Inleiding in beheerde metagegevens

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Metagegevens vindt u informatie over gegevens. Bijvoorbeeld, is de titel en auteur van een boek metagegevens. Metagegevens kunnen allerlei informatie--een locatie, een datum of een catalogus item getal zijn. Wanneer u SharePoint producten gebruikt, kunt u de metagegevens centraal beheren. U kunt de metagegevens op een manier die relevant is in uw bedrijf indelen en het gebruik van de metagegevens u gemakkelijker vinden wat u wilt.

In dit artikel wordt belangrijke terminologie met betrekking tot beheerde metagegevens beschreven en kort uitgelegd hoe u de hulpmiddelen in SharePoint kunt gebruiken om metagegevens te beheren.

Belangrijke terminologie

Dit gedeelte bevat definities van enkele belangrijke termen. Deze termen en concepten komen vaak voor in artikelen over beheerde metagegevens.

Een taxonomie is een formeel classificatiesysteem. In een taxonomie worden de woorden, labels en termen gegroepeerd die iets beschrijven. Vervolgens worden die groepen gerangschikt in een hiërarchie.

Mensen construeren taxonomieën voor vrijwel elk soort gegevens, van biologische systemen tot organisatiestructuren. Zo groeperen biologen levende organismen in vier hoofdclassificaties: dieren, planten, schimmels en microben. Elk van deze hoofdgroepen heeft een groot aantal onderverdelingen. Samen vormt het hele systeem een taxonomie.

Organisaties creëren taxonomieën op zeer veel manieren. Ze maken rekeningschema's om boekhoudsystemen te beheren, organigrammen en functieclassificaties om werknemers te beheren, productcatalogi enzovoort. Al deze taxonomieën zijn gestructureerde hiërarchieën van informatie, formele classificatiesystemen die mensen helpen informatie te verwerken.

Een folksonomie is een informeel classificatiesysteem. Dit systeem ontwikkelt zich geleidelijk naarmate gebruikers van de website woorden, labels en termen toevoegen. Folksonomieën ontwikkelden zich oorspronkelijk uit populaire toepassingen zoals het maken van bladwijzers.

Een labelwolk op een website is een voorbeeld van een visualisatie van een folksonomie. In de volgende figuur ziet u een labelwolk op een SharePoint-site.

Labelwolk

Een op folksonomie gebaseerde benadering van metagegevens kan nuttig zijn. Dit biedt een manier om de kennis en expertise van sitegebruikers te delen. Als een folksonomie wordt gebruikt, kan de classificatie van de inhoud zich ontwikkelen naarmate de behoeften van het bedrijf en de interesses van gebruikers veranderen.

Een termenset is een groep verwante termen.

Termensets kunnen een verschillende reikwijdte hebben, afhankelijk van waar u de termenset maakt.

  • Lokale termensets    worden gemaakt binnen de context van een siteverzameling en zijn alleen beschikbaar voor gebruik (en zichtbaar) voor gebruikers van die siteverzameling. Als u bijvoorbeeld een termenset maakt voor een kolom met metagegevens in een lijst of bibliotheek, is de termenset lokaal. De termenset is alleen beschikbaar in de siteverzameling die deze lijst of bibliotheek bevat. Een mediabibliotheek kan bijvoorbeeld een metagegevenskolom hebben waarin het type medium wordt aangegeven (diagram, foto, schermafbeelding, video enzovoort). De lijst met toegestane termen is alleen van toepassing op deze bibliotheek en beschikbaar voor gebruik in de bibliotheek.

  • Globale termensets    zijn beschikbaar voor gebruik in alle sites die zijn geabonneerd op een specifieke servicetoepassing voor beheerde metagegevens. Een organisatie kan bijvoorbeeld een termenset maken met namen van afdelingen binnen de organisatie, zoals Personeelszaken, Marketing, IT enzovoort.

Bovendien kunt u een termenset configureren als gesloten of open. Gebruikers toevoegen geen nieuwe termen als ze de juiste machtigingen hebben in een gesloten termenset. In een geopende termenset, kunnen gebruikers nieuwe termen in een kolom die is toegewezen aan de termenset toevoegen.

Een term is een bepaald woord of woordgroep waarmee u dat is gekoppeld aan een item op een SharePoint-site. Dit is een enkel item in een termenset. Een term heeft een unieke ID en kan er veel tekstlabels (synoniemen). Als u op een meertalige website werkt, kan de term labels hebben in verschillende talen.

Er zijn twee soorten termen:

  • Beheerde termen    Beheerde termen zijn voorgedefinieerde termen. Beheerders van het termenarchief ordenen beheerde termen in een hiërarchische termenset.

  • Ondernemingstrefwoorden    Een ondernemingstrefwoord is een woord of woordgroep waarmee een gebruiker wordt toegevoegd aan items op een SharePoint-site. De verzameling Ondernemingstrefwoorden heet het trefwoorden instellen. Meestal kunnen gebruikers een woord of woordgroep aan een item als een trefwoord toevoegen. Dit betekent dat u Ondernemingstrefwoorden voor labeling van de stijl van een folksonomy kunt gebruiken. Soms wordt door beheerders van het termenarchief Ondernemingstrefwoorden verplaatsen naar een specifieke beheerde termenset. Wanneer ze deel van een beheerde termenset uitmaken, actief trefwoorden in de context van deze termenset.

Zie Termen in een termenset maken en beheren voor meer informatie over het maken en beheren van termen.

In SharePoint-producten is groep een beveiligingsterm. Als het gaat om beheerde metagegevens is een groep een set met termensets met gemeenschappelijke beveiligingseisen. Alleen gebruikers die beschikken over machtigingen als bijdrager voor een bepaalde groep, kunnen termensets beheren die tot die groep behoren of nieuwe termensets binnen de groep maken. Organisaties moeten groepen maken voor termensets met unieke toegangs- of beveiligingseisen.

Zie Een nieuwe groep instellen voor termensets voor meer informatie over het maken van een groep voor termensets.

Met het hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief kunnen personen die taxonomieën beheren termensets maken of beheren en de termen binnen de sets maken. In het hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief worden alle globale termensets en lokale termensets weergegeven die beschikbaar zijn voor de siteverzameling waarin u het hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief opent.

Een kolom beheerde metagegevens is een speciale soort kolom die u kunt toevoegen aan lijsten of bibliotheken. Sitegebruikers termen selecteren uit een specifieke termenset kunt. Een kolom beheerde metagegevens kunt toewijzen aan een bestaande termenset of u kunt een lokale termenset specifiek voor de kolom maken.

Zie Een kolom Beheerde metagegevens maken om te leren hoe u moet werken met een kolom Beheerde Metagegevens

De kolom Ondernemingstrefwoorden is een kolom waaraan u inhoudstypen, lijsten of bibliotheken kunt toevoegen om gebruikers in staat te stellen items te labelen met woorden of woordgroepen die zij kiezen. Standaard is dit een kolom met meerdere waarden. Wanneer gebruikers een woord of woordgroep in de kolom typen, krijgen ze suggesties te zien. Deze suggesties kunnen bestaan uit items uit beheerde termensets en de trefwoordenset. Gebruikers kunnen een bestaande waarde selecteren of een nieuwe invoeren.

Sociaalnetwerklabels zijn woorden of woordgroepen die sitegebruikers kunnen toepassen op inhoud om hen te helpen gegevens in te delen op manieren die voor hen zinvol zijn. Sociaalnetwerklabels zijn nuttig omdat ze sitegebruikers in staat stellen de zichtbaarheid van informatie op een site te verbeteren. Gebruikers kunnen sociaalnetwerklabels toevoegen aan gegevens op een SharePoint-site en aan URL's buiten een SharePoint-site.

Een sociaalnetwerklabel bevat verwijzingen naar drie soorten informatie:

  • Een gebruikers-id

  • De URL van een item

  • Een term

Wanneer u een sociaalnetwerklabel aan een item toevoegt, kunt u opgeven of u uw identiteit en de item-URL privé wilt houden. Het termgedeelte van het sociaalnetwerklabel is echter altijd openbaar omdat dit is opgeslagen in het termenarchief.

Wanneer u een sociaalnetwerklabel maakt, kunt u kiezen uit een set bestaande termen of iets nieuws invoeren. Als u een bestaande term selecteert, bevat het sociaalnetwerklabel een verwijzing naar die term.

Als u in plaats daarvan een nieuwe term invoert, maakt SharePoint een nieuw trefwoord ervoor in de trefwoordenset. Het nieuwe sociaalnetwerklabel verwijst naar deze term. Op deze manier ondersteunen sociaalnetwerklabels labelen op basis van folksonomie. Als gebruikers de kolom Trefwoorden of Beheerde metagegevens van het bedrijf bijwerken, kunnen in SharePoint bovendien automatisch sociaalnetwerklabels worden gemaakt. Deze termen worden zichtbaar als labels in nieuwsfeeds, labelwolken of Mijn site-profielen.

Lijst- of bibliotheekeigenaren kunnen de publicatie van metagegevens in- of uitschakelen door de Instellingen van metagegevens en trefwoorden van de onderneming voor een lijst of bibliotheek bij te werken.

Zie Een kolom voor ondernemingstrefwoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek om te leren hoe u een kolom voor speciale trefwoorden kunt toevoegen.

In het algemeen verwijst labelen naar het toepassen van metagegevens op een item, ongeacht of het label beheerde metagegevens of een sociaalnetwerklabel is.

Scenario's voor metagegevens: taxonomieën en folksonomieën

Voor het beheren van metagegevens in SharePoint worden diverse benaderingen van metagegevens ondersteund, van formele taxonomieën tot door gebruikers gecreëerde folksonomieën. U kunt formele taxonomieën implementeren via beheerde termen en termensets. U kunt ook ondernemingstrefwoorden en sociaalnetwerklabels gebruiken, die sitegebruikers de mogelijkheid bieden inhoud te labelen met trefwoorden die ze zelf kiezen.

Daarnaast bieden SharePoint-producten flexibiliteit. U kunt kiezen hoeveel structuur en beheer u gebruikt voor metagegevens en u kunt de reikwijdte van het beheer en de structuur kiezen. Bijvoorbeeld:

  • U kunt beheer algemeen toepassen op alle sites of lokaal op specifieke sites.

  • U kunt instellen dat termensets gesloten of geopend zijn voor bijdragen van gebruikers.

  • U kunt ervoor kiezen om ondernemingstrefwoorden en sociaalnetwerklabels wel of niet te gebruiken in combinatie met beheerde termen.

Met SharePoint-producten kunnen organisaties de voordelen van formele, beheerde taxonomieën op een aangepaste wijze combineren met de dynamische voordelen van sociaalnetwerklabels.

In het volgende diagram wordt getoond hoe voor verschillende vereisten verschillende niveaus van reikwijdte en beheer kunnen worden gebruikt.

flexibel beheerde configuraties voor metagegevens

Voordelen van beheerde metagegevens

Het gebruik van beheerde metagegevens op de sites in een organisatie kent diverse voordelen:

De functies voor beheerde metagegevens in SharePoint-producten kunnen u bepalen hoe gebruikers metagegevens toevoegen aan de inhoud. Bijvoorbeeld sets met behulp van de term en beheerde termen, kunt u bepalen welke termen gebruikers aan de inhoud toevoegen kunnen en u kunt bepalen wie kan nieuwe termen toevoegen. U kunt ook Ondernemingstrefwoorden tot een specifieke lijst beperken door het configureren van de trefwoorden termenset als gesloten.

Wanneer consequent dezelfde termen worden gebruikt op sites, is het gemakkelijker om krachtige processen of oplossingen te maken die van metagegevens afhankelijk zijn. Daarnaast kunnen sitegebruikers gemakkelijker metagegevens consistent toepassen op hun inhoud.

Wanneer de inhoud op sites in een organisatie consistente metagegevens heeft, hoeft u gemakkelijker kunt zakelijke informatie en gegevens vinden via de zoekfunctie. Zoekfuncties zoals in het Verfijningsdeelvenster, waarbij wordt weergegeven aan de linkerkant van de pagina met zoekresultaten, kunnen gebruikers om zoekresultaten op basis van metagegevens te filteren.

in het verfijningsdeelvenster worden metagegevens weergegeven die gebruikt kunnen worden om de zoekresultaten te filteren.

Navigatie via metagegevens kan gebruikers dynamisch, weergaven van gegevens maken op basis van specifieke metagegevensvelden. Gebruikers kunnen vervolgens bibliotheken zoeken met behulp van mappen of met behulp van metagegevens draaitabellen en de resultaten te verfijnen met behulp van extra sleutelfilters. Als u wilt weten hoe u dit instellen, raadpleegt u metagegevensnavigatie voor een lijst of bibliotheek instellen.

navigatiebesturingselement metagegevens

Beheerde metagegevens gemakkelijker voor beheerders van het termenarchief om te beheren en aanpassen van de metagegevens van uw zakelijke behoeften ontwikkelen. U kunt eenvoudig een termenset kunt bijwerken. En nieuwe of bijgewerkte termen automatisch beschikbaar komen wanneer u een kolom beheerde metagegevens aan deze termenset koppelen. Bijvoorbeeld als u meerdere voorwaarden in één termijn samenvoegen, wordt inhoud die is gelabeld met deze voorwaarden automatisch bijgewerkt met deze wijziging. U kunt meerdere synoniemen (of labels) opgeven voor individuele termen. Als uw site meertalige is, kunt u ook meertalige etiketten opgeven voor individuele termen.

metagegevens beheren

Een effectief beheer van metagegevens vereist een zorgvuldige overweging en planning. U moet nadenken over het soort gegevens waarmee u de inhoud van lijsten en bibliotheken wilt beheren en over de manier waarop de gegevens in de organisatie worden gebruikt. U kunt termensets maken met metagegevenstermen voor veel verschillende soorten informatie.

Bijvoorbeeld, kunnen er één inhoudstype voor een document. Elk document kan metagegevens die veel van de relevante feiten over, zoals in deze voorbeelden aangeeft hebben:

  • Document doel - Is het een verkoopofferte? Een technische specificatie? Een procedure Human Resources?

  • Auteur van het document en de namen van personen die het hebben gewijzigd

  • Aanmaakdatum, goedkeuringsdatum, datum van de meest recente wijziging

  • De afdeling die verantwoordelijk is voor eventuele budgettaire consequenties van het document

  • Doelgroep

Hier volgen enkele belangrijke activiteiten die betrekking hebben op het beheren van metagegevens:

  • Plannen en configureren

  • Termen, termensets en groepen beheren

  • Eigenschappen voor metagegevens opgeven

Uw organisatie wil wellicht een zorgvuldige planning maken voordat u beheerde metagegevens gaat gebruiken. De hoeveelheid planning die u moet uitvoeren, hangt af van hoe formeel uw taxonomie is. Het hangt ook af van de hoeveelheid beheer die u wilt toepassen op metagegevens.

Als u wilt dat uw gebruikers u helpen met het ontwikkelen van uw taxonomie, kunt u gebruikers trefwoorden laten toevoegen aan items en deze zo nodig vervolgens indelen in termensets.

Als uw organisatie wil gebruiken beheerde termensets willen implementeren formele taxonomieën en vervolgens het is belangrijk dat u gebruikmaakt van belangrijke belanghebbenden in planning en ontwikkeling. Nadat de belangrijke belanghebbenden in de organisatie mee eens na de vereiste termensets, kunt u het Beheerhulpmiddel termenarchief Store om te importeren of uw termensets maken. U kunt ook het hulpprogramma voor het beheren van de termensets terwijl gebruikers begint om te werken met de metagegevens. Als uw webtoepassing correct is geconfigureerd en u de juiste machtigingen hebt, kunt u Ga naar het Beheerhulpmiddel termenarchief Store door deze stappen uit.

  1. Klik op instellingen Knop Office 365-instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.

  2. Klik op Term management opslaan onder Sitebeheer.

    Het dialoogvenster Term hulpmiddel voor het beheer van Store.

Het hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief bevat een boomstructuur waarmee u de meeste taken kunt uitvoeren. Uw gebruikersrol voor dit hulpprogramma bepaalt welke taken u kunt uitvoeren. Als u in het hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief wilt werken, moet u een farmbeheerder of een beheerder van het termenarchief zijn. Of u kunt zijn aangewezen als groepsbeheerder of bijdrager voor termensets.

Voor meer informatie raadpleegt u Nieuwe groepen en termensets maken en beheren.

Als u bewerkingen wilt uitvoeren met een item in de hiërarchie, voert u deze stappen uit.

  1. Wijs de naam aan van de servicetoepassing voor beheerde gegevens, groep, termenset of term die u wilt wijzigen en klik op de pijl die verschijnt.

  2. Selecteer de gewenste acties in het menu.

Als u bijvoorbeeld een beheerder van het termenarchief of een groepsbeheerder bent, kunt u termensets in een groep maken, importeren of verwijderen. Bijdragers voor termensets kunnen nieuwe termensets maken.

het hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief biedt specifieke menu's voor elk niveau van de hiërarchie

U kunt op elk niveau van de hiërarchie, specifieke eigenschappen voor een groep, termenset of term configureren met behulp van het deelvenster Eigenschappen in het Beheerhulpmiddel termenarchief Store. Als u een termenset configureren wilt, kunt u gegevens zoals naam, beschrijving, eigenaar, contactpersoon en belanghebbenden bijvoorbeeld opgeven in deelvenster beschikbaar op het tabblad Algemeen . U kunt ook opgeven of u wilt dat een termenset kunt worden geopend of gesloten naar nieuwe ingediende items van gebruikers. Of, kiest u het tabblad Beoogd gebruik , en opgeven of de termenset beschikbaar zijn voor labelen of site navigatie moet zijn.

Met de eigenschappen voor het termenarchief kunt u instellingen configureren zoals labelen

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×