Inleiding in bibliotheken

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Een bibliotheek is een locatie op een site waar u met teamleden bestanden kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren. In elke bibliotheek wordt een lijst met bestanden en belangrijke informatie over de bestanden weergegeven om leden te helpen samen met de bestanden te werken. U kunt kiezen uit een aantal kant-en-klare bibliotheken en bibliotheeksjablonen die een goed uitgangspunt vormen voor het ordenen van uw bestanden. Nadat u een bibliotheek hebt gemaakt, kunt u deze op verschillende manieren aanpassen. U kunt bijvoorbeeld bepalen hoe documenten worden weergegeven, beheerd en gemaakt. Of u kunt versies bijhouden, inclusief het aantal en het type van de versies. U kunt zelfs aangepaste weergaven, formulieren en werkstromen maken om uw projecten en bedrijfsprocessen soepeler te laten verlopen.

In dit artikel

Overzicht van bibliotheken

Wat is een bibliotheek?

Hoe gebruikt een team gewoonlijk een bibliotheek?

Bibliotheektypen

Manieren om te werken met bibliotheken

Bibliotheken op een site ordenen

Documenten opslaan in één bibliotheek

Documenten opslaan in meerdere bibliotheken

Bestanden in een bibliotheek ordenen

Kolommen toevoegen

Weergaven definiëren

Mappen maken

Het gebruik van kolommen, weergaven en mappen combineren

Volgende stappen

Overzicht van bibliotheken

In plaats van uw team te laten zoeken naar documenten op verschillende locaties, zoals pc's, netwerkschijven en e-mailmappen, is het veel efficiënter om een SharePoint-bibliotheek te gebruiken als centrale locatie die iedereen in uw team kan zien en gebruiken.

Naar boven

Wat is een bibliotheek?

Een typische bibliotheek Een SharePoint-bibliotheek is een locatie op een site waar u kunt maken, opslaan, bijwerken, en samenwerken met teamleden aan bestanden. Elk type bibliotheek, document, afbeelding, formulier en wiki-pagina, wordt een lijst met bestanden en belangrijke informatie over de bestanden, zoals wie is de laatste persoon het bestand te wijzigen. U kunt kiezen uit verschillende typen bibliotheken, afhankelijk van de soorten bestanden die u wilt opslaan en hoe u deze wilt gebruiken. Als u klaar bent met een bibliotheek, kunt u bestanden archiveren, de niet-gebruikte bibliotheek verwijderen en Bespaar schijfruimte server.

Bibliotheken kunnen ook op verschillende manieren worden aangepast. U kunt zelf beheren hoe documenten worden weergegeven, bijgehouden, beheerd en gemaakt. U kunt versies bijhouden, inclusief het aantal en het type van de versies, en u kunt beperkingen instellen voor wie gerechtigd is documenten te zien voordat deze zijn goedgekeurd. Om een bedrijfsproces te stroomlijnen, kunt u werkstromen gebruiken om samen te werken aan documenten in bibliotheken. U kunt beleidsregels voor informatiebeheer opgeven om de afhandeling en de verlooptijd van documenten in bibliotheken te beheren en alles overzichtelijk te houden.

Naar boven

Hoe gebruikt een team gewoonlijk een bibliotheek?

Een marketingteam bij Contoso moet samenwerken aan project- en groepsdocumenten. De teamleden hebben een centrale locatie nodig waar zij kunnen samenwerken aan documenten, hun agenda's en vergaderingen kunnen bijhouden, projecten kunnen beheren en taken van het team kunnen bijhouden. Dit team heeft ook een contractant die op een externe locatie woont, zodat het extra handig is om SharePoint 2010 te gebruiken.

Hun eerste stap is het aanwijzen van een teamlid als eigenaar van de site en aanspreekpunt voor het beheer van de site. De eigenaar van de site heeft de rol van sitebeheerder, krijgt de machtiging Volledige controle voor de bibliotheek en zorgt er als eerste voor dat iedereen in het team het machtigingsniveau Bijdragen heeft voor de bibliotheek met gedeelde documenten op de teamsite. Vervolgens wijzigt de eigenaar de naam van de site in 'Marketingdocumenten' en voegt een gedetailleerde beschrijving toe zodat alle gebruikers, maar voornamelijk de eerste gebruikers, een duidelijk idee krijgen van het doel van de bibliotheek en welke inhoud ze kunnen weergeven of toevoegen. Het team heeft besloten deze bibliotheek te gebruiken voor het beheer van persberichten, budgetbestanden, contracten, voorstellen en andere relevante teamdocumenten.

Een van de eerste taken van de eigenaar van de site is het opzoeken en uploaden van veel belangrijke documenten in de bibliotheek zodat het team de bibliotheek kan gebruiken als een centrale locatie. Vervolgens doet de eigenaar van de site het volgende: hij of zij stelt de bibliotheek zo in dat uitchecken is vereist, zodat niemand wijzigingen in documenten per ongeluk overschrijft; hij of zij stelt in dat versies worden bijgehouden, zodat het team kan nagaan hoe bestanden zijn ontstaan en als het nodig is een eerdere versie kan herstellen. Om te voldoen aan de standaard van het bedrijf, voegt de eigenaar van de site ook standaardsjablonen voor marketingrapporten, verkoopcontracten, campagneplannen en budgetwerkbladen toe aan de bibliotheek. Elke sjabloon bevat het bedrijfslogo en de doelstellingen van de organisatie. Wanneer leden een nieuw bestand maken vanuit de documentbibliotheek, kunnen ze eenvoudig kiezen welke sjabloon ze willen gebruiken.

In de loop van de tijd voegen teamleden bestanden toe en werken samen aan documenten, ze organiseren de bibliotheek door kolommen toe te voegen en weergaven te maken waarin inhoud op meerdere, zinvolle manieren wordt weergegeven. De eigenaar voegt bijvoorbeeld de kolom 'Projectnaam' toe zodat leden op die kolom kunnen filteren of sorteren.

Andere teamleden voegen openbare weergaven toe waarin gegevens op fiscaal kwartaal zijn gegroepeerd en filteren op contracten die binnen zes maanden verlopen. Elk lid maakt ook persoonlijke weergaven waarmee ze snel informatie kunnen vinden en hun werk kunnen uitvoeren.

Na veel discussie op een vergadering besluit het team op bibliotheekniveau waarschuwingen in te stellen om één keer per week updates te rapporteren. Elk teamlid kan bepalen hoe aanvullende waarschuwingen of RSS-feeds worden ingesteld voor bepaalde bestanden, wanneer dat nodig is. Het team belooft zich ook te houden aan een belangrijke procedure in deze nieuwe samenwerkingsomgeving. Wanneer teamleden een document in een bibliotheek willen distribueren, weerstaan ze de verleiding om dit aan een e-mailbericht te koppelen, maar verzenden ze in plaats daarvan de koppeling in een e-mailbericht. Het is eenvoudig om een koppeling naar een document in een e-mailbericht in te voeren vanuit het lint van de bibliotheek, zodat iedereen toegang krijgt tot de laatste versie en het lokale netwerk niet dichtslibt door overbodige informatie.

Voor teamleden en andere gebruikers is de toegang tot sommige inhoud geblokkeerd omdat ze niet de juiste machtigingen hebben. Bepaalde documenten zijn beveiligd omdat ze vertrouwelijke inhoud bevatten, zoals contract- of budgetgegevens. Maar omdat de mogelijkheid om toegang te vragen aan de eigenaar van een site is ingeschakeld, kunnen zij vanaf een pagina eenvoudig om toegang verzoeken en kan de eigenaar van de site de machtiging voor een document verlenen als dat nodig is.

Alle leden van het marketingteam, maar vooral de contractant, vinden het fijn dat de inhoud van de bibliotheek offline kan worden gezet, zodat ze er thuis of op een externe locatie mee kunnen werken en de wijzigingen probleemloos worden gesynchroniseerd wanneer ze weer online zijn, door het gebruik van Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Een essentiële verantwoordelijkheid van het marketingteam is het voorstellen van marketingcampagnes om de verkoop en de inkomsten te vergroten. Wanneer teamleden een nieuw campagneplan ontwikkelen, houden ze secundaire versies van het bestand bij. Als ze in een versie een fout maken, kunnen ze een eerdere versie terugzetten. Wanneer het campagneplan is voltooid, kunnen ze een primaire versie maken en deze publiceren voor goedkeuring door de juridische afdeling en hun manager. Wanneer het bestand is goedgekeurd, kunnen andere werknemers in het bedrijf het bestand bekijken. De eigenaar van de site onderzoekt de onlinedocumentatie, training en blogs en bepaalt vervolgens zonder het gebruik van code hoe een werkstroom wordt ingesteld, koppelt deze aan de bibliotheek en automatiseert het proces voor het verzamelen van feedback, het ophalen van handtekeningen en het publiceren van het definitieve document.

Na drie maanden zijn de marketingbibliotheek en de site een essentieel onderdeel geworden van het marketingteam en zijn de productiviteit van het team en hun zichtbaarheid in de onderneming hierdoor aanzienlijk verbeterd. Ze kunnen zich niet meer voorstellen zonder deze bibliotheek te werken en zijn actief op zoek naar andere manieren om SharePoint 2010 te gebruiken voor een betere samenwerking.

Naar boven

Bibliotheektypen

Sommige bibliotheken worden voor u gemaakt wanneer u een nieuwe site maakt, zoals de bibliotheek Gedeelde documenten in een teamsite. U kunt deze bibliotheken naar wens aanpassen of u kunt uw eigen aanvullende bibliotheken maken. Elk type bibliotheek heeft een specifiek doel en sommige bibliotheken hebben een andere set functies en beleidsregels voor gedrag.

Documentbibliotheek     Voor veel typen bestanden, inclusief documenten en werkbladen, gebruikt u een documentbibliotheek. U kunt andere soorten bestanden opslaan in een documentbibliotheek, hoewel sommige bestandstypen om beveiligingsredenen zijn geblokkeerd. Als u werkt met programma's die niet zijn geblokkeerd, kunt u die bestanden maken vanuit de bibliotheek. Zo kan uw marketingteam bijvoorbeeld een eigen documentbibliotheek hebben voor planningsmaterialen, persberichten en publicaties.

Afbeeldingsbibliotheek     Voor het delen van een verzameling digitale afbeeldingen of illustraties gebruikt u een afbeeldingsbibliotheek. Hoewel afbeeldingen kunnen worden opgeslagen in andere typen SharePoint-bibliotheken, hebben afbeeldingsbibliotheken diverse voordelen. Vanuit een afbeeldingsbibliotheek kunt u bijvoorbeeld afbeeldingen bekijken in een diavoorstelling, afbeeldingen downloaden naar uw computer en afbeeldingen bewerken met compatibele grafische programma's, zoals Microsoft Paint. Het maken van een afbeeldingsbibliotheek is het overwegen waard als u afbeeldingen van teamevents of productlanceringen wilt opslaan. U kunt ook vanaf een andere locatie op uw site een koppeling maken naar afbeeldingen in uw bibliotheek, bijvoorbeeld vanaf een wikipagina of vanuit een blog.

Formulierbibliotheek     Als u een groep op XML gebaseerde zakelijke formulieren wilt beheren, gebruikt u een formulierbibliotheek. Uw organisatie wil bijvoorbeeld een formulierbibliotheek gebruiken voor de onkostendeclaraties. Voor het instellen van een formulierbibliotheek is een XML-editor of een ontwerpprogramma voor XML-formulieren nodig, zoals Microsoft InfoPath. Het in te vullen formulier is een XML-bestand dat uitsluitend die gegevens bevat die in het formulier zijn ingevuld, zoals de declaratiedatum en het bedrag. Alle andere informatie voor de onkostendeclaratie wordt uit de formuliersjabloon gehaald. Nadat de declaraties zijn ingevuld, kunt u de formuliergegevens samenvoegen of exporteren om deze te analyseren.

Wikipaginabibliotheek    Als u wilt een verzameling verbonden wikipagina's maken, gebruikt u een wikipaginabibliotheek. Een wiki kan meerdere mensen dagelijkse informatie verzamelen in een indeling die gemakkelijk te maken en wijzigen. U kunt ook wiki-pagina's met afbeeldingen, tabellen, hyperlinks en interne koppelingen, aan uw bibliotheek toevoegen. Bijvoorbeeld, als uw team Hiermee maakt u een wiki-site voor een project, kunt de site opslaan tips en trucs in een reeks pagina's die met elkaar verbinden.

Opmerking: Afhankelijk van uw site en configuratie, aanvullende systeembibliotheken, zoals de stijlbibliotheek bibliotheek siteactiva en de bibliotheek pagina's site, worden automatisch gemaakt door SharePoint Server 2010. U kunt deze specifieke bibliotheken via de gebruikersinterface echter geen maken.

Naar boven

Manieren om met bibliotheken te werken

Uw groep kan onder andere de volgende manieren gebruiken om optimaal met bibliotheken te werken:

Weergaven maken     U kunt een weergave gebruiken om de items in een bibliotheek die u het belangrijkst zijn of die het meest geschikt zijn voor een doel weer te geven. De inhoud van de werkelijke bibliotheek niet wijzigen, maar de bestanden worden geordend en gefilterd, zodat u ze gemakkelijker om te zoeken en om te bladeren in een betekenisvolle manier.

Uitchecken van bestanden vereisen     Wanneer u uitchecken van een bestand vereist, moet u ervoor zorgen dat slechts één persoon kan het bestand bewerken als deze is ingecheckt. Documenten moeten worden uitgecheckt vereisen voorkomt dat meerdere gebruikers wijzigingen kunnen aanbrengen op hetzelfde moment, die u kunt bewerkingsconflicten maken en verwarring. Verplicht uitchecken kunt ook moeten worden herinnerd teamleden een opmerking toevoegen wanneer ze een bestand in, zodat u eenvoudiger kunt bijhouden wat er in elke versie is gewijzigd.

Versies bijhouden     Als u bewaren van eerdere versies van bestanden wilt, kunt bibliotheken bijhouden, opslaan en herstellen van de bestanden. U kunt kiezen voor het bijhouden van alle versies op dezelfde manier. Of u kunt bepaalde versies aanwijzen als primaire, zoals een nieuw hoofdstuk toevoegen aan een handmatige en sommige versies als secundaire, zoals een spelfout op te lossen. Om u te helpen voorkomen opslagruimte beheren, kunt u het nummer van elk type versie die u wilt opslaan (optioneel) Kies.

Goedkeuring van documenten vereisen     U kunt opgeven dat goedkeuring voor een document vereist is. Documenten, blijven status in behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe gemachtigd is kunt doen. U kunt bepalen welke groepen gebruikers een document kunnen bekijken voordat deze wordt goedgekeurd. Deze functie is handig als uw bibliotheek bevat belangrijke richtlijnen of procedures die worden definitief moeten voordat anderen ze zien zijn.

Machtigingen opgeven    SharePoint-groepen en machtigingsniveaus kunnen u de toegang tot inhoud efficiënt te beheren. Machtigingen voor bibliotheken, mappen in bibliotheken en documenten worden standaard overgenomen van de bovenliggende site. Het toewijzen van machtigingsniveaus aan een specifiek item, kunt u het beveiligen van vertrouwelijke inhoud, zoals een contract of budget, zonder het beperken van toegang aan de rest van de site.

Blijf op de hoogte over wijzigingen     Bibliotheken in SharePoint 2010 ondersteunen RSS-technologie, zodat de leden van uw werkgroep automatisch kunnen worden ontvangen en updates of -feeds, nieuws en gegevens in een samengevoegde locatie bekijken. U kunt de RSS-technologie waarschuwingen ontvangen over wijzigingen in een bibliotheek, zoals wanneer bestanden die zijn opgeslagen in de bibliotheek worden gewijzigd. RSS-feeds inschakelen leden van uw werkgroep om te zien van een samengevoegde lijst met bestanden die zijn gewijzigd. U kunt ook een e-mailwaarschuwingen maken zodat u wordt geïnformeerd wanneer bestanden worden gewijzigd.

Werkstromen maken     Een bibliotheek of inhoud van een documenttype kunt gebruiken van werkstromen die uw organisatie is gedefinieerd voor bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren van documenten beheren of controleren. Uw groep kunt bedrijfsprocessen toepassen op de documenten, werkstromen, welke acties die worden genomen in een reeks weergeven opgeven moeten, zoals goedkeuren of documenten vertalen genoemd. Een SharePoint-werkstroom is een geautomatiseerde manier voor het verplaatsen van documenten of items via een reeks acties of taken. Drie werkstromen zijn beschikbaar voor bibliotheken al dan niet standaard: goedkeuring, die stuurt een document naar een groep personen voor goedkeuring; Verzamelen van Feedback, stuurt een document naar een groep personen voor feedback en levert van het document de persoon die de werkstroom als compilatie; gestart en verzamelen van handtekeningen, stuurt een document naar een groep personen voor het verzamelen van hun digitale handtekeningen

Inhoudstypen definiëren     Als uw groep met diverse soorten bestanden, zoals werkbladen, presentaties en documenten werkt, kunt u de functionaliteit van de bibliotheek uitbreiden door te schakelen en te meerdere inhoudstypen definiëren. Inhoudstypen worden flexibiliteit en consistentie in meerdere bibliotheken toevoegen. Elk inhoudstype kunt opgeven voor een sjabloon en zelfs workflow processen. De sjablonen fungeren als uitgangspunt voor het opmaken en eventuele standaardtekst en voor eigenschappen die van toepassing zijn op de documenten van dit type, bijvoorbeeld een naam of het contract afdeling.

Client-integratie    Bepaalde compatibele clientprogramma's, werken met SharePoint-functies rechtstreeks vanuit de client. Bijvoorbeeld wanneer u Microsoft Word 2010gebruikt, kunt u beheren, inchecken en uitchecken meer eenvoudig. Van Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 of Microsoft Outlook 2010, kunt u inhoud van documentbibliotheken offline te zetten, ermee werken vanaf een externe site en soepel wijzigingen synchroniseren wanneer u weer online komt.

Gecontroleerd bijhouden   als u een groep gevoelige bestanden hebt en het is handig om te weten hoe de documenten zijn die wordt gebruikt, kunt u een beleid waarmee u 'Controle' bijhouden van gebeurtenissen, zoals wijzigingen in bestand, kopieën of verwijdering definiëren.

Naar boven

Bibliotheken op een site ordenen

Hoe u uw bestanden in een bibliotheek ordent, is afhankelijk van de behoeften van uw groep en van de manier waarop u gegevens wilt opslaan en terugzoeken. Door een planning te maken kunt u makkelijker de beste structuur voor uw groep bepalen. Bibliotheken hebben verschillende functies voor het werken met meerdere bestanden in één bibliotheek. Voor uw groep kan het mogelijk echter praktischer zijn om met meerdere bibliotheken te werken.

Documenten opslaan in één bibliotheek

Mogelijk wilt u één grote bibliotheek gebruiken die voldoet aan meerdere behoeften, bijvoorbeeld als dezelfde groep meerdere projecten uitvoert of als meerdere groepen aan hetzelfde project deelnemen. Het gebruik van een enkele bibliotheek is handig in de volgende gevallen:

  • Uw groep met samenvattingsgegevens of verschillende weergaven van dezelfde groep bestanden wil werken. Een manager wil bijvoorbeeld alle bestanden bekijken, gegroepeerd op afdeling of op vervaldatum.

  • Mensen willen op dezelfde locatie op een site zoeken naar de bestanden.

  • U wilt dezelfde instellingen toepassen op bestanden, bijvoorbeeld het bijhouden van versies van bestanden of het vereisen van goedkeuring.

  • De groepen die met de bibliotheek werken delen dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld dezelfde machtigingsniveaus.

  • U informatie over de bestanden wilt analyseren in een werkblad, of gecombineerde updates voor de bestanden wilt ontvangen.

Als u efficiënt wilt werken met bestanden in een enkele bibliotheek, kunt u de bestanden organiseren door kolommen toe te voegen, weergaven te definiëren of mappen te maken.

Naar boven

Documenten opslaan in meerdere bibliotheken

Soms kunt u beter met meerdere bibliotheken werken, bijvoorbeeld als er duidelijke verschillen zijn tussen de groepen bestanden die u wilt opslaan en beheren, of tussen de groepen mensen die werken met de bestanden. Gebruik meerdere bibliotheken wanneer:

  • U wilt uiteenlopende bestandstypen opslaan en beheren waarvoor niet vaak overzichten worden opgevraagd of die niet vaak samen worden doorzocht.

  • De groepen personen die de bestanden gebruiken, verschillen onderling en hebben sterk uiteenlopende machtigingsniveaus.

  • U verschillende instellingen wilt toepassen op verschillende groepen bestanden, zoals het beheren van versies of het vereisen van goedkeuring.

  • U hoeft de bestanden niet gezamenlijk te analyseren en u hebt geen samengevoegde updates over de bestanden nodig.

  • U verschillende groepen met opties wilt bieden voor het maken van nieuwe bestanden of u de opties in het menu Nieuw van een bibliotheek in een andere volgorde wilt weergeven.

U kunt onder andere de volgende methoden gebruiken om efficiënt te werken met meerdere bibliotheken:

Sitesjablonen en -kolommen instellen    Als uw organisatie wil tot stand brengen van consistente instellingen voor alle bibliotheken, kunt deze sitesjablonen en sitekolommen instellen. U kunt de instellingen voor delen in meerdere bibliotheken, zodat u niet moet u de instellingen telkens opnieuw te maken.

Bestanden naar een andere locatie verzenden    Als u een bestand kan worden gecontroleerd in meerdere bibliotheken, kunt u deze opslaan in één bibliotheek en verzend een kopie naar andere bibliotheken. U kunt aan alle kopieën van het document bijwerken wanneer u wijzigingen in de oorspronkelijke aanbrengt worden herinnerd.

Bibliotheeksjablonen maken    Als u wilt maken van enkele uniforme instellingen voor bibliotheken of kenmerken opnieuw wilt gebruiken voor andere bibliotheken, kunt u een bibliotheek opslaan als een sjabloon. Bibliotheeksjablonen zijn beschikbaar als een optie in uw site na het klikken op het menu Siteacties maken.

Naar boven

Bestanden in een bibliotheek ordenen

Er zijn verschillende manieren om bestanden in een bibliotheek te organiseren. U kunt kolommen toevoegen, weergaven definiëren en mappen maken. Elke manier heeft zijn eigen voordelen en u kunt verschillende manieren combineren voor de unieke behoeften van uw bibliotheek en uw team.

Kolommen toevoegen

In bibliotheken wordt standaard de naam van een bestand bijgehouden, plus informatie over de status van een bestand, bijvoorbeeld of het is ingecheckt. Maar u kunt extra kolommen opgeven om uw groep te helpen bij het categoriseren en bijhouden van bestanden, zoals een campagnenaam of een projectnummer of andere informatie die belangrijk is voor uw team. U hebt verschillende opties voor het kolomtype dat u maakt, bijvoorbeeld een enkele tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen of zelfs de naam en foto van een persoon op de site.

Kolommen bevatten kolomkoppen waarmee gebruikers documenten gemakkelijk kunnen sorteren en filteren. Wanneer u de bestanden in een bibliotheek weergeeft, kunt u ze tijdelijk sorteren of filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens op de pijl-omlaag naast de naam te klikken. Dit is handig als u de bestanden op een bepaalde manier wilt bekijken, maar u moet deze stappen telkens opnieuw uitvoeren als u de bibliotheek nogmaals op die manier wilt bekijken.

Naar boven

Weergaven definiëren

Zullen gebruikers vaak alle documenten die betrekking hebben op een bepaald project of alle documenten van een bepaalde afdeling willen zien of de documenten willen groeperen op de maand waarin ze gereed moeten zijn? Als u verwacht de bestanden vaak op een specifieke manier te bekijken, kunt u hiervoor een weergave definiëren. U kunt deze weergave gebruiken telkens wanneer u met de bibliotheek werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan de vervolgkeuzelijst Huidige weergaven op het lint van de bibliotheek.

Een bibliotheek is een selectie van kolommen op een pagina waarin items in een bibliotheek worden weergegeven en waarvoor vaak een een specifieke sorteervolgorde, filtering, groepering en aangepaste indeling is gedefinieerd. Er bestaan twee soorten weergaven in bibliotheken: persoonlijke en openbare. Iedereen die het machtigingsniveau Bijdragen heeft, kan een persoonlijke weergave maken en deze gebruiken om de bestanden op een bepaalde manier te bekijken of om alleen op bepaalde bestanden te filteren. Als u gemachtigd bent een bibliotheek te ontwerpen, kunt u een openbare weergave maken die kan worden gebruikt door iedereen de bibliotheek bekijkt. U kunt een openbare weergave ook instellen als standaardweergave, zodat iedereen deze weergave van de bibliotheek automatisch te zien krijgt.

Als leden van uw groep de bibliotheken raadplegen op een mobiel apparaat, kunt u zelfs mobiele weergaven maken die limieten bevatten (bijvoorbeeld het maximale aantal items in een weergave) die optimaal zijn afgestemd op de bandbreedte en beperkingen van de mobiele apparaten.

Naar boven

Mappen maken

U kunt de inhoud van een bibliotheek of lijst ook groeperen en beheren met behulp van mappen (ook containers genoemd). Als mappen voor de bibliotheek zijn ingeschakeld, kunt u mappen toevoegen aan de meeste typen bibliotheken. Als uw bibliotheek veel items bevat, zijn die items ook efficiënter toegankelijk door het gebruik van mappen. Wanneer u een map maakt, maakt u eigenlijk een interne index. Deze interne index wordt ook gemaakt voor de hoofdmap, of het hoogste niveau, van een bibliotheek of lijst. Wanneer u items in een map ophaalt, gebruikt u in feite deze interne index om toegang te krijgen tot de gegevens.

Als een bibliotheek veel items bevat die op een bepaalde manier kunnen worden gegroepeerd, kunt u mappen gebruiken om de inhoud in de bibliotheek te ordenen. Goede voorbeelden van groepen zijn projecten, teams, afdelingen, productcategorieën, leeftijdsbereiken, alfabetische lijsten en alfabetische subgroepen (A-C, D-F, enzovoort). Via mappen kunnen gebruikers een grote hoeveelheid bestanden op een voor hen bekende manier doorzoeken en beheren.

Mappen in een bibliotheek

Standaard worden mappen in een bibliotheek met mappen is ingeschakeld weergegeven in de standaardweergave van de bibliotheek zonder filters. Dit is handig omdat gebruikers de juiste map kiezen kunnen bij het invoegen van nieuwe documenten. Weergeven van alle mappen kan ook minder waarschijnlijk dat items onjuist worden gegroepeerd, worden toegevoegd buiten de mappen in de bibliotheek. U kunt eenvoudig opnieuw indelen documenten in verschillende bibliotheekmappen met behulp van de beschikbaar op het lint bibliotheek opdracht openen met Windows Verkenner .

Opmerking: De weergave van een documentbibliotheek kan worden gedefinieerd, sorteren als-is, zodat de mappen worden niet weergegeven eerste voordat u items in de weergave. U wilt mogelijk niet gebruik deze weergave zoeken en vervangen als u wilt dat gebruikers de juiste map gemakkelijk te vinden.

Hoewel bibliotheekmappen kunnen niet worden weergegeven in de sectie documenten van de werkbalk Snelstarten, kunt u de structuurweergave, waarin de sectie Sitehiërarchie weergegeven in de werkbalk Snelstarten en kunt u een uitvouwen, samenvouwen en altijd navigeren mappen van bibliotheken met de site-eigenaar of een gebruiker met machtigingen voor het ontwerpen van een site inschakelen.

mappen in een structuurweergave

Naar boven

Het gebruik van kolommen, weergaven en mappen combineren

Alle kan op drie manieren kunnen samenwerken. U gebruikt voor het bijhouden van projecten in de standaardweergave van een bibliotheek dezelfde kolommen kunnen worden gebruikt om te maken van een weergave met verschillende filtercriteria. Een weergave kan ook worden gesorteerd en gefilterd dynamisch door te klikken op de kolomkoppen om verder te isoleren en inhoud die nodig zijn bij het aansporing van het moment dat identificeren. Als de mapstructuur van een is gedefinieerd in de bibliotheek, u een bibliotheek weergeven door in te stellen kunt 'samenvoegen' de optie alle items zonder mappen weergeven in de mappen sectie wanneer u maken of wijzigen van de weergave. Elke methode kunt aanvulling op de andere als u de juiste inhoud op het juiste moment en in de juiste manier voor u.

Naar boven

Volgende stappen

Nu u een overzicht van bibliotheken hebt gekregen, volgen hier diverse algemene en nuttige taken die u met bibliotheken kunt uitvoeren.

  • Een bibliotheek of een map in een bibliotheek maken of verwijderen

  • Bestanden in een bibliotheek toevoegen, openen en verwijderen

  • Kolommen aan een bibliotheek toevoegen en bibliotheekweergaven maken

  • Werken met bibliotheeksjablonen en inhoudstypen

  • Een SharePoint-bibliotheek op uw computer synchroniseren met clientprogramma's

  • Documenten tussen bibliotheken verplaatsen en kopiëren

  • Werkstromen gebruiken met een bibliotheek

  • Machtigingen en geavanceerde instellingen voor een bibliotheek instellen

  • Afbeeldingsbibliotheken gebruiken

  • Een bibliotheek met veel documenten beheren

Zie het gedeelte Zie ook voor meer informatie over deze taken.

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×