Door Jane Suchan, PMP
Projectbeheer gaat over het uitzoeken van wat u wilt bereiken, het maken van een takenlijst met werk dat moet worden uitgevoerd om u op weg te helpen, het bepalen hoe lang het duurt en het berekenen van hoeveel het gaat kosten. Klinkt eenvoudig, hè? Maar het moeilijkste is het bijhouden van alles. Wordt het project op tijd uitgevoerd? Zal het vóór schema worden gedaan? Valt het onder het budget? Zal het nog steeds onder het budget zijn als al het werk is voltooid?
Een manier om de status van een project te evalueren, is door het verschil bij te houden tussen het oorspronkelijke projectplan en wat er daadwerkelijk gebeurt. Deze kloof staat beter bekend als variantie, een vergelijking van het beoogde of gebudgetteerde bedrag en het werkelijke bestede bedrag. Variantieanalyse is de praktijk van het vergelijken van de werkelijke projectresultaten met wat was gepland of verwacht. Het is een manier om te kwantificeren hoe goed ( of hoe slecht ) een project vordert.
Afwijkingen plannen: basislijnen instellen
Als u projectvariantie wilt bepalen, moet u een inzet in de grond plaatsen als uitgangspunt: dit is uw basislijn. Zonder dit, jaagt en probeert u een bewegend doel te beheersen. Twee belangrijke basislijnen die moeten worden vastgesteld voordat u variantie bijhouden en rapporteren in het spel kunt zetten, zijn kosten en planning. Maar voordat u er bent, moet u het projectbereik vastkijken.
Een werkverdelingsstructuur gebruiken om een bereik te maken
De bereikbasislijn omvat alle project deliverables; als zodanig identificeert het al het werk dat moet worden uitgevoerd. Een manier om het bereik te documenteren is door een structuur voor werkspecificatie (WBS) te maken, een hiërarchische weergave van projectproducten. Elk niveau lager in de hiërarchie vertegenwoordigt een steeds gedetailleerdere beschrijving van producten. Een projectstructuur voor de bouw van een nieuw huis omvat bijvoorbeeld de fundering, de kaders, het dak en de elektrische en sanitairsystemen, evenals landschapsplannen, bouwtekeningen en inspectievergunningen.
Plannings- en kostenbasislijnen instellen
De plannings- en kostenbasislijnen worden pas vastgesteld nadat het bereik is bepaald. Zonder een duidelijk beeld van wat het project gaat opleveren, kunt u niet bepalen hoe lang het duurt of hoeveel het gaat kosten.
De planningsbasislijn is de goedgekeurde projectplanning, de basis voor het meten en rapporteren van de prestaties van de planning. De kostenbasislijn is het goedgekeurde gefaseerde budget, waaraan de kostenprestaties worden gemeten. Dit wordt bepaald door de kosten voor een specifieke projectperiode of -fase toe te voegen, waarvoor kosten moeten worden toegewezen aan projecttaken. Het toewijzen van kosten aan projectonderdelen kan tijdrovend zijn, maar het stelt u in staat om gedetailleerdere en nauwkeurigere kosten-prestatierapportage uit te voeren, iets waar uw belanghebbenden en projectsponsor erg in geïnteresseerd zullen zijn.
Schema- en kostenbasislijnen instellen:
-
Ontwikkel de planning door de activiteiten en taken te identificeren om elk product in de projectstructuur te produceren.
-
Resources voor elke taak identificeren. Houd rekening met beperkingen of hoeveel tijd elke persoon realistisch kan besteden aan dit project.
-
Schat hoe lang het duurt (in uren of dagen) om elke taak te voltooien.
-
Maak een schatting van de kosten van elke taak, met behulp van een gemiddeld uurtarief of dagelijks tarief voor elke resource, plus eventuele vaste kosten die aan de taak zijn gekoppeld.
-
Bepaal welke taken afhankelijk zijn van anderen en ontwikkel vervolgens het kritieke pad.
-
De kostenbasislijn ontwikkelen; dit is een gefaseerd budget om de kostenprestaties van het project te meten. Hiervoor voegt u de geschatte kosten toe, per taak of per periode.
Reageren op afwijkingen: Wijzigingsbeheer
Nadat u de basislijnen voor het bereik, de planning en de kosten hebt ingesteld, maakt u de stappen die het team moet uitvoeren om afwijkingen voor deze plannen te beheren. Deze informatie wordt uw project change management plan. Dit plan definieert wanneer u een projectwijzigingsaanvraag (PCR) vereist, hoe afwijkingen moeten worden vastgelegd en ter goedkeuring moet worden ingediend en wat er gebeurt nadat een wijzigingsaanvraag is goedgekeurd.
Variantieberekeningen worden gebruikt om te bepalen of een PCR nodig is en of de projectplanning of kostenbasislijnen worden gewijzigd. Afwijkingen kunnen positief of negatief zijn:
-
Een positieve variantie geeft aan dat het project voor of onder het budget ligt. Met positieve scenario's kunt u mogelijk geld en middelen opnieuw toewijzen aan mensen in het negatieve gebied.
-
Een negatieve afwijking is uw indicator dat het project achterloopt op de planning of het budget is overschreden en dat u actie moet ondernemen. Mogelijk moet u uw budget verhogen of lagere winstmarges accepteren.
Afwijkingsdrempels zijn een belangrijk onderdeel van een projectwijzigingsbeheerplan. Ze vormen de materiële wijzigingen in het project en vereisen daarom documentatie en goedkeuring in een PCR. Niet alle PCR's resulteren in het herstellen van het bereik, de planning of het budget. Dit is een belangrijke taak die veel tijd kan kosten om te voltooien en u bent verplicht om goedkeuring te krijgen in de projectorganisatie.
Het bijhouden van afwijkingen van kosten en schema's gedurende de levenscyclus van het project helpt u zwakke plekken te identificeren ( gebieden met herhaalde wijzigingen ) en dienovereenkomstig te reageren. Als u bijvoorbeeld ziet dat het testteam voortdurend vertragingen ondervindt, moet u mogelijk extra resources toewijzen om op schema te blijven.
Nog een stap verder: Analyse van verdiende waarde
Er is geen discussie over projectvariantie voltooid zonder de verdiende waarde te vermelden, een projectbeheertechniek voor het schatten van kosten en planning op een bepaald moment. Analyse van verdiende waarde vergelijkt het voltooide werk met de tot stand gebrachte basislijnen. Hiermee kunt u de huidige projectprestaties evalueren en waar nodig cursuscorrecties aanbrengen.
Als u een analyse van de verdiende waarde wilt uitvoeren, moet u beschikken over een projectstructuur, een gedetailleerd projectschema en een budget (per fase of periode) voor het geplande werk.
De vragen over verdiende waarde stellen
Analyse van verdiende waarde meet op elk moment de projectstatus door drie belangrijke vragen te stellen:
-
Geplande waarde: wat is het benodigde bedrag voor het werk?
-
Verdiende waarde: wat hebt u eigenlijk voltooid?
-
Werkelijke kosten: hoeveel kostte het u om het werk te voltooien?
Geplande waarde (HW) is de gebudgetteerde kosten van geplande taken. Verdiende waarde (EV) is de som van alle gebudgetteerde kosten van voltooid werk. Werkelijke kosten (AC) zijn de uitgaven voor het geproduceerde werk.
Meer informatie over analyse van verdiende waarde
De eenvoudigste manier om verdiende waarde te beschrijven, is door middel van een voorbeeld. Stel dat u een project van vier maanden beheert met een budget van $ 100.000. Je bent drie maanden bezig en je realiseert je dat het team slechts de helft van het werk heeft voltooid, dus de EV is $ 50.000. Op basis van de projectplanning moet ongeveer 75 procent van het werk nu zijn voltooid, dus de HW is $ 75.000. Je weet ook dat het team tot nu toe $ 90.000 heeft uitgegeven, dus de AC is $ 90.000.
Met deze getallen kunt u afwijkingen voor kosten en planning berekenen. De afwijking van de kosten (CV) meet het verschil tussen de werkelijke kosten van het uitgevoerde werk en het projectbudget:
CV = EV – AC
De afwijking van de planning (AVP) meet de werkelijke voortgang ten opzichte van de projectplanning:
AVP = EV – PV
In het bovenstaande voorbeeld is de kostenvariantie voor dit project $ 50.000 – $ 90.000 = $ 40.000. De afwijking van het schema is $ 50.000 - $ 75.000 = $ 25.000.
Elke projectmanager kan zien dat het project 90 procent van het budget heeft besteed en slechts 50 procent van het werk heeft voltooid. Het project loopt achter op de planning en zal het budget te boven zijn op de tijd dat het is voltooid, dus wijzigingen zijn vereist. De projectmanager moet het bereik verminderen, de planning uitbreiden of meer financiering verkrijgen om het werk te voltooien.
Aan de slag met afwijkingen bijhouden
Het integreren van afwijkingen bijhouden in uw projectbeheer is vrij eenvoudig, maar hiervoor is een systematische aanpak vereist. Nadat u uw projectopdracht hebt, werkt u met uw sponsor om het bereik, het budget en de planning vast te stellen. Werk vervolgens samen met uw team om een robuust wijzigingsbeheerplan te maken, waarin afwijkingsdrempels worden geïdentificeerd en wordt beschreven hoe u met afwijkingen omgaat als deze drempelwaarden overschrijden. Nadat u de projectstructuur hebt ontwikkeld en het gedetailleerde projectschema hebt gedefinieerd, kunt u de projectplanning en het budget vaststellen. Nadat alle onderdelen zijn geïnstalleerd, bent u klaar om afwijkingen bij te houden en uw wijzigingsbeheerplannen in de praktijk te brengen.
|
Over de auteur Jane Suchan is een programmamanager met ervaring met het beheren van bedrijfsinitiatieven en het ontwikkelen van methodologieën voor projectmanagement. Jane woont in Seattle, Washington. |
