Informatie over het aanpassen van uw nieuwe database

Elke sjabloon die deel uitmaakt van Microsoft Office Access 2007, vormt een volledige traceringstoepassing, met vooraf gedefinieerde tabellen, formulieren, rapporten, query's, macro's en relaties. Deze kant-en-klare sjablonen zijn zo ontworpen dat ze direct na installatie bruikbaar zijn, zodat u een nieuwe database kunt maken die is gebaseerd op een sjabloon en vervolgens snel aan de slag kunt. Er zijn echter gevallen waarin u uw nieuwe database zult willen aanpassen, bijvoorbeeld om een veld toe te voegen of te hernoemen of om een rapport te wijzigen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de meest voorkomende aanpassingen kunt uitvoeren, die u mogelijk wilt toepassen op een database die op basis van een sjabloon is gemaakt. Zie de koppelingen naar artikelen voor uitgebreidere informatie over specifieke aanpassingen.

Wat wilt u doen?

Informatie over de basisbeginselen van tabellen en velden

Velden toevoegen aan een tabel

Velden uit een tabel verwijderen

Namen van velden en tabellen wijzigen

Velden toevoegen aan formulieren of rapporten

Velden toevoegen voor de opslag van documenten, bestanden en afbeeldingen

De weergave van velden wijzigen

Informatie over de basisbeginselen van tabellen en velden

Wanneer u een database maakt, slaat u uw gegevens op in tabellen: lijsten met rijen en kolommen per onderwerp. De gegevensitems die u wilt bijhouden, slaat u op in velden (ook wel kolommen genoemd). In een tabel Contactpersonen kunt u bijvoorbeeld velden maken voor achternaam, voornaam, telefoonnummer en adres. Voor een tabel Producten kunt u bijvoorbeeld velden maken voor productnaam, product-id en prijs.

Kies de velden zorgvuldig. Het is bijvoorbeeld niet raadzaam een veld te maken voor de opslag van een berekende waarde. Meestal kunt u die waarde beter in Office Access 2007 laten berekenen zodra dat nodig is. Probeer bij het kiezen van velden de gegevens in zo klein mogelijke, bruikbare onderdelen op te slaan. Sla bijvoorbeeld in plaats van een volledige naam in één veld, achter- en voornamen apart op. Doorgaans kunt u beter aparte velden gebruiken voor gegevensitems waarover wordt gerapporteerd, die worden gesorteerd, waarin wordt gezocht of waarin berekeningen worden uitgevoerd.

Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor meer informatie over het ontwerpen van databases en het kiezen van velden.

Een veld heeft bepaalde definiërende kenmerken. Elk veld heeft bijvoorbeeld een naam waarmee het veld binnen een tabel op unieke wijze wordt geïdentificeerd. Een veld heeft ook een gegevenstype, dat wordt gekozen op basis van de gegevens die erin worden opgeslagen. Het gegevenstype bepaalt welke waarden in het veld kunnen worden opgeslagen, welke bewerkingen in deze waarden kunnen worden uitgevoerd en hoeveel opslagruimte voor elke waarde wordt gereserveerd. Aan elk veld is ook een reeks instellingen, de zogeheten 'eigenschappen', gekoppeld, die de weergave- of gedragskenmerken van het veld definiëren. De eigenschap Format bepaalt bijvoorbeeld de weergave-indeling van een veld, dat wil zeggen: hoe het eruit moet zien als het wordt weergegeven.

Naar boven

Velden toevoegen aan een tabel

U kunt gemakkelijk een veld aan een tabel toevoegen in de gegevensbladweergave. U kunt echter ook een veld aan een tabel toevoegen in de ontwerpweergave. In de gegevensbladweergave voegt u het veld toe door een aantal gegevens te typen in de cel onder de kolomkop Nieuw veld toevoegen.

Datasheet in Access with Add New Field column

1. Een nieuw, leeg veld.

Een veld toevoegen in de gegevensbladweergave

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waaraan u een nieuw veld wilt toevoegen.

    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  4. Typ uw gegevens in de cel onder de kolomkop Nieuw veld toevoegen.

    Als de tabel al een groot aantal velden bevat, moet u mogelijk de schuifbalk naar rechts schuiven om de kolom met de kop Nieuw veld toevoegen te vinden.

Wanneer u gegevens opgeeft in de nieuwe kolom, wordt op basis van deze informatie in Office Access 2007 het juiste gegevenstype voor het veld vastgesteld. Als u bijvoorbeeld een datum in de kolom typt, zoals 01.01.07, wordt de door u opgegeven informatie in Office Access 2007 herkend als datum, waarna het gegevenstype van het veld wordt ingesteld op Datum/tijd. Als de opgegeven informatie onvoldoende is om het gegevenstype in Access te bepalen, wordt het gegevenstype ingesteld op Tekst.

Als u het gegevenstype en de gegevensopmaak van een veld expliciet wilt instellen, waardoor de in Office Access 2007 automatisch gemaakte keuze wordt genegeerd, kunt u dit doen door het tabblad Gegevensblad te selecteren en vervolgens in de groep Gegevenstype en -notatie te klikken op de opdrachten.

Het gegevenstype expliciet instellen

  • Klik op het tabblad Gegevensblad, in de groep Gegevenstype en opmaak, op de pijl van de vervolgkeuzelijst naast Gegevenstype en selecteer een gegevenstype. Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

  • Klik op het gewenste gegevenstype.

De opmaak expliciet instellen

  1. Klik op het tabblad Gegevensblad, in de groep Gegevenstype en opmaak, op de pijl van de vervolgkeuzelijst naast Indeling en selecteer een indeling. Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

  2. Klik op de gewenste opmaak.

Wanneer u een veld toevoegt door gegevens te typen in de cel onder de kop Nieuw veld toevoegen, wordt in Office Access 2007 automatisch een naam aan het veld toegewezen. Deze namen beginnen met Veld1 voor het eerste veld, Veld2 voor het tweede veld, enzovoort. Het is raadzaam om veldnamen met een specifiekere beschrijving te gebruiken. U kunt de naam van een veld wijzigen door met de rechtermuisknop op de kolomkop te klikken en vervolgens te klikken op Kolomnaam wijzigen in het snelmenu.

U kunt niet alleen in de gegevensbladweergave, maar ook in de ontwerpweergave een veld toevoegen aan een tabel. Omdat u in de gegevensbladweergave alleen de meest voorkomende veldeigenschappen kunt instellen, zult u voor het instellen van een eigenschap die niet beschikbaar is in de gegevensbladweergave, gebruik moeten maken van de ontwerpweergave.

Een veld toevoegen in de ontwerpweergave

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waaraan u een nieuw veld wilt toevoegen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  4. Klik op de eerste lege rij in de kolom Veldnaam en typ vervolgens een naam voor het nieuwe veld.

  5. Klik op de aangrenzende cel in de kolom Gegevenstype en selecteer vervolgens een gegevenstype in de lijst.

  6. Klik op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om uw wijzigingen op te slaan.

Zie het artikel Nieuwe velden invoegen, toevoegen of maken in een tabel voor meer informatie over het toevoegen van een nieuw veld.

Opmerking: Wanneer u een nieuw veld toevoegt aan een tabel, wordt dit veld niet automatisch toegevoegd aan uw bestaande formulieren en rapporten. Om ervoor te zorgen dat het veld ook hierin wordt weergegeven, dient u het handmatig aan deze formulieren en rapporten toe te voegen.

Naar boven

Velden uit een tabel verwijderen

Indien mogelijk dient u geen veld te verwijderen uit een database die is gegenereerd op basis van een van de meegeleverde sjablonen; waarschijnlijk wordt dit veld gebruikt in andere databaseobjecten, zoals formulieren en rapporten. Verwijderen van een dergelijk veld leidt daarom tot problemen wanneer u de andere databaseobjecten probeert te gebruiken die van dit veld gebruikmaken, dat wil zeggen: de databaseobjecten werken anders dan verwacht. Om ervoor te zorgen dat deze andere objecten goed blijven werken, dient u eerst alle verwijzingen naar het veld te verwijderen uit alle objecten die van het veld gebruikmaken.

Wanneer u een veld wilt verwijderen van een database die is gegenereerd op basis van een sjabloon, kunt u dit doen in de gegevensbladweergave of in de ontwerpweergave. Bedenk wel dat als andere databaseobjecten verwijzen naar het verwijderde veld, deze objecten moet worden aangepast teneinde de verwijzing te verwijderen. Als een rapport bijvoorbeeld een besturingselement bevat dat afhankelijk is van een verwijderd veld, verschijnt er bij het uitvoeren van het rapport een foutbericht omdat de gegevens van het veld niet kunnen worden gevonden in Access.

Wanneer u een veld verwijdert, worden tevens alle gegevens die in dat veld zijn opgeslagen, voorgoed verwijderd. Daarom moet u voorzichtig te werk gaan bij het verwijderen van velden en moet u altijd eerst een back-up maken van uw database voordat u een veld verwijdert.

Voordat u een veld kunt verwijderen, moet u controleren of het veld geen deel uitmaakt van een tabelrelatie. Als u een veld probeert te verwijderen waarvoor relaties bestaan, verschijnt er in Access een melding dat u eerst de relaties dient te verwijderen. Zie de sectie Tabelrelaties verwijderen voor stapsgewijze instructies voor het verwijderen van een tabelrelatie.

Een veld verwijderen in de gegevensbladweergave

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waaruit u een veld wilt verwijderen.

    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  4. Selecteer het veld (de kolom) dat u wilt verwijderen.

    Tip: Om het veld (de kolom) te selecteren klikt u op de veldkiezer (de kolomkop).

  5. Druk op DEL.

    of

    Klik op het tabblad Gegevensblad, in de groep Velden en kolommen, op Verwijderen.

Opmerking: Een veld dat deel uitmaakt van de primaire sleutel van een tabel, kunt u niet verwijderen in de gegevensbladweergave. Om een primairesleutelveld te verwijderen moet u gebruikmaken van de ontwerpweergave.

Zie het artikel Primaire sleutels toevoegen, instellen, wijzigen en verwijderen voor meer informatie over primaire sleutels.

Een veld verwijderen in de ontwerpweergave

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waaruit u een veld wilt verwijderen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  4. Selecteer het veld (de rij) dat u wilt verwijderen.

    Tip: Om de rij te selecteren klikt u op de rijkiezer.

  5. Druk op DEL.

    of

    Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Extra, op Rijen verwijderen.

  6. Klik op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om uw wijzigingen op te slaan.

Voordat u een veld kunt verwijderen, moet u controleren of het veld geen deel uitmaakt van een tabelrelatie. Als u een veld probeert te verwijderen waarvoor relaties bestaan, wordt in Access een waarschuwingsbericht weergegeven met de opdracht dat u eerst de relaties dient te verwijderen. Ga als volgt te werk om een tabelrelatie te verwijderen.

Een tabelrelatie verwijderen

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Als de tabellen die deel uitmaken van een tabelrelatie, zijn geopend, moet u deze eerst sluiten. U kunt een relatie niet verwijderen als de tabellen nog geopend zijn.

  4. Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen, in de groep Weergeven/verbergen, op Relaties.

  5. Als de tabellen die deel uitmaken van de tabelrelatie, niet zichtbaar zijn, gaat u als volgt te werk:

    1. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Tabelnamen.

    2. Selecteer de tabellen die u wilt toevoegen in het dialoogvenster Tabel weergeven, klik op Toevoegen en klik vervolgens op Sluiten.

  6. Klik op de relatielijn van de tabelrelatie die u wilt verwijderen (de lijn wordt vet weergegeven zodra u deze selecteert) en druk vervolgens op Del.

Naar boven

Namen van velden en tabellen wijzigen

Indien mogelijk dient u geen wijzigingen aan te brengen in de naam van een veld of tabel in een database die is gegenereerd op basis van een van de meegeleverde sjablonen; waarschijnlijk wordt dit veld of deze tabel gebruikt in andere databaseobjecten, zoals formulieren en rapporten. Het wijzigen van de naam van een veld of tabel kan daarom tot problemen leiden wanneer u de andere databaseobjecten probeert te gebruiken die van het veld of de tabel gebruikmaken. De andere objecten werken mogelijk anders dan verwacht, als deze nog steeds verwijzen naar de oude naam. Om ervoor te zorgen dat de andere objecten goed blijven werken, dient u de oude naam te vervangen door de nieuwe naam. Als het selectievakje Automatische naamcorrectie toepassen in de categorie Huidige database van het dialoogvenster Opties voor Access is ingeschakeld, gebeuren deze bewerkingen grotendeels automatisch.

Mogelijk wilt u de tekst die wordt weergegeven in een kolomkop, wijzigen in de gegevensbladweergave. Dit kunt u doen zonder de naam van het veld te wijzigen. Zie de sectie De tekst van kolomkoppen wijzigen als u alleen de tekst van de kolomkop wilt wijzigen zonder de naam van het veld te wijzigen.

Zo nodig kunt u de naam van een tabel in het navigatiedeelvenster of van een veld wijzigen in zowel de gegevensbladweergave als de ontwerpweergave. Voordat u dit doet, dient u eerst de optie Automatische naamcorrectie in te schakelen als deze nog niet is ingeschakeld.

De optie Automatische naamcorrectie inschakelen

Wanneer u de naam van een databaseobject, bijvoorbeeld een veld, tabel, formulier of rapport, wijzigt, wilt u deze naamswijziging waarschijnlijk doorvoeren in de hele database. Als dat niet gebeurt, werken objecten die verwijzen naar de oude naam, waarschijnlijk anders dan verwacht. In Office Access 2007 beschikt u over de functie Automatische naamcorrectie voor het doorvoeren van naamswijzigingen. De optie Automatische naamcorrectie is standaard ingeschakeld voor alle nieuwe databases in Office Access 2007. Mocht de optie echter zijn uitgeschakeld, dan kunt u als volgt te werk gaan om de optie alsnog in te schakelen.

De optie Automatische naamcorrectie inschakelen

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik vervolgens op Opties voor Access.

  2. Klik in het dialoogvenster Opties voor Access in het linkerdeelvenster op Huidige database.

  3. Schakel onder Opties voor automatische naamcorrectie achtereenvolgens de selectievakjes Informatie bijhouden over Automatische naamcorrectie en Automatische naamcorrectie toepassen in.

  4. Als u in een tabel een overzicht wilt bijhouden van de wijzigingen die worden uitgevoerd door de functie Automatische naamcorrectie, schakelt u het selectievakje Logboek van Automatische naamcorrectie in.

  5. Klik op OK.

  6. Klik op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om uw wijzigingen op te slaan.

Opmerking: De functie Automatische naamcorrectie is niet hetzelfde als de functie AutoCorrectie. Met de functie Automatische naamcorrectie worden verwijzingen tussen objecten gecorrigeerd. De functie AutoCorrectie corrigeert woorden en zinnen die vaak fout worden gespeld.

De naam van een veld wijzigen in de gegevensbladweergave

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waarin u de naam van een veld wilt wijzigen.

    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  4. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop van het veld waarvan u de naam wilt wijzigen en klik vervolgens op Kolomnaam wijzigen in het snelmenu.

  5. Typ de nieuwe naam voor het veld en druk vervolgens op ENTER.

De naam van een veld wijzigen in de ontwerpweergave

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waarin u de naam van een veld wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  4. Klik in de kolom Veldnaam op de cel van het veld waarvan u de naam wilt wijzigen.

    Tip: Als u de hele veldnaam wilt selecteren, hoeft u alleen maar de aanwijzer links van de eerste letter van de naam te plaatsen totdat de aanwijzer verandert in een pijl en vervolgens te klikken.

  5. Bewerk de tekst om de naam van het veld te wijzigen.

  6. Klik op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om uw wijzigingen op te slaan.

De naam van een tabel wijzigen

U kunt de naam van een tabel en van de meeste andere databaseobjecten rechtstreeks vanuit het navigatiedeelvenster wijzigen.

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het object waarvan u de naam wilt wijzigen en klik vervolgens op Naam wijzigen in het snelmenu.

    Opmerking: Voordat u de naam van een tabel kunt wijzigen, moet u eerst alle geopende objecten die naar deze tabel verwijzen, sluiten.

  4. Typ de nieuwe naam en druk vervolgens op ENTER.

  5. Klik op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om uw wijzigingen op te slaan.

De tekst van kolomkoppen wijzigen

Een bijschrift is een titel of kop die u kunt toewijzen aan een veld door de eigenschap Caption van het veld in te stellen. Het bijschrift is niet afhankelijk van de veldnaam; elk veld heeft een naam en kan tevens een bijschrift bevatten. Stel dat u een veldnaam wilt gebruiken die uit één woord bestaat zonder spaties. U kunt dan met de eigenschap Caption een meer beschrijvende naam maken inclusief spaties. Vervolgens wordt in Access in plaats van de veldnaam het bijschrift weergegeven in de gegevensbladweergave en in labels en kopteksten van query's, formulieren en rapporten.

Als u geen tekst opgeeft voor de eigenschap Caption, wordt standaard de veldnaam gebruikt.

Als u de naam wilt wijzigen die wordt weergegeven in de koptekst van een kolom in de gegevensbladweergave, kunt u dit doen door de eigenschap Caption van het veld in te stellen. De veldnaam blijft ongewijzigd. De eigenschap Caption van een veld wijzigt u als volgt:

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waarin u het bijschrift wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  4. Klik in de kolom Veldnaam op de cel van het veld waarvan u de eigenschap Caption wilt instellen.

  5. Selecteer in de onderste sectie onder Veldeigenschappen het tabblad Algemeen en klik vervolgens op Bijschrift.

  6. Typ een nieuw bijschrift voor het veld.

  7. Klik op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om uw wijzigingen op te slaan.

De volgende keer dat u de tabel opent in de gegevensbladweergave, wordt in de kolomkop in plaats van de veldnaam het bijschrift weergegeven.

Naar boven

Velden toevoegen aan formulieren of rapporten

Als u een database maakt op basis van een sjabloon, bevat uw database een aantal ingebouwde, vooraf ontworpen formulieren en rapporten waarmee u direct aan de slag kunt. Maar wellicht wilt u nog een extra veld toevoegen aan een formulier of rapport. Wanneer u een veld toevoegt aan een formulier of rapport, maakt u een zogeheten besturingselement.

Inleiding: besturingselementen

Besturingselementen zijn objecten waarmee u gegevens kunt weergegeven, een actie kunt uitvoeren of de weergave van de gebruikersinterface, zoals labels en afbeeldingen, kunt vereenvoudigen. Besturingselementen kunnen afhankelijk, niet-afhankelijk en berekend zijn.

  • Afhankelijk besturingselement    Dit is een besturingselement waarvan de gegevensbron een veld in een tabel of query is. Met afhankelijke besturingselementen kunt u waarden van velden van uw database weergeven. Dit kunnen tekst-, datum-, getal-, Ja/Nee-waarden, afbeeldingen en grafieken zijn. Een tekstvak is het meest gebruikelijke type afhankelijk besturingselement. Een tekstvak in een formulier dat de achternaam van een werknemer weergeeft, haalt deze informatie bijvoorbeeld op uit het veld Achternaam in de tabel Werknemers.

  • Niet-afhankelijk besturingselement    Dit type besturingselement heeft geen gegevensbron (een veld of expressie). Met niet-afhankelijke besturingselementen kunt u informatie, lijnen, rechthoeken en afbeeldingen weergeven. Een label bijvoorbeeld dat de titel van een rapport weergeeft, is een niet-afhankelijk besturingselement.

  • Berekend besturingselement    Dit is een besturingselement waarvan de gegevensbron geen veld maar een expressie is. De waarde die u in het besturingselement wilt weergeven, geeft u op door een expressie als gegevensbron voor het besturingselement te definiëren. Een expressie is een combinatie van operators (zoals = en +), besturingselementnamen, veldnamen, functies die één waarde retourneren en constante waarden. Met de volgende expressie wordt bijvoorbeeld de prijs van een artikel met een korting van 25 procent berekend door de waarde in het veld Unit Price (prijs per eenheid) te vermenigvuldigen met een constante waarde (0,75).

= [Unit Price] * 0,75

In een expressie kunt u gegevens gebruiken uit een veld in de onderliggende tabel of query van het formulier, of gegevens uit een besturingselement op het formulier. Zie de koppelingen in de sectie Zie ook van dit artikel voor meer informatie over expressies.

Een tekstvak kan een afhankelijk besturingselement, een niet-afhankelijk besturingselement of een berekend besturingselement zijn. Als u een formulier maakt waarin afhankelijke, niet-afhankelijke en berekende besturingselementen worden gebruikt, is de efficiëntste werkwijze waarschijnlijk om eerst de afhankelijke besturingselementen toe te voegen en te rangschikken, vooral als u voornamelijk afhankelijke besturingselementen in het formulier gebruikt. Vervolgens kunt u de niet-afhankelijke en de berekende besturingselementen toevoegen om het ontwerp te voltooien met de hulpmiddelen in de groep Besturingselementen op het tabblad Ontwerpen in de ontwerpweergave.

U koppelt een tekstvakbesturingselement aan een veld door het veld op te geven waaruit het besturingselement de gegevens haalt. U kunt een besturingselement dat aan het geselecteerde veld is gekoppeld, maken door het veld uit het deelvenster Lijst met velden naar het formulier te slepen. Het deelvenster Lijst met velden geeft de velden weer uit de onderliggende tabel of query van het formulier. Als u het deelvenster Lijst met velden wilt weergeven, gaat u naar het tabblad Ontwerpen en klikt u in de groep Extra op Bestaande velden toevoegen. Wanneer u een veld vanuit het deelvenster Lijst met velden naar het ontwerpraster van een formulier sleept, wordt standaard een tekstvak ingevoegd.

U kunt een veld ook aan een besturingselement koppelen door de veldnaam in het besturingselement zelf te typen of in het vak voor de waarde Besturingselementbron in het eigenschappenvenster van het besturingselement. Dit venster bepaalt de kenmerken van het besturingselement, zoals naam, gegevensbron en opmaak.

Een afhankelijk tekstvak kan het beste worden gemaakt met het venster Lijst met velden en wel om twee redenen:

  • Aan een afhankelijk tekstvak is een label verbonden, en voor dit label wordt standaard de naam van het veld gebruikt (of het bijschrift dat is gedefinieerd voor het veld in de onderliggende tabel of query). U hoeft de tekst van het bijschrift dus niet zelf te typen.

  • In een afhankelijk tekstvak worden automatisch diverse instellingen van het veld in de onderliggende tabel of query overgenomen (zoals de instellingen voor de eigenschappen Format, DecimalPlaces en InputMask). U kunt er dus altijd van uitgaan dat deze veldeigenschappen hetzelfde blijven wanneer u een tekstvak maakt dat afhankelijk is van het betreffende veld.

Als u een reeds gemaakt, niet-afhankelijk besturingselement wilt koppelen aan een veld, stelt u de eigenschap ControlSource van het besturingselement in op de naam van het veld.

Velden toevoegen aan een formulier of rapport in de indelingsweergave

Nadat u een formulier of rapport hebt gemaakt, kunt u het ontwerp ervan gemakkelijk verder verfijnen door te werken in de indelingsweergave. Door de werkelijke, dynamische gegevens als richtlijn te gebruiken, kunt u de veldbreedte aanpassen en de velden anders rangschikken. U kunt nieuwe velden in het formulier of rapport plaatsen en de eigenschappen voor het formulier of rapport en de bijbehorende besturingselementen instellen.

Om over te schakelen naar de indelingsweergave klikt u in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport en klikt u vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu. U kunt ook klikken op de knop Indelingsweergave op de statusbalk van Access of u kunt met de rechtermuisknop klikken op het documenttabblad voor het formulier of rapport en vervolgens klikken op Indelingsweergave in het snelmenu.

Overschakelen naar de indelingsweergave

  • Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport en klik vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu.

    of

    Klik op de knop Indelingsweergave op de statusbalk van Access.

    of

    Klik met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor het formulier of rapport en klik vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu.

Het formulier of rapport wordt weergegeven in de indelingsweergave.

Het eigenschappenvenster openen

  • Selecteer het tabblad Schikken en klik in de groep Extra op Eigenschappenvenster.

    Sneltoets  Druk op F4.

In het deelvenster Lijst met velden kunt u velden uit de onderliggende tabel of query toevoegen aan uw ontwerp. Om het venster Lijst met velden te openen, selecteert u het tabblad Opmaak en klikt u in de groep Besturingselementen op Bestaande velden toevoegen. U kunt de velden vervolgens rechtstreeks uit het venster Lijst met velden naar uw ontwerp slepen.

Het venster Lijst met velden weergeven

  • Klik op het tabblad Opmaak, in de groep Besturingselementen, op Bestaande velden toevoegen.

Een veld uit het venster Lijst met velden toevoegen

  • Als u één veld wilt toevoegen, sleept u het veld uit het venster Lijst met velden naar de sectie van het formulier of rapport waar het veld moet worden weergegeven.

  • Als u verschillende velden tegelijk wilt toevoegen, houdt u de CTRL-toets ingedrukt en klikt u op de gewenste velden. Sleep de geselecteerde velden vervolgens naar het formulier of rapport.

Wanneer u de velden in een sectie plaatst, wordt er voor elk veld in Access een afhankelijk tekstvakbesturingselement gemaakt en wordt er automatisch een labelbesturingselement naast elk veld geplaatst.

Naar boven

Velden toevoegen voor de opslag van documenten, bestanden en afbeeldingen

U kunt in Office Access 2007 een veld met het gegevenstype Bijlage toevoegen voor de opslag van een of meer documenten, bestanden en afbeeldingen. U kunt een bijlageveld gebruiken voor de opslag van meerdere bestanden in één veld. U kunt zelfs meerdere typen bestanden in dat veld opslaan. In bijvoorbeeld een sollicitantendatabase, kunt u aan de record van iedere kandidaat een of meer cv's plus een foto toevoegen.

Een bijlageveld toevoegen aan een tabel

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waaraan u een veld wilt toevoegen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  4. Klik op de eerste lege rij in de kolom Veldnaam en typ vervolgens een naam voor het nieuwe veld.

  5. Klik op de aangrenzende cel in de kolom Gegevenstype en selecteer vervolgens Bijlage in de lijst.

  6. Klik op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om uw wijzigingen op te slaan.

    U ontvangt vervolgens in Access een melding dat u uw wijzigingen niet meer ongedaan kunt maken nadat u de tabel hebt opgeslagen. Dit betekent dat u het veld niet meer kunt converteren naar een ander gegevenstype, maar dat u het veld wel nog kunt verwijderen als u meent een fout te hebben gemaakt.

  7. Klik op Ja om de wijziging te bevestigen.

Nadat u het veld Bijlage hebt toegevoegd aan de tabel, kunt u in het dialoogvenster Bijlagen documenten, bestanden en afbeeldingen toevoegen aan een record.

Een bijlage toevoegen aan een veld

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waaraan u de bijlage wilt toevoegen.

    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  4. Dubbelklik in de tabel op het bijlageveld.

    Het dialoogvenster Bijlagen wordt weergegeven.

  5. Klik op Toevoegen.

    Het dialoogvenster Bestand kiezen wordt weergegeven.

  6. Gebruik de lijst Zoeken in om te bladeren naar het bestand of de bestanden die u aan de record wilt toevoegen, selecteer het bestand of de bestanden en klik vervolgens op Openen.

    U kunt meerdere bestanden van een ondersteund gegevenstype selecteren.

  7. Klik op OK in het dialoogvenster Bijlagen om de bestanden aan uw tabel toe te voegen.

    De bestanden worden in Access aan het veld toegevoegd en het getal dat het aantal bijlagen aangeeft, wordt dienovereenkomstig verhoogd.

  8. Herhaal deze stappen zonodig voor het toevoegen van andere bestanden aan het huidige veld of aan andere velden in uw tabel.

Zie het artikel Bestandsbijlagen toevoegen aan records in de database voor meer informatie over bijlagevelden.

Naar boven

De weergave van velden wijzigen

De weergave van een veld kunt u zelf aanpassen. U kunt bijvoorbeeld een weergaveopmaak instellen die in uw hele database worden toegepast, zoals in formulieren en rapporten, of wanneer een tabel is geopend in de gegevensbladweergave. Om een weergaveopmaak in te stellen moet u eerst de eigenschap Format van een veld instellen. De eigenschap Format van het veld wordt vervolgens automatisch overgenomen door de nieuwe formulieren en rapporten die u maakt.

De weergaveopmaak instellen in de gegevensbladweergave

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel met het veld waarvan u de opmaak wilt instellen.
    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  4. Klik op het veld waarvan u de weergaveopmaak wilt instellen.

  5. Klik op het tabblad Gegevensblad, in de groep Gegevenstype en opmaak, op de pijl van de vervolgkeuzelijst naast Indeling en selecteer een indeling. Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

    Het veld wordt weergegeven met de nieuwe weergaveopmaak.

De weergaveopmaak instellen in de ontwerpweergave

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel met de velden waarvan u de weergaveopmaak wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  4. Klik op het veld waarvan u de weergaveopmaak wilt instellen.

  5. Selecteer onder Veldeigenschappen het tabblad Algemeen en klik vervolgens op het vak Opmaak.

  6. Klik op de vervolgkeuzelijst en selecteer een weergaveopmaak.

  7. Klik op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om uw wijzigingen op te slaan.

Zie het artikel Gegevens in rijen en kolommen opmaken voor meer informatie over het wijzigen van de weergave van velden.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×