Inleiding in bibliotheken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Een bibliotheek is een locatie op een site waar u samen met uw teamleden bestanden kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren. In elke bibliotheek wordt een lijst met bestanden en belangrijke informatie over die bestanden weergegeven, zodat iedereen weet waar welke bestanden beschikbaar zijn en de samenwerking beter verloopt.

Bibliotheken kunnen op verschillende manieren worden aangepast. U kunt zelf beheren hoe documenten worden weergegeven, bijgehouden, beheerd en gemaakt. U kunt versies bijhouden, inclusief het aantal en het type versies, en u kunt beperkingen instellen voor wie gerechtigd is documenten te zien voordat deze zijn goedgekeurd.

U kunt uit verschillende bibliotheektypen kiezen, afhankelijk van de bestandstypen die u wilt opslaan of de manier waarop u deze wilt gebruiken.

Bij het maken van een nieuwe site in Microsoft Windows SharePoint Services wordt er automatisch een bibliotheek met gedeelde documenten gemaakt. U kunt deze bibliotheek direct gebruiken, aanpassen of andere bibliotheken maken.

Uw groep kan onder andere de volgende manieren gebruiken om optimaal met bibliotheken te werken:

  • Weergaven maken en beheren     U kunt een weergave gebruiken om de items in een bibliotheek te bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die het meest geschikt zijn voor een bepaald doel. De inhoud van de werkelijke bibliotheek verandert niet, maar de bestanden worden geordend en gefilterd zodat u ze makkelijker en logischer kunt terugzoeken.

  • Goedkeuring van documenten vereisen     U kunt aangeven dat een document verplicht moet worden goedgekeurd. Documenten behouden de status In behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd. U kunt beheren welke groepen gebruikers een document kunnen bekijken voordat het wordt goedgekeurd.

  • Versies bijhouden     Als u bewaren van eerdere versies van bestanden wilt, kunt bibliotheken bijhouden, opslaan en herstellen van de bestanden. U kunt kiezen voor het bijhouden van alle versies op dezelfde manier. Of u kunt bepaalde versies aanwijzen als primaire, zoals een nieuw hoofdstuk toevoegen aan een handmatige en sommige versies als secundaire, zoals een spelfout op te lossen. Om u te helpen voorkomen opslagruimte beheren, kunt u het nummer van elk type versie die u wilt opslaan (optioneel) Kies.

    Een reisbureau heeft bijvoorbeeld een documentbibliotheek waarin bestanden worden beheerd. De leden van een team werken aan een nieuw verkoopvoorstel en houden secundaire versies van het bestand bij. Als ze een vergissing maken in een versie, kunnen ze een eerdere versie herstellen. Wanneer ze het definitieve voorstel hebben uitgewerkt, maken ze een primaire versie die ze ter goedkeuring voordragen aan de juridische afdeling en aan hun manager. Zodra het bestand is goedgekeurd, kunnen andere medewerkers van het bedrijf het bestand bekijken.

  • Uitchecken van bestanden vereisen     Wanneer u uitchecken van een bestand vereist, moet u ervoor zorgen dat slechts één persoon kan het bestand bewerken als deze is ingecheckt. Documenten moeten worden uitgecheckt vereisen voorkomt dat meerdere gebruikers wijzigingen kunnen aanbrengen op hetzelfde moment, die u kunt bewerkingsconflicten maken en verwarring. Verplicht uitchecken kunt ook moeten worden herinnerd teamleden een opmerking toevoegen wanneer ze een bestand in, zodat u eenvoudiger kunt bijhouden wat er in elke versie is gewijzigd.

  • Op de hoogte blijven van wijzigingen     Bibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 ondersteunen RSS-technologie, zodat de leden van uw werkgroep automatisch updates ontvangen. Met RSS kunnen personen updates (zogenaamde RSS-kanalen) van nieuws en informatie ontvangen en bekijken op een samengevoegde locatie. U kunt ook e-mailwaarschuwingen maken, zodat u weet wanneer bestanden worden gewijzigd.

  • Bestanden offline bewerken     Als u liever op de vaste schijf met bestanden werkt, kunt u de bestanden uitchecken en offline werken, mits u een toepassing gebruikt die compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals 2007 Microsoft Office-systeem.

  • Met een bibliotheek werken vanuit een e-mailprogramma     Door een e-mailprogramma te gebruiken dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Office Outlook 2007, hoeft u de belangrijke informatie nooit te missen. U kunt bestanden offline lezen, bewerken en doorzoeken vanuit het e-mailprogramma.

  • Documenten eenvoudiger kopiëren naar een andere locatie    U kunt een bestand eenvoudig verzenden naar een andere locatie op een Windows SharePoint Services 3.0-site. Wanneer u het oorspronkelijke document bijwerkt, kunt u kiezen of u eraan wilt worden herinnerd of het ook op de andere locaties moet worden bijgewerkt.

  • Inhoudstypen definiëren     Als uw groep met diverse soorten bestanden, zoals werkbladen, presentaties en documenten werkt, kunt u de functionaliteit van de bibliotheek uitbreiden door te schakelen en te meerdere inhoudstypen definiëren. Inhoudstypen worden flexibiliteit en consistentie in meerdere bibliotheken toevoegen. Elk inhoudstype kunt een sjabloon en workflow processen opgeven.

    Een verkoopafdeling heeft bijvoorbeeld afzonderlijke sjablonen voor verkooprapporten, standaarddocumenten, budgetten en presentaties. Elke sjabloon bevat het bedrijfslogo en de doelstellingen van de organisatie. Wanneer gebruikers een nieuw bestand maken vanuit de documentbibliotheek, kunnen ze kiezen welke sjabloon ze willen gebruiken.

  • Een unieke machtiging opgeven     U kunt een unieke machtiging opgeven voor een bibliotheek, of zelfs voor een bestand in een bibliotheek.

  • Workflows maken     Voor een documentbibliotheek of inhoudstype kunnen de workflows worden gebruikt die door uw organisatie zijn gedefinieerd voor bedrijfsprocessen, zoals het beheren van goedkeuringen en revisies voor documenten.

Het type bibliotheek dat u gebruikt, is afhankelijk van het type bestanden dat u deelt:

  • Documentbibliotheek     Voor veel bestandstypen, inclusief documenten en werkbladen, gebruikt u een documentbibliotheek. U kunt andere soorten bestanden opslaan in een documentbibliotheek, hoewel sommige bestandstypen worden geblokkeerd vanwege de beveiliging. Wanneer u met programma's die compatibel met Windows SharePoint Services werkt zijn, kunt u deze bestanden uit de bibliotheek. Uw marketing team kan bijvoorbeeld een eigen bibliotheek voor het plannen van materialen, nieuwsbrieven en publicaties.

  • Afbeeldingsbibliotheek     Als u een verzameling digitale foto's of afbeeldingen deelt, gebruikt u een afbeeldingsbibliotheek. Hoewel afbeeldingen kunnen worden opgeslagen in andere soorten SharePoint-bibliotheken, hebben afbeeldingsbibliotheken verschillende voordelen. Vanuit een afbeeldingsbibliotheek kunt u bijvoorbeeld afbeeldingen weergeven in een diavoorstelling, afbeeldingen downloaden naar uw computer en bewerken van afbeeldingen met grafische programma's die compatibel met Windows SharePoint Services zijn. Kunt u een afbeeldingsbibliotheek maken als uw team wordt gebruikgemaakt van een groot aantal afbeeldingen, zoals logo's en, of als u wilt opslaan van afbeeldingen van teamgebeurtenissen of product wordt gestart.

  • Wikipaginabibliotheek     Als u wilt een verzameling verbonden wikipagina's maken, gebruikt u een wikipaginabibliotheek. Een wiki kan meerdere mensen dagelijkse informatie verzamelen in een indeling die gemakkelijk te maken en wijzigen. U kunt toevoegen aan uw bibliotheek wiki's die afbeeldingen, tabellen, hyperlinks en interne koppelingen bevatten. Bijvoorbeeld, als uw team Hiermee maakt u een wiki-site voor een project, kunt de site opslaan tips en trucs in een reeks pagina's die met elkaar verbinden.

  • Formulierbibliotheek     Als u nodig hebt voor het beheren van een groep op XML gebaseerde zakelijke formulieren, gebruikt u een formulierbibliotheek. Uw organisatie wilt bijvoorbeeld een formulierbibliotheek gebruiken voor onkosten declareren. Instellen van een formulierbibliotheek is een XML-editor of XML-ontwerp-programma dat compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Microsoft Office InfoPath.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×