Groepsplanning maken, weergeven of verwijderen

Voor deze functie moet u een Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- of Exchange Server 2007-account gebruiken. De meeste persoonlijke en privéaccounts gebruiken geen Microsoft Exchange. Voor meer informatie over Microsoft Exchange-accounts en hoe u kunt bepalen met welke versie van Exchange uw account verbinding maakt, gebruikt u de koppelingen in de sectie Zie ook.

In de groepsplanning van de Agenda kunt u in één oogopslag de gecombineerde werkschema's van een aantal personen of resources tegelijk overzien. Een groepsplanning kan alle contactpersonen of resources van een openbare map bevatten.

U kunt meerdere groepsplanningen maken en opslaan, waarbij telkens een bepaalde groep personen of resources wordt getoond. U kunt bijvoorbeeld een groepsplanning maken die alle werknemers van een afdeling omvat. Een andere groepsplanning omvat bijvoorbeeld alle vergaderzalen in een gebouw.

U kunt niet alleen de beschikbaarheid van mensen controleren als u vergaderingen organiseert, maar u kunt eventueel ook resources reserveren, zoals de vergaderzaal waarin u de vergadering wilt houden, of de diaprojector die u wilt gebruiken voor een presentatie. Voor u een resource kunt reserveren, moet de beheerder van uw Microsoft Exchange Server hiervoor een postvakaccount op de Exchange-server maken en moet u de machtiging krijgen om resources te reserveren tezamen met eventuele andere resources die eraan zijn gekoppeld.

Tijdens het weergeven van een groepsplanning, kunt u snel een vergadering plannen met of een e-mail verzenden naar enkele of alle groepsleden. Voordat u een vergadering plant, kunt u voor elk groepslid de meest recente beschikbaarheidsinfo opvragen en met AutoSelectie een tijdstip zoeken waarop alle groepsleden beschikbaar zijn.

Standaard bevat de groepsagenda de details van alle weergegeven items, tenzij een item door de eigenaar van dat item als privé is gemarkeerd.

  1. Klik in Agenda in het menu Acties op Groepsplanning.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Een groepsplanning maken   

      1. Klik in het dialoogvenster Groepsplanning op Nieuw.

      2. Typ een naam voor de nieuwe groepsplanning en klik op OK.

      3. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op Uit adresboek toevoegen of op Openbare map toevoegen.

      4. Selecteer de namen of de openbare mappen die u wilt toevoegen en klik vervolgens op OK.

      5. Klik op Opslaan en sluiten.

    • Een groepsplanning weergeven   

      1. Selecteer de groepsplanning die u wilt weergeven en klik vervolgens op Openen.

    • Een groepsplanning verwijderen   

      1. Selecteer de groepsplanning die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen.

Opmerking: Als u de beschikbaarheidsinfo in de groepsplanning wilt vernieuwen, klik dan op Opties en vervolgens op Beschikbaarheidsinfo vernieuwen.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×