Grote hoeveelheden bestanden beheren met behulp van een documentcentrum

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Opmerking: In dit artikel verwijst naar een SharePoint-site van het voorbeeld gemaakt door Adventure Works, een voorbeeldbedrijf die fietsen, fiets onderdelen en bicycling Bureau-accessoires produceert.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevat een Documentencentrumsite-sjabloon. Wanneer u de sjabloon gebruikt, wordt de resulterende site is geoptimaliseerd voor maken en opslaan van grote aantallen documenten gebruiken. Zo gebruikt Adventure Works het midden van het Document wilt opslaan en beheren van de technische handleidingen, prijslijsten, en productspecificaties en vergelijkingen.

Manieren om een documentcentrumsite gebruiken

U kunt een documentcentrumsite gebruiken als een ontwerpomgeving of een inhoudsarchief. In een ontwerpomgeving gebruikers actief controleert bestanden in-en uitfaden en mapstructuren voor deze bestanden maken. Versiebeheer is ingeschakeld en 10 of meer eerdere versies van elk document kunnen bestaan. Gebruikers Controleer documenten in-en uitfaden vaak en werkstromen productlevenscyclus kunnen bepalen. De Documentcentrum Adventure Works is ingesteld als een ontwerpomgeving.

In tegenstelling voorkomt erg weinig authoring in een inhoudsarchief. Gebruikers alleen weergave of upload documenten. De sitesjabloon Documentcentrum ondersteunt maken knowledge base-archieven. Meestal knowledge grondtal bevatten enkele versies van documenten en een site kan worden aangepast aan 10 miljoen bestanden. In een typisch voorbeeld, zoals een technische ondersteuning voor een groot bedrijf mogelijk 10.000 gebruikers toegang tot de inhoud, name om te lezen. Een subset van 3000 naar 4000 gebruikers mogelijk nieuwe inhoud uploaden naar de site.

Opmerking: U kunt ook een ander type grootschalige archiveby met de sitesjabloon Recordcentrum maken. De sjabloon bevat functies voor het beheer van het bewaarbeleid en de bestemming van records.

Documentcentrum functies

Een documentcentrumsite biedt functies voor het maken en beheren van grote sets van documenten. De sitesjabloon Documentcentrum heeft de aanbevolen documentbeheervoorzieningen standaard ingeschakeld. De volgende secties wordt een korte beschrijving van de belangrijkste functies.

Navigatie in structuurweergave

De structuurweergave moet een vertrouwd navigatie-element voor de meeste gebruikers van Microsoft Windows. De bibliotheek documenten kunt aantal niveaus van mappen en submappen, hebben, zodat u kunt de structuurweergave om snel naar het document dat u wilt gebruiken. De volgende afbeelding ziet de structuurweergave in het midden Adventure Works-Document.

Mapstructuurweergave voor een documentcentrum

Primaire en secundaire documentversiebeheer

U kunt versiebeheer voor een documentbibliotheek inschakelen. De Adventure Works-Documentencentrum wordt gebruikt voor primaire en secundaire versies, de standaardinstellingen voor de bibliotheek documenten .

Versiebeheer kunt u wijzigingen bijhouden aan documenten en kunt u inhoud beheren, zoals u deze wijzigt. Versiebeheer is vooral handig wanneer meerdere personen werken samen aan projecten, of als informatie tot en met verschillende fasen van ontwikkeling en controleren.

Wanneer versiebeheer is ingeschakeld, kunt u een eerdere versie herstellen als het huidige document of een eerdere versie bekijken zonder het huidige document te overschrijven. De volgende afbeelding ziet de geschiedenis van documentversies voor een document in het midden Adventure Works-Document.

Versiegeschiedenis

Inchecken en uitchecken

De standaardinstellingen in het midden van het Document moeten gebruikers uitchecken en inchecken bestanden. Verplicht uitchecken helpt voorkomen dat de conflicten en verwarring via wijzigingen, omdat er slechts één gebruiker een bestand tegelijk kunt wijzigen. Wanneer u moet worden uitgecheckt, is een bestand uitgecheckt automatisch wanneer deze worden geopend om te bewerken, tenzij een andere gebruiker al uitgecheckt heeft.

Terwijl u een uitgecheckt bestand hebt, uw wijzigingen zijn niet zichtbaar voor anderen totdat u checkt u het bestand weer aan. Dit is waar of u werkt op de harde schijf of op de server. Wanneer u een bestand inchecken, u wordt gevraagd om in te voeren opmerkingen over uw wijzigingen en de opmerkingen een onderdeel van de versiegeschiedenis. En omdat de bibliotheek documenten primaire en secundaire versies van een bestand worden bijgehouden, u wordt gevraagd om te kiezen welk type versie u inchecken.

Inhoudstypen

Een inhoudstype is een herbruikbare groep instellingen voor een categorie van inhoud. Inhoudstypen kunt u het deelvenster Metagegevens, sjablonen en gedrag van items en documenten op consistente wijze beheren. Bijvoorbeeld de Adventure Works-Documentcentrum definieert zes inhoudstypen en elk type inhoud wordt een specifieke sjabloon gebruikt met het type bestanden die gebruikers kunnen maken. Adventure Works gebruikt Microsoft Office Publisher 2007 bestanden voor prijslijsten en Excel 2007 werkmappen voor gebruik in productvergelijkingen. Het menu Nieuw ziet u de inhoudstypen die worden gebruikt door een van de site documentcentrum en de inhoudstypen die is gedefinieerd voor een lijst of bibliotheek.

Menu Nieuw waarin inhoudstypen worden weergegeven

Het webonderdeel relevante documenten

De webonderdeel Relevante documenten kunt u een persoonlijke weergave van de documenten die u hebt gemaakt, uitchecken en wijzigen. In een grote Documentcentrum, het webonderdeel kunt u tijd en moeite besparen door waardoor bestanden gemakkelijker kunt vinden en gebruiken. De volgende afbeelding ziet het webonderdeel:

Het webonderdeel Relevante documenten

Naast de kolommen die wordt weergegeven in de vorige afbeelding, bevat het webonderdeel Relevante documenten een koppeling naar de map met het document en de eigenschappen van het document.

Het webonderdeel Eerstvolgende taken

Het webonderdeel Eerstvolgende taken attent u op taken die betrekking hebben op documenten. Als uw groep gebruikmaakt van een werkstroom die automatisch worden gearchiveerd documenten op basis van een planning, kunt u bijvoorbeeld het webonderdeel Eerstvolgende taken om u te waarschuwen voordat het systeem deze actie wordt instellen.

Het webonderdeel Eerstvolgende taken

Naast de kolommen die wordt weergegeven in de vorige afbeelding, bevat het webonderdeel Eerstvolgende taken de locatie van het document en de eigenschappen van het document.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×