query's en -rapporten openen via het menu Weergeven van de SharePoint-lijst. Als u bijvoorbeeld voor een maandelijkse vergadering een Access-rapport voor actie-items wilt bekijken en afdrukken, kunt u dit rechtstreeks doen vanuit de SharePoint-lijst.

Wanneer u voor het eerst een database op een server publiceert, wordt er in Access een lijst met webservers weergegeven zodat u snel en eenvoudig naar de locatie kunt navigeren waarop u de database wilt publiceren, bijvoorbeeld een documentbibliotheek. Nadat u de database hebt gepubliceerd, wordt de locatie in Access opgeslagen zodat u niet opnieuw naar de server hoeft te zoeken wanneer u wijzigingen wilt publiceren. Als u een database op een SharePoint-site publiceert, wordt die database toegankelijk voor mensen die gemachtigd zijn om te werken met de SharePoint-site.

Access-formulieren en -rapporten openen vanaf een SharePoint-site    Gebruikers kunnen lijsten in opgemaakte Access-weergaven openen vanaf een SharePoint-site. Access-formulieren, -rapporten en -gegevensbladen kunnen naast andere weergaven op een SharePoint-site worden weergegeven. Als u een Access-weergave kiest, wordt Access gestart en het opgevraagde formulier, rapport of gegevensblad in Access geopend. Zo kunt u op eenvoudige wijze een opgemaakt Access-rapport uitvoeren op een SharePoint-site zonder dat u eerst Office Access 2007 hoeft te starten of naar het juiste object hoeft te navigeren.

Databases maken van SharePoint-lijsten    U kunt een SharePoint-lijst openen in Access. Als een database niet bestaat, kunt u deze maken in Access en vervolgens een set formulieren en rapporten maken op basis van uw lijst.

SharePoint-lijsten offline plaatsen met Access    Als u werk mee naar huis wilt nemen, kunt u uw SharePoint-lijsten met behulp van Access met één klik offline plaatsen. U kunt in Access aan uw gegevens werken en vervolgens uw wijzigingen synchroniseren of op een later tijdstip opnieuw verbinding maken met de SharePoint-site.

SharePoint-lijst importeren of koppelen    U kunt een SharePoint-lijst naar Access overbrengen door deze te importeren of te koppelen. Als u een SharePoint-lijst importeert, maakt u een kopie van de lijst in een Access-database. Tijdens het importeren kunt u de lijsten opgeven die u wilt kopiëren en voor elke geselecteerde lijst aangeven of u de gehele lijst of alleen een bepaalde weergave wilt importeren. Als u een SharePoint-lijst koppelt, maakt u een verbinding met gegevens in een ander programma zonder die gegevens te importeren. U kunt dan altijd de meest recente gegevens weergeven en bewerken in zowel het oorspronkelijke programma als in uw Access-database, zonder dat u een kopie van de gegevens in Access hoeft te maken en te beheren.

Naar boven

Gegevens integreren en beheren

Nadat u uw Access-gegevens naar een SharePoint-site hebt verplaatst, kunt u de toegang tot de gegevens beheren, de versies bijhouden en gegevens die per ongeluk zijn verwijderd herstellen. De verbeterde gegevensintegratie tussen Office Access 2007 en SharePoint-sites verhoogt de prestaties en vergemakkelijkt de ontwikkeling van toepassingen.

Machtigingen op SharePoint-sites beheren    U kunt op een SharePoint-site verschillende machtigingsniveaus toewijzen aan lijsten en Access-databases. U kunt beperkte leesmachtigingen of volledige bewerkingsmachtigingen toewijzen aan groepen, maar u kunt ook bepaalde gebruikers selectief toegang verlenen of de toegang weigeren. Als u alleen de toegang tot een paar vertrouwelijke items in een database wilt beperken, kunt u machtigingen instellen voor bepaalde lijstitems op een SharePoint-site.

Versies op SharePoint-sites bijhouden en beheren    U kunt op een SharePoint-site versies van lijstitems bijhouden en de versiegeschiedenis weergeven. U kunt zo nodig een oudere versie van een item herstellen. Als u wilt weten wie een rij heeft gewijzigd of wanneer een rij is gewijzigd, kunt u de versiegeschiedenis bekijken.

Gegevens uit de Prullenbak terugzetten    Met de nieuwe Prullenbak op SharePoint-sites kunt u eenvoudig zien welke records zijn verwijderd en gegevens terugzetten die per ongeluk zijn verwijderd.

Verbeterde prestaties voor tabellen die aan SharePoint-sites zijn gekoppeld    De interne verwerking van aan SharePoint-sites gekoppelde tabellen is geoptimaliseerd, waardoor de uitvoering sneller en soepeler verloopt dan in oudere versies.

Verbeterde toewijzing van Windows SharePoint Services-gegevenstypen    De ondersteuning die Access biedt voor gegevenstypen op SharePoint-sites is nu uitgebreid met ondersteuning voor velden met meerdere waarden en bijlagen, waardoor het ontwikkelen en bouwen van gedeelde toepassingen veel eenvoudiger wordt.

Naar boven

Uw gegevens en workflow bijhouden

U kunt Office Access 2007 gebruiken in combinatie met informatie van SharePoint-sites om de gegevens, actie-items en workflow van uw organisatie bij te houden.

Bijhouden    Access is nu voorzien van een bijhoudsjabloon die interactief werkt met de sjabloon voor het bijhouden van actie-items op een SharePoint-site. De schema's zijn hetzelfde en de Access-oplossing kan als front-end (bijvoorbeeld met formulieren en query's) voor de gegevens van een SharePoint-site worden gebruikt.

De geschiedenis van memovelden bijhouden    Memovelden zijn handig voor het opslaan van grote hoeveelheden informatie. U kunt een eigenschap instellen waarmee in Access de geschiedenis van alle wijzigingen in een memoveld wordt bijgehouden. U kunt vervolgens de geschiedenis van die wijzigingen bekijken. Deze functie biedt tevens ondersteuning voor het weergeven van lijstversies op SharePoint-sites, zodat u Access ook kunt gebruiken om de wijzigingen te bekijken die in de SharePoint-lijst zijn gemaakt.

Integratie met workflow op SharePoint-sites    U kunt in Access nu interactief werken met workflows en workflowrapporten maken, zodat u de status van het project en uw bedrijfsprocessen beter kunt beoordelen. De workflowrapporten kunnen zowel meerdere lijsten als informatie uit meerdere workflows bevatten.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×