Gegevens op een werkblad groeperen en een overzicht maken

Als u een lijst met gegevens wilt groeperen en samenvatten, kunt u een overzicht van maximaal acht niveaus maken; één niveau voor iedere groep. Elk binnenste niveau, aangegeven door een hoger nummer in de overzichtsknoppen, toont detailgegevens voor het voorgaande buitenste niveau, aangegeven door een lager nummer in de overzichtsknoppen. U gebruikt een overzicht om snel samenvattingsrijen of -kolommen weer te geven, of om de detailgegevens van een groep weer te geven. U kunt een overzicht maken van rijen (zoals wordt weergegeven in het onderstaande voorbeeld) van kolommen of van rijen en kolommen.

lijst in overzichtsvorm
Een overzicht van een rij met verkoopgegevens, gegroepeerd op geografische regio's en maanden, waarin verschillende samenvattings- en detailrijen zijn weergegeven.

1.  Klik op de juiste overzichtsknoppen een twee drie om rijen voor een niveau weer te geven.

2.  Niveau 1 bevat de totale verkopen voor alle detailrijen.

3.  Niveau 2 bevat de totale verkopen voor iedere maand en elke regio.

4.  Niveau 3 bevat detailrijen (in dit geval de rijen 11 tot en met 13).

5.  Klik op de overzichtsknoppen plus en min om het overzicht in of uit te vouwen.

Wat wilt u doen?

Een overzicht van rijgegevens maken

Een overzicht van kolomgegevens maken

Gegevens in een overzicht weergeven of verbergen

Een overzicht aanpassen met stijlen

Overzichtsgegevens kopiëren

Een overzicht verbergen of verwijderen

Een overzichtsrapport met een grafiek maken

Een overzicht van rijgegevens maken

  1. Zorg ervoor dat iedere kolom met gegevens waarvan u een overzicht wilt maken, een een label heeft in de eerste rij, dat iedere kolom hetzelfde type gegevens bevat en dat het bereik geen lege rijen of kolommen bevat.

  2. Zorg ervoor dat de detailrijen ook een samenvattingsrij hebben met een subtotaal. Voer een van de volgende handelingen uit:

    Samenvattingsrijen invoegen met de opdracht Subtotaal    

    • Gebruik de opdracht Subtotaal om de functie SUBTOTAAL direct onder of boven iedere groep met detailrijen in te voegen en het overzicht automatisch te maken. Zie Subtotaal, functie voor meer informatie over het gebruiken van de functie Subtotaal.

      Uw eigen samenvattingsrijen invoegen    

    • Voeg uw eigen samenvattingsrijen met formules in, direct onder of boven iedere groep met detailrijen. Zo kunt u onder (of boven) de rijen met verkoopgegevens voor maart en april de functie SOM gebruiken om een subtotaal weer te geven voor de verkopen voor die maanden. In de tabel verderop in dit onderwerp ziet u hier een voorbeeld van.

  3. Geef aan of de samenvattingsrijen onder of boven de detailrijen staan. Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster Overzicht.
    Klik op het startpictogram voor het dialoogvenster in de groep Overzicht

  4. Als de samenvattingsrijen boven de detailrijen staan, schakelt u het selectievakje Overzicht in rijen onder detail uit. Laat het selectievakje ongewijzigd als dat niet het geval is.

  5. Maak een overzicht van de gegevens door een van de volgende handelingen uit te voeren:

    Automatisch een overzicht maken van de gegevens

    1. Selecteer indien nodig een cel in het bereik waarvan u een overzicht wilt maken.

    2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op de pijl bij Groep en klik vervolgens op AutoOverzicht.

      klik op de pijl onder groep en klik daarna op autooverzicht

    Handmatig een overzicht maken van de gegevens

    Belangrijk:  Als u de overzichtsniveaus handmatig groepeert, moet u ervoor zorgen dat alle gegevens worden weergegeven om te voorkomen dat de rijen onjuist worden gegroepeerd.

    1. Maak een overzicht van de buitenste groep.

      Een overzicht maken van de buitenste groep

      1. Selecteer alle onderliggende samenvattingsrijen en de bijbehorende detailrijen.

        In de onderstaande gegevens bevat rij 6 bijvoorbeeld het subtotaal voor rij 2 tot en met 5, bevat rij 10 het subtotaal voor rij 7 tot en met 9, en bevat rij 11 het eindtotaal. Als u alle detailgegevens in rij 11 wilt groeperen, selecteert u rij 2 tot en met 10.

         

        A

        B

        C

        1

        Regio

        Maand

        Verkoop

        2

        Oost

        Maart

        € 9.647

        3

        Oost

        Maart

        € 4.101

        4

        Oost

        Maart

        € 7.115

        5

        Oost

        Maart

        € 2.957

        6

        Oost

        Totaal mrt

        € 23.820

        7

        Oost

        April

        € 4.257

        8

        Oost

        April

        € 1.829

        9

        Oost

        April

        € 6.550

        10

        Oost

        Totaal apr

        € 12.636

        11

        Totaal oost

        € 36.456

        Belangrijk: Neem de overzichtsrij (rij 11) J niet op in de selectie.

      2. Klik op het tabblad Gegevens, in de groep Overzicht, achtereenvolgens op Groep, Rijen en OK.

        Klik op Rijen en klik vervolgens op OK

        Naast de groep worden op het scherm de overzichtsknoppen weergegeven.

    2. Maak desgewenst een binnenste, geneste overzichtsgroep met de detailrijen voor een bepaald gedeelte van uw gegevens.

      Een binnenste, geneste overzichtsgroep (groepen detailrijen) maken

      1. Selecteer voor iedere binnenste, geneste groep de detailrijen die grenzen aan de rij die de samenvattingsrij bevat.

        In onderstaand voorbeeld moet u om rij 2 tot en met 5 te groeperen (waarvan rij 6 de samenvattingsrij is) rij 2 tot en met 5 selecteren. Om rij 7 tot en met 9 te groeperen (waarvan rij 10 de samenvattingsrij is), selecteert u rij 7 tot en met 9.

         

        A

        B

        C

        1

        Regio

        Maand

        Verkoop

        2

        Oost

        Maart

        € 9.647

        3

        Oost

        Maart

        € 4.101

        4

        Oost

        Maart

        € 7.115

        5

        Oost

        Maart

        € 2.957

        6

        Oost

        Totaal mrt

        € 23.820

        7

        Oost

        April

        € 4.257

        8

        Oost

        April

        € 1.829

        9

        Oost

        April

        € 6.550

        10

        Oost

        Totaal apr

        € 12.636

        11

        Totaal oost

        € 36.456

        Belangrijk: Neem de samenvattingsrij niet op in de selectie.

      2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep.

        Klik op Groep op het tabblad Gegevens

        Naast de groep worden op het scherm de overzichtsknoppen weergegeven.

      3. Ga verder met het selecteren en groeperen van de binnenste rijen totdat u alle niveaus hebt waarvan u een overzicht wilt maken.

      4. Als u de groepering van rijen wilt opheffen, selecteert u de rijen en klikt u vervolgens op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep opheffen.

        U kunt de groepering van secties in een overzicht ook opheffen zonder dat u het overzicht zelf verwijdert. Houd SHIFT ingedrukt terwijl u op de plusteken of Minvak van de groep klikt. Klik daarna op het tabblad Gegevens, in de groep Overzicht, op Groep opheffen.

        Belangrijk: Als u de groepering van een overzicht opheft terwijl de detailgegevens verborgen zijn, kan het gebeuren dat de detailrijen verborgen blijven. Om de gegevens weer te geven, sleept u over de zichtbare rijnummers die grenzen aan de verborgen rijen. Klik op het tabblad Start in de groep Celeigenschappen op Opmaak, wijs Weergeven en verbergen aan en klik op Rijen zichtbaar maken.

Naar boven

Een overzicht van kolomgegevens maken

  1. Zorg ervoor dat iedere rij met de gegevens waarvan u een overzicht wilt maken een label heeft in de eerste kolom, dat iedere rij hetzelfde type gegevens bevat en dat het bereik geen lege rijen of kolommen bevat.

  2. Voeg uw eigen samenvattingskolommen met formules in direct links of rechts van iedere groep met detailkolommen.

    Opmerking:  Als u een overzicht van de gegevens in kolommen wilt maken, moeten er samenvattingskolommen zijn met formules die naar cellen verwijzen in alle detailkolommen voor die groep.

  3. Geef aan of de samenvattingskolom links of rechts van de detailkolommen moet komen. Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster Overzicht.

    De locatie van de samenvattingskolom opgeven

    1. Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster Overzicht.

      Klik op het startpictogram voor het dialoogvenster in de groep Overzicht

    2. Als u een samenvattingskolom links van de detailkolom wilt hebben, schakelt u het selectievakje Overzicht in kolommen rechts van detail uit. Als u een samenvattingskolom rechts van de detailkolom wilt hebben, schakelt u het selectievakje, Overzicht in kolommen rechts van detail in.

    3. Klik op OK.

  4. Als u een overzicht van de gegevens wilt maken, voert u een van de volgende handelingen uit:

    Automatisch een overzicht maken van de gegevens

    1. Selecteer indien nodig een cel in het bereik.

    2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op de pijl bij Groep en klik vervolgens op AutoOverzicht.

    Handmatig een overzicht maken van de gegevens

    Belangrijk:  Als u de overzichtsniveaus handmatig groepeert, moet u ervoor zorgen dat alle gegevens worden weergegeven om te voorkomen dat de kolommen onjuist worden gegroepeerd.

    1. Maak een overzicht van de buitenste groep.

      Een overzicht maken van de buitenste groep (alle kolommen behalve het eindtotaal)

      1. Selecteer alle onderliggende samenvattingskolommen en de bijbehorende detailgegevens.

        In onderstaand voorbeeld bevat kolom E de subtotalen voor de kolommen B tot en met D, bevat kolom I de subtotalen voor de kolommen F tot en met H, en bevat kolom J de eindtotalen. Als u alle detailgegevens in kolom J wilt groeperen, selecteert u kolom B tot en met I.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Regio

        Jan

        Feb

        Mrt

        Kw1

        Apr

        Mei

        Jun

        Kw2

        H1

        2

        Oost

        371

        504

        880

        1.755

        186

        653

        229

        1.068

        2.823

        3

        West

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1.557

        2.077

        4

        Noord

        447

        469

        429

        1.345

        579

        180

        367

        1.126

        2.471

        5

        Zuid

        281

        511

        410

        1.202

        124

        750

        200

        1.074

        2.276

        Belangrijk: Neem de samenvattingsrij J (met de eindtotalen) niet op in de selectie.

      2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep.

        Klik op Groep op het tabblad Gegevens

        Naast de groep worden op het scherm de overzichtsknoppen weergegeven.

    2. Maak eventueel een overzicht van een binnenste, geneste groep (afzonderlijke groepen met detailkolommen).

      Een overzicht maken van de binnenste, geneste groep (groepen met detailkolommen)

      1. Selecteer voor iedere binnenste, geneste groep de detailkolommen die grenzen aan de kolom die de samenvattingskolom bevat.

        In het volgende voorbeeld selecteert u kolom B tot en met D om de kolommen B tot en met D (waarvan kolom E de samenvattingskolom is) te groeperen. Selecteer kolom F tot en met H (waarvan kolom I de overzichtskolom is) om de kolommen F tot en met H te groeperen.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Regio

        Jan

        Feb

        Mrt

        Kw1

        Apr

        Mei

        Jun

        Kw2

        H1

        2

        Oost

        371

        504

        880

        1.755

        186

        653

        229

        1.068

        2.823

        3

        West

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1.557

        2.077

        4

        Noord

        447

        469

        429

        1.345

        579

        180

        367

        1.126

        2.471

        5

        Zuid

        281

        511

        410

        1.202

        124

        750

        200

        1.074

        2.276

        Belangrijk: Neem de overzichtskolom van de groep niet op in de selectie.

      2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep.

        Klik op Groep op het tabblad Gegevens

        Naast de groep worden op het scherm de overzichtsknoppen weergegeven.

  5. Ga verder met het selecteren en groeperen van de binnenste kolommen totdat u alle niveaus hebt waarvan u een overzicht wilt maken.

  6. Als u de groepering van kolommen wilt opheffen, selecteert u de kolommen en klikt u vervolgens op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep opheffen.

Klik op het tabblad Gegevens op Groep opheffen

U kunt de groepering van secties in een overzicht ook opheffen zonder dat u het overzicht zelf verwijdert. Houd SHIFT ingedrukt terwijl u op het plusteken of Minvak van de groep klikt. Klik daarna op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep opheffen.

Als u de groepering van een overzicht opheft terwijl de detailgegevens verborgen zijn, kan het gebeuren dat de detailkolommen verborgen blijven. Om de gegevens weer te geven, sleept u over de zichtbare kolomletters die grenzen aan de verborgen kolommen. Klik op het tabblad Start in de groep Celeigenschappen op Opmaak, wijs Weergeven en verbergen aan en klik op Kolommen zichtbaar maken.

Naar boven

Gegevens in een overzicht weergeven of verbergen

  1. Als u de overzichtsknoppen een twee drie , plus en min niet ziet, klikt u op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop , klik op Excel-opties (Excel 2007), of klik op het tabblad Bestand (overige versies) en vervolgens op Opties. Klik op de categorie Geavanceerd, selecteer het werkblad onder de sectie Weergaveopties voor dit werkblad en selecteer het selectievakje Overzichtsknoppen weergeven als een overzicht is toegepast.

  2. Klik op OK.

  3. Voer een of meer van de volgende handelingen uit:

    De detailgegevens voor een groep weergeven of verbergen    

    • Als u de detailgegevens in een groep wilt weergeven, klikt u op plus voor de groep.

    • Als u de detailgegevens voor een groep wilt verbergen, klikt u op min voor de groep.

      Het gehele overzicht tot een bepaald niveau uit- of samenvouwen    

    • Klik bij de overzichtsknoppen een twee drie op het nummer van het gewenste niveau. Details op lagere niveaus worden daarna verborgen.

      Als een overzicht bijvoorbeeld vier niveaus heeft, klikt u op drie wanneer u het vierde niveau wilt verbergen terwijl de andere niveaus worden weergegeven.

      Alle detailgegevens in het overzicht weergeven of verbergen    

    • Als u alle detailgegevens wilt weergeven, klikt u op het laagste niveau van de overzichtsknoppen een twee drie . Als er bijvoorbeeld drie niveaus zijn, klikt u op drie .

    • Als u alle detailgegevens wilt verbergen, klikt u op een .

Naar boven

Een overzicht aanpassen met stijlen

Voor een overzicht van gegevensrijen worden in Microsoft Excel stijlen gebruikt, bijvoorbeeld RijNiveau_1 en RijNiveau_2. Voor kolommen in het overzicht worden stijlen zoals KolNiveau_1 en KolNiveau_2 gebruikt. In deze stijlen worden vet, cursief en andere tekstopmaak gebruikt om de samenvattingsrijen of -kolommen in de gegevens te onderscheiden. Als u de weergave van het overzicht wilt aanpassen, kunt u de stijlen wijzigen zodat verschillende typen tekst- en celopmaak worden gebruikt. U kunt een stijl op een overzicht toepassen terwijl u het overzicht maakt, of achteraf.

Voer een of meer van de volgende handelingen uit:

Automatisch een stijl toepassen op een samenvattingsrij of -kolom    

  1. Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster Overzicht.

    Klik op het startpictogram voor het dialoogvenster in de groep Overzicht

  2. Schakel het selectievakje Automatische stijlen in.

Een stijl toepassen op een bestaande samenvattingsrij of -kolom    

  1. Selecteer de cellen waarop u stijlen voor een overzicht wilt toepassen.

  2. Ga naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster Overzicht.

    Klik op het startpictogram voor het dialoogvenster in de groep Overzicht

  3. Schakel het selectievakje Automatische stijlen in.

  4. Klik op Stijl toepassen.

U kunt ook automatische opmaak gebruiken om de gegevens in een overzicht op te maken.

Naar boven

Overzichtsgegevens kopiëren

  1. Als u de overzichtsknoppen een twee drie , plus en min niet ziet, klikt u op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop , klik op Excel-opties (Excel 2007), of op het tabblad Bestand (overige versies) en vervolgens op Opties. Klik op de categorie Geavanceerd, selecteer het werkblad onder de sectie Weergaveopties voor dit werkblad en selecteer het selectievakje Overzichtsknoppen weergeven als een overzicht is toegepast.

  2. Gebruik de overzichtsknoppen een twee drie , min en plus om de detailgegevens te verbergen die u niet wilt kopiëren.

    Zie de sectie Gegevens in een overzicht weergeven of verbergen voor meer informatie.

  3. Selecteer het bereik van de samenvattingsrijen.

  4. Klik op het tabblad Start in de groep Bewerken achtereenvolgens op Zoeken en selecteren en Ga naar.

    Klik op Zoeken en selecteren en daarna op Ga naar

  5. Klik op Selecteren speciaal.

  6. Klik op Alleen zichtbare cellen.

  7. Klik op OK en kopieer de gegevens.

Naar boven

Een overzicht verbergen of verwijderen

Opmerking: Er worden geen gegevens verwijderd wanneer u een overzicht verbergt of verwijdert.

Een overzicht verbergen

  • (Excel 2007) Klik op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop , klik op Excel-opties, of op het tabblad Bestand (overige versies) en vervolgens op Opties. Klik op de categorie Geavanceerd, selecteer het werkblad onder de sectie Weergaveopties voor dit werkblad en selecteer het werkblad met het overzicht dat u wilt verbergen en schakel het selectievakje Overzichtsknoppen weergeven als een overzicht is toegepast uit.

Een overzicht verwijderen

  1. Klik in het werkblad.

  2. Klik op het tabblad Gegevens, in de groep Overzicht, op Groep opheffen en klik vervolgens op Overzicht wissen.

    Klik op Groep opheffen en vervolgens op Overzicht wissen

    Belangrijk: Als u een overzicht verwijdert terwijl de detailgegevens verborgen zijn, kan het gebeuren dat de detailrijen of -kolommen verborgen blijven. Om de gegevens weer te geven, sleept u de muisaanwijzer over de zichtbare rijnummers of kolomletters. Klik op het tabblad Start in de groep Celeigenschappen op Opmaak, wijs Weergeven en verbergen aan en klik op Rijen zichtbaar maken of Kolommen zichtbaar maken.

Naar boven

Een overzichtsrapport met een grafiek maken

Stel dat u een overzichtsrapport van de gegevens wilt maken waarin alleen de totalen worden weergegeven en een grafiek met de totalen. Doorgaans doet u dan het volgende:

  1. Een overzichtsrapport maken

    1. Maak een overzicht van de gegevens.

      Zie de sectie Een overzicht van rijgegevens maken of Een overzicht van kolomgegevens maken voor meer informatie.

    2. Verberg de details door op de overzichtsknoppen een twee drie , plus en min te klikken om alleen de totalen weer te geven, zoals in het volgende voorbeeld:

      Overzicht van lijst met alleen de totaalrijen

    3. Raadpleeg voor meer informatie de sectie Gegevens in een overzicht weergeven of verbergen.

  2. Een grafiek van het overzichtsrapport maken

    1. Selecteer de overzichtsgegevens die u in de grafiek wilt opnemen

      Als u bijvoorbeeld alleen de totalen van Blaauboer en Veninga wilt opnemen, maar niet de eindtotalen, selecteert u de cellen A1 tot en met C11, zoals in het voorbeeld hiervoor.

    2. Maak de grafiek. Ga bijvoorbeeld naar het tabblad Invoegen en klik in de groep Grafieken op Aanbevolen grafieken of kies een ander grafiektype.

      Als u de grafiek maakt met de wizard Grafieken, ziet deze er ongeveer uit zoals in het volgende voorbeeld.

      Grafiek van subtotalen

      Als u details in het overzicht weergeeft of verbergt, worden de gegevens in de grafiek ook weergegeven of verborgen.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×