Inhoudsbeheer configureren voor het doorsturen van documenten

Inhoudsbeheer configureren voor het doorsturen van documenten

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Inhoudsbeheer is een SharePoint-functie die automatisch bepaalde belangrijke bibliotheektaken kan beheren. Zo bespaart u niet alleen tijd, maar kunt u er ook voor zorgen dat een documentbibliotheek consistent wordt beheerd.

Wat kan Inhoudsbeheer doen?

Inhoudsbeheer kan automatisch de volgende taken uitvoeren:

  • Documenten doorsturen naar verschillende bibliotheken of mappen    Inhoudsbeheer fungeert als het ware als een poortwachter voor documenten. Telkens wanneer een document wordt geüpload, gebruikt Inhoudsbeheer regels die u hebt gemaakt om te bepalen waar het document naartoe moet worden verplaatst. Vervolgens wordt het document doorgestuurd naar de juiste bibliotheek of map, die zich kan bevinden in een andere siteverzameling. Regels kunnen zijn gebaseerd op een combinatie van inhoudstype en metagegevens.

  • Alle documenten uploaden naar een afgiftebibliotheek    U kunt Inhoudsbeheer zo configureren dat all geüploade documenten in een afgiftebibliotheek worden geplaatst, waar metagegevens kunnen worden ingevoerd en een indieningsprocedure wordt uitgevoerd.

  • Mapgrootte beheren    Inhoudsbeheer om te controleren van het aantal items in mappen, en zorg ervoor dat er geen map meer dan een bepaald aantal items bevat, kunt u configureren. Standaard deze limiet is 2500 items en wanneer itemnummer 2501 binnenkomt, inhoudsbeheer automatisch een nieuwe map maken en plaatst het document in deze. U kunt opgeven hoeveel items inhoudsbeheer Hiermee kunnen in een aparte map maken.

  • Dubbele items beheren    Als een document wordt geüpload dat al in de bibliotheek bestaat, kunt u inhoudsbeheer SharePoint versies gebruikt of de bestandsnaam wijzigen door toe te voegen unieke tekens hebben. Zo zorgt u ervoor dat zowel het aanwezige document als het duplicaat kopie behouden blijft.

  • Controlelogboeken bijhouden    Inhoudsbeheer kan controlelogboeken over een document bijhouden die worden opgeslagen bij het document nadat dit is doorgestuurd.

De functie Inhoudsbeheer activeren op een site

U moet ten minste beschikken machtigingen van Site-eigenaar en de publicatiefuncties moeten zijn ingeschakeld.

De functie Inhoudsbeheer activeren voor een site

  1. Navigeer naar de site die u wilt configureren.

  2. Klik op Instellingen Stappen voor het wijzigen van tags en kies vervolgens Site-instellingen in de vervolgkeuzelijst.

    Klik op Instellingen Stappen voor het wijzigen van tags voor SharePoint Online, op Site-inhouden klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen in de groep Siteacties op Siteonderdelen beheren.

  4. Klik naast de naam van de functie Inhoudsbeheer op Activeren. Nadat de functie is geactiveerd, wordt het woord Actief weergegeven in de kolom Status.

    knop voor inhoud organzier inschakelen

Inhoudsbeheer configureren voor het doorsturen van documenten

Opmerking:  U moet minimaal over machtigingen voor site-eigenaar beschikken als u inhoudsbeheer wilt configureren.

  1. Ga naar de site waarvoor u inhoudsbeheer wilt configureren om documenten automatisch door te sturen naar bepaalde locaties.

  2. Klik op Instellingen Stappen voor het wijzigen van tags en kies vervolgens Site-instellingen in de vervolgkeuzelijst.

    Klik op Instellingen Stappen voor het wijzigen van tags voor SharePoint Online, op Site-inhouden klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik in de groep Sitebeheerop Instellingen voor inhoudsbeheer.

    Opmerking: De koppeling Instellingen voor inhoudsbeheer wordt alleen weergegeven als de functie Inhoudsbeheer is ingeschakeld voor deze site.

  4. Schakel in het gedeelte Gebruikers omleiden naar de afgiftebibliotheek het selectievakje in om Inhoudsbeheer toe te passen. Hiermee worden gebruikers automatisch omgeleid naar de afgiftebibliotheek wanneer ze proberen een document te uploaden.

  5. Schakel in het gedeelte Verzenden naar een andere site het selectievakje in als u regels voor het doorsturen van documenten naar een andere site wilt toestaan.

  6. Schakel in het gedeelte Partitionering van map het selectievakje Submappen maken als een doellocatie te veel items heeft in als u automatisch submappen wilt maken nadat op een locatie het opgegeven aantal items is overschreden.

    • Typ in het vak Aantal items in één map het aantal documenten dat in een map kan worden opgeslagen voordat er een nieuwe map wordt gemaakt.

    • Geef in het vak Notatie van mapnaam de naamgevingsconventie op voor nieuwe mappen die worden gemaakt.

  7. Selecteer in het gedeelte Dubbele items ingediend of u de functie voor versiebeheer wilt gebruiken voor dubbele items of dat u aan de bestandsnaam van dubbele items altijd unieke tekens wilt laten toevoegen.

  8. Schakel het selectievakje in het gedeelte Context behouden in als u controlelogboeken of metagegevens wilt opslaan als controlevermelding voor het ingediende item of document.

  9. Voer in de sectie Regel Managers gebruikersnamen die regels managers in uw organisatie. Regelbeheerders moeten over de machtiging Website beheren beschikken om toegang te krijgen tot de pagina waarop regels voor inhoudsbeheer worden ingesteld. Zie regels voor inhoudsbeheer maken om documenten te routerenvoor meer informatie.

  10. Schakel de relevante selectievakjes in om automatisch e-mailberichten naar de regelbeheerders te laten verzenden. Inhoudsbeheer kan een e-mailbericht verzenden als een ingediend item niet voldoet aan een regel of als inhoud wordt verzonden naar Inhoudsbeheer.

    Opmerking: E-mail moet worden geconfigureerd door de beheerder van uw SharePoint- of netwerk voor de server of service deze selectievakjes worden ingeschakeld.

  11. In het gedeelte Punten voor indiening geeft u informatie op over andere sites of e-mailprogramma's die inhoud kunnen verzenden naar de huidige site.

    Tip:  Dit gedeelte bevat de URL van de webservice waarmee u inhoud kunt indienen voor het geval u een werkstroom of aangepaste oplossing wilt maken om documenten via een e-mailsysteem in te dienen.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×