Gegevens sorteren en filteren voor Afdruk samenvoegen

Gegevens sorteren en filteren voor Afdruk samenvoegen

U kunt Afdruk samenvoegen gebruiken om bulkmail te maken en te verzenden en enveloppen en etiketten te maken. Uw adressenlijst is de gegevensbron voor Afdruk samenvoegen. In Word wordt de informatie uit uw adressenlijst gehaald en toegevoegd aan uw document voor Afdruk samenvoegen.

De adressenlijst bewerken

Met Afdruk samenvoegen kunt u gegevens in uw adressenlijst sorteren en filteren om alleen de gewenste records te selecteren.

  1. Open indien nodig het document voor Afdruk samenvoegen.

  2. Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressenlijst bewerken.

    Ga als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressenlijst bewerken.

    Tip: Als Geadresseerden bewerken niet beschikbaar is, kiest u Adressen selecteren en brengt u een verbinding tot stand tussen het document en de gewenste adressenlijst.

  3. Schakel in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen het selectievakje in naast elke geadresseerde van wie u de record in de samenvoeging wilt opnemen.

    Schakel bij elke rij het selectievakje in om de geadresseerde op te nemen.

    Tip: Sorteer of filter de adressenlijst om rijen te groeperen of de weergave van bepaalde rijen te beperken.

Meer opties

In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen staan opties om de adressenlijst te verfijnen. De twee meest gebruikte opties zijn sorteren en filteren om namen en adressen gemakkelijker te kunnen vinden in de lijst. Voor meer informatie gaat u naar 'Adressenlijst sorteren' of 'Adressenlijst filteren'.

Klik in een Word-document voor Afdruk samenvoegen op Geadresseerden bewerken. Kies een optie in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen onder Adressenlijst nader specificeren.

Adressenlijst sorteren

U kunt uw adressenlijst op veel manieren sorteren. De onderstaande stappen zijn slechts één voorbeeld van wat u kunt doen om records te sorteren.

  1. Klik onder Adressenlijst nader specificeren op Sorteren. Het dialoogvenster Filteren en sorteren wordt geopend.

  2. Klik op het tabblad Records sorteren op de pijl-omlaag van het vak Records sorteren, kies de naam van de kolom in de Excel-adressenlijst waarop u wilt sorteren en kies vervolgens Oplopend of Aflopend als de sorteervolgorde.

    Klik als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word op Adressenlijst bewerken en kies Sorteren onder Adressenlijst nader specificeren.

  3. (Optioneel) Kies de pijl-omlaag van het vak Vervolgens op, kies de naam van een tweede kolom waarop u wilt sorteren en kies vervolgens Oplopend of Aflopend als de sorteervolgorde.

  4. (Optioneel) Herhaal stap 3 om nog een naam van een kolom waarop u wilt sorteren toe te voegen.

  5. Kies OK en bekijk het sorteerresultaat.

    Als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word, resultaten van het sorteren van een adressenlijst.

    Opmerking: De adressenlijst wordt nu in oplopende alfabetische volgorde weergegeven.

Adressenlijst filteren

U kunt uw adressenlijst filteren, zodat alleen de geadresseerden worden weergegeven die u in de samenvoeging wilt opnemen. Met het filter kunnen bijvoorbeeld records worden geretourneerd voor personen in een specifieke stad of voor voorraadartikelen van een bepaalde prijs.

In de volgende stappen definieert u voorwaarden voor het filteren van de adressenlijst. Bij het filteren worden eenvoudige criteria (expressies) gebruikt, op basis van de keuzes die u maakt om het bestaan van de gegevens die u hebt gedefinieerd te controleren.

  1. Klik onder Adressenlijst nader specificeren op Filteren. Het dialoogvenster Filteren en sorteren wordt geopend.

  2. Klik op het tabblad Records filteren op de pijl-omlaag van het vak Veld en kies vervolgens de naam van de kolom in de Excel-adressenlijst die u wilt gebruiken als het eerste filter.

    Opmerking: Het tabblad Records filteren is opgemaakt als formulier met vier kolommen. De kolommen zijn van links naar rechts: Voorwaarde, Veld, Vergelijkingsoperator en Door de gebruiker gedefinieerde vergelijkingscriteria.

  3. Klik op de pijl-omlaag van het vak Vergelijking en kies Gelijk aan of een andere vergelijkingsoptie.

  4. Typ in het vak Vergelijken met gegevens waarmee de selectie in het vak Veld moet overeenkomen.

  5. (Optioneel) Als u in de linkerkolom een tweede filter wilt toevoegen, kunt u het volgende doen:

    • Kies En om ervoor te zorgen dat aan beide filtervoorwaarden wordt voldaan en herhaal stap 2 tot en met 4.

      of

    • Kies En om ervoor te zorgen dat aan een van de filtervoorwaarden wordt voldaan en herhaal stap 2 tot en met 4.

    Klik als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word op Adressenlijst bewerken en kies Filteren onder Adressenlijst nader specificeren.

  6. Herhaal stap 5 indien nodig.

  7. Kies OK wanneer u klaar bent en bekijk vervolgens de resultaten van de gefilterde records.

    Als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word, resultaten van een filter toegepast op een adressenlijst.

Een geadresseerde zoeken

U kunt in de adressenlijst zoeken naar een bepaalde geadresseerde of een groep geadresseerden die een algemeen kenmerk gemeen hebben, zoals een achternaam, een postcode of een lidmaatschapsnummer.

  1. Klik in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen onder Adressenlijst nader specificeren op Geadresseerde zoeken.

  2. Typ in het dialoogvenster Item zoeken in het vak Zoeken de kenmerknaam waarnaar u wilt zoeken in uw adressenlijst.

    Typ een naam in het dialoogvenster Item zoeken om een geadresseerde te zoeken.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk voor Zoeken in:

    • Accepteer de standaardoptie Alle velden.

      of

    • Kies Dit veld en kies in de vervolgkeuzelijst de naam van de kolom waarin u wilt zoeken.

  4. Kies Volgende zoeken.

    Opmerking: Als er een overeenkomst met het zoekitem wordt gevonden, wordt de vermelding in de adressenlijst gemarkeerd. Kies opnieuw Volgende zoeken. Als er nog een overeenkomst is, wordt ook deze gemarkeerd.

Zie ook

Bekijk de gratis videotraining Afdruk samenvoegen naar een hoger niveau tillen om alles te weten te komen over het sorteren en filteren van samenvoegvelden, het aanpassen van een samenvoegdocument met gepersonaliseerde berichten en het invoegen van aangepaste samenvoegvelden.

In sommige gevallen wilt u mogelijk niet alle gegevens in de lijst met geadresseerden voor Afdruk samenvoegen gebruiken. U hebt de mogelijkheid om slechts een paar van de personen in de lijst te selecteren, en kunt de gegevens ook sorteren en filteren, zodat alleen de gewenste informatie in de samenvoegbewerking terechtkomt.

De lijst voor samenvoegbewerkingen sorteren en filteren

  1. Open het samenvoegdocument, als dit nog niet wordt weergegeven.

  2. Klik op Verzendlijsten > Geadresseerden bewerken.

    Klik om de lijst met geadresseerden te bewerken

    Als Geadresseerden bewerken lichter gekleurd wordt weergegeven, klikt u op Geadresseerden selecteren en brengt u een verbinding tot stand tussen het document en de gewenste verzendlijst.

  3. In lijst met items bewerkenklikt u op het plusteken (+) om een persoon toe te voegen of op het minteken (-) om een persoon te verwijderen uit de lijst.

    Klik op het plusteken om personen toe te voegen aan de lijst. Klik op het minteken om personen te verwijderen uit de lijst.

  4. Wanneer u klaar bent met selecteren van de personen die u in de lijst wilt, klikt u op OK.

De lijst sorteren om groepen te zoeken

U kunt de lijst met geadresseerden sorteren om zo uw gegevens op een bepaalde manier te groeperen. Als u bijvoorbeeld een e-mail wilt verzenden naar personen in bepaalde plaatsen, sorteert u de gegevens op per stad, zodat de geadresseerden per stad gegroepeerd worden weergegeven. Op die manier kunt u gemakkelijker een selectie voor de samenvoegbewerking opgeven.

  1. Klik op Verzendlijsten > Geadresseerden filteren.

  2. Klik op Records sorteren > sorteren op, en selecteer de naam van het veld waarop u wilt sorteren.

    Klik op Records sorteren om items te sorteren in afdruk samenvoegen

    Als u op meerdere velden wilt sorteren (bijvoorbeeld eerst op provincie en dan op stad), klikt u op en vervolgens op en geeft u vervolgens de extra velden op waarop u wilt sorteren.

    Klik om te sorteren op meerdere velden

  3. Als alle velden zijn gesorteerd op de manier die u wilt, klikt u op OK.

Filter de lijst om alleen de rijen weer te geven die u wilt opnemen

Filter de lijst zodat alleen de personen of items die u voor een samenvoegbewerking wilt gebruiken worden weergegeven, bijvoorbeeld alleen de mensen in een bepaalde stad of voorraadartikelen van een bepaalde prijs.

  1. Klik op Verzendlijsten > Geadresseerden filteren.

    Klik om de lijst Afdruk samenvoegen te filteren

  2. In Records filteren, klikt u op de pijl naast het vak veld. Klik vervolgens op de kolom waarop u wilt sorteren, bijvoorbeeld titel of achternaam.

    Klik op het veld waarop u wilt filteren

  3. Klik op vergelijking, en klik vervolgens op het type vergelijking die u wilt maken.

    Klik op de vergelijkingsopties die u wilt instellen

  4. Typ in het vak Vergelijken met de waarde voor het filter. Als u bijvoorbeeld stad kiest in de lijst Veld, typt u de naam van de stad.

  5. Klik op En of Of en voeg een andere voorwaarde aan het filter toe. Als u bijvoorbeeld de resultaten voor twee plaatsen wilt, klikt u op Of, klikt u op Plaats in de lijst Veld, klikt u op Is gelijk aan en typt u vervolgens de naam van de tweede plaats.

  6. Klik op OK .

U bent nu zover dat u de samenvoegvelden kunt invoegen in het document dat u gebruikt voor samengevoegde e-mails of Afdruk samenvoegen in Word voor Mac. Zie Samenvoegvelden invoegen voor meer informatie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×