Gegevens verzamelen met behulp van e-mailberichten

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Met Microsoft Office Access 2007 kunt u gemakkelijk gegevens verzamelen van mensen die zich waar ook ter wereld bevinden, zoals leden van het verkoopteam, deelnemers aan een enquête of contactpersonen. U kunt Office Access 2007 samen met Microsoft Office Outlook 2007 gebruiken om een e-mailbericht met een formulier voor gegevensinvoer te genereren en te verzenden. Wanneer de geadresseerden het formulier invullen en aan u terugzenden, worden de antwoorden verwerkt op basis van uw specificaties. Als u de antwoorden bijvoorbeeld automatisch wilt verwerken, wordt de inhoud van het formulier toegevoegd aan de juiste tabel in de database zodra het antwoord in uw postvak binnenkomt. Deze nieuwe functie, de wizard Gegevens verzamelen via e-mailberichten, kan u uren werk besparen die u anders kwijt zou zijn aan het invoeren van de gegevens van gebruikers.

In dit artikel

Gebruik van gegevens verzamelen

Voordat u begint

De wizard doorlopen

Nadat u het e-mailbericht verzenden

Gegevens verzamelen via e-mailberichten

Wanneer gebruikt u een gegevensverzameling?

In de volgende lijst worden enkele situaties beschreven waarin u de nieuwe functie zou kunnen gebruiken.

  • Enquêtes    U wilt een enquête houden en de resultaten verzamelen in Access. Eerst maakt u een Access-database met de benodigde tabellen waarin de gegevens worden opgeslagen. Vervolgens gebruikt u de wizard om een formulier te genereren dat de vragen bevat (weergegeven als velden) en dit naar de deelnemers te verzenden. Wanneer de deelnemers reageren, worden hun antwoorden rechtstreeks ingevoerd in de tabel die u opgeeft in de database.

  • Statusrapporten    Of het nu gaat om de huidige voorraad of om bijgewerkte informatie over openstaande actie-items, uw team kan u regelmatig e-mailberichten sturen met de meest recente informatie om u zo op de hoogte te houden.

  • Evenementenbeheer    Wanneer u een evenement organiseert, zoals een congres of training, kunt u een of meer formulieren als e-mailbericht verzenden om contactgegevens, voorkeuren over reis en verblijf en andere gegevens te verzamelen. Als u de antwoorden automatisch laat verwerken, kunnen de deelnemers hun voorkeuren op elk gewenst moment wijzigen, zonder dat ze u hiervan op de hoogte hoeven te stellen en beschikt u altijd over de meest recente gegevens op basis waarvan u beslissingen kunt nemen.

Om gemakkelijker het gegevensformulier als e-mailbericht te genereren en te verzenden leidt de wizard Gegevens verzamelen via e-mailberichten u door alle belangrijke stappen in dit proces. Hierbij kunt u aangeven hoe de antwoorden moeten worden verwerkt wanneer ze in Postvak IN binnenkomen.

Naar boven

Voordat u begint

Als dit de eerste keer is dat u gegevens verzamelt via e-mailberichten, voert u de volgende stappen uit om ervoor te zorgen dat de gegevensverzameling correct verloopt.

  1. Zorg dat de volgende toepassingen op uw computer zijn geïnstalleerd:

    • Office Access 2007    De wizard Gegevens verzamelen via e-mailberichten is alleen beschikbaar in Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    Office Outlook 2007 moet zijn geïnstalleerd en geconfigureerd op de computer die u gebruikt om de e-mailberichten te verzenden. Als u Outlook hebt geïnstalleerd, maar nog niet hebt geconfigureerd, start u Outlook en volgt u de aanwijzingen van de wizard Startinstellingen van Outlook. Raadpleeg de Help van Outlook voor meer hulp bij de wizard.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (optioneel)    Wanneer u het gegevensformulier genereert, kunt u kiezen tussen een eenvoudig formulier in de HTML-indeling en een gemakkelijker te gebruiken formulier dat wordt gegenereerd door InfoPath. Als Office InfoPath 2007 of hoger niet op uw computer is geïnstalleerd, of als u niet zeker weet of alle geadresseerden van het bericht Office InfoPath 2007 of hoger hebben geïnstalleerd, kiest u het HTML-formulier.

      Opmerking: Onthoud dat het formulier dat wordt gebruikt om gegevens te verzamelen via e-mail geen Access-formulier is. Deze wizard genereert een speciaal formulier op basis van uw keuze voor HTML of InfoPath.

  2. Controleer of de gebruikers die uw e-mailbericht ontvangen de volgende toepassingen op hun computer hebben geïnstalleerd. Zonder de vereiste software kunnen gebruikers het formulier niet zien of bewerken.

    • Een e-mailclient die de HTML-indeling ondersteunt    Als u een HTML-formulier verzendt, moet de geadresseerde beschikken over een e-mailprogramma dat HTML ondersteunt.

    • Office Outlook 2007 en Office InfoPath 2007 (beide optioneel)    Als u een InfoPath-formulier verzendt, moet de geadresseerde zowel Office Outlook 2007 als Office InfoPath 2007 hebben geïnstalleerd om het InfoPath-formulier te kunnen zien en bewerken.

  3. Bepaal de doeldatabase. Deze database kan de MDB- of ACCDB-indeling hebben. Hiernaast worden MDE- en ACCDE-bestanden ondersteund.

    Als u geen bestaande database wilt gebruiken, moet u een nieuwe database maken.

  4. Zoek of maak de tabellen die u wilt vullen met de gegevens uit de antwoorden op uw bericht. Als u gegevens verzamelt voor bestaande tabellen, zorg dan dat de tabellen niet alleen-lezen zijn en dat u over de vereiste machtigingen beschikt om de inhoud aan te vullen of bij te werken.

    Zie het artikel de tabellen maken in een databasevoor meer informatie over het maken van tabellen.

    Opmerking: 

    • Velden met de volgende gegevenstypen kunnen niet worden verzameld met behulp van e-mailberichten:

      • Bijlage

      • AutoNummering

      • Velden met meerdere waarden

      • OLE

    • Als uw gegevens verzamelen bewerking wordt gevuld met twee of meer tabellen, moet u een selectiequery maken en gebruiken als recordbron van het formulier. Controleer of de query alle vereiste velden uit de onderliggende tabellen bevat. Als u een bestaande query gebruikt, controleert u de query is niet alleen-lezen en dat u de benodigde machtigingen voor het toevoegen of bijwerken in de inhoud hebben. Zie het artikel een query op basis van meerdere tabellen makenvoor meer informatie over het maken van een query op basis van twee of meer tabellen.

  5. In de meeste gevallen kunt u zelf bepalen of u de verzamelde gegevens wilt opslaan als nieuwe records of dat u de gegevens wilt gebruiken om bestaande records bij te werken. In de volgende situaties kunt u de gegevens alleen opslaan als nieuwe records:

    • U verzamelt gegevens voor twee of meer tabellen.

    • De onderliggende tabel heeft geen primaire-sleutelveld. De waarden voor de primaire sleutel zijn nodig om elk antwoord te kunnen toewijzen aan een bestaande record. Als de doeltabel geen primaire-sleutelveld heeft, voegt u dit nu toe of stelt u een bestaand veld met unieke waarde in als primaire sleutel.

    • De onderliggende tabel bevat geen records. Als de tabel leeg is, gaat de wizard ervan uit dat u records wilt toevoegen.

    • De e-mailadressen van de geadresseerden zijn niet opgeslagen in een veld in de database. Als u gegevens verzamelt om records bij te werken, kunt u de adressen niet handmatig typen in het bericht dat de wizard genereert. Het adresveld moet deel uitmaken van de doeltabel of van een tabel waarvoor een relatie met de doeltabel bestaat. Als u bijvoorbeeld gegevens verzamelt om de tabel Orders bij te werken, moeten de adressen zijn opgeslagen in een veld in de tabel Orders of in een gerelateerde tabel (zoals de tabel Klanten).

Naar boven

De wizard stap voor stap uitvoeren

U kunt nu de wizard uitvoeren die u helpt met de instellingen voor de gegevensverzameling.

In dit gedeelte

Start de wizard

Kies het type formulier voor gegevensinvoer

Geef op wat u wilt doen met de gegevens

Selecteer de formuliervelden

Opgeven hoe u wilt verwerken van de gegevens

Selecteer hoe u wilt opgeven van de e-mailadressen van de geadresseerden

Het veld e-mailadres opgeven

Het e-mailbericht aanpassen

E-mailberichten maken en verzenden

De wizard starten

  1. Open de doeldatabase.

  2. Als u één tabel met gegevens wilt vullen, selecteert u de tabel in het navigatievenster. Als u twee of meer gerelateerde tabellen wilt vullen, selecteert u de query die aan die tabellen is gekoppeld.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk om de wizard te starten:

    • Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op E-mail maken. Knopafbeelding

    • Klik met de rechtermuisknop op de tabel of query en klik vervolgens op Gegevens verzamelen en bijwerken via e-mail.

      Als de tabel geen velden bevat of alleen velden van het type AutoNummering, OLE-object, Bijlage of Opzoeken met meerdere waarden, geeft Access het bericht De geselecteerde tabel of query heeft geen velden voor het verzamelen van gegevens via e-mail weer.

      Als de tabel velden bevat die gegevensverzameling ondersteunen, wordt de wizard gestart. Op de eerste pagina van de wizard worden de hoofdstappen van het proces weergegeven. Als er gegevens aan de doeltabel kunnen worden toegevoegd en als gegevens ook kunnen worden bijgewerkt, kunt u de zes hoofdstappen van de wizard uitvoeren:

      De zes hoofdstappen wanneer de doeltabel het toevoegen en bijwerken van gegevens ondersteunt

      Als het object alleen het toevoegen van records ondersteunt, voert u vijf hoofdstappen uit.

      De vijf hoofdstappen wanneer de doeltabel alleen het toevoegen van gegevens ondersteunt

  4. Klik op Volgende.

    U wordt gevraagd het type formulier te selecteren dat u wilt maken.

Het type gegevensformulier kiezen

In deze stap moet u kiezen of u een HTML-formulier of een InfoPath-formulier wilt maken. Zoals eerder in dit artikel is vermeld, kan geen Access-formulier worden gebruikt om gegevens te verzamelen via e-mailberichten. U moet een HTML-formulier of een InfoPath-formulier gebruiken dat u in de wizard maakt.

Het type gegevensinvoerformulier kiezen dat u aan de gebruikers wilt verzenden

Als InfoPath niet op uw computer is geïnstalleerd, is de optie Microsoft Office InfoPath-formulier niet beschikbaar.

Welk soort formulier u maakt, hangt af van twee factoren: gebruiksgemak en het feit of alle geadresseerden de benodigde software op hun computer hebben geïnstalleerd. Een InfoPath-formulier is veel gemakkelijker te gebruiken, maar voor een HTML-formulier worden er minder eisen aan de software gesteld.

Een InfoPath-formulier biedt een betere manier om gegevens in te voeren en te bewerken. Bovendien kan een InfoPath-formulier de gegevens vooraf valideren wanneer de gebruiker op de knop Verzenden klikt, zodat de gebruiker onjuiste gegevens kan corrigeren voordat het antwoord naar u wordt verzonden.

Kortom, een InfoPath-formulier biedt diverse voordelen ten opzichte van een HTML-formulier, maar een HTML-formulier kan worden weergegeven en bewerkt door elke gebruiker met een e-mailclient die HTML ondersteunt.

  1. Selecteer de optie Microsoft Office InfoPath-formulier in de wizard alleen als alle geadresseerden zowel Office InfoPath 2007 als Office Outlook 2007 hebben geïnstalleerd. Zo niet, selecteer dan de optie HTML-formulier.

  2. Klik op Volgende.

    Welke wizardpagina vervolgens wordt weergegeven, hangt af van het feit of de gegevens in het doelobject kunnen worden bijgewerkt. Als het object een query is gebaseerd op twee of meer tabellen of als het object een tabel is zonder primaire-sleutelveld of zonder records, gaat de wizard ervan uit dat u nieuwe records wilt toevoegen en moet u de formuliervelden selecteren. In alle andere gevallen vraagt de wizard u op te geven of u gegevens wilt toevoegen of bijwerken voordat u de formuliervelden selecteert.

    Als de wizard u om te selecteren formuliervelden die zijn vraagt, gaat u verder rechtstreeks naar de sectie de formuliervelden selecteren van dit artikel.

Opgeven wat u met de gegevens wilt doen

In deze stap geeft u aan of u nieuwe records aan de database wilt toevoegen of bestaande records wilt bijwerken.

Verzamelt u nieuwe gegevens of werkt u bestaande gegevens bij?

Het formuliertype dat u gebruikt, is van invloed op het aantal nieuwe records dat een geadresseerde in één antwoord kan verzenden. Als gegevens worden bijgewerkt, bepaalt het aantal records dat door een geadresseerde moet worden bijgewerkt het aantal vooraf ingevulde formulieren dat het bericht bevat. In de volgende tabel worden de verschillende situaties beschreven:

Type formulier

Toevoegen of bijwerken

Resultaat

HTML

Toevoegen

Geadresseerden kunnen niet meer dan één nieuwe record verzenden in elk antwoord.

InfoPath

Toevoegen

Geadresseerden kunnen meerdere nieuwe records verzenden in elk antwoord. Hiervoor klikken ze op Rij invoegen onderaan in het e-mailbericht.

Opmerking: Nadat u de velden hebt opgegeven die u in het bericht wilt opnemen, verschijnt er een pagina in de wizard waarop u diverse opties kunt instellen. Op deze pagina kunt u de Outlook-map instellen waarin antwoorden worden opgeslagen en kunt u opties instellen voor de manier waarop die antwoorden moeten worden verwerkt.

HTML

Bijwerkquery

In elk e-mailbericht worden een of meer vooraf ingevulde formulieren opgenomen, afhankelijk van het aantal records dat overeenkomt met één e-mailadres. De geadresseerde kan alle formulieren in het bericht bekijken en bijwerken.

InfoPath

Bijwerkquery

In elk e-mailbericht worden een of meer vooraf ingevulde formulieren opgenomen, afhankelijk van het aantal records dat overeenkomt met één e-mailadres. De geadresseerde kan alle formulieren in het bericht bekijken en bijwerken.

Daarnaast kan de gebruiker aanvullende records verzenden door op de knop Rij invoegen onder aan het e-mailbericht te klikken. Verderop in dit artikel wordt uitgelegd hoe u voorkomt dat de gebruiker nieuwe records toevoegt aan een verzoek om de gegevens bij te werken.

  1. Selecteer Alleen nieuwe informatie verzamelen of Huidige informatie bijwerken in de wizard.

    Het is van belang te onthouden dat, als u nieuwe records wilt toevoegen, u de e-mailadressen tijdens het maken van het e-mailbericht in het adresvak van het bericht kunt typen. Als u echter de huidige gegevens wilt bijwerken, moeten de e-mailadressen van de geadresseerden zijn opgeslagen in een veld in de onderliggende tabel of query of in een gerelateerde tabel.

  2. Klik op Volgende.

    De wizard vraagt u de velden te selecteren die u in het formulier wilt opnemen.

De formuliervelden selecteren

In deze stap kiest u de velden die u in het formulier wilt opnemen.

Opgeven welke gegevens u wilt verzamelen

Gewoonlijk hoeft u niet elk veld in de onderliggende tabel of query aan het formulier toe te voegen. Er zijn echter twee uitzonderingen:

  • Vereiste velden    Als u nieuwe records verzamelt, voegt de wizard automatisch alle velden toe waarvan de eigenschap Required is ingesteld op Ja. Als een of meer vereiste velden van een record leeg zijn, kan Access de record niet aan de tabel toevoegen.

  • Niet-ondersteunde veldtypen    U kunt bepaalde velden niet in het formulier opnemen. De wizard ondersteunt geen velden van het type AutoNummering, Bijlage of OLE-object en geen opzoekvelden met meerdere waarden. Velden van deze typen worden niet weergegeven in de lijst Velden in tabel of Velden in query van de wizard. AutoNummering-velden in de tabel worden automatisch gevuld wanneer nieuwe records worden toegevoegd. U moet velden van het type OLE-object en Bijlage en opzoekvelden met meerdere waarden vullen in de gegevensbladweergave of in de formulierweergave, omdat deze waarden niet door middel van gegevensverzameling kunnen worden toegevoegd.

  • Primaire-sleutelveld     In de volgende tabel wordt toegelicht wanneer u een primaire-sleutelveld in een formulier kunt opnemen:

Doel van gegevensverzameling

Gegevenstype

Opnemen in formulier?

Toevoegen

AutoNummering

Nee. De waarde van de primaire sleutel wordt automatisch gegenereerd wanneer de record aan de tabel wordt toegevoegd.

Toevoegen

Geen AutoNummering

Ja. De gebruiker kan een waarde in het veld typen wanneer records worden toegevoegd. Het antwoord wordt niet verwerkt als de opgegeven waarde al in gebruik is.

Bijwerkquery

AutoNummering of geen AutoNummering

Nee. De waarde van de primaire sleutel kan niet in het formulier worden bewerkt. Dit veld wordt gebruikt om elk antwoord toe te wijzen aan een bestaande record.

  1. U dubbelklikt op de gewenste velden in de lijst Velden in tabel of Velden in query. Als u alle velden wilt toevoegen, klikt u op >>.

  2. Met de twee pijlknoppen kunt u de volgorde van de velden in de lijst Velden om op te nemen in e-mailbericht wijzigen.

  3. Onder Veldeigenschappen stelt u voor elk opgenomen veld een bijschrift in. Klik op Alleen-lezen als u bezig bent met het bijwerken van gegevens en het veld wilt weergeven ten behoeve van de gebruiker, maar niet wilt dat de gebruiker de gegevens kan wijzigen. Het veld wordt weergegeven in het e-mailbericht met het bijschrift Dit veld is alleen-lezen. Deze functie is vooral nuttig als de gebruiker bezig is met het bijwerken van bestaande gegevens.

  4. Klik op Volgende.

    De wizard vraagt u hoe u de antwoorden wilt verwerken.

Opgeven hoe u de gegevens wilt verwerken

In deze stap neemt u een zeer belangrijke beslissing over de manier waarop de antwoorden moeten worden verwerkt: automatisch of handmatig. Let erop dat handmatige verwerking in dit geval niet betekent dat u alle gegevens omslachtig moet invoeren in de gegevensblad- of formulierweergave. Dit betekent slechts dat u de exportbewerking handmatig moet starten om de verzamelde gegevens over te zetten naar de doeltabel.

Opgeven hoe u de antwoorden wilt verwerken

Automatische verwerking

Als u ervoor kiest om de antwoorden automatisch te verwerken wanneer ze in uw postvak binnenkomen, werken Outlook en Access samen om de formulierinhoud van elk antwoord te exporteren naar de doeltabellen in de database.

Automatische verwerking kan u veel tijd en moeite besparen. Antwoorden worden correct geëxporteerd, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan op het moment dat de antwoorden in uw postvak worden ontvangen:

  • Outlook moet al op uw computer worden uitgevoerd. Als Outlook niet wordt uitgevoerd, start de verwerking de volgende keer dat u Outlook start.

  • Access moet op uw computer zijn geïnstalleerd.

  • De database mag niet met een wachtwoord zijn beveiligd en mag niet zijn geopend in de exclusieve modus. De naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.

  • De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden die in het formulier zijn opgenomen mogen niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.

  • U moet nog steeds over de vereiste machtigingen beschikken om gegevens aan de onderliggende tabellen en query toe te voegen of de gegevens erin bij te werken.

Als aan een of meer van deze voorwaarden niet wordt voldaan, mislukt de automatische verwerking. Als de verwerking mislukt, probeer dan eventuele problemen op te lossen en exporteer de antwoorden die niet zijn geëxporteerd handmatig. Eventuele antwoorden die u in uw postvak ontvangt nadat u de problemen hebt opgelost, worden nog steeds automatisch verwerkt.

Alleen gegevens laten bijwerken

Als u bezig bent met het bijwerken van gegevens en u schakelt het selectievakje Automatisch antwoorden verwerken en gegevens toevoegen aan in, wordt het selectievakje Alleen bestaande gegevens laten bijwerken beschikbaar. Schakel dit selectievakje in als u niet wilt toelaten dat de gebruiker nieuwe records verzendt. Als u alleen nieuwe gegevens toevoegt, is het selectievakje Alleen bestaande gegevens laten bijwerken niet zichtbaar.

Handmatige verwerking

Als u wilt bepalen wanneer en welke antwoorden worden verwerkt, schakelt u het selectievakje Automatisch antwoorden verwerken en gegevens toevoegen aan uit. In dit geval komen de antwoorden in uw postvak binnen, maar worden ze niet overgezet naar de database. U moet elk antwoord handmatig selecteren in Outlook, erop klikken met de rechtermuisknop en vervolgens klikken op Gegevens exporteren naar Microsoft Access in het snelmenu om de database te vullen.

U moet de antwoorden die niet automatisch kunnen worden verwerkt mogelijk handmatig verwerken. Nadat u het probleem hebt opgelost dat de fout veroorzaakte, moet u elk aanwezig antwoord handmatig verwerken.

Onthoud het volgende voordat u een exportbewering start:

  • Office Access 2007 moet op de computer zijn geïnstalleerd.

  • Als de database met een wachtwoord is beveiligd, moet u het wachtwoord invoeren wanneer u de exportbewerking start. De database mag niet zijn geopend in de exclusieve modus en de naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.

  • De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden die in het formulier zijn opgenomen, mogen niet zijn veranderd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.

  • U moet over de vereiste machtigingen beschikken om gegevens aan de onderliggende tabellen en query toe te voegen of om de gegevens bij te werken.

Aanvullende verwerkingsopties opgeven

  1. Controleer de naam van de Outlook-map waarin antwoorden worden opgeslagen op de pagina Geef aan hoe u de antwoorden wilt verwerken van de wizard. Als u een andere map wilt opgeven voor de antwoorden op dit verzoek om gegevensverzameling, klikt u op de mapnaam. Selecteer een andere map in het dialoogvenster Map selecteren of klik op Nieuw om een nieuwe map te maken. Klik op OK en schakel terug naar Access.

  2. Klik op Eigenschappen instellen voor de automatische verwerking van antwoorden om het dialoogvenster Opties voor Gegevens verzamelen via e-mail weer te geven.

    Het dialoogvenster Opties voor Gegevens verzamelen via e-mail

    In dit dialoogvenster kunt u opgeven hoe u de antwoorden wilt verwerken. Als u de antwoorden handmatig wilt verwerken, slaat u de volgende stap over.

  3. In het dialoogvenster Opties voor Gegevens verzamelen via e-mail controleert u de wijzigingen en past u ze zo nodig op een van de volgende manieren aan. Klik daarna op OK:

    • Antwoorden van degenen aan wie u het bericht niet hebt verzonden, weggooien    Schakel dit selectievakje in als u alleen antwoorden die zijn verzonden door de oorspronkelijke ontvangers van het bericht automatisch wilt verwerken. Antwoorden van andere personen worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

    • Meerdere antwoorden van elke geadresseerde accepteren     Een geadresseerde kan u meerdere antwoorden sturen. Schakel dit selectievakje in als u wilt dat alleen het eerste antwoord van elke geadresseerde automatisch wordt verwerkt. De volgende antwoorden worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

      Opmerking: Deze instelling heeft alleen betrekking op het aantal antwoorden dat wordt verwerkt, niet op het aantal records in één antwoord. Met andere woorden, als u een InfoPath-formulier verzendt, kan een gebruiker meerdere records in één antwoord verzenden en verwerkt Access automatisch alle records in het antwoord, ook als dit selectievakje niet is ingeschakeld.

    • Alleen bestaande gegevens laten bijwerken    Als geadresseerden een InfoPath-formulier gebruiken om gegevens bij te werken, kunnen ze naast wijzigingen in bestaande records ook nieuwe records verzenden. Schakel dit selectievakje in als u alleen wijzigingen in bestaande records wilt verwerken.

    • Aantal te verwerken antwoorden    Typ het totale aantal antwoorden (van alle geadresseerden) dat u automatisch wilt verwerken. Als u wilt dat alle antwoorden automatisch worden verwerkt, typt u een hoge waarde, zoals 5000, in het invoervak. Antwoorden die worden ontvangen nadat de opgegeven waarde is bereikt, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

    • Stoppen op datum en tijdstip    Geef aan wanneer de automatische verwerking van antwoorden voor dit e-mailbericht moet stoppen. Antwoorden die na deze datum en tijd worden ontvangen, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

      Opmerking: Als u deze opties achteraf wilt wijzigen, gaat u naar het tabblad Externe gegevens en klikt u in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. In het dialoogvenster Berichten van Gegevens verzamelen beheren selecteert u het bericht waarvoor u de instellingen wilt wijzigen. Klik daarna op Berichtopties. De wijzigingen die u aanbrengt in het dialoogvenster zijn van toepassing op alle volgende antwoorden die u voor dat bericht ontvangt.

  4. Klik op OK en vervolgens op Sluiten.

    De volgende stap, is afhankelijk van of u gegevens toevoegen of bijwerkt. Als u nieuwe records toevoegt, kunt u verder met het volgende gedeelte. Als u gegevens verzamelt op bestaande records bijwerken, gaat u verder met de sectie opgeven het veld e-mailadres.

Selecteren hoe u de e-mailadressen van de geadresseerden wilt opgeven

Als u alleen nieuwe informatie verzamelt, kunt u de e-mailadressen op twee manieren opgeven:

De geadresseerden van het e-mailbericht kiezen

  • Typ de afzonderlijke adressen in het e-mailbericht dat door de wizard wordt gegenereerd of selecteer de adressen in een adresboek.

  • Gebruik een veld in de huidige database dat e-mailadressen bevat. Het veld moet deel uitmaken van de onderliggende tabel of query of van een gerelateerde tabel.

Als u gegevens verzamelt om bestaande records bij te werken, ziet u dit dialoogvenster niet, omdat in dat geval de e-mailadressen van de geadresseerden beschikbaar moeten zijn als veld in de database.

  1. Selecteer de gewenste optie in de wizard.

  2. Klik op Volgende.

    Als u het e-mailadressen zelf te typen, gaat u verder met de sectie aanpassen het e-mailbericht. Als u een veld in de database wilt gebruiken, gaat u verder met het volgende gedeelte.

Het veld met e-mailadressen opgeven

In deze stap geeft u het veld op dat de e-mailadressen van de geadresseerden bevat.

Het veld in de database opgeven dat de e-mailadressen van de geadresseerden bevat

  • Als het veld onderdeel uitmaakt van de actieve tabel of query, selecteert u De huidige tabel of query, selecteert u het veld uit de vervolgkeuzelijst en klikt u vervolgens op Volgende.

  • Als het veld dat de e-mailadressen van de geadresseerden bevat niet in de actieve tabel of query staat, gebruikt u de volgende procedure:

    1. Selecteer Een gekoppelde tabel.

    2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst het veld in de actieve tabel waardoor deze gekoppeld is aan de tabel die de adressen bevat. Gewoonlijk is dit een id-veld.

    3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

      • Als het veld dat u selecteert slechts aan één tabel is gekoppeld, verschijnt nog één andere vervolgkeuzelijst. Selecteer het veld dat de e-mailadressen bevat.

      • Als het veld dat u selecteert aan meer dan één tabel is gekoppeld, verschijnen nog twee andere vervolgkeuzelijsten. Selecteer in de eerste lijst de tabel die de e-mailadressen bevat. Selecteer in de tweede lijst het veld.

    4. Klik op Volgende.

Gekoppelde tabellen zijn tabellen waartussen relaties gedefinieerd zijn. Ga als volgt te werk om de relaties in uw database weer te geven of te bewerken:

  • Ga naar het tabblad Hulpmiddelen voor databases en klik in de groep Weergeven/verbergen op Relaties Knopafbeelding .

Zie de artikelen tabelrelaties of maken, bewerken of verwijderen van een relatievoor meer informatie over relaties.

Als u een adresveld wilt gebruiken, kunt u het e-mailbericht in Outlook niet vooraf bekijken of aanpassen. In plaats daarvan doet u dit in de wizard. In de volgende stap toont de wizard het standaardonderwerp en de standaardtekst van het bericht en kunt u deze aanpassen.

Het e-mailbericht aanpassen

In deze stap controleert u de onderdelen van het bericht en brengt u eventueel wijzigingen aan.

Het e-mailbericht aanpassen

  1. Breng de gewenste wijzigingen aan in de velden Onderwerp en Inleiding.

  2. Als u ervoor kiest e-mailadressen te gebruiken die zijn opgeslagen in een veld in de database, bevat deze pagina een aanvullende keuzemogelijkheid. Selecteer een van de opties onder E-mailadressen van geadresseerden toevoegen in. Ongeacht de geselecteerde optie ontvangen de gebruikers het e-mailbericht. Als u ervoor kiest de e-mailadressen in Microsoft Office Outlook in te voeren, is deze keuzemogelijkheid niet beschikbaar.

  3. Klik op Volgende.

E-mailberichten maken en verzenden

In de wizard wordt een pagina weergegeven waarop u wordt geïnformeerd dat u nu het bericht kunt maken, en waarop ook wordt getoond hoe u de e-mailstatus kunt weergeven met behulp van de opdracht Antwoorden beheren.

Het e-mailbericht maken

Er kunnen op deze pagina waarschuwingsberichten worden weergegeven. In de volgende tabel wordt elke waarschuwing beschreven met de stappen die u kunt uitvoeren om het probleem op te lossen.

Waarschuwing

Beschrijving

Oplossing

In sommige records staat er geen geldig e-mailadres in het geselecteerde adresveld. Voor die rijen zullen er geen gegevens worden verzameld.

Het geselecteerde adresveld bevat lege waarden.

Als u gegevens wilt verzamelen voor elke record, sluit u de wizard en vervangt u de lege waarden door e-mailadressen. Start de wizard vervolgens opnieuw.

De database is momenteel exclusief vergrendeld: automatische verwerking mislukt totdat de vergrendeling wordt opgeheven.

U hebt de database momenteel geopend in de exclusieve modus.

Als u de antwoorden automatisch laat verwerken, mislukt dit omdat Access geen gegevens kan toevoegen of bijwerken in een database die exclusief is vergrendeld. Sluit de database en open deze opnieuw in de niet-exclusieve modus direct nadat u het bericht hebt verzonden.

Deze e-mailberichten bevatten mogelijk vertrouwelijke of gevoelige gegevens.

U verzamelt gegevens om bestaande records bij te werken en het formulier dat u gaat verzenden wordt vooraf ingevuld met bestaande gegevens.

Als bepaalde formuliervelden vertrouwelijke gegevens bevatten, gaat u terug naar de stap in de wizard waarin u de velden selecteert en verwijdert u de velden die gevoelige gegevens bevatten uit het formulier.

De volgende stappen in deze procedure hangen af van het feit of u de e-mailadressen zelf opgeeft of dat u adressen gebruikt die zijn opgeslagen in een tabel in de database.

Als u de adressen opgeeft in het e-mailbericht van Outlook

In dit geval typt u de e-mailadressen in Outlook en kunt u het bericht bekijken en aanpassen voordat u op de knop Verzenden klikt.

  1. Klik op Maken om verder te gaan.

    Er wordt een Outlook-bericht met een gegevensformulier weergegeven. De berichttekst bevat een korte inleiding en een formulier met besturingselementen en tips. Het wordt ten zeerste aangeraden geen wijzigingen aan te brengen in de berichttekst. Als de formulierstructuur wordt gewijzigd, kan het antwoord mogelijk niet worden verwerkt.

  2. Typ de e-mailadressen van de geadresseerden in het invoervak Aan, Cc of Bcc. U kunt ook op de knoppen Aan, Cc of Bcc klikken om adressen in een adresboek te selecteren.

  3. Klik op Verzenden.

Als u een adresveld uit de database gebruikt

In dit geval hebt u het bericht al gecontroleerd en aangepast. U filtert nu het veld met e-mailadressen om de adressen te selecteren van gebruikers waaraan het bericht wordt verzonden.

  1. Klik op Volgende. De pagina Verzend het e-mailbericht aan de geadresseerden wordt weergegeven.

    Het e-mailbericht aan de geadresseerden verzenden

  2. Kies de e-mailadressen die u wilt gebruiken door de bijbehorende selectievakjes in te schakelen.

  3. Klik op Verzenden.

    Als sommige van de waarden in het adresveld niet geldig e-mailadressen, wordt een dialoogvenster met de ongeldige adressen weergegeven. In dit geval Noteer de adressen in de lijst, klikt u op Afsluiten, controleert u de adressen en verzend het bericht vervolgens opnieuw. Zie voor meer informatie over het opnieuw verzenden van berichten, de sectie opnieuw verzenden van een e-mailbericht.

U hebt nu het grootste gedeelte van de procedure voor het verzamelen van gegevens via e-mail voltooid. Als u de antwoorden automatisch verwerkt en er geen fouten optreden, worden de gegevens overgezet naar de doeldatabase zonder dat u verdere stappen hoeft te ondernemen.

Als u de antwoorden daarentegen handmatig verwerkt of als er een fout optreedt, moet u nog meer stappen uitvoeren. Raadpleeg het volgende gedeelte voor meer informatie over handmatige verwerking van antwoorden, probleemoplossing en algemeen beheer van berichten en antwoorden voor gegevensverzameling.

Naar boven

Nadat u het e-mailbericht hebt verzonden

Om het e-mailbericht te beantwoorden, klikt elke geadresseerde op Beantwoorden, vult hij de gevraagde gegevens in het formulier in en klikt hij op Verzenden. In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u de antwoorden bekijkt en wat u moet doen als een van de antwoorden niet correct wordt verwerkt.

In dit gedeelte

Antwoorden weergeven

Controleren en problemen oplossen automatische verwerking van antwoorden

Antwoorden handmatig verwerken en het oplossen van fouten

Een e-mailbericht verzenden

In het gedeelte Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over het beheren van antwoorden en het wijzigen van berichtopties.

Antwoorden bekijken

Ongeacht hoe u de antwoorden verwerkt, wilt u mogelijk weten wie uw bericht hebben beantwoord en wilt u de berichten mogelijk handmatig openen. Voer de volgende stappen uit als u de antwoorden wilt bekijken:

  1. Schakel over naar Outlook en blader naar de map waarin de antwoorden voor gegevensverzameling worden opgeslagen.

    Tip: Als u de naam van de map niet meer weet, gaat u naar het tabblad Externe gegevens en klikt u in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. In het dialoogvenster Berichten van Gegevens verzamelen beheren ziet u de mapnaam in de kolom Outlook-map, in de rij die overeenkomt met het bericht waarvan u de antwoorden wilt bekijken.

  2. Als u een antwoord in Outlook wilt openen, dubbelklikt u erop. Vervolgens ziet u het formulier zoals dit door de afzender is ingevuld.

Access verwerkt geen antwoorden op een antwoordbericht. Als u ziet dat een of meer formulieren van geadresseerden leeg of onvolledig zijn of niet correct zijn ingevuld, moet u het oorspronkelijke e-mailbericht opnieuw naar die gebruikers verzenden in plaats van de opdracht Beantwoorden te gebruiken.

Op dezelfde manier als u het verzoek verzenden naar extra personen wilt, moet u opnieuw verzenden het oorspronkelijke bericht, in plaats van doorstuurt. Zie het gedeelte opnieuw verzenden van een e-mailbericht voor meer informatie.

De automatische verwerking van antwoorden controleren en problemen oplossen

Als u de antwoorden automatisch laat verwerken, doet u het volgende om ervoor te zorgen dat antwoorden correct worden verwerkt:

  • Bekijk voor elk antwoord de waarden in de kolommen Opvolgingsmarkering, Status van Gegevens verzamelen en Categorieën.

    Tip: Als u de kolommen Opvolgingsmarkering, Status van Gegevens verzamelen en Categorieën niet ziet, voegt u ze toe met de Veldkiezer. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik op Veldkiezer. In het dialoogvenster Veldkiezer sleept u elk gewenst veld rechts of links van een bestaande kolomkop.

    Als in de Outlook-map de Opvolgingsmarkering is ingesteld op Gegevens verzamelen is voltooid, de kolom Status van Gegevens verzamelen leeg is en de kolom Categorieën een groene aanduiding bevat, is het antwoord correct verwerkt.

  • Daarnaast zou u de inhoud van de doeltabellen kunnen controleren om er zeker van te zijn dat de verzamelde gegevens zijn opgeslagen als nieuwe records of als wijzigingen in bestaande records.

Als u vermoedt dat een antwoord niet automatisch verwerkt, controleert u dat alle benodigde voor verwerking voorwaarden is voldaan. Zie de sectie automatische verwerking, eerder in dit artikel. Probeer de suggesties uit de volgende tabel. Suggesties voor de meeste vragen om het probleem op te lossen en het antwoord handmatig exporteert. Zie de volgende sectie, handmatig verwerken van antwoorden en problemen oplossenvoor hulp bij het exporteren van handmatig.

Probleem

Oorzaak

Oplossing

Er is een antwoord aanwezig in de Outlook-map dat niet is verwerkt. In de kolom Status van Gegevens verzamelen staat de melding Bericht niet verwerkt.

Controleer de berichtopties in het dialoogvenster Opties voor Gegevens verzamelen via e-mail. Er zijn instellingen geselecteerd voor het handmatig verwerken van de antwoorden of om de automatische verwerking van bepaalde antwoorden te voorkomen.

Tip: Als u de opties wilt weergeven, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. In het dialoogvenster selecteert u het gewenste bericht en vervolgens klikt u op Berichtopties.

Exporteer het antwoord handmatig.

Als u wilt zorgen dat de nog te ontvangen antwoorden automatisch worden verwerkt, kunt u de instellingen in het dialoogvenster Opties wijzigen.

Zie het artikel E-mailopties voor het verzamelen van gegevens voor hulp bij het controleren en wijzigen van de opties.

Ik heb een antwoord verzonden op een van mijn berichten, maar het antwoord wordt niet verwerkt.

Bij antwoorden op een eigen bericht werkt het net iets anders.

In plaats van het formulier in te vullen in het bericht dat u ontvangt, vult u het formulier in dat zich bevindt in het verstuurde bericht in de map Verzonden items. Blader naar de map Verzonden items en open het bericht. Klik op Antwoorden, vul het formulier in en klik vervolgens op Verzenden.

Een antwoord gaat niet naar de juiste map.

Alleen directe antwoorden op een bericht gaan naar de aangewezen map.

Uw antwoorden op uw eigen berichten (behalve als u de kopie van het bericht in de map Verzonden items hebt gebruikt om het antwoord aan te maken) en antwoorden die deel uitmaken van een e-mailberichtenlus die voor een discussie wordt gebruikt, komen wellicht niet in de aangewezen map terecht.

Andere mogelijke oorzaken zijn onder meer: Office Access 2007 is niet geïnstalleerd of de invoegtoepassing die is vereist voor verwerking van de antwoorden ontbreekt of is beschadigd.

Als een van uw antwoorden niet wordt verwerkt, vult u het formulier in dat zich bevindt in het verzonden bericht in de map Verzonden items.

Als een gebruiker een formulier heeft ingevuld in een antwoord op een antwoord, vraagt u de gebruiker om het oorspronkelijke bericht te beantwoorden.

Als u vermoedt dat de invoegtoepassing ontbreekt of beschadigd is, gaat u naar Outlook en klikt u op Vertrouwenscentrum in het menu Extra. Klik vervolgens op Invoegtoepassingen. Controleer of u het item Microsoft Access Outlook-invoegtoepassing voor gegevensverzameling en publiceren ziet. Als u deze vermelding niet ziet, installeert u Access opnieuw.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt de volgende melding weergegeven:

Kan de database niet vinden. Zoek de database op en importeer de gegevens handmatig.

De database is verplaatst, de naam is gewijzigd, of de database is verwijderd of beschadigd geraakt.

Zet de database weer terug op de oorspronkelijke plaats en exporteer het antwoord handmatig.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt de volgende melding weergegeven:

Kan de database om gegevens te importeren niet openen omdat de database reeds wordt gebruikt. Verwerk de antwoorden handmatig wanneer de database weer beschikbaar is.

De database is geopend in de exclusieve modus en er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht in de database tot de exclusieve vergrendeling wordt opgeheven.

Vraag de gebruiker die de database in exclusieve modus heeft geopend om de database te sluiten en deze weer te openen in normale modus. Probeer vervolgens het antwoord handmatig te exporteren.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt de volgende melding weergegeven:

Deze Access-database is met een wachtwoord beveiligd. Exporteer de gegevens handmatig naar Microsoft Access.

De doeldatabase is met een wachtwoord beveiligd. Automatische verwerking mislukt als er een wachtwoord voor de database is vereist.

Exporteer het antwoord handmatig. Als u wilt dat antwoorden in de toekomst automatisch worden verwerkt, moet u de wachtwoordbeveiliging van de database uitschakelen.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt gemeld dat een tabel, een query of een veld ontbreekt.

De doeltabel of -query is verwijderd of de naam ervan is gewijzigd, of de structuur is zodanig gewijzigd dat de inhoud van het formulier niet aan de tabellen kan worden toegevoegd.

Maak de doeltabellen en -query's opnieuw aan of maak en verzend een nieuw bericht voor gegevensverzameling.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt de volgende melding weergegeven:

Dit e-mailbericht kan niet worden verwerkt. Het formulier in dit e-mailbericht is beschadigd of is gewijzigd.

Het formulier in het antwoord is beschadigd of iemand (de geadresseerde of de afzender) heeft het formulier gewijzigd.

Als de geadresseerde het formulier heeft gewijzigd, kunt u de geadresseerde vragen om het formulier opnieuw naar u te verzenden en het antwoord vervolgens handmatig exporteren.

Als het formulier in het oorspronkelijke bericht beschadigd of ongeldig is, moet u een nieuw bericht maken en verzenden.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt de volgende melding weergegeven:

Kan de informatie niet vinden die nodig is om de verwerking in de opgegeven database te voltooien.

De informatie ontbreekt die nodig is om het antwoord te koppelen aan de bestaande record die moet worden bijgewerkt.

De berichtinstellingen moeten worden gesynchroniseerd met Outlook. Ga in Access naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. Selecteer het bericht in het dialoogvenster Antwoorden beheren. Onder Berichtgegevens wordt een waarschuwing weergegeven. Klik op de waarschuwing om de instellingen te synchroniseren en sluit vervolgens het dialoogvenster. Ga terug naar Outlook en probeer het antwoord vervolgens handmatig te exporteren.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt de volgende melding weergegeven:

Kan de gegevens niet toevoegen of bijwerken, omdat de gegevens een dubbele waarde zouden opleveren in een veld dat alleen unieke waarden kan bevatten.

Een veld waarvan de eigenschap Geïndexeerd op Ja (geen duplicaten) is ingesteld, kan geen dubbele waarden bevatten. Als de waarde die aan het veld op het formulier is toegekend al bestaat in het overeenkomstige veld in de tabel, mislukt de bewerking.

Vraag de geadresseerde om een nieuw antwoord te sturen met een andere waarde in het veld op het formulier.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt de volgende melding weergegeven:

De waarde die u hebt ingevoerd, is geen item in de lijst met keuzen...

Het formulier bevat een vereist veld waarmee waarden worden opgezocht, maar de gebruiker heeft geen waarde voor dat veld opgegeven, of de eigenschap LimitToList van het veld is op Ja ingesteld en de gebruiker heeft een waarde opgegeven die niet in de lijst voorkomt.

Vraag de geadresseerde alle velden in te vullen en het antwoord opnieuw te verzenden, of probeer het formulier opnieuw te exporteren nadat u zelf alle velden hebt ingevuld en het formulier hebt opgeslagen.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt gemeld dat de waarde opgegeven voor een veld op het formulier niet geldig is.

De geadresseerde heeft in een of meer velden ongeldige gegevens getypt.

Vraag de geadresseerde alle velden in te vullen en het antwoord opnieuw te verzenden, of probeer het formulier opnieuw te exporteren nadat u het zelf hebt ingevuld en opgeslagen.

In de kolom Status van Gegevens verzamelen wordt de volgende melding weergegeven:

Dit bericht bevat een formulier dat u moet invullen. Als u klaar bent, stuurt u het naar de afzender van dit e-mailbericht.

De geadresseerde heeft het formulier niet ingevuld.

Vraag de geadresseerde om het formulier in te vullen en het antwoord opnieuw te verzenden.

Antwoorden handmatig verwerken en problemen oplossen

Als u een antwoord handmatig wilt verwerken, start u de exportbewerking vanuit Outlook.

U kunt alleen één antwoord tegelijk exporteren. Sla antwoorden waarvan de kolom Status van gegevens verzamelen is ingesteld op het verzamelen van gegevens via e-mail is geslaagd. Deze status wordt aangegeven dat het antwoord heeft al zijn verwerkt. Antwoorden waarvan de kolom Status van gegevens verzamelen is ingesteld op het bericht niet verwerkt , moeten handmatig worden verwerkt. Eén antwoord met een foutbericht wordt weergegeven in deze kolom is niet automatisch verwerkt, en moet u het probleem oplossen voordat u deze handmatig kunt exporteren. Raadpleeg het vorige gedeelte, controleren en problemen oplossen automatische verwerking van antwoorden, voor hulp bij probleemoplossing.

  1. Klik in Outlook met de rechtermuisknop op het antwoord dat u handmatig wilt verwerken.

  2. Klik op Gegevens exporteren naar Microsoft Office Access.

  3. Bekijk de gegevens van het antwoord in het dialoogvenster Gegevens exporteren naar Microsoft Access en klik op OK om het antwoord te exporteren.

    Als de exportbewerking correct verloopt, wordt het bericht Gegevens geëxporteerd naar de database weergegeven. Als de bewerking mislukt, wordt het bericht Kan geen gegevens exporteren wegens fouten weergegeven, gevolgd door een beschrijving van de oorzaak van het probleem. In de volgende tabel worden de problemen beschreven die ertoe kunnen leiden dat een exportbewerking mislukt:

Probleem

Oorzaak

Oplossing

Als ik met de rechtermuisknop op een antwoord klik, zie ik de opdracht Gegevens exporteren naar Microsoft Access niet.

Het geselecteerde bericht is geen geldig antwoord voor gegevensverzameling.

Verwijder berichten die geen antwoorden voor gegevensverzameling zijn uit de aangegeven map.

Een antwoord gaat niet naar de juiste map.

Alleen het oorspronkelijke antwoord op een bericht gaat naar de aangewezen map.

Uw antwoorden op uw eigen berichten (behalve als u de kopie van het bericht in de map Verzonden items hebt gebruikt om het antwoord te genereren) en antwoorden die deel uitmaken van een e-mailberichtenlus die voor een discussie wordt gebruikt, komen wellicht niet in de aangewezen map terecht.

Andere mogelijke oorzaken zijn onder meer: Access is niet geïnstalleerd of de invoegtoepassing die is vereist voor verwerking van de antwoorden ontbreekt of is beschadigd.

Als een van uw antwoorden niet wordt verwerkt, vult u het formulier in dat zich bevindt in het verzonden bericht in de map Verzonden items.

Als een gebruiker een formulier heeft ingevuld in een antwoord op een antwoord, vraagt u de gebruiker om het oorspronkelijke bericht te beantwoorden.

Als u vermoedt dat de invoegtoepassing ontbreekt of beschadigd is, gaat u naar Outlook. In Outlook klikt u op Vertrouwenscentrum in het menu Extra. Klik vervolgens op Invoegtoepassingen. Controleer of u het item Microsoft Access Outlook-invoegtoepassing voor gegevensverzameling en publiceren ziet. Als u deze vermelding niet ziet, installeert u Access opnieuw.

Bericht:

Kan de database niet vinden. Zoek de database op en importeer de gegevens handmatig.

De database is verplaatst, de naam is gewijzigd, of de database is verwijderd of beschadigd geraakt.

Plaats de database terug op de oorspronkelijke locatie en probeer het opnieuw.

Bericht:

De database is al in gebruik.

De database is geopend in de exclusieve modus en er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht in de database tot de exclusieve vergrendeling wordt opgeheven.

Vraag de gebruiker die de database in exclusieve modus heeft geopend om de database te sluiten en deze weer te openen in normale modus. Probeer vervolgens het antwoord handmatig te exporteren.

Bericht:

Tabel, query of veld ontbreekt.

Een doeltabel of -query is verwijderd, de naam ervan is gewijzigd of de structuur is zodanig gewijzigd dat de inhoud van het formulier niet aan de tabellen kan worden toegevoegd.

Maak de ontbrekende doeltabellen en -query's opnieuw aan of maak en verzend een nieuw bericht voor gegevensverzameling.

Bericht:

Formulier is beschadigd of is gewijzigd.

Het formulier in het antwoord is beschadigd of iemand (de geadresseerde of de afzender) heeft het formulier gewijzigd.

Als de geadresseerde het formulier heeft gewijzigd, vraag deze persoon dan om het formulier opnieuw naar u te verzenden en exporteer het antwoord vervolgens handmatig.

Als het formulier in het oorspronkelijke bericht beschadigd of ongeldig is, moet u een nieuw bericht maken en verzenden.

Bericht:

Informatie die nodig is om verwerking te voltooien ontbreekt.

De informatie ontbreekt die nodig is om het antwoord te koppelen aan de bestaande record die moet worden bijgewerkt.

De berichtinstellingen moeten worden gesynchroniseerd met Outlook. Ga in Access naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. Selecteer het bericht in het dialoogvenster Antwoorden beheren. Onder Berichtgegevens wordt een waarschuwing weergegeven. Klik op de waarschuwing om de instellingen te synchroniseren en sluit vervolgens het dialoogvenster. Ga terug naar Outlook en probeer het antwoord vervolgens handmatig te exporteren.

Bericht:

Kan de gegevens niet toevoegen of bijwerken, omdat de gegevens een dubbele waarde zouden opleveren in een veld dat alleen unieke waarden kan bevatten.

Een veld waarvan de eigenschap Geïndexeerd op Ja (geen duplicaten) is ingesteld, kan geen dubbele waarden bevatten. Als de waarde die aan het veld op het formulier is toegekend al bestaat in het overeenkomstige veld in de tabel, mislukt de bewerking.

Vraag de geadresseerde om een nieuw antwoord te sturen met een andere waarde in het veld op het formulier.

Bericht:

De waarde die u hebt ingevoerd, is geen item in de lijst met keuzen.

Het formulier bevat een vereist veld waarmee waarden worden opgezocht, maar de gebruiker heeft geen waarde voor dat veld opgegeven, of de eigenschap LimitToList van het veld is ingesteld op Ja en de gebruiker heeft een waarde opgegeven die niet in de lijst voorkomt.

Vraag de geadresseerde alle velden in te vullen en het antwoord opnieuw te verzenden, of probeer het formulier opnieuw te exporteren nadat u het zelf hebt ingevuld en opgeslagen.

Bericht:

Ongeldige waarde in een formulierveld.

De geadresseerde heeft in een of meer velden ongeldige gegevens getypt.

Vraag de geadresseerde alle velden in te vullen en het antwoord opnieuw te verzenden, of probeer het formulier opnieuw te exporteren nadat u zelf alle velden hebt ingevuld en het formulier hebt opgeslagen.

Bericht:

Dit bericht bevat een formulier dat u moet invullen. Als u klaar bent, stuurt u het naar de afzender van dit e-mailbericht.

De geadresseerde heeft het formulier niet ingevuld.

Vraag de geadresseerde om het formulier in te vullen en het antwoord opnieuw te verzenden.

Probeer het antwoord te exporteren tot de kolom Categorieën een groen vierkantje bevat.

Een e-mailbericht voor gegevensverzameling opnieuw verzenden

Als u het bericht naar andere gebruikers wilt verzenden of als een aantal gebruikers het oorspronkelijke bericht niet heeft ontvangen vanwege fouten, probeer het bericht dan opnieuw te verzenden in plaats van door te sturen.

  1. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. Knopafbeelding

    Het dialoogvenster Berichten van Gegevens verzamelen beheren wordt weergegeven.

    Het dialoogvenster Berichten van Gegevens verzamelen beheren

  2. Klik in het dialoogvenster Berichten van Gegevens verzamelen beheren op het bericht dat u opnieuw wilt verzenden.

  3. Klik op Dit bericht opnieuw verzenden.

    Als de knop Dit bericht opnieuw verzenden is uitgeschakeld

    Deze knop is lichter geleurd (niet beschikbaar) als de berichtinstellingen moeten worden gesynchroniseerd met Outlook.

    Klik op het waarschuwingsvak onder Berichtgegevens om de instellingen te synchroniseren. Als dit lukt, wordt het bericht Het synchroniseren is geslaagd weergegeven. Als er een foutbericht wordt weergegeven, sluit u het dialoogvenster en opent u het opnieuw.

  4. Access voert bepaalde controles uit, zoals of de doeltabellen en -query's nog steeds bestaan, of ze nog steeds alle formuliervelden bevatten en of hun gegevenstypen niet zijn gewijzigd. Als de controles slagen, wordt door de wizard gevraagd hoe u de antwoorden wilt verwerken. Zo niet, dan verschijnt er een bericht waarin wordt vermeld dat u het e-mailbericht opnieuw moet maken.

  5. Ga verder met de wizard zoals u deed toen u het bericht voor het eerst verzond. De instellingen kunnen verschillen van de vorige keer.

    Voer een van de volgende stappen uit als u het e-mailbericht naar andere gebruikers wilt verzenden:

    • Geef de e-mailadressen handmatig op. (Deze optie is alleen beschikbaar als u gegevens verzamelt om nieuwe records toe te voegen.)

    • Kies een ander e-mailadresveld.

    • Gebruik hetzelfde adresveld maar selecteer in de laatste stap alleen de gewenste adressen.

      Zie de sectie opgeven hoe u wilt de gegevens van proces, eerder in dit artikel voor hulp bij de stappen van de wizard.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×