Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een Excel-werkmap

Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een Excel-werkmap

U kunt op veel verschillende manieren gegevens van een Excel-werkmap naar Access-databases overbrengen. U kunt gegevens van een geopend werkblad kopiëren en in een Access-gegevensblad plakken, een werkblad importeren in een nieuwe of bestaande tabel of een koppeling maken met een werkblad vanuit een Access-database.

In dit onderwerp wordt gedetailleerd uitgelegd hoe u Excel-gegevens vanuit Access-bureaubladdatabases kunt importeren of koppelen.

Notities: 

  • U kunt geen gegevens importeren terwijl er een Access 2010-webdatabase wordt uitgevoerd in een browser. Als u gegevens in een webdatabase wilt importeren, moet u eerst de webdatabase openen met Access.

  • Gekoppelde tabellen zijn niet compatibel met Access 2010-webdatabases. Als u externe gegevens in een webdatabase wilt gebruiken, moet u de gegevens importeren in plaats van hiernaar een koppeling te maken. Zie het artikel Een Access-database maken om op het web te delen voor meer informatie over webdatabases.

Wat wilt u doen?

Informatie over het importeren van gegevens uit Excel

Gegevens importeren uit Excel

Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen

Koppelen aan gegevens in Excel

Problemen met #Getal! en andere onjuiste waarden in een gekoppelde tabel oplossen

Meer te weten komen over het importeren van gegevens uit Excel

Als u sommige of alle gegevens uit een of meer Excel-werkbladen wilt opslaan in Access, kunt u de inhoud van het werkblad in een nieuwe of bestaande Access-database importeren. Wanneer u gegevens importeert, wordt er door Access een kopie van de gegevens in een nieuwe of bestaande tabel gemaakt zonder het Excel-bronbestand te wijzigen.

Gebruikelijke scenario's voor het importeren van Excel-gegevens in Access

  • U bent een ervaren gebruiker van Excel, maar u wilt voortaan ook in Access met de gegevens kunnen werken. Hiervoor is het noodzakelijk dat de gegevens in de Excel-werkbladen worden overgebracht naar een of meer nieuwe Access-databases.

  • Uw afdeling of werkgroep gebruikt Access maar zo nu en dan ontvangt u gegevens in Excel-indeling die moeten worden samengevoegd met de Access-databases. U wilt deze Excel-werkbladen meteen na ontvangst in de database importeren.

  • U gebruikt Access voor het beheer van uw gegevens, maar u ontvangt de wekelijkse rapporten van de overige teamleden in de vorm van een Excel-werkmap. U wilt het importproces efficiënter laten verlopen zodat u er zeker van kunt zijn dat de gegevens elke week op een bepaalde tijd in de database worden geïmporteerd.

Houd rekening met de volgende punten als dit de eerste keer is dat u gegevens uit Excel importeert

  • U kunt een Excel-werkmap niet als een Access-database opslaan. Excel heeft geen functie waarmee van Excel-gegevens een Access-database kan worden gemaakt.

  • Als u een Excel-werkmap opent in Access (wijzig in het dialoogvenster Bestand openen de waarde in de keuzelijst Bestandstype in Microsoft Office Excel-bestanden en selecteer het gewenste bestand), wordt er in Access een koppeling naar de werkmap gemaakt, maar worden de gegevens niet geïmporteerd. Het maken van een koppeling naar een werkmap is iets heel anders dan het importeren van een werkblad in een database. Raadpleeg voor meer informatie over het koppelen van gegevens de paragraaf Koppelen naar gegevens in Excel, verderop in dit artikel.

Gegevens importeren uit Excel

In de stappen in dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u een importbewerking voorbereidt en uitvoert en hoe u de importinstellingen opslaat als een specificatie die u later weer kunt gebruiken. Houd er tijdens het werk rekening mee dat u gegevens uit slechts één werkblad tegelijk kunt importeren. U kunt niet alle gegevens uit een geheel werkmap tegelijk importeren.

Het werkblad voorbereiden

  1. Zoek het bronbestand op en selecteer het werkblad dat de gegevens bevat die u in Access wilt importeren. Als u alleen een gedeelte van een werkblad wilt importeren, kunt u een benoemd bereik opgeven dat alleen de cellen bevat die u wilt importeren.

    Een benoemd bereik definiëren (optioneel)   

    1. Ga naar Excel en open het werkblad dat de gegevens bevat die u wilt importeren.

    2. Selecteer de cellen die de gegevens bevatten die u wilt importeren.

    3. Klik met de rechtermuisknop in het geselecteerde bereik en klik vervolgens op Een bereik benoemen of Naam bepalen.

    4. Typ in het dialoogvenster Nieuwe naam een naam voor het bereik in het vak Naam en klik op OK.

      U kunt tijdens een importbewerking slechts één werkblad tegelijk importeren. Als u gegevens uit meerdere werkbladen wilt importeren, moet u de importbewerking voor elk werkblad herhalen.

  2. Controleer de brongegevens en voer eventueel de bijbehorende acties uit die in deze tabel staan beschreven.

    Element

    Beschrijving

    Aantal kolommen

    U mag niet meer dan 255 bronkolommen importeren omdat er maximaal 255 velden in een tabel worden ondersteund.

    Kolommen en rijen overslaan

    Het is een goede gewoonte om alleen de rijen en kolommen die u wilt importeren op te nemen in het bronwerkblad of het benoemd bereik.

    Rijen    U kunt tijdens het importeren geen rijen filteren of overslaan.

    Kolommen    U kunt tijdens het importeren geen kolommen overslaan als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen.

    Tabelindeling

    Controleer of de cellen een tabelindeling hebben. Indien het werkblad of het benoemde bereik samengevoegde cellen bevat, wordt de inhoud van de cel in het veld geplaatst dat correspondeert met de meest linkse kolom en worden de andere velden leeg gelaten.

    Lege kolommen, rijen en cellen

    Verwijder alle overbodige lege kolommen en lege rijen in het werkblad of in het bereik. Als het werkblad of het bereik lege cellen bevat, probeert u de ontbrekende gegevens toe te voegen. Als u de records wilt toevoegen aan een bestaande tabel, controleert u of het corresponderende veld in de tabel null-waarden (ontbrekende of onbekende waarden) accepteert. Een veld accepteert null-waarden indien de veldeigenschap Vereist is ingesteld op Nee en het plaatsen van null-waarden niet wordt verhinderd door de instelling van de eigenschap ValidationRule.

    Foutwaarden

    Indien een of meer cellen in het werkblad of in het bereik foutwaarden bevatten, bijvoorbeeld #GETAL of #DEEL, moet u deze corrigeren voordat u de importbewerking start. Als een bronwerkblad of bronbereik een foutwaarde bevat, wordt er in Access een null-waarde in het corresponderende veld in de tabel geplaatst. Zie het gedeelte Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen verderop in dit artikel voor meer informatie over het corrigeren van deze fouten.

    Gegevenstype

    U kunt fouten tijdens het importeren voorkomen door te controleren of alle rijen in een bronkolom hetzelfde type gegevens bevatten. In Access wordt aan de hand van de eerste acht bronrijen het gegevenstype van de velden in de tabel bepaald. Het is raadzaam ervoor te zorgen dat de eerste acht bronrijen in een kolom geen waarden van verschillende gegevenstypen bevatten. Anders wijst Access mogelijk niet het juiste type gegevens toe aan de kolom.

    Daarnaast is het een goede gewoonte om elke bronkolom in Excel op te maken en een specifieke notatie toe te wijzen voordat de importbewerking wordt gestart. Het toewijzen van een notatie is met name raadzaam wanneer een kolom waarden van verschillende gegevenstypen bevat. De kolom Vluchtnr. in een werkblad kan bijvoorbeeld numerieke waarden en tekstwaarden bevatten, zoals 871, AA90 en 171. Voer de volgende stappen uit om ontbrekende of onjuiste waarden te voorkomen:

    1. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik vervolgens op Celeigenschappen.

    2. Selecteer op het tabblad Getal, onder Categorie, een notatie. Voor de kolom Vluchtnr. zou u waarschijnlijk Tekst kiezen.

    3. Klik op OK.

    Indien de bronkolommen zijn ingedeeld, maar de rijen ná de achtste rij nog steeds gemengde waarden bevatten, kunnen er tijdens de importbewerking waarden worden overgeslagen of waarden onjuist worden geconverteerd. Raadpleeg de sectie Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen voor meer informatie.

    Eerste rij

    Als de eerste rij in het werkblad of benoemd bereik de namen van de kolommen bevat, kunt u opgeven dat de gegevens in de eerste rij tijdens het importeren als veldnamen moeten worden behandeld. Als het bronwerkblad of bronbereik geen namen bevat, is het een goed idee om deze toe te voegen aan de bron voordat de importbewerking wordt gestart.

    Opmerking: Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, controleert u of de naam van elke kolom exact overeenkomt met de naam van het corresponderende veld. De importbewerking mislukt als de naam van een kolom niet overeenkomt met de naam van het corresponderende veld in de tabel. U kunt de namen van de velden weergeven door de tabel te openen in de ontwerpweergave in Access.

  3. Sluit de bronwerkmap als deze is geopend. Als het bronbestand open blijft tijdens het importeren, kunnen er conversiefouten in de gegevens ontstaan.

De doeldatabase voorbereiden

  1. Open de Access-database waarin u de geïmporteerde gegevens wilt opslaan. Controleer of de database niet alleen-lezen is en of u over de vereiste machtigingen beschikt om wijzigingen in de database aan te brengen.

    -of-

    Maak een lege database als u de gegevens niet in een van de bestaande databases wilt opslaan. U doet dit als volgt:

    Klik op het tabblad Bestand, klik op Nieuw en klik vervolgens op Lege database. Als u Excel 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop en vervolgens op Nieuw.

  2. Bepaal voordat u de importbewerking start of u de gegevens wilt opslaan in een nieuwe of in een bestaande tabel.

    Een nieuwe tabel maken    Als u de gegevens in een nieuwe tabel wilt opslaan, wordt er in Access een tabel gemaakt en worden de geïmporteerde gegevens aan deze tabel toegevoegd. Als er al een tabel is met de opgegeven naam, wordt de inhoud van de tabel overschreven met de geïmporteerde gegevens.

    Toevoegen aan een bestaande tabel    Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, worden de rijen in het Excel-bestand aan de opgegeven tabel toegevoegd.

    Tijdens het toevoegen van gegevens ontstaan de meeste fouten doordat de brongegevens niet overeenkomen met de structuur en de veldinstellingen van de doeltabel. U kunt dit voorkomen door de doeltabel in de ontwerpweergave te openen en de volgende punten te controleren:

    • Eerste rij    Als de eerste rij van het bronwerkblad of benoemde bereik geen kolomkoppen bevat, controleert u of de positie en het gegevenstype van elke kolom in het bronwerkblad overeenkomt met die van het corresponderende veld in de tabel. Als de eerste rij wel kolomkoppen bevat, hoeft de volgorde van de kolommen en velden niet overeen te komen, maar moeten de naam en het gegevenstype van elke kolom exact gelijk zijn aan die van het corresponderende veld.

    • Ontbrekende of extra velden    Als er een of meer velden in het bronwerkblad ontbreken in de doeltabel, moet u deze toevoegen voordat u de importbewerking start. Als de tabel echter velden bevat die niet voorkomen in de bron, hoeft u deze velden niet uit de tabel te verwijderen indien ze null-waarden accepteren.

      Tip: Een veld accepteert null-waarden indien de eigenschap Vereist is ingesteld op Nee en het plaatsen van null-waarden niet wordt verhinderd door de instelling van de eigenschap Validatieregel.

    • Primaire sleutel    Indien de tabel een primair-sleutelveld bevat, moet het bronwerkblad of bronbereik een kolom met waarden bevatten die compatibel zijn met het primaire-sleutelveld en moeten de geïmporteerde sleutelwaarden uniek zijn. Indien een geïmporteerde record een primaire-sleutelwaarde bevat die al bestaat in de doeltabel, wordt er tijdens het importeren een foutbericht weergegeven.

    • Geïndexeerde velden    Indien de eigenschap Geïndexeerd van een veld in de tabel is ingesteld op Ja (geen duplicaten), moet de corresponderende kolom in het bronwerkblad of bronbereik unieke waarden bevatten.

      Ga naar de volgende stappen om de importbewerking uit te voeren.

De importbewerking starten

  1. De locatie van de wizard Importeren/Koppelen verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u de nieuwste versie van Access in Office 365 gebruikt, gaat u op het tabblad Externe gegevens naar de groep Importeren en koppelen en klikt u achtereenvolgens op Nieuwe gegevensbron, Uit bestand > Excel.

    • Als u Access 2016, Access 2013 of Access 2010 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op Excel.

    • Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Excel.

    Opmerking: Het tabblad Externe gegevens is alleen beschikbaar als er een database open is.

  2. Geef in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Excel-werkblad in het veld Bestandsnaam de naam van het Excel-bestand op dat de gegevens bevat die u wilt importeren.

    -of-

    Klik op Bladeren en gebruik het dialoogvenster Bestand openen om het bestand te zoeken dat u wilt importeren.

  3. Geef op hoe u de geïmporteerde gegevens wilt opslaan.

    Als u de gegevens in een nieuwe tabel wilt opslaan, selecteert u De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database. U wordt later gevraagd een naam voor deze tabel op te geven.

    Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, selecteert u Een kopie van de records toevoegen aan de tabel en selecteert u een tabel in de vervolgkeuzelijst. Deze optie is niet beschikbaar als de database geen tabellen bevat.

    Zie de sectie Koppelen aan gegevens in Excel verderop in dit artikel als u een koppeling naar de gegevensbron wilt maken door middel van een gekoppelde tabel.

  4. Klik op OK.

    De wizard Werkblad importeren wordt gestart en u wordt door de stappen van het importproces geleid. Voer de volgende serie stappen uit.

De wizard Werkblad importeren

  1. Selecteer op de eerste pagina van de wizard het werkblad dat de gegevens bevat die u wilt importeren, en klik op Volgende.

  2. Klik op de tweede pagina van de wizard op Werkbladen weergeven of Benoemde bereiken weergeven, selecteer het werkblad of het benoemde bereik dat u wilt importeren en klik op Volgende.

  3. Als de eerste rij van het bronwerkblad of bronbereik de veldnamen bevat, selecteert u Kolomkoppen in eerste rij en klikt u op Volgende.

    Als u de gegevens in een nieuwe tabel importeert, worden deze kolomkoppen gebruikt om de velden in de tabel een naam te geven. U kunt deze namen tijdens of na het importeren wijzigen. Als u de gegevens aan een bestaande tabel toevoegt, controleert u of de kolomkoppen in het bronwerkblad exact overeenkomen met de namen van de velden in de doeltabel.

    Ga verder met stap 6 als u gegevens aan een bestaande tabel toevoegt. Als u de gegevens aan een nieuwe tabel toevoegt, volgt u de resterende stappen.

  4. U wordt gevraagd de veldeigenschappen te controleren. Klik op een kolom in de onderste helft van de pagina om de eigenschappen van het corresponderende veld weer te geven. Ga eventueel op een van de volgende manieren te werk:

    • Controleer en wijzig desgewenst de naam en het gegevenstype van het doelveld.

      De eerste acht rijen in iedere kolom worden door Access gecontroleerd zodat er een gegevenstype voor het corresponderende veld kan worden gesuggereerd. Indien de kolom in het werkblad verschillende soorten waarden bevat, bijvoorbeeld tekst en getallen, wordt een gegevenstype gesuggereerd dat compatibel is met alle waarden in de kolom,   meestal het gegevenstype Tekst. U hebt de mogelijkheid om een ander gegevenstype te kiezen, maar u moet er rekening mee houden dat waarden die niet compatibel zijn met het gekozen gegevenstype, tijdens het importeren worden genegeerd of onjuist worden geconverteerd. Zie het gedeelte Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen verderop in dit artikel voor meer informatie over het corrigeren van ontbrekende of onjuiste waarden.

    • Als u een index voor een veld wilt maken, stelt u de eigenschap Geïndexeerd in op Ja.

    • Als u een complete bronkolom wilt overslaan, schakelt u het selectievakje Veld niet importeren (Overslaan) in.

      Klik op Volgende nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd.

  5. Geef in het volgende scherm een primaire sleutel voor de tabel op. Als u Primaire sleutel van Access gebruiken selecteert, wordt er een veld van het type AutoNummering als eerste veld aan de doeltabel toegevoegd. Dit veld wordt automatisch gevuld met unieke id-waarden, te beginnen met 1. Klik op Volgende.

  6. Geef in het laatste scherm van de wizard een naam voor de doeltabel op. Typ een naam voor de tabel in het vak Importeren in tabel. Als de tabel al bestaat, wordt u gevraagd of u de bestaande inhoud van de tabel wilt overschrijven. Klik op Ja als u wilt doorgaan en op Nee als u een andere naam voor de doeltabel wilt opgeven en klik vervolgens op Voltooien om de gegevens te importeren.

    Indien het importeren van sommige of alle gegevens is gelukt, wordt er in de wizard in Access een pagina met de status van de importbewerking weergegeven. U kunt tevens de details van de bewerking als specificatie opslaan voor toekomstig gebruik. Indien de bewerking volledig mislukt is, wordt het bericht Er is een fout opgetreden bij het importeren van bestand weergegeven.

  7. Klik op Ja om de details van de bewerking voor toekomstig gebruik op te slaan. Het opslaan van de details is handig als u dezelfde bewerking op een later tijdstip wilt herhalen zonder alle stappen van de wizard opnieuw uit te voeren.

Zie Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie over hoe u de specificatiedetails kunt opslaan.

Zie Een opgeslagen import- of exportbewerking uitvoeren voor meer informatie over het uitvoeren van de opgeslagen import- of koppelingsspecificaties.

Zie Een import- of exportspecificatie plannen voor meer informatie over het plannen van het uitvoeren van import- en koppelingsspecificaties op bepaalde momenten.

Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen

Als u het bericht Er is een fout opgetreden bij het importeren van bestand ontvangt, is de importbewerking volledig mislukt. Indien er echter een dialoogvenster wordt weergegeven waarin u wordt gevraagd de details van de bewerking op te slaan, is het importeren van alle of sommige gegevens gelukt. Het statusbericht vermeldt tevens de naam van de foutenlogboektabel. Deze tabel bevat beschrijvingen van eventuele fouten die zich tijdens het importeren hebben voorgedaan.

Belangrijk: Houd er rekening mee dat ook wanneer het statusbericht aangeeft dat de bewerking geslaagd is, de inhoud en structuur van de tabel moeten worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat alles er correct uitziet voordat u de tabel gaat gebruiken.

  • Open de doeltabel in de gegevensbladweergave om te zien of alle gegevens aan de tabel zijn toegevoegd.

  • Open de tabel in de ontwerpweergave om het gegevenstype en andere eigenschapinstellingen van de velden te controleren.

In de volgende tabel worden de stappen beschreven die u kunt uitvoeren om ontbrekende of onjuiste waarden te corrigeren.

Tip: Als u tijdens het oplossen van problemen ontdekt dat er slechts enkele waarden ontbreken, kunt u deze handmatig toevoegen aan de tabel. Als u echter ziet dat complete kolommen of een groot aantal waarden ontbreken of niet correct zijn geïmporteerd, kunt u het probleem beter in het bronbestand corrigeren. Herhaal de importbewerking nadat u alle bekende problemen hebt gecorrigeerd.

Probleem

Oplossing

Grafische elementen

Grafische elementen, zoals logo's, grafieken en afbeeldingen kunnen niet worden geïmporteerd. U kunt deze elementen na voltooiing van de importbewerking handmatig aan de database toevoegen.

Berekende waarden

De resultaten van berekende kolommen of cellen worden wel geïmporteerd, maar de onderliggende formule niet. Tijdens het importeren kunt u een gegevenstype opgeven dat compatibel is met de resultaten van de formule, bijvoorbeeld Getal.

WAAR of ONWAAR en de waarden -1 of 0

Indien het bronwerkblad of het bronbereik een kolom bevat met alleen de waarden WAAR of ONWAAR, wordt er een Ja/nee-veld voor de kolom gemaakt en worden de waarden -1- of 0 in het veld geplaatst. Indien het bronwerkblad of het bronbereik echter een kolom bevat met alleen de waarden -1 of 0, wordt er standaard een numeriek veld voor de kolom gemaakt. U kunt tijdens het importeren het gegevenstype van het veld wijzigen in Ja/nee om dit probleem te voorkomen.

Velden met meerdere waarden

Tijdens het importeren van gegevens in een nieuwe tabel of het toevoegen van gegevens aan een bestaande tabel, wordt er geen ondersteuning gegeven voor meerdere waarden in een veld, ook niet als de bronkolom een lijst met door puntkomma's (;) gescheiden waarden bevat. De lijst met waarden wordt als één waarde behandeld en in een tekstveld geplaatst.

Afgekapte gegevens

Indien gegevens afgekapt worden weergegeven in een kolom in de Access-tabel, kunt u proberen de kolom breder te maken in de gegevensbladweergave. Als u hiermee het probleem niet kunt oplossen, zijn de gegevens in de numerieke kolom in Excel te groot voor de lengte van het doelveld in Access. De eigenschap Veldlengte van het doelveld kan bijvoorbeeld zijn ingesteld op Byte in een Access-database terwijl de brongegevens een waarde bevatten die groter is dan 255. Corrigeer de waarden in het bronbestand en voer de importbewerking opnieuw uit.

Notatie

Mogelijk moet u in de ontwerpweergave de eigenschap Format van bepaalde velden instellen, zodat u er zeker van bent dat de waarden correct worden weergegeven in de gegevensbladweergave. Bijvoorbeeld:

  • Een Ja/nee-veld geeft na voltooiing van de importbewerking de waarden -1 en 0 weer in de gegevensbladweergave. U kunt dit oplossen door na het importeren de eigenschap Format in te stellen op Ja/nee zodat er selectievakjes worden weergegeven.

  • Lange en middellange datumnotaties worden als korte datumnotaties weergegeven in Access. U kunt dit oplossen door de doeltabel in Access te openen in de ontwerpweergave en de eigenschap Format van het veld in te stellen op Lange datumnotatie of Middellange datumnotatie.

Opmerking: Indien het bronwerkblad tekst met opmaak bevat, zoals vetgedrukte, onderstreepte of cursieve tekst, wordt de tekst wel geïmporteerd maar gaat de opmaak verloren.

Dubbele waarden (sleutelconflict)

De records die u importeert, bevatten mogelijk dubbele waarden die niet kunnen worden opgeslagen in het primaire-sleutelveld van de doeltabel of in een veld waarvan de eigenschap Geïndexeerd is ingesteld op Ja (geen duplicaten). Verwijder de dubbele waarden in het bronbestand en voer de importbewerking opnieuw uit.

Datumwaarden die 4 jaar verschillen

De datumvelden die uit een Excel-werkblad worden geïmporteerd, verschillen vier jaar. Excel voor Windows gebruikt het datumsysteem 1900, met seriële getallen van 1 tot en met 65.380 die corresponderen met de periode 1 januari 1900 tot en met 31 december 2078. Excel voor Macintosh gebruikt daarentegen het datumsysteem 1904, met seriële getallen van 0 tot en met 63.918 die corresponderen met de periode 1 januari 1904 tot en met 31 december 2078.

Wijzig het datumsysteem van de Excel-werkmap voordat u de gegevens importeert of voer na het importeren van de gegevens een bijwerkquery met de expressie [naam datumveld] + 1462 uit om de datums te corrigeren.

Null-waarden

Mogelijk wordt er aan het eind van de importbewerking een foutbericht weergegeven over gegevens die tijdens de bewerking zijn verwijderd of verloren zijn gegaan. Het kan ook zijn dat u bij het openen van de tabel in de gegevensbladweergave ontdekt dat sommige veldwaarden leeg zijn. Indien de bronkolommen in Excel niet zijn opgemaakt, of indien de eerste acht bronrijen waarden van verschillende gegevenstypen bevatten, opent u het bronwerkblad en voert u de volgende stappen uit:

  • Maak de bronkolommen op.

  • Verplaats de rijen zodanig dat de eerste acht rijen in elke kolom geen waarden van verschillende gegevenstypen bevatten.

  • Selecteer tijdens het importeren het juiste gegevenstype voor elk veld. Indien het gegevenstype onjuist is, kunnen er na voltooiing van de importbewerking overal in de kolom null-waarden of onjuiste waarden worden weergegeven.

De vorige stappen kunnen bijdragen aan het verlagen van het aantal null-waarden. In de volgende tabel worden situaties beschreven waarin nog steeds null-waarden worden weergegeven:

De ontbrekende waarden zijn van het type...

U importeert naar...

Het type van het doelveld is...

Oplossing...

Tekst

Een nieuwe tabel

Datum

Vervang alle tekstwaarden door datumwaarden en voer de importbewerking opnieuw uit.

Tekst

Een bestaande tabel

Numeriek of datum

Vervang alle tekstwaarden door waarden die overeenkomen met het gegevenstype van het doelveld en voer de importbewerking opnieuw uit.

Datumwaarden zijn vervangen door numerieke waarden

In de volgende situaties worden er schijnbaar willekeurige vijfcijferige getallen weergegeven in plaats van de werkelijke datumwaarden:

  • De bronkolom in het werkblad bevat alleen numerieke waarden in de eerste acht rijen, maar in de volgende rijen staan enkele datumwaarden. Deze datumwaarden worden onjuist geconverteerd.

  • De bronkolom bevat datumwaarden in enkele van de eerste acht rijen en u hebt geprobeerd deze te importeren in een numeriek veld. Deze datumwaarden worden onjuist geconverteerd.

    U kunt dit voorkomen door in de bronkolom de datumwaarden te vervangen door numerieke waarden en vervolgens de importbewerking opnieuw uit te voeren.

    Indien een kolom grotendeels datumwaarden, maar daarnaast ook verscheidene tekstwaarden bevat, kunnen alle datumwaarden als schijnbaar willekeurige vijfcijferige getallen worden weergegeven. U kunt dit voorkomen door de tekstwaarden te vervangen door datumwaarden en vervolgens de importbewerking opnieuw proberen uit te voeren.

Numerieke waarden zijn vervangen door datumwaarden

In de volgende situaties worden er schijnbaar willekeurige datumwaarden weergegeven in plaats van de werkelijke numerieke waarden:

  • De bronkolom bevat alleen datumwaarden in de eerste acht rijen, maar in de volgende rijen staan enkele numerieke waarden. Deze numerieke waarden worden onjuist geconverteerd.

  • De bronkolom bevat numerieke waarden in enkele van de eerste acht rijen en u hebt geprobeerd deze te importeren in een datumveld. Deze numerieke waarden worden onjuist geconverteerd.

U kunt dit voorkomen door in de bronkolom de numerieke waarden te vervangen door datumwaarden en vervolgens de importbewerking opnieuw uit te voeren.

Daarnaast kunt u de foutenlogboektabel (wordt vermeld op de laatste pagina van de wizard) in de gegevensbladweergave raadplegen. De tabel heeft drie velden: Fout, Veld en Rij. Elke rij bevat informatie over een specifieke fout, en de inhoud van het veld Fout kan u helpen bij het oplossen van het probleem.

Foutberichten en suggesties voor probleemoplossing

Fout

Beschrijving

Veld afgekapt

Het bestand bevat een waarde die te lang is voor de instelling van de eigenschap Veldlengte van dat veld.

Typeconversiefout

Het werkblad bevat een waarde die niet overeenkomt met het gegevenstype van dat veld. De waarde ontbreekt of wordt onjuist weergegeven in het doelveld. Zie de vorige tabel voor meer informatie over het oplossen van dit probleem.

Sleutelconflict

De primaire-sleutelwaarde van deze record is een dubbele waarde die al in de tabel voorkomt.

Validatieregelfout

Een bepaalde waarde in het bestand voldoet niet aan de eigenschap Validatieregel die is ingesteld voor dat veld of de tabel.

Null in vereist veld

In dit veld is geen null-waarde toegestaan, omdat de eigenschap Vereist van dit veld is ingesteld op Ja.

Null-waarde in veld met het gegevenstype AutoNummering

De gegevens die u importeert, bevatten een Null-waarde die u probeert toe te voegen aan een veld met het gegevenstype AutoNummering.

Onverdeelbare record

Een bepaalde tekstwaarde bevat het tekstscheidingsteken (meestal dubbele aanhalingstekens). Als het scheidingsteken voorkomt in een waarde, moet dit teken in het tekstbestand tweemaal voorkomen, bijvoorbeeld:

Diameter van 4 1/2""

Naar boven

Koppelen naar gegevens in Excel

Door een Access-database te koppelen aan gegevens in een ander programma, kunt u de query- en rapportageprogramma's van Access gebruiken zonder dat u een kopie van de Excel-gegevens in de database hoeft te onderhouden.

Wanneer u een koppeling naar een Excel-werkblad of een benoemd bereik maakt, wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt die is gekoppeld aan de broncellen. Alle wijzigingen die u aanbrengt in de broncellen in Excel, worden weergegeven in de gekoppelde tabel. U kunt de inhoud van de corresponderende tabel in Access echter niet bewerken. Als u gegevens wilt toevoegen, bewerken of verwijderen, moet u deze wijzigingen aanbrengen in het bronbestand.

Gebruikelijke scenario's voor het maken van een koppeling naar een Excel-werkblad vanuit Access

Meestal koppelt u een Excel-werkblad (in plaats van dit te importeren) om de volgende redenen:

  • U wilt uw gegevens in Excel-werkbladen blijven opslaan, maar wel gebruik kunnen maken van de krachtige query- en rapportagefuncties van Access.

  • Uw afdeling of werkgroep werkt met Access, maar de benodigde gegevens uit externe bronnen worden in Excel aangeleverd. U wilt geen kopieën van externe gegevens onderhouden, maar u wilt wel met deze gegevens kunnen werken in Access.

Houd rekening met de volgende punten als dit de eerste keer is dat u een koppeling naar een Excel-werkblad maakt

  • U kunt vanuit Excel geen koppeling naar een Access-database maken.

  • Wanneer u een koppeling naar een Excel-bestand maakt, wordt er in Access een nieuwe tabel gemaakt die vaak een gekoppelde tabel wordt genoemd. In de tabel worden de gegevens in het bronwerkblad of het benoemd bereik weergegeven, maar de gegevens worden niet daadwerkelijk in de database opgeslagen.

  • U kunt Excel-gegevens niet koppelen aan een bestaande tabel in de database. Dit betekent dat u geen gegevens aan een bestaande tabel kunt toevoegen door middel van een koppelingsbewerking.

  • Een database kan meerdere gekoppelde tabellen bevatten.

  • Eventuele wijzigingen die u aanbrengt in de gegevens in Excel worden automatisch doorgevoerd in de gekoppelde tabel. De inhoud en structuur van een gekoppelde tabel heeft echter het kenmerk alleen-lezen in Access.

  • Als u een Excel-werkmap opent in Access (wijzig in het dialoogvenster Bestand openen de waarde in de vervolgkeuzelijst Bestandstype in Microsoft Office Excel en selecteer het gewenste bestand), wordt er in Access een lege database gemaakt en wordt de wizard Werkblad koppelen automatisch gestart.

De Excel-gegevens voorbereiden

  1. Zoek het Excel-bestand en het werkblad of het bereik op waarin de gegevens zich bevinden waarmee u een koppeling tot stand wilt brengen. Als u geen koppeling naar het hele werkblad wilt maken, kunt u een benoemd bereik opgeven dat alleen de cellen bevat waaraan u wilt koppelen.

    Een benoemd bereik maken in Excel (optioneel – handig als u alleen een koppeling wilt maken naar een deel van de werkbladgegevens)   

    1. Ga naar Excel en geef het werkblad weer waarin u een benoemd bereik wilt definiëren.

    2. Selecteer de cellen die de gegevens bevatten waarnaar u een koppeling wilt maken.

    3. Klik met de rechtermuisknop in het geselecteerde bereik en klik op Een bereik benoemen of Naam bepalen.

    4. Typ in het dialoogvenster Nieuwe naam een naam voor het bereik in het vak Naam en klik op OK.

      U kunt met een koppelingsbewerking slechts een koppeling naar één werkblad of één bereik tot stand brengen. Als u wilt koppelen naar gegevens die zich op verschillende plaatsen bevinden, moet u de koppelingsbewerking voor elk werkblad of elk bereik herhalen.

  2. Controleer de brongegevens en onderneem eventueel actie op basis van de aanwijzingen in de volgende tabel:

    Element

    Beschrijving

    Tabelindeling

    Controleer of de cellen een tabelindeling hebben. Indien het bereik samengevoegde cellen bevat, wordt de inhoud van de cel in het veld geplaatst dat correspondeert met de meest linkse kolom en worden de andere velden leeg gelaten.

    Kolommen en rijen overslaan

    U kunt geen bronkolommen of -rijen overslaan tijdens de koppelingsbewerking. U kunt echter wel velden verbergen en records filteren door de gekoppelde tabel te openen in de gegevensbladweergave nadat u de gegevens in Access hebt geïmporteerd.

    Aantal kolommen

    U mag niet meer dan 255 bronkolommen importeren omdat er maximaal 255 velden in een tabel worden ondersteund.

    Lege kolommen, rijen en cellen

    Verwijder alle overbodige lege kolommen en lege rijen in het werkblad of in het bereik. Als er lege cellen zijn, probeer dan de ontbrekende gegevens toe te voegen.

    Foutwaarden

    Indien een of meer cellen in een werkblad of bereik foutwaarden bevatten, moet u deze corrigeren voordat u de koppelingsbewerking start. Als een bronwerkblad of bronbereik foutwaarden bevat, wordt er in Access een null-waarde in de corresponderende velden in de tabel geplaatst.

    Gegevenstype

    U kunt het gegevenstype of de grootte van de velden in de gekoppelde tabel niet wijzigen. Controleer voordat u de koppelingsbewerking start of elke kolom gegevens van een specifiek type bevat.

    Het is raadzaam een notatie voor de kolom op te geven als deze waarden van verschillende gegevenstypes bevat. De kolom Vluchtnr. in een werkblad kan bijvoorbeeld numerieke waarden en tekstwaarden bevatten, zoals 871, AA90 en 171. Voer de volgende stappen uit om ontbrekende en onjuiste waarden te voorkomen:

    1. Klik met de rechtermuisknop op de kolom en klik op Celeigenschappen.

    2. Selecteer op het tabblad Getal, onder Categorie een notatie.

    3. Klik op OK.

    Eerste rij

    Als de eerste rij in het werkblad of benoemd bereik de namen van de kolommen bevat, kunt u opgeven dat de gegevens in de eerste rij tijdens het koppelen als veldnamen moeten worden behandeld. Indien het werkblad geen kolomnamen bevat of indien een bepaalde kolom niet voldoet aan de regels voor naamgeving van velden in Access, wordt er aan elk corresponderend veld een geldige naam toegewezen.

  3. Sluit het bronbestand indien het geopend is.

De doeldatabase voorbereiden

  1. Open de database waarin u de koppeling wilt maken. Controleer of de database niet alleen-lezen is en of u over de vereiste machtigingen beschikt om wijzigingen uit te voeren.

  2. Maak als volgt een lege database als u de koppeling niet in een van de bestaande databases wilt opslaan: Klik op het tabblad Bestand, klik op Nieuw en klik vervolgens op Lege database. Als u Excel 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop en vervolgens op Nieuw.

U bent nu klaar om de koppelingsbewerking te starten.

De koppeling maken

  1. De locatie van de wizard Importeren/Koppelen verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u de nieuwste versie van Access in Office 365 gebruikt, gaat u op het tabblad Externe gegevens naar de groep Importeren en koppelen en klikt u achtereenvolgens op Nieuwe gegevensbron, Uit bestand > Excel.

    • Als u Access 2016, Access 2013 of Access 2010 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op Excel.

    • Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Excel.

    Opmerking: Het tabblad Externe gegevens is alleen beschikbaar als er een database geopend is.

  2. Geef in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Excel-werkblad in het vak Bestandsnaam de naam van het Excel-bronbestand op.

  3. Selecteer Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel aan te maken en klik vervolgens op OK.

    De wizard Werkblad koppelen wordt gestart en u wordt begeleid bij het uitvoeren van de stappen van het koppelingsproces.

  4. Selecteer op de eerste pagina van de wizard een werkblad of benoemd bereik en klik op Volgende.

  5. Als de eerste rij van het bronwerkblad of het bronbereik de veldnamen bevat, selecteert u Kolomkoppen in eerste rij. Deze kolomkoppen worden gebruikt als naam voor de velden in de tabel. Indien een kolomnaam bepaalde speciale tekens bevat, kan deze niet worden gebruikt als veldnaam in Access. In dit geval wordt er een foutbericht weergegeven met de tekst dat er een geldige naam aan het veld wordt toegewezen. Klik op OK om door te gaan

  6. Geef op de laatste pagina van de wizard een naam op voor de gekoppelde tabel en klik op Voltooien. Als er al een tabel is met de opgegeven naam, wordt u gevraagd of u het bestaande bestand of de bestaande query wilt overschrijven. Klik op Ja als u het bestand of de query wilt overschrijven of op Nee als u een andere naam wilt opgeven.

    Het maken van de gekoppelde tabel wordt gestart. Als de bewerking is voltooid, wordt het bericht De tabel is gekoppeld weergegeven. Open de gekoppelde tabel en controleer de velden en gegevens om er zeker van te zijn dat alle velden de juiste gegevens bevatten.

    Als u foutwaarden of onjuiste gegevens ziet, controleert u of er problemen met de brongegevens zijn. Raadpleeg de volgende sectie voor meer informatie over het oplossen van problemen met foutwaarden of onjuiste waarden.

Naar boven

Problemen met #Getal! en andere onjuiste waarden in een gekoppelde tabel oplossen

Ook als u het bericht De tabel is gekoppeld ontvangt, moet u de tabel in de gegevensbladweergave openen om te controleren of de rijen en kolommen de juiste gegevens bevatten.

Als u ergens in de tabel fouten of onjuiste gegevens ontdekt, voert u de bijbehorende actie uit die in de volgende tabel wordt beschreven en probeert u de koppelingsbewerking opnieuw uit te voeren. Houd er rekening mee dat u geen waarden rechtstreeks aan de gekoppelde tabel kunt toevoegen omdat de tabel het kenmerk alleen-lezen heeft.

Probleem

Oplossing

Grafische elementen

U kunt in Access geen koppeling maken met grafische elementen in een Excel-werkblad, zoals logo's, grafieken en afbeeldingen.

Notatie

Mogelijk moet u in de ontwerpweergave de eigenschap Format van bepaalde velden instellen, zodat u er zeker van bent dat de waarden correct worden weergegeven in de gegevensbladweergave.

Berekende waarden

De resultaten van berekende kolommen of cellen worden wel weergegeven in het corresponderende veld, maar u kunt de formule (of expressie) niet weergeven in Access.

Afgekapte tekstwaarden

Maak de kolom breder in de gegevensbladweergave. Als u de gehele waarde nog steeds niet kunt zien, is de waarde waarschijnlijk langer dan 255 tekens. Er kan in Access alleen een koppeling naar de eerste 255 tekens worden gemaakt. Als de waarde langer is, kunt u de gegevens beter importeren in plaats van koppelen.

Foutbericht overloop in numeriek veld

De gekoppelde tabel lijkt correct te zijn, maar als u later een query uitvoert op de tabel, ziet u mogelijk een foutbericht over een overloop in een numeriek veld. Dit kan het gevolg zijn van een conflict tussen het gegevenstype van een veld in de gekoppelde tabel en het type gegevens dat in het veld is opgeslagen.

WAAR of ONWAAR en de waarden -1 of 0

Indien het bronwerkblad of het bronbereik een kolom bevat met alleen de waarden WAAR of ONWAAR, wordt er in de gekoppelde tabel een Ja/nee-veld voor de kolom gemaakt. Indien het bronwerkblad of het bronbereik echter een kolom bevat met alleen de waarden -1 of 0, wordt er standaard een numeriek veld voor de kolom gemaakt en kunt u het gegevenstype van het corresponderende veld in de tabel niet wijzigen. Als u een Ja/nee-veld in de gekoppelde tabel wilt opnemen, controleert u of de bronkolom de waarden WAAR en ONWAAR bevat.

Velden met meerdere waarden

In Access worden meerdere waarden in een veld niet ondersteund, ook niet als de bronkolom een lijst met door puntkomma's (;) gescheiden waarden bevat. De lijst met waarden wordt als één waarde behandeld en in een tekstveld geplaatst.

#Getal!

In Access wordt in de volgende situaties de foutwaarde #Getal! in een veld weergegeven in plaats van de werkelijke gegevens:

  • Indien in een bronkolom met voornamelijk tekstwaarden een paar numerieke waarden of datumwaarden staan, worden de numerieke waarden en datumwaarden niet geïmporteerd.

  • Indien in een bronkolom met voornamelijk numerieke waarden een paar tekstwaarden staan, worden de tekstwaarden niet geïmporteerd.

  • Indien in een bronkolom met voornamelijk datumwaarden een paar tekstwaarden staan, worden de tekstwaarden niet geïmporteerd.

Voer de volgende stappen uit om het aantal null-waarden in de tabel zo veel mogelijk te beperken:

  1. Controleer of de bronkolom geen waarden van verschillende gegevenstypen bevat.

  2. Maak de kolommen in het Excel-werkblad op.

  3. Selecteer tijdens het koppelen het juiste gegevenstype voor elk veld. Indien het gegevenstype onjuist is, bevat de nieuwe kolom mogelijk alleen #Getal!-waarden voor alle rijen gegevens.

Numerieke waarden in plaats van datumwaarden

Als u een schijnbaar willekeurig vijfcijferig getal in een veld ziet, controleert u of de bronkolom voornamelijk numerieke waarden, maar tevens enkele datumwaarden bevat. Datumwaarden in numerieke kolommen worden onjuist geconverteerd naar een getal. Vervang de datumwaarden door numerieke waarden en voer de koppelingsbewerking opnieuw uit.

Datumwaarden in plaats van numerieke waarden

Als u een schijnbaar willekeurige datumwaarde in een veld ziet, controleert u of de bronkolom voornamelijk datumwaarden, maar tevens enkele numerieke waarden bevat. Numerieke waarden in datumkolommen worden onjuist geconverteerd naar een datum. Vervang de numerieke waarden door datumwaarden en voer de koppelingsbewerking opnieuw uit.


Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×