Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een Excel-werkmap

Gebruikelijke scenario's voor het importeren van Excel-gegevens in Access

• U bent een ervaren gebruiker van Excel, maar u wilt voortaan ook in Access met de gegevens kunnen werken. Hiervoor is het noodzakelijk dat de gegevens in de Excel-werkbladen worden overgebracht naar een of meer nieuwe Access-databases.

• Uw afdeling of werkgroep gebruikt Access maar zo nu en dan ontvangt u gegevens in Excel-indeling die moeten worden samengevoegd met de Access-databases. U wilt deze Excel-werkbladen meteen na ontvangst in de database importeren.

• U gebruikt Access voor het beheer van uw gegevens, maar u ontvangt de wekelijkse rapporten van de overige teamleden in de vorm van een Excel-werkmap. U wilt het importproces efficiënter laten verlopen zodat u er zeker van kunt zijn dat de gegevens elke week op een bepaalde tijd in de database worden geïmporteerd.

Houd rekening met de volgende punten als dit de eerste keer is dat u gegevens uit Excel importeert

• U kunt een Excel-werkmap niet als een Access-database opslaan. Excel heeft geen functie waarmee van Excel-gegevens een Access-database kan worden gemaakt.

• Als u een Excel-werkmap opent in Access (wijzig in het dialoogvenster Bestand openen de waarde in de keuzelijst Bestandstype in Microsoft Office Excel-bestanden en selecteer het gewenste bestand), wordt er in Access een koppeling naar de werkmap gemaakt, maar worden de gegevens niet geïmporteerd. Het maken van een koppeling naar een werkmap is iets heel anders dan het importeren van een werkblad in een database. Raadpleeg voor meer informatie over het koppelen van gegevens de paragraaf Koppelen naar gegevens in Excel, verderop in dit artikel.

Het werkblad voorbereiden

1. Zoek het bronbestand op en selecteer het werkblad dat de gegevens bevat die u in Access wilt importeren. Als u alleen een gedeelte van een werkblad wilt importeren, kunt u een benoemd bereik opgeven dat alleen de cellen bevat die u wilt importeren.
   
   Een benoemd bereik definiëren (optioneel)   

   1. Ga naar Excel en open het werkblad dat de gegevens bevat die u wilt importeren.

   2. Selecteer de cellen die de gegevens bevatten die u wilt importeren.

   3. Klik met de rechtermuisknop in het geselecteerde bereik en klik vervolgens op Een bereik benoemen of Naam bepalen.

   4. Typ in het dialoogvenster Nieuwe naam een naam voor het bereik in het vak Naam en klik op OK.

      U kunt tijdens een importbewerking slechts één werkblad tegelijk importeren. Als u gegevens uit meerdere werkbladen wilt importeren, moet u de importbewerking voor elk werkblad herhalen.

2. Controleer de brongegevens en voer eventueel de bijbehorende acties uit die in deze tabel staan beschreven.

   Element	Beschrijving
   Aantal kolommen	U mag niet meer dan 255 bronkolommen importeren omdat er maximaal 255 velden in een tabel worden ondersteund.
   Kolommen en rijen overslaan	Het is een goede gewoonte om alleen de rijen en kolommen die u wilt importeren op te nemen in het bronwerkblad of het benoemd bereik. Rijen    U kunt tijdens het importeren geen rijen filteren of overslaan. Kolommen    U kunt tijdens het importeren geen kolommen overslaan als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen.
   Tabelindeling	Controleer of de cellen een tabelindeling hebben. Indien het werkblad of het benoemde bereik samengevoegde cellen bevat, wordt de inhoud van de cel in het veld geplaatst dat correspondeert met de meest linkse kolom en worden de andere velden leeg gelaten.
   Lege kolommen, rijen en cellen	Verwijder alle overbodige lege kolommen en lege rijen in het werkblad of in het bereik. Als het werkblad of het bereik lege cellen bevat, probeert u de ontbrekende gegevens toe te voegen. Als u de records wilt toevoegen aan een bestaande tabel, controleert u of het corresponderende veld in de tabel null-waarden (ontbrekende of onbekende waarden) accepteert. Een veld accepteert null-waarden indien de veldeigenschap Vereist is ingesteld op Nee en het plaatsen van null-waarden niet wordt verhinderd door de instelling van de eigenschap ValidationRule.
   Foutwaarden	Indien een of meer cellen in het werkblad of in het bereik foutwaarden bevatten, bijvoorbeeld #GETAL of #DEEL, moet u deze corrigeren voordat u de importbewerking start. Als een bronwerkblad of bronbereik een foutwaarde bevat, wordt er in Access een null-waarde in het corresponderende veld in de tabel geplaatst. Zie het gedeelte Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen verderop in dit artikel voor meer informatie over het corrigeren van deze fouten.
   Gegevenstype	U kunt fouten tijdens het importeren voorkomen door te controleren of alle rijen in een bronkolom hetzelfde type gegevens bevatten. In Access wordt aan de hand van de eerste acht bronrijen het gegevenstype van de velden in de tabel bepaald. Het is raadzaam ervoor te zorgen dat de eerste acht bronrijen in een kolom geen waarden van verschillende gegevenstypen bevatten. Anders wijst Access mogelijk niet het juiste type gegevens toe aan de kolom. Het is ook een goede gewoonte om elke bronkolom in Excel op te maken en een specifieke gegevensindeling toe te wijzen aan elke kolom voordat u de importbewerking start. Opmaak wordt ten zeerste aanbevolen als een kolom waarden van verschillende gegevenstypen bevat. De kolom FlightNo in een werkblad kan bijvoorbeeld numerieke en tekstwaarden bevatten, zoals 871, AA90 en 171. Ga als volgt te werk om ontbrekende of onjuiste waarden te voorkomen: Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik vervolgens op Celeigenschappen. Selecteer op het tabblad Getal, onder Categorie een notatie. Voor de kolom FlightNo kiest u waarschijnlijk Tekst. Klik op OK. Indien de bronkolommen zijn ingedeeld, maar de rijen ná de achtste rij nog steeds gemengde waarden bevatten, kunnen er tijdens de importbewerking waarden worden overgeslagen of waarden onjuist worden geconverteerd. Raadpleeg de sectie Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen voor meer informatie.
   Eerste rij	Als de eerste rij in het werkblad of benoemd bereik de namen van de kolommen bevat, kunt u opgeven dat de gegevens in de eerste rij tijdens het importeren als veldnamen moeten worden behandeld. Als het bronwerkblad of bronbereik geen namen bevat, is het een goed idee om deze toe te voegen aan de bron voordat de importbewerking wordt gestart. Opmerking: Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, controleert u of de naam van elke kolom exact overeenkomt met de naam van het corresponderende veld. De importbewerking mislukt als de naam van een kolom niet overeenkomt met de naam van het corresponderende veld in de tabel. U kunt de namen van de velden weergeven door de tabel te openen in de ontwerpweergave in Access.

3. Sluit de bronwerkmap als deze is geopend. Als het bronbestand open blijft tijdens het importeren, kunnen er conversiefouten in de gegevens ontstaan.

De doeldatabase voorbereiden

1. Open de Access-database waarin u de geïmporteerde gegevens wilt opslaan. Controleer of de database niet alleen-lezen is en of u over de vereiste machtigingen beschikt om wijzigingen in de database aan te brengen.

   -of-

   Maak een lege database als u de gegevens niet in een van de bestaande databases wilt opslaan. U doet dit als volgt:

   Klik op het tabblad Bestand, klik op Nieuw en klik vervolgens op Lege database.

2. Bepaal voordat u de importbewerking start of u de gegevens wilt opslaan in een nieuwe of in een bestaande tabel.

   Een nieuwe tabel maken    Als u de gegevens in een nieuwe tabel wilt opslaan, wordt er in Access een tabel gemaakt en worden de geïmporteerde gegevens aan deze tabel toegevoegd. Als er al een tabel is met de opgegeven naam, wordt de inhoud van de tabel overschreven met de geïmporteerde gegevens.

   Toevoegen aan een bestaande tabel    Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, worden de rijen in het Excel-bestand aan de opgegeven tabel toegevoegd.

   Tijdens het toevoegen van gegevens ontstaan de meeste fouten doordat de brongegevens niet overeenkomen met de structuur en de veldinstellingen van de doeltabel. U kunt dit voorkomen door de doeltabel in de ontwerpweergave te openen en de volgende punten te controleren:

   • Eerste rij    Als de eerste rij van het bronwerkblad of benoemde bereik geen kolomkoppen bevat, controleert u of de positie en het gegevenstype van elke kolom in het bronwerkblad overeenkomt met die van het corresponderende veld in de tabel. Als de eerste rij wel kolomkoppen bevat, hoeft de volgorde van de kolommen en velden niet overeen te komen, maar moeten de naam en het gegevenstype van elke kolom exact gelijk zijn aan die van het corresponderende veld.

   • Ontbrekende of extra velden    Als er een of meer velden in het bronwerkblad ontbreken in de doeltabel, moet u deze toevoegen voordat u de importbewerking start. Als de tabel echter velden bevat die niet voorkomen in de bron, hoeft u deze velden niet uit de tabel te verwijderen indien ze null-waarden accepteren.

     Tip: Een veld accepteert null-waarden indien de eigenschap Vereist is ingesteld op Nee en het plaatsen van null-waarden niet wordt verhinderd door de instelling van de eigenschap Validatieregel.

   • Primaire sleutel    Indien de tabel een primair-sleutelveld bevat, moet het bronwerkblad of bronbereik een kolom met waarden bevatten die compatibel zijn met het primaire-sleutelveld en moeten de geïmporteerde sleutelwaarden uniek zijn. Indien een geïmporteerde record een primaire-sleutelwaarde bevat die al bestaat in de doeltabel, wordt er tijdens het importeren een foutbericht weergegeven.

   • Geïndexeerde velden    Indien de eigenschap Geïndexeerd van een veld in de tabel is ingesteld op Ja (geen duplicaten), moet de corresponderende kolom in het bronwerkblad of bronbereik unieke waarden bevatten.

     Ga naar de volgende stappen om de importbewerking uit te voeren.

De importbewerking starten

1. De locatie van de wizard Importeren/Koppelen verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

   • Als u de meest recente versie van de Microsoft 365, Access 2021 of Access 2019 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Koppeling importeren & op Nieuwe gegevensbron > Uit bestand > Excel.

   • Als u Access 2016 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op Excel.

   Opmerking: Het tabblad Externe gegevens is alleen beschikbaar als er een database open is.

2. Geef in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Excel-werkblad in het veld Bestandsnaam de naam van het Excel-bestand op dat de gegevens bevat die u wilt importeren.

   -of-

   Klik op Bladeren en gebruik het dialoogvenster Bestand openen om het bestand te zoeken dat u wilt importeren.

3. Geef op hoe u de geïmporteerde gegevens wilt opslaan.

   Als u de gegevens in een nieuwe tabel wilt opslaan, selecteert u De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database. U wordt later gevraagd een naam voor deze tabel op te geven.

   Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, selecteert u Een kopie van de records toevoegen aan de tabel en selecteert u een tabel in de vervolgkeuzelijst. Deze optie is niet beschikbaar als de database geen tabellen bevat.

   Zie de sectie Koppelen aan gegevens in Excel verderop in dit artikel als u een koppeling naar de gegevensbron wilt maken door middel van een gekoppelde tabel.

4. Klik op OK.

   De wizard Werkblad importeren wordt gestart en u wordt door de stappen van het importproces geleid. Voer de volgende serie stappen uit.

De wizard Werkblad importeren

1. Selecteer op de eerste pagina van de wizard het werkblad dat de gegevens bevat die u wilt importeren, en klik op Volgende.

2. Klik op de tweede pagina van de wizard op Werkbladen weergeven of Benoemde bereiken weergeven, selecteer het werkblad of het benoemde bereik dat u wilt importeren en klik op Volgende.

3. Als de eerste rij van het bronwerkblad of bronbereik de veldnamen bevat, selecteert u Kolomkoppen in eerste rij en klikt u op Volgende.

   Als u de gegevens in een nieuwe tabel importeert, worden deze kolomkoppen gebruikt om de velden in de tabel een naam te geven. U kunt deze namen tijdens of na het importeren wijzigen. Als u de gegevens aan een bestaande tabel toevoegt, controleert u of de kolomkoppen in het bronwerkblad exact overeenkomen met de namen van de velden in de doeltabel.

   Ga verder met stap 6 als u gegevens aan een bestaande tabel toevoegt. Als u de gegevens aan een nieuwe tabel toevoegt, volgt u de resterende stappen.

4. U wordt gevraagd de veldeigenschappen te controleren. Klik op een kolom in de onderste helft van de pagina om de eigenschappen van het corresponderende veld weer te geven. Ga eventueel op een van de volgende manieren te werk:

   • Controleer en wijzig desgewenst de naam en het gegevenstype van het doelveld.

     De eerste acht rijen in iedere kolom worden door Access gecontroleerd zodat er een gegevenstype voor het corresponderende veld kan worden gesuggereerd. Indien de kolom in het werkblad verschillende soorten waarden bevat, bijvoorbeeld tekst en getallen, wordt een gegevenstype gesuggereerd dat compatibel is met alle waarden in de kolom,   meestal het gegevenstype Tekst. U hebt de mogelijkheid om een ander gegevenstype te kiezen, maar u moet er rekening mee houden dat waarden die niet compatibel zijn met het gekozen gegevenstype, tijdens het importeren worden genegeerd of onjuist worden geconverteerd. Zie het gedeelte Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen verderop in dit artikel voor meer informatie over het corrigeren van ontbrekende of onjuiste waarden.

   • Als u een index voor een veld wilt maken, stelt u de eigenschap Geïndexeerd in op Ja.

   • Als u een complete bronkolom wilt overslaan, schakelt u het selectievakje Veld niet importeren (Overslaan) in.

     Klik op Volgende nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd.

5. Geef in het volgende scherm een primaire sleutel voor de tabel op. Als u Primaire sleutel in Access laten toevoegen selecteert, wordt in Access een AutoNummering-veld toegevoegd als het eerste veld in de doeltabel en wordt dit veld automatisch gevuld met unieke id-waarden, te beginnen met 1. Klik op Volgende.

6. Geef in het laatste scherm van de wizard een naam voor de doeltabel op. Typ een naam voor de tabel in het vak Importeren in tabel. Als de tabel al bestaat, wordt u gevraagd of u de bestaande inhoud van de tabel wilt overschrijven. Klik op Ja als u wilt doorgaan en op Nee als u een andere naam voor de doeltabel wilt opgeven en klik vervolgens op Voltooien om de gegevens te importeren.

   Als access sommige of alle gegevens kan importeren, wordt in de wizard een pagina weergegeven waarop de status van de importbewerking wordt weergegeven. Bovendien kunt u de details van de bewerking opslaan voor toekomstig gebruik als een specificatie. Als de bewerking echter volledig is mislukt, wordt in Access het bericht Een fout opgetreden bij het importeren van het bestand weergegeven.

7. Klik op Ja om de details van de bewerking voor toekomstig gebruik op te slaan. Het opslaan van de details is handig als u dezelfde bewerking op een later tijdstip wilt herhalen zonder alle stappen van de wizard opnieuw uit te voeren.

Zie Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie over hoe u de specificatiedetails kunt opslaan.

Zie Een opgeslagen import- of exportbewerking uitvoeren voor meer informatie over het uitvoeren van de opgeslagen import- of koppelingsspecificaties.

Zie Een import- of exportspecificatie plannen voor meer informatie over het plannen van het uitvoeren van import- en koppelingsspecificaties op bepaalde momenten.

Foutberichten en suggesties voor probleemoplossing

Naar boven

Gebruikelijke scenario's voor het maken van een koppeling naar een Excel-werkblad vanuit Access

Meestal koppelt u een Excel-werkblad (in plaats van dit te importeren) om de volgende redenen:

• U wilt uw gegevens in Excel-werkbladen blijven opslaan, maar wel gebruik kunnen maken van de krachtige query- en rapportagefuncties van Access.

• Uw afdeling of werkgroep werkt met Access, maar de benodigde gegevens uit externe bronnen worden in Excel aangeleverd. U wilt geen kopieën van externe gegevens onderhouden, maar u wilt wel met deze gegevens kunnen werken in Access.

Houd rekening met de volgende punten als dit de eerste keer is dat u een koppeling naar een Excel-werkblad maakt

• U kunt vanuit Excel geen koppeling naar een Access-database maken.

• Wanneer u een koppeling naar een Excel-bestand maakt, wordt er in Access een nieuwe tabel gemaakt die vaak een gekoppelde tabel wordt genoemd. In de tabel worden de gegevens in het bronwerkblad of het benoemd bereik weergegeven, maar de gegevens worden niet daadwerkelijk in de database opgeslagen.

• U kunt Excel-gegevens niet koppelen aan een bestaande tabel in de database. Dit betekent dat u geen gegevens aan een bestaande tabel kunt toevoegen door middel van een koppelingsbewerking.

• Een database kan meerdere gekoppelde tabellen bevatten.

• Eventuele wijzigingen die u aanbrengt in de gegevens in Excel worden automatisch doorgevoerd in de gekoppelde tabel. De inhoud en structuur van een gekoppelde tabel heeft echter het kenmerk alleen-lezen in Access.

• Als u een Excel-werkmap opent in Access (wijzig in het dialoogvenster Bestand openen de waarde in de vervolgkeuzelijst Bestandstype in Microsoft Office Excel en selecteer het gewenste bestand), wordt er in Access een lege database gemaakt en wordt de wizard Werkblad koppelen automatisch gestart.