Uw e-mail en agenda door iemand anders laten beheren

Net zoals u gebruik kunt maken van de diensten van een assistent die u helpt met de afhandeling van inkomende papieren post, kunt u toestaan dat iemand anders, een zogenaamde gedelegeerde, namens u vergaderverzoeken of -antwoorden en e-mailberichten ontvangt of beantwoordt. U kunt ook aanvullende machtigingen toekennen voor het lezen, maken of wijzigen van items in uw Microsoft Exchange Server-postvak.

Opmerking: Hiervoor is een Microsoft Exchange Server-account vereist.

In dit artikel

Wat houdt Gedelegeerdentoegang in?
Iemand anders gedelegeerde maken
Machtigingen voor een gedelegeerde wijzigen
Gedelegeerdentoegang tot privé-items wijzigen

Wat houdt Gedelegeerdentoegang in?

De functie Gedelegeerdentoegang gaat verder dan het eenvoudig delen van mappen. Gedelegeerden beschikken over extra machtigingen, bijvoorbeeld om uit uw naam e-mailberichten te maken of vergaderverzoeken te beantwoorden. Zie E-mail- en agenda-items van een andere gebruiker beheren voor informatie over hoe gedelegeerden deze taken kunnen uitvoeren.

Als degene die de machtigingen toewijst, kunt u het niveau van de machtiging tot uw mappen bepalen. U kunt iemand machtigen voor het lezen van de items in uw mappen of voor het lezen, maken, wijzigen en verwijderen van items. Wanneer u een gemachtigde toevoegt, heeft de gemachtigde standaard volledige toegang tot uw mappen Agenda en Taken. De gemachtigde kan eveneens namens u vergaderverzoeken beantwoorden.

Wat zijn de machtigingsniveaus voor gemachtigden?

Lezer Met deze machtiging kan de gedelegeerde items in uw mappen lezen.
Auteur Met deze machtiging kan de gedelegeerde items lezen en maken en items die hij of zij heeft gemaakt, wijzigen en verwijderen. Een gedelegeerde kan bijvoorbeeld taak- en vergaderverzoeken maken in uw map Taken of Agenda en het bijbehorende item vervolgens namens u verzenden.
Editor Met deze machtiging kan de gemachtigde alles doen waarvoor een auteur gemachtigd is en kan hij bovendien de items wijzigen en verwijderen die u hebt gemaakt.

Opmerking: Als u Microsoft Outlook gebruikt om items te verwijderen uit een postvakmap van een andere gebruiker voor wie u verwijderingsbevoegdheden hebt en de verwijderde items naar uw eigen map Verwijderde items gaan in plaats van de map Verwijderde items van de eigenaar van het postvak. U kunt de sleutel DelegateWastebasketStyle in het volgende artikel gebruiken om het gedrag te wijzigen.

Naar boven

Iemand anders gedelegeerde maken

Een gedelegeerde krijgt automatisch Verzenden namens-machtigingen. Standaard kan de gedelegeerde alleen uw vergaderverzoeken en antwoorden lezen. De gedelegeerde heeft geen machtiging om andere berichten in uw Postvak IN te lezen.

Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens Accountinstellingen > Gedelegeerdentoegang.
Selecteer Toevoegen in het dialoogvenster.

Als Toevoegen niet wordt weergegeven, is er mogelijk geen actieve verbinding tussen Outlook en Exchange. Op de statusbalk van Outlook wordt de status van de verbinding weergegeven.
Typ de naam van de persoon die u als gemachtigde wilt opgeven of zoek de naam en klik op de naam in de lijst met zoekresultaten.

Opmerking: De gedelegeerde moet een persoon zijn die voorkomt in de algemene adreslijst (GAL) van Exchange van uw organisatie.
Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens OK.
Accepteer in het dialoogvenster Machtigingen voor gedelegeerden de standaardinstellingen voor de machtigingen of selecteer aangepaste toegangsniveaus voor Exchange-mappen.

Als een gedelegeerde alleen de machtiging nodig heeft om met vergaderverzoeken en antwoorden te werken, volstaan de standaardinstellingen voor machtigingen, zoals Gedelegeerde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen. U kunt de machtigingsinstelling voor Postvak IN laten staan op Geen. De gemachtigde heeft echter de machtiging Redacteur nodig voor de map Agenda van de beheerder.

Opmerking: Standaard krijgt de gemachtigde de machtiging Redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen) voor uw map Agenda. Wanneer de gemachtigde het vergaderverzoek namens u heeft beantwoord, wordt de vergadering automatisch aan uw map Agenda toegevoegd.
Als u een bericht wilt verzenden aan uw gemachtigde om deze op de hoogte te stellen van de gewijzigde toegangsmachtigingen, schakelt u het selectievakje Automatisch bericht verzenden aan gemachtigde met samenvatting van deze machtigingen in.
Schakel, indien gewenst, het selectievakje Gedelegeerde kan de privé-items bekijken in.

Belangrijk: Deze instelling is van invloed op alle Exchange-mappen. Dit omvat alle mappen E-mail, Contactpersonen, Agenda, Taken, Notities en Logboek. Er is geen manier om toegang te verlenen tot privé-items in alleen opgegeven mappen.
Klik op OK.
Notities:
- Berichten die met Verzenden namens-machtigingen zijn verzonden, bevatten zowel de naam van de gedelegeerde als uw naam naast het vak Van. Wanneer een bericht met Verzenden als-machtiging wordt verstuurd, wordt alleen uw naam weergegeven.
- Zodra u iemand als gemachtigde hebt toegevoegd, kan deze persoon uw Exchange-postvak toevoegen aan zijn of haar Outlook-profiel. Zie E-mail- en agenda-items van iemand anders beheren voor instructies.

Naar boven

Machtigingen voor een gedelegeerde wijzigen

Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens Accountinstellingen > Gedelegeerdentoegang.
Klik op de naam van de gemachtigde voor wie u machtigingen wilt wijzigen en klik vervolgens op Machtigingen.

Opmerking: Als u alle machtigingen voor gedelegeerdentoegang wilt verwijderen, klikt u niet op Machtigingen maar op Verwijderen en slaat u de overige stappen over.
Wijzig de machtigingen voor elke Outlook-map waartoe de gedelegeerde toegang heeft.
Als u een bericht wilt verzenden aan uw gemachtigde om deze op de hoogte te stellen van de gewijzigde toegangsmachtigingen, schakelt u het selectievakje Automatisch bericht verzenden aan gemachtigde met samenvatting van deze machtigingen in.

Opmerking: Als u kopieën van vergaderverzoeken en antwoorden die u ontvangt, naar een gedelegeerde wilt laten sturen, controleert u of de gedelegeerde de machtiging Redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen) voor uw map Agenda heeft en schakelt u het selectievakje Gedelegeerde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen in.

Naar boven

Gedelegeerdentoegang tot privé-items wijzigen

Wanneer u een gedelegeerde machtigingen hebt toegekend zodat hij of zij toegang heeft tot uw Outlook-mappen, kunt u persoonlijke informatie in afspraken, bijeenkomsten, taken en contactpersonen verbergen. Open elk persoonlijk item en klik in de groep Labels op Privé.

Ga als volgt te werk als u toegang wilt verlenen tot uw persoonlijke items:

Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens Accountinstellingen > Gedelegeerdentoegang.
Selecteer de naam van de gemachtigde voor wie u de toegang tot uw privé-afspraken wilt wijzigen en selecteer vervolgens Machtigingen.
Schakel het selectievakje Gemachtigde kan de privé-items bekijken in.

Belangrijk: U moet er niet van uitgaan dat met de functie Privé wordt voorkomen dat andere personen toegang krijgen tot de details van uw afspraken, contactpersonen of taken. Als u niet wilt dat andere personen de items kunnen lezen die u hebt gemarkeerd als Privé, geeft u deze personen geen machtiging Lezer (kan items lezen) voor de map Agenda, Contactpersonen of Taken.

Naar boven