Information Rights Management in Office

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Als u een machtigingsfout krijgt wanneer u een document of e-mailbericht probeert te bekijken, hebt u te maken met IRM (Information Rights Management). U kunt IRM gebruiken om de toegangsrechten tot inhoud in documenten, werkmappen en presentaties met Office te beperken. Met IRM kunnen mensen toegangsrechten instellen om te helpen voorkomen dat vertrouwelijke informatie door onbevoegden wordt afgedrukt, doorgestuurd of gekopieerd. Als de machtigingen voor een bestand zijn beperkt met behulp van IRM, worden de beperkingen voor toegang en gebruik ook afgedwongen als het bestand terechtkomt bij onbedoelde geadresseerden. Dit komt omdat de toegangsmachtigingen in het document, de werkmap, de presentatie of het e-mailbericht zelf worden opgeslagen, en worden geverifieerd bij de IRM-server.

Met IRM kunnen gebruikers ook hun persoonlijke voorkeur opgeven voor de verzending van persoonlijke informatie. Organisaties kunnen met IRM het bedrijfsbeleid voor het beheer en de verspreiding van vertrouwelijke of eigendomsinformatie afdwingen.

IRM gebruiken in Office

Selecteer het platform dat u gebruikt in de tabbladen op deze pagina.

Met IRM in Office kunt u de rechten van .xps-bestanden (XML Paper Specification) en de volgende bestandstypen beheren:

Word-bestanden

Bestandstype

Extensie

Document

.DOC

Document

.docx

Document met ingeschakelde macro's

.docm

Sjabloon

.DOT

Sjabloon

.dotx

Sjabloon met ingeschakelde macro's

.dotm

Excel-bestanden

Bestandstype

Extensie

Werkmap

.XLS

Werkmap

.xlsx

Werkblad met ingeschakelde macro's

.xlsm

Sjabloon

.XLT

Sjabloon

.xltx

Sjabloon met ingeschakelde macro's

.xltm

Niet-XML binair werkblad

.xlsb

Invoegtoepassing met ingeschakelde macro's

.XLA

Invoegtoepassing met ingeschakelde macro's

.XLAM

PowerPoint-bestanden

Bestandstype

Extensie

Presentatie

.PPT

Presentatie

.pptx

Presentatie met ingeschakelde macro's

.pptm

Sjabloon

.POT

Sjabloon

.potx

Sjabloon met ingeschakelde macro's

.POTM

Voorstelling

.PPS

Voorstelling

.ppsx

Voorstelling met ingeschakelde macro's

.PPSM

Office-thema

.thmx

Notities: 

  • Voor deze bestandstypen worden automatisch de rechten beheerd als deze als bijlage zijn toegevoegd aan een bericht in Outlook waarvoor de rechten worden beheerd.

  • Wanneer u een bericht (.msg-bestand) toevoegt aan een e-mailbericht waarvan de rechten worden beheerd, worden de rechten van het gekoppelde bericht niet beheerd. Bestanden van het type .msg worden niet met IRM beheerd.

Uw computer configureren voor het gebruiken van IRM

Als u IRM wilt gebruiken in Office, is de minimaal vereiste software Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). De RMS-beheerder kan een bedrijfsspecifiek IRM-beleid configureren waarin wordt gedefinieerd wie toegang tot informatie heeft en welk bewerkingsniveau is toegestaan voor een e-mailbericht. De beheerder van een bedrijf kan bijvoorbeeld een rechtensjabloon met de naam 'Vertrouwelijke bedrijfsgegevens' definiëren waarin is opgegeven dat e-mailberichten waarvoor dat beleid geldt, alleen kunnen worden geopend door gebruikers binnen het bedrijfsdomein.

Downloadmachtigingen

De eerste keer dat u een document, werkmap of presentatie met beperkte machtigingen wilt openen, moet u verbinding maken met een licentieserver om uw referenties te controleren en een gebruikslicentie te downloaden. De gebruikslicentie definieert het toegangsniveau dat u voor een bestand hebt. Dit proces is vereist voor elk bestand met beperkte machtigingen. Met andere woorden, inhoud met beperkte machtigingen kan niet worden geopend zonder een gebruikslicentie. Voor het downloaden van machtigingen moet Office uw referenties (waaronder uw e-mailadres) en informatie over uw machtigingen naar de licentieserver sturen. Gegevens in het e-mailbericht, de werkmap of de presentatie worden niet naar de licentieserver verzonden. Zie voor meer informatie de Belangrijkste punten van de privacyverklaring voor Microsoft Office 2010.

Machtigingen voor de inhoud van bestanden beperken

Auteurs kunnen de toegangsrechten tot documenten, werkmappen en presentaties beperken per gebruiker, per bestand of per groep (voor op groepen gebaseerde machtigingen is de Active Directory-adreslijstservice voor groepsuitbreiding vereist). Auteurs gebruiken het dialoogvenster Machtiging om gebruikers lees- en wijzigingstoegang te geven en om vervaldatums voor inhoud in te stellen. Peter, de auteur, kan bijvoorbeeld Laure een machtiging verlenen om een Word-document te lezen maar niet om het te wijzigen. Vervolgens kan Peter Jimmy een machtiging verlenen om het document te wijzigen en om het document op te slaan. Peter zou ook kunnen besluiten om de toegang van Laure en Jimmy tot dit document te beperken tot vijf dagen, waarna de machtiging voor het document verloopt. Zie voor meer informatie over het instellen van een vervaldatum voor een document, werkmap of presentatie Een vervaldatum voor een bestand instellen.

Machtiging

  1. Sla het document, de werkmap of de presentatie op.

  2. Klik op het tabblad Bestand.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Klik in Word op het tabblad Info op Document beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Beperkte toegang.

    • Klik in Excel op het tabblad Info op Werkmap beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Beperkte toegang.

    • Klik in PowerPoint op het tabblad Info op Presentatie beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Beperkte toegang.

  4. Voer in het dialoogvenster Machtigingen een van de volgende handelingen uit:

    • Schakel in Word het selectievakje Machtigingen voor dit document beperken in en wijs elke gebruiker de gewenste toegangsniveaus toe.

    • Schakel in Excel het selectievakje Machtigingen voor deze werkmap beperken in en wijs elke gebruiker de gewenste toegangsniveaus toe.

    • Schakel in PowerPoint het selectievakje Machtigingen voor deze presentatie beperken in en wijs elke gebruiker de gewenste toegangsniveaus toe.

      Uw opties kunnen beperkt zijn als een beheerder een aangepast machtigingsbeleid heeft ingesteld dat niet door personen kan worden gewijzigd.

      Machtigingsniveaus

    • Lezen     Gebruikers met een leesmachtiging kunnen een document, werkmap of presentatie lezen, maar ze zijn niet gemachtigd bent om deze te bewerken, af te drukken of te kopiëren.

    • Wijzigen     Gebruikers met een wijzigingsmachtiging kunnen een document, werkmap of presentatie lezen en bewerken en er wijzigingen in opslaan, maar ze zijn niet gemachtigd deze af te drukken.

    • Volledig beheer     Gebruikers met de machtiging Volledig beheer hebben volledige auteursmachtigingen en kunnen alles met het document, de werkmap of de presentatie doen dat een auteur kan doen, zoals het instellen van vervaldatums voor inhoud, het voorkomen van afdrukken en het verlenen van rechten aan gebruikers. Nadat de machtiging voor een document, werkmap of presentatie voor geautoriseerde gebruikers is verlopen, kan het document, de werkmap of de presentatie alleen worden geopend door de auteur of door gebruikers met de machtiging Volledig beheer voor het document, de werkmap of de presentatie. Auteurs hebben altijd de machtiging Volledig beheer.

  5. Als u iemand de machtiging Volledig beheer wilt geven, klikt u in het dialoogvenster Machtigingen op Meer opties en klikt u vervolgens in de kolom Toegangsniveau op de pijl en daarna op Volledig beheer in de lijst Toegangsniveau.

    Het dialoogvenster Machtiging

  6. Nadat u machtigingsniveaus hebt toegewezen, klikt u op OK.

    De berichtenbalk wordt weergegeven, waar wordt aangegeven dat de rechten van het document, de werkmap of de presentatie worden beheerd. Als u de toegangsmachtigingen voor het document moet wijzigen, klikt u op Machtiging wijzigen.

    berichtenbalk in word

    Als een document, werkmap of presentatie met beperkte machtigingen wordt doorgestuurd naar een onbevoegde gebruiker, verschijnt een bericht met het e-mailadres of het webadres van de auteur, zodat de desbetreffende gebruiker de auteur om machtigingen voor het document, de werkmap of de presentatie kan vragen.

    Dialoogvenster in Word waarin wordt weergegeven dat een document met beperkte machtiging is doorgestuurd naar een onbevoegde persoon

    Als de auteur geen e-mailadres heeft opgegeven, krijgen onbevoegde gebruikers een foutbericht.

Een vervaldatum instellen voor een bestand
  1. Open het bestand.

  2. Klik op het tabblad Bestand

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Klik in Word op het tabblad Info op Document beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Beperkte toegang.

    • Klik in Excel op het tabblad Info op Werkmap beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Beperkte toegang.

    • Klik in PowerPoint op het tabblad Info op Presentatie beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Beperkte toegang.

  4. Voer in het dialoogvenster Machtigingen een van de volgende handelingen uit:

    • Schakel in Word het selectievakje Machtigingen voor dit document beperken in en klik op Meer opties.

    • Schakel in Excel het selectievakje Machtigingen voor deze werkmap beperken in en klik op Meer opties.

    • Schakel in PowerPoint het selectievakje Machtigingen voor deze presentatie beperken in en klik op Meer opties.

  5. Voer een van de volgende handelingen uit onder Aanvullende machtigingen voor gebruikers:

    • Selecteer in Word het selectievakje Dit document vervalt op in en voer een datum in.

    • Selecteer in Excel het selectievakje Deze werkmap verloopt op in en voer een datum in.

    • Selecteer in PowerPoint het selectievakje Deze presentatie verloopt op in en voer een datum in.

  6. Klik tweemaal op OK.

Een ander Windows-gebruikersaccount gebruiken om de rechten van bestanden te beheren

  1. Open het document, het werkblad of de presentatie.

  2. Klik op het tabblad Bestand.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Klik in Word op het tabblad Info op Document beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Referenties beheren.

    • Klik in Excel op het tabblad Info op Werkmap beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Referenties beheren.

    • Klik in PowerPoint op het tabblad Info op Presentatie beveiligen, wijs Machtiging per persoon beperken aan en klik op Referenties beheren.

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Selecteer in het dialoogvenster Gebruiker selecteren het e-mailadres voor het account dat u wilt gebruiken, en klik op OK.

    • Klik in het dialoogvenster Gebruiker selecteren op Toevoegen, typ uw referenties voor het nieuwe account en klik vervolgens tweemaal op OK.

      Het dialoogvenster Gebruiker selecteren

Inhoud bekijken met beperkte machtigingen

Als u met Office inhoud waarvan de rechten worden beheerd wilt bekijken waarvoor u bent gemachtigd, opent u gewoon het document, de werkmap of de presentatie.

Als u uw machtigingen wilt bekijken, klikt u op Machtigingen weergeven in de berichtenbalk, of klikt u op een van de volgende koppelingen in de statusbalk onderaan het scherm:

  • Dit document bevat een machtigingsbeleid Knop waarmee wordt aangegeven dat dit document, deze werkmap of deze presentatie een machtigingsbeleid bevat

  • Deze werkmap bevat een machtigingsbeleid Knop waarmee wordt aangegeven dat dit document, deze werkmap of deze presentatie een machtigingsbeleid bevat

  • Deze presentatie bevat een machtigingsbeleid Knop waarmee wordt aangegeven dat dit document, deze werkmap of deze presentatie een machtigingsbeleid bevat

Opmerking: Als u machtigingen voor inhoud in een bestand wilt beperken, hebt u Office voor Mac Standard 2011 nodig.

IRM in Office voor Mac 2011 en Office 2016 voor Mac biedt drie machtigingsniveaus.

Machtigingsniveau

Toestemming

Lezen

Lezen

Wijzigen

Lezen, bewerken, kopiëren, wijzigingen opslaan

Volledig beheer

Lezen, bewerken, kopiëren, wijzigingen opslaan, afdrukken, verloopdatums voor inhoud instellen, machtigingen verlenen aan gebruikers, toegang tot inhoud via een programma

Voer een van de volgende handelingen uit:

Handmatig machtigingsniveaus instellen

  1. Klik op het tabblad Controleren onder Beveiliging op Machtigingen en klik vervolgens op Beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Als dit de eerste keer is dat u de licentieserver benadert, voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord voor de licentieserver in en schakelt u het selectievakje Wachtwoord opslaan in mijn Mac OS-sleutelhanger in.

    Opmerking: Als u het selectievakje Wachtwoord opslaan in mijn Mac OS-sleutelhanger niet inschakelt, moet u uw gebruikersnaam en wachtwoord mogelijk meerdere keren invoeren.

  3. Voer in de vakken Lezen, Wijzigen of Volledig beheer het e-mailadres of de naam in van de persoon of de groep personen aan wie u een toegangsniveau wilt toewijzen.

  4. Als u een e-mailadres of naam wilt opzoeken in het adresboek, klikt u op Knop Contactpersonen .

  5. Als u een toegangsniveau wilt toewijzen aan alle personen in uw adresboek, klikt u op Iedereen toevoegen Iedereen toevoegen .

  6. Nadat u machtigingsniveaus hebt toegewezen, klikt u op OK.

    De berichtenbalk wordt weergegeven met het bericht dat het document met IRM-toegangsbeheer wordt beveiligd.

Een sjabloon gebruiken om machtigingen te beperken

Een beheerder kan een bedrijfsspecifiek IRM-beleid configureren waarin wordt gedefinieerd wie toegang tot informatie heeft via machtigingsniveaus voor personen. Deze aspecten van beheer van rechten worden gedefinieerd met AD RMS-serversjablonen (Active Directory Rights Management Services). De beheerder van een bedrijf kan bijvoorbeeld een rechtensjabloon met de naam 'Vertrouwelijke bedrijfsgegevens' definiëren waarin is opgegeven dat documenten waarvoor dat beleid geldt, alleen kunnen worden geopend door gebruikers binnen het bedrijfsdomein.

  • Klik op het tabblad Controleren onder Beveiliging op Machtigingen en klik vervolgens op de gewenste rechtensjabloon.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

Machtigingsniveaus die u hebt ingesteld wijzigen of verwijderen

Als u een sjabloon hebt toegepast om machtigingen te beperken, kunt u geen machtigingsniveaus wijzigen of verwijderen. Deze stappen werken alleen als u handmatig machtigingsniveaus hebt ingesteld.

  1. Klik op de berichtenbalk op Machtigingen wijzigen.

  2. Voer in de vakken Lezen, Wijzigen of Volledig beheer een ander e-mailadres of een andere naam in van de persoon of de groep personen aan wie u een toegangsniveau wilt toewijzen.

  3. Als u een persoon of een groep personen uit een toegangsniveau wilt verwijderen, klikt u op het e-mailadres en drukt u op Delete.

  4. Als u iedereen uit een machtigingsniveau wilt verwijderen, klikt u op Iedereen toevoegen Iedereen toevoegen .

Een verloopdatum instellen voor een beperkt bestand

Auteurs kunnen in het dialoogvenster Machtigingen instellen verloopdatums instellen voor inhoud. Peter kan bijvoorbeeld ook besluiten om de toegang van Laure en Jimmy tot dit document te beperken tot 25 mei waarna de machtiging voor het document verloopt.

  1. Klik op het tabblad Controleren onder Beveiliging op Machtigingen en klik vervolgens op Beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Klik op Meer opties, schakel het selectievakje Dit document verloopt op in en voer de datum in.

    Nadat de machtiging voor een document is verlopen voor gemachtigde personen, kan het document alleen worden geopend door de auteur of door personen met de machtiging Volledig beheer.

Personen met wijzigings- of leesmachtigingen toestaan om inhoud af te drukken

Standaard kunnen personen met de machtiging Wijzigen of Lezen niet afdrukken.

  1. Klik op het tabblad Controleren onder Beveiliging op Machtigingen en klik vervolgens op Beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Klik op Meer opties en schakel het selectievakje Personen met wijzigings- of leesmachtigingen toestaan om inhoud af te drukken in.

Personen met leesmachtigingen toestaan om inhoud te kopiëren

Standaard kunnen personen met de machtiging Lezen geen inhoud kopiëren.

  1. Klik op het tabblad Controleren onder Beveiliging op Machtigingen en klik vervolgens op Beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Klik op Meer opties en schakel het selectievakje Personen met leesmachtigingen toestaan om inhoud te kopiëren in.

Toestaan dat scripts worden uitgevoerd in een beperkt bestand

Auteurs kunnen instellingen wijzigen zodat Visual Basic-macro's worden uitgevoerd wanneer een document wordt geopend en AppleScript-scripts toegang krijgen tot gegevens in het beperkte document.

  1. Klik op het tabblad Controleren onder Beveiliging op Machtigingen en klik vervolgens op Beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Klik op Meer opties en schakel het selectievakje Toegang tot inhoud via een programma in.

Een verbinding vereisen om machtigingen te verifiëren

Standaard moeten personen worden geverifieerd door verbinding te maken met de AD RMS-server wanneer zij de eerste keer een beperkt document openen. U kunt dit echter wijzigen en instellen dat zij elke keer moeten worden geverifieerd wanneer ze een beperkt document openen.

  1. Klik op het tabblad Controleren onder Beveiliging op Machtigingen en klik vervolgens op Beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Klik op Meer opties en schakel het selectievakje Een verbinding vereisen om machtigingen te verifiëren in.

Beperkingen verwijderen

  1. Klik op het tabblad Controleren onder Beveiliging op Machtigingen en klik vervolgens op Geen beperkingen.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Klik in het dialoogvenster op Beperkingen verwijderen.

Verwante onderwerpen

Machtigingen voor inhoud in een bestand beperken
Een bestand met beperkte machtigingen openen
Referenties toevoegen om een bestand of bericht met toegangsbeheer te openen
Bestandsindelingen die werken met IRM

In de iOS-versies van Office worden met IRM beveiligde bestanden die u ontvangt wel geopend als u bent aangemeld met een account dat machtigingen heeft voor het bestand. Als u een met IRM beschermd bestand opent, ziet u bovenaan een informatiebalk waarin wordt aangeboden de machtigingen weer te geven die aan dit bestand zijn toegewezen.

Als u een Office 365-abonnement met Azure Rights Management hebt en uw IT-afdeling enkele IRM-sjablonen voor u heeft gedefinieerd, kunt u deze sjablonen toewijzen aan bestanden in Office voor iOS.

Als u een bestand wilt beveiligen, tikt u op de knop Bewerken Pictogram Bewerken in uw app, gaat u naar het tabblad Controleren en tikt u op de knop Machtigingen beperken. U ziet een lijst met beschikbare IRM-beleidsregels. Selecteer het gewenste beleid en tik op Gereed om het beleid toe te passen.

Opmerking: Als de knop Machtigingen beperken niet in de app is ingeschakeld, opent u een bestaand document met IRM-beveiliging om het document te initialiseren.

Hoewel u momenteel geen IRM-machtigingen kunt toewijzen in de Android-versies van Office, worden met IRM beveiligde bestanden die u ontvangt wel geopend als u bent aangemeld met een account dat machtigingen heeft voor het bestand. Als u een met IRM beschermd bestand opent, ziet u bovenaan een informatiebalk waarin wordt aangeboden de machtigingen weer te geven die aan dit bestand zijn toegewezen.

Wanneer u een met IRM beveiligd bestand opent in Office voor Android, kunt u de machtigingen bekijken die aan u zijn toegewezen.

IRM (Information Rights Management) helpt het volgende te doen:

  • Voorkomen dat een bevoegde geadresseerde van beperkte inhoud de inhoud doorstuurt, kopieert, wijzigt, afdrukt, faxt of plakt voor onbevoegd gebruik

  • Inhoud beperken voor alle locaties waarnaar deze wordt verzonden

  • Verloopdatums voor bestanden opgeven, zodat inhoud in documenten niet meer kan worden weergegeven na een opgegeven tijd

  • Bedrijfsbeleid opgeven waarmee het gebruik en de verspreiding van inhoud binnen het bedrijf wordt bepaald

Via IRM kan het volgende niet worden voorkomen:

  • Het wissen, stelen of vastleggen en verzenden van beperkte inhoud via schadelijke programma's, zoals Trojaanse paarden, het vastleggen van toetsaanslagen en bepaalde typen spyware

  • Het verliezen of beschadigen van beperkte inhoud vanwege de acties van computervirussen

  • Het handmatig kopiëren of typen vanaf het scherm van een geadresseerde

  • Het digitaal fotograferen van beperkte inhoud (bij weergave op een scherm) door een geadresseerde

  • Het kopiëren van beperkte inhoud via externe programma's voor schermopname

Opmerking: Zie Een bericht met beperkte machtigingen maken voor meer informatie over het beperken van bevoegdheden voor inhoud in e-mailberichten.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×