Gegevensbronnen die u voor Afdruk samenvoegen kunt gebruiken

Geadresseerden van een samenvoegbewerking komen meestal uit een reeds bestaande lijst met namen en gegevens, zoals een Excel-spreadsheet of uw lijst van Outlook-contactpersonen. De bestaande lijst kan ook een willekeurige database zijn waarmee u verbinding kunt maken. Indien u nog geen lijst hebt, kunt u deze in Word maken, als onderdeel van het samenvoegproces.

De lijst of database wordt de gegevensbron voor de samenvoegbewerking.

Kies het type lijst dat u wilt gebruiken als gegevensbron:

Nieuwe lijst

Als u nog geen gegevensbron hebt, kiest u Een nieuwe lijst typen.Vervolgens gebruikt u het formulier dat wordt geopend om de lijst te maken. De lijst wordt opgeslagen als een databasebestand (. mdb) dat u opnieuw kunt gebruiken.

Zie Een nieuwe lijst voor samenvoegbewerking instellen met Word voor meer informatie over het maken van een nieuwe lijst.

Bestaande lijst

Een bestaande lijst kan een Excel-spreadsheet, een Access-database of een ander type database zijn. Als u deze wilt gebruiken als gegevensbron, kiest u Een bestaande lijst gebruiken.

Belangrijk: Welk type bestand u ook als gegevensbron gebruikt, zorg ervoor dat u het bestand op uw lokale computer opslaat of een bestandsshare is. Opslaan op een HTTP-locatie wordt niet ondersteund voor Afdruk samenvoegen.

  1. Ga naar Verzendlijsten > Geadresseerden selecteren > Een bestaande lijst gebruiken. Kies vervolgens Nieuwe bron om de wizard Gegevensverbinding te openen.

    gegevensbron Afdruk samenvoegen

  2. Kies het type gegevensbron dat u voor de samenvoegbewerking wilt gebruiken en selecteer vervolgens Volgende.

    Wizard Gegevensverbinding

  3. Volg de aanwijzingen in de wizard Gegevensverbinding om de gegevensverbinding tot stand te brengen en het document samen te voegen.

Lijst met contactpersonen in Outlook

U kunt contactgegevens rechtstreeks uit uw Outlook-contactenlijst ophalen. Indien u dit wilt gebruiken als gegevensbron, kiest u Kiezen uit Outlook-contactpersonen. Zie Outlook-contactpersonen gebruiken als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen voor meer informatie.

Nieuwe lijst

Als u nog geen gegevensbron hebt, kiest u Een nieuwe lijst typen. Vervolgens gebruikt de dialoogvensters die worden geopend om de lijst te maken. De lijst wordt opgeslagen als een documentbestand dat u opnieuw kunt gebruiken.

Zie Een nieuwe lijst voor samenvoegbewerking instellen met Word voor meer informatie over het maken van een nieuwe lijst.

Bestaande gegevensbronnen

Hier volgen enkele voorbeelden van gegevensbronnen die u kunt gebruiken voor Afdruk samenvoegen in Word.

  • Excel-spreadsheet

    Een Excel-spreadsheet is prima geschikt als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen. De gegevens moeten goed zijn opgemaakt en op één blad staan, zodat ze kunnen worden gelezen door Word. Zie Uw Excel-gegevensbron voorbereiden voor Afdruk samenvoegen in Word voor meer informatie.

  • Lijst met Outlook-contactpersonen

    U kunt contactgegevens rechtstreeks uit uw lijst met Outlook-contactpersonen ophalen voor gebruik in Word. Zie Outlook-items exporteren.

  • Apple-lijst met contactpersonen

    U kunt de Apple-lijst met contactpersonen exporteren naar een Excel-spreadsheet en deze gebruiken als uw adreslijst voor Afdruk samenvoegen.

  • Tekstbestanden

    U kunt alle tekstbestanden gebruiken die gegevensvelden bevatten die door tabs of komma's van elkaar zijn gescheiden en waarin de gegevensrecords door alineamarkeringen van elkaar zijn gescheiden.

 

 

• Een nieuwe lijst maken

In het dialoogvenster Lijstvelden bewerken worden door Word automatisch velden gemaakt voor enkele basisgegevens, zoals voornaam, achternaam en adres. Als u een nieuw veld wilt toevoegen, bijvoorbeeld een berichtveld, kunt u dit het beste nu doen, zodat u het kunt invullen met de andere velden.

  1. Typ onder Nieuwe veldnaam de naam van het veld dat u wilt toevoegen en klik vervolgens op het plusteken (+).

    Tip: Als u de volgorde van de velden wilt wijzigen, selecteert u het veld dat u wilt verplaatsen en gebruikt u de pijl-omhoog of -omlaag om het veld te verplaatsen.

  2. Wanneer u alle velden naar wens hebt ingesteld, kiest u Maken om een nieuwe lijst te maken.

 

 

• Een bestaande lijst gebruiken

  1. Blader naar het bestand dat u wilt gebruiken en kies Openen.

  2. Selecteer in het dialoogvenster Werkmap openen het blad dat u wilt gebruiken en voer een van de volgende handelingen uit:

    • Laat Celbereik leeg als u het hele werkblad wilt gebruiken.

      of

    • Voer een celbereik in voor de gegevens die u wilt gebruiken.

  3. Kies OK.

 

 

• Kiezen uit Outlook-contactpersonen

  1. Kies Geadresseerden filteren om de gewenste geadresseerden te selecteren.

  2. Kies in het dialoogvenster Queryopties naast Geadresseerden voor samenvoegen weergeven de optie Volledige record.

  3. Selecteer in de lijst met contactpersonen de contactpersonen die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking en kies vervolgens OK.

 

 

• Apple-contactpersonen

  1. Kies Geadresseerden filteren om de gewenste geadresseerden te selecteren.

  2. Kies in het dialoogvenster Queryopties onder Apple-groepscontactpersonen de groep die u in de samenvoegbewerking wilt opnemen en kies OK.

 

 

• File Maker Pro

  1. Blader naar het bestand dat u wilt gebruiken en kies Openen.

  2. Kies in het dialoogvenster Scheidingstekens voor veldnamenrecord een veldscheidingsteken voor het scheiden van gegevensvelden en een recordscheidingsteken voor het scheiden van gegevensrecords en kies vervolgens OK.

Hier volgen enkele voorbeelden van gegevensbronnen die u kunt gebruiken voor Afdruk samenvoegen in Word.

  • Excel-spreadsheet

    Een Excel-spreadsheet kan goed worden gebruikt als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen, mits alle gegevens op hetzelfde blad staan en zodanig zijn opgemaakt dat Word ze goed kan lezen. Zie Uw Excel-gegevensbron voorbereiden voor Afdruk samenvoegen in Word voor meer informatie.

  • Lijst met contactpersonen in Outlook

    U kunt gegevens over contactpersonen rechtstreeks vanuit uw Outlook Contacten-lijst in Word ophalen. Bekijk Outlook-items exporteren voor meer informatie.

  • Apple-lijst met contactpersonen

    U kunt de Apple-lijst met contactpersonen exporteren naar een Excel-spreadsheet en deze gebruiken als uw adreslijst voor Afdruk samenvoegen.

  • Tekstbestanden

    U kunt alle tekstbestanden gebruiken die gegevensvelden bevatten die door tabs of komma's van elkaar zijn gescheiden en waarin de gegevensrecords door alineamarkeringen van elkaar zijn gescheiden.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×