Grote hoeveelheden bestanden beheren met behulp van een documentcentrum

Opmerking: Dit artikel verwijst naar een voorbeeldsite van SharePoint die is gemaakt door Adventure Works, een fictief bedrijf dat fietsen, onderdelen van, en accessoires voor fietsen maakt.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevat een sjabloon voor documentcentrumsites. Als u deze sjabloon gebruikt, is de site die hiervan het resultaat is geoptimaliseerd voor het maken, gebruiken en opslaan van grote hoeveelheden documenten. Adventure Works gebruikt zijn documentcentrum bijvoorbeeld voor het opslaan en beheren van de eigen technische handleidingen, prijslijsten en productspecificaties en -vergelijkingen.

Manieren om een documentcentrumsite te gebruiken

U kunt een documentcentrumsite gebruiken als omgeving voor documentatieontwikkeling of als een inhoudsarchief. In een omgeving voor documentatieontwikkeling checken gebruikers bestanden op actieve wijze in en uit en stellen zij mapstructuren op voor die bestanden. Het bijhouden van versies is ingeschakeld en er kunnen tien of meer eerdere versies van elk document beschikbaar zijn. Gebruikers checken regelmatig documenten in en uit, en de levenscyclus van documenten kan worden bepaald met behulp van werkstromen. Het documentcentrum van Adventure Works is opgezet als een omgeving voor documentatieontwikkeling.

Daar staat tegenover dat in een inhoudsarchief heel weinig aan documentatieontwikkeling wordt gedaan. Documenten worden uitsluitend bekeken of geüpload door gebruikers. De sjabloon voor documentcentrumsites ondersteunt het maken van kennisarchieven. Gewoonlijk bevatten kennisarchieven slechts één versie van documenten, en een site kan tot wel 10 miljoen bestanden bevatten. In een veelvoorkomend scenario, zoals een centrum voor technische ondersteuning in een grote organisatie, kunnen 10.000 gebruikers toegang krijgen tot de inhoud, hoofdzakelijk om deze te lezen. Het uploaden van inhoud naar de site vindt plaats door een subset van 3.000 tot 4.000 gebruikers.

Opmerking: U kunt ook een ander type grootschalig archief maken met behulp van de sjabloon voor recordcentrumsites. Deze sjabloon bevat functies voor het beheren van de bewaring en vernietiging van records.

Documentcentrumfuncties

Een documentcentrumsite biedt functies voor het maken en beheren van grote sets met documenten. In de sjabloon voor documentcentrumsites zijn de aanbevolen functies voor documentbeheer standaard ingeschakeld. In de volgende gedeelten worden de belangrijkste functies kort beschreven.

Navigatie in structuurweergave

De structuurweergave zou voor de meeste gebruikers van Microsoft Windows een vertrouwd navigatie-element moeten zijn. De bibliotheek Documenten kan een groot aantal niveaus van mappen en submappen hebben, zodat u de structuurweergave kunt gebruiken om snel naar het gewenste document te bladeren. In de volgende afbeelding wordt de structuurweergave in het documentcentrum van Adventure Works weergegeven.

Mapstructuurweergave voor een documentcentrum

Hoofd- en subversies van documenten

U kunt voor elke documentbibliotheek versiebeheer inschakelen. In het documentcentrum van Adventure Works worden hoofd- en subversies gebruikt. Dit is de standaardinstelling voor de bibliotheek Documenten.

Met versiebeheer kunt u wijzigingen in documenten bijhouden en kunt u inhoud beheren terwijl u deze aanpast. Versiebeheer is vooral handig als meerdere mensen samenwerken aan projecten of als informatie verschillende ontwikkelings- en revisiefasen doorloopt.

Als versiebeheer is ingeschakeld, kunt u een eerdere versie herstellen als uw huidige document of een eerdere versie bekijken zonder het huidige document te overschrijven. In de volgende afbeelding wordt de versiegeschiedenis voor een document in het documentcentrum van Adventure Works weergegeven.

Versiegeschiedenis

In- en uitchecken

De standaardinstellingen in het documentcentrum vereisen dat gebruikers bestanden in- en uitchecken. Verplicht uitchecken helpt conflicten en verwarring over wijzigingen te voorkomen, omdat slechts één gebruiker tegelijk aan een bepaald bestand kan werken. Als uitchecken is vereist, wordt een bestand automatisch uitgecheckt als iemand het opent voor bewerking, tenzij het al is uitgecheckt door een andere gebruiker.

Als u een bestand hebt uitgecheckt, worden uw wijzigingen pas zichtbaar voor anderen nadat u het bestand opnieuw hebt ingecheckt. Dit geldt altijd, ongeacht of u op uw vaste schijf of op de server werkt. Als u een bestand incheckt, wordt u gevraagd opmerkingen over uw wijzigingen in te voeren, en deze opmerkingen gaan dan deel uitmaken van de versiegeschiedenis. En aangezien in de bibliotheek Documenten hoofd- en subversies van een bestand worden bijgehouden, wordt u gevraagd om te kiezen welk type versie u incheckt.

Inhoudstypen

Een inhoudstype is een herbruikbare groep instellingen voor een inhoudscategorie. U kunt inhoudstypen gebruiken om de metagegevens, sjablonen en gedragingen van items en documenten op consistente wijze te beheren. Zo zijn in het documentcentrum van Adventure Works zes inhoudstypen gedefinieerd, en elk inhoudstype gebruikt een sjabloon die specifiek is voor het type bestanden dat gebruikers kunnen maken. Adventure Works gebruikt Microsoft Office Publisher 2007-bestanden voor prijslijsten en Excel 2007-werkmappen voor productvergelijkingen. In het menu Nieuw worden de inhoudstypen weergegeven die worden gebruikt door het documentcentrum van de site, alsmede de inhoudstypen die zijn gedefinieerd voor een willekeurige lijst of bibliotheek.

Menu Nieuw waarin inhoudstypen worden weergegeven

Het webonderdeel Relevante documenten

Het webonderdeel Relevante documenten helpt u bij het maken van een aangepaste weergave van de documenten die u maakt, uitcheckt en wijzigt. In een groot documentcentrum kan dit webonderdeel u tijd en moeite besparen doordat het zoeken en gebruiken van bestanden hiermee kan worden vergemakkelijkt. In de volgende afbeelding wordt het webonderdeel weergegeven:

Het webonderdeel Relevante documenten

Naast de kolommen die in de vorige afbeelding worden weergegeven, biedt het webonderdeel Relevante documenten een koppeling naar de map met het document en de eigenschappen van het document.

Het webonderdeel Eerstvolgende taken

Het webonderdeel Eerstvolgende taken waarschuwt u bij documentgerelateerde taken. Als uw groep bijvoorbeeld een werkstroom gebruikt waarmee automatisch documenten worden gearchiveerd op basis van een schema, kunt u het webonderdeel Eerstvolgende taken zodanig instellen dat u wordt gewaarschuwd voordat deze actie wordt uitgevoerd in het systeem.

Het webonderdeel Eerstvolgende taken

Naast de kolommen die in de vorige afbeelding worden weergegeven, biedt het webonderdeel Eerstvolgende taken de locatie van het document en de eigenschappen van het document.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×