Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database

Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database

U kunt gegevens op verschillende manieren overbrengen van de ene Access-database naar de andere. Kopiëren en plakken is de eenvoudigste methode, maar importeren en koppelen biedt meer controle en flexibiliteit over de gegevens die u overbrengt en ook over de manier waarop u die gegevens toevoegt aan de doeldatabase.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u gegevens importeert in een andere Access-database of een koppeling naar de gegevens maakt.

Wat wilt u doen?

Meer informatie over het importeren van gegevens uit een andere Access-database of het maken van een koppeling naar de gegevens

Gegevens importeren uit een andere Access-database

Een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database

Meer informatie over het importeren van gegevens uit een andere Access-database of het maken van een koppeling naar de gegevens

Wanneer u gegevens importeert uit een andere database, wordt in Access een kopie gemaakt van de gegevens of objecten in de doeldatabase zonder de bron te wijzigen. Tijdens de importbewerking kunt u de objecten kiezen die u wilt kopiëren, bepalen hoe tabellen en query's worden geïmporteerd, aangeven of relaties tussen tabellen moeten worden geïmporteerd enzovoort.

U wilt bijvoorbeeld mogelijk gegevens importeren om tabellen te maken die vergelijkbaar zijn met tabellen in een andere database. U kunt dan de hele tabel kopiëren of alleen de tabeldefinities om te voorkomen dat u elke tabel helemaal opnieuw moet ontwerpen. Als u besluit om alleen de definitie van de tabel te importeren, krijgt u een lege tabel. Met andere woorden, de velden en veldeigenschappen worden naar de doeldatabase gekopieerd, maar niet de gegevens in de tabel. Een ander voordeel van importeren (in vergelijking met kopiëren en plakken) is dat u desgewenst ook de relaties tussen de tabellen kunt importeren, dus niet alleen de tabellen zelf.

Als u records uit de ene database wilt toevoegen aan een bestaande tabel in een andere database, is het misschien handiger om de records in een nieuwe tabel te importeren en vervolgens een toevoegquery te maken. Het is namelijk niet mogelijk om tijdens een importbewerking records aan een bestaande tabel toe te voegen. Zie het artikel Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie over toevoegquery's.

U kunt een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database als er in uw organisatie verschillende Access-databases worden gebruikt, maar de gegevens in sommige tabellen, zoals Werknemers, tussen verschillende databases moeten worden gedeeld. In plaats van de tabel in elke database te dupliceren, kunt u de tabel in één database laten staan en hier een koppeling naar maken vanuit andere databases. Een andere werkgroep of afdeling moet de gegevens in uw database kunnen aanvullen en gebruiken, maar u wilt de eigenaar blijven van de structuur van de tabellen.

Gegevens importeren uit een andere Access-database

Het importeren van gegevens bestaat uit deze algemene stappen:

  • Voorbereiden op de exportbewerking

  • De wizard Importeren uitvoeren

  • Eventueel de importinstellingen opslaan als een importspecificatie voor later gebruik

In de volgende reeksen met stappen wordt uitgelegd hoe u elke actie uitvoert.

Voorbereiden op de exportbewerking

  1. Ga naar de brondatabase en geef aan welke objecten u wilt importeren.

    Als de brondatabase een MDB- of ACCDB-bestand is, kunt u tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules importeren. Als het bronbestand een MDE- of ACCDE-bestand is, kunt u alleen tabellen importeren.

  2. Als dit de eerste keer is dat u gegevens uit een Access-database importeert, bevat de volgende tabel een aantal nuttige tips.

    Element

    Beschrijving

    Meerdere objecten

    U kunt in één importbewerking meerdere objecten importeren.

    Nieuw object

    Met elke exportbewerking wordt een nieuw object gemaakt in de doeldatabase. Het is niet mogelijk om via een importbewerking een bestaand object te overschrijven of records toe te voegen aan een bestaande tabel.

    Een gekoppelde tabel importeren

    Als de brontabel (bijvoorbeeld Werknemers1 in de database Verkoop) eigenlijk een gekoppelde tabel is (een tabel die is gekoppeld aan de tabel Werknemers in de database Salarisadministratie), wordt de huidige importbewerking vervangen door een koppelingsbewerking. Aan het einde van de bewerking ziet u een gekoppelde tabel (met bijvoorbeeld de naam Werknemers1) die is gekoppeld aan de oorspronkelijke brontabel (Werknemers in de database Salarisadministratie).

    Velden en records overslaan

    Het is niet mogelijk om bepaalde velden of records over te slaan tijdens het importeren van gegevens uit een tabel of query. Als u geen enkele record in een tabel wilt importeren, kunt u alleen de definitie van de tabel importeren.

    Relaties

    U kunt ook de relaties tussen brontabellen importeren.

    Tabeldefinitie

    U kunt een hele tabel of alleen de tabeldefinitie importeren. Als u alleen de definitie importeert, maakt Access een tabel met dezelfde velden als de brontabel, maar zonder gegevens.

    Opzoekvelden

    Als met een veld in de brontabel waarden in een andere tabel of query worden opgezocht, moet u de gerelateerde tabel of query importeren als u wilt dat in het doelveld opzoekwaarden worden weergegeven. Als u de gerelateerde tabel of query niet importeert, worden in het doelveld alleen de opzoek-id's weergegeven.

    Query's

    U kunt een query importeren als een query of als een tabel. Als u een query importeert als een query, moet u de onderliggende tabellen importeren.

  3. Sluit de brondatabase. Controleer of geen enkele gebruiker de database voor exclusieve toegang heeft geopend.

  4. Open de doeldatabase. Zorg ervoor dat de database niet het kenmerk Alleen-lezen heeft en dat u beschikt over de benodigde machtigingen om gegevens en objecten toe te voegen aan de database.

    Als de brondatabase met een wachtwoord is beveiligd, wordt u gevraagd het wachtwoord in te voeren wanneer u de database als bron voor een importbewerking gebruikt.

    Opmerking: Als u de gegevens in een nieuwe database wilt importeren, moet u een lege database maken (die geen tabellen, formulieren of rapporten bevat) voordat u de importbewerking start.

    Tijdens het importeren worden geen bestaande tabellen of objecten overschreven of gewijzigd. Als in de doeldatabase al een object staat met dezelfde naam als het bronobject, voegt Access een nummer (1, 2, 3, enzovoort) toe aan de naam van het importobject. Als u bijvoorbeeld de tabel Actie-items importeert in een database die al een tabel met de naam Actie-items bevat, krijgt de geïmporteerde tabel de naam Actie-items1. Als de naam Actie-items1 ook al in gebruik is, krijgt de nieuwe tabel de naam Actie-items2, enzovoort.

    Als u de records in de brontabel wilt toevoegen aan een tabel in de doeldatabase, is het belangrijk om te weten dat u een toevoegquery moet gebruiken in plaats van een importbewerking. Zie het artikel Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie over toevoegquery's.

De gegevens importeren

  1. De locatie van de wizard Importeren verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u de nieuwste versie van Access in Office 365 gebruikt, gaat u op het tabblad Externe gegevens naar de groep Importeren en koppelen en klikt u achtereenvolgens op Nieuwe gegevensbron, Uit database > Access.

    • Als u Access 2016, Access 2013 of Access 2010 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op Access.

    • Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Access.

  2. De wizard Externe gegevens ophalen - Access-database voor importeren en koppelen wordt geopend.

    Schermafbeelding van de wizard Externe gegevens ophalen - Access-database

  3. Typ in het tekstvak Bestandsnaam de naam van de brondatabase of klik op Bladeren om het dialoogvenster Bestand openen weer te geven.

  4. Selecteer Tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules importeren in de huidige database en klik op OK.

    Het dialoogvenster Objecten importeren wordt geopend.

    De te importeren objecten selecteren in het dialoogvenster Objecten importeren

  5. Selecteer de tabellen die u wilt importeren in het dialoogvenster Objecten importeren op het tabblad Tabellen. Als u query's wilt importeren, klikt u op het tabblad Query's en selecteert u de query's die u wilt importeren.

    Als u een object toch niet wilt selecteren, klikt u er nogmaals op.

  6. Klik op Opties om aanvullende instellingen op te geven.

    In de volgende tabel wordt beschreven hoe elke optie van invloed is op de resultaten van de bewerking.

    Element

    Beschrijving

    Relaties (selectievakje)

    Schakel deze optie in om de relaties tussen de geselecteerde tabellen te importeren.

    Menu's en werkbalken (selectievakje)

    Schakel deze optie in om eventuele aangepaste menu's en werkbalken te importeren die aanwezig zijn in de brongegevens. De menu's en werkbalken worden weergegeven op een tabblad met de naam Invoegtoepassingen.

    Import-/exportspecificaties (selectievakje)

    Schakel deze optie in om eventuele opgeslagen import- of exportspecificaties te importeren die aanwezig zijn in de brondatabase.

    Navigatiedeelvenstergroepen (selectievakje)

    Schakel deze optie in om eventuele aangepaste navigatiedeelvenstergroepen te importeren die aanwezig zijn in de brongegevens.

    Definitie en gegevens (keuzerondje)

    Schakel deze optie in om de structuur en gegevens van alle geselecteerde tabellen te importeren.

    Alleen definitie (keuzerondje)

    Schakel deze optie in om alleen de velden in de geselecteerde tabellen te importeren. De bronrecords worden niet geïmporteerd.

    Als query's (keuzerondje)

    Schakel deze optie in om de geselecteerde query's te importeren als query's. In dit geval moet u ook alle onderliggende tabellen voor de query's importeren.

    Als tabellen (keuzerondje)

    Schakel deze optie in om query's te importeren als tabellen. In dit geval hoeft u de onderliggende tabellen niet te importeren.

  7. Klik op OK om de bewerking te voltooien.

    De gegevens worden gekopieerd en u ziet foutberichten als er iets mis is. Als de bewerking lukt en de gegevens zijn geïmporteerd, kunt u op de laatste pagina van de wizard aangeven dat u de instellingen van de bewerking wilt opslaan als een importspecificatie voor toekomstig gebruik.

Een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database

Een koppeling maakt het mogelijk om verbinding te maken met gegevens in een andere database zonder dat u deze hoeft te importeren. U kunt dan de meest recente gegevens weergeven en wijzigen in zowel de brondatabase als de doeldatabase, zonder dat u twee exemplaren van dezelfde gegevens hoeft te maken en onderhouden. U kunt alleen een koppeling maken met tabellen in een andere Access-database. Het is niet mogelijk om een koppeling te maken met query's, formulieren, rapporten, macro's of modules.

Als u een koppeling maakt met een tabel in een Access-database, wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt (een zogenaamde gekoppelde tabel) die de verbinding vormt tussen de velden en records in de brondatabase. Alle wijzigingen die u aanbrengt in de gegevens in de brondatabase, worden doorgevoerd in de gekoppelde tabel in de doeldatabase, en omgekeerd. Het is echter niet mogelijk om de structuur van een gekoppelde tabel in de doeldatabase te wijzigen. Het is dus bijvoorbeeld niet mogelijk om een veld toe te voegen of te verwijderen, of het gegevenstype van een veld aan te passen.

De procedure voor het maken van een koppeling naar gegevens in een andere Access-database bestaat uit de volgende algemene stappen:

  • Voorbereiden op de koppelingsbewerking

  • De koppelingswizard uitvoeren

In de volgende reeksen met stappen wordt uitgelegd hoe u elke actie uitvoert.

Voorbereidingen voor het koppelen van tabellen in een Access-database

  1. Zoek de brondatabase.

    De bestandsindeling kan MDB, MDE, ACCDB of ACCDE zijn. Als de brondatabase met een wachtwoord is beveiligd, wordt u gevraagd het wachtwoord op te geven tijdens de koppelingsbewerking.

  2. Geef aan welke tabellen u wilt koppelen. Het is niet mogelijk om een koppeling te maken met query's, formulieren, rapporten, macro's of modules. Als dit de eerste keer is dat u een koppeling maakt met tabellen in een andere Access-database, bevat de volgende tabel een aantal nuttige tips.

    Element

    Beschrijving

    Meerdere objecten

    U kunt in één bewerking koppelingen met meerdere tabellen maken. Er wordt voor elke brontabel een gekoppelde tabel gemaakt.

    Gekoppelde tabellen als bron

    U kunt geen koppeling maken met een tabel die al een gekoppelde tabel is in de brondatabase.

    Als u bijvoorbeeld een koppeling wilt maken met de tabel Werknemers1 in de database Verkoop maar deze tabel al is gekoppeld aan de tabel Werknemers in de database Salarisadministratie, kunt u de tabel Werknemers1 in de database Verkoop niet gebruiken als de brontabel. U moet dan een rechtstreekse koppeling maken met de tabel Werknemers in de database Salarisadministratie.

    Nieuwe of bestaande tabel

    Elke koppelingsbewerking resulteert in een nieuwe gekoppelde tabel voor elke brontabel. Het is niet mogelijk om via een koppelingsbewerking een bestaande tabel te overschrijven of er gegevens aan toe te voegen.

    Relaties

    Als u meerdere brontabellen selecteert, worden de relaties tussen de tabellen automatisch meegenomen naar de doeldatabase. Het is echter niet mogelijk om de relatie te wijzigen of te verwijderen in de doeldatabase.

    Opzoekvelden

    Als met een veld in de brontabel waarden in een andere tabel worden opgezocht, moet u de gerelateerde tabel koppelen als u wilt dat in het doelveld opzoekwaarden worden weergegeven. Als u de gerelateerde tabel of query niet koppelt, worden in het doelveld alleen de opzoek-id's weergegeven.

  3. Sluit de brondatabase. Controleer of geen enkele gebruiker de database voor exclusieve toegang heeft geopend.

  4. Open de doeldatabase. Zorg ervoor dat de doeldatabase niet het kenmerk Alleen-lezen heeft en dat u beschikt over de benodigde machtigingen om gegevens en objecten toe te voegen aan de database.

    Opmerking: Als u de koppelingen in een nieuwe database wilt maken, moet u een lege database maken (zonder tabellen, formulieren of rapporten) voordat u de koppelingsbewerking start.

    Tijdens de bewerking worden geen bestaande tabellen of objecten overschreven of gewijzigd. Als in de doeldatabase al een object staat met dezelfde naam als het bronobject, voegt Access een nummer (1, 2, 3, enzovoort) toe aan de naam van de gekoppelde tabel. Als u bijvoorbeeld een koppeling maakt met de tabel Actie-items vanuit een database die al een tabel met de naam Actie-items bevat, krijgt de gekoppelde tabel de naam Actie-items1. Als de naam Actie-items1 ook al in gebruik is, krijgt de nieuwe tabel de naam Actie-items2, enzovoort.

    Als u de records in de brontabel wilt toevoegen aan een tabel in de doeldatabase, moet u een toevoegquery gebruiken in plaats van een koppelingsbewerking uitvoeren.

    Zie het artikel Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie over toevoegquery's.

Koppelen aan de gegevens

  1. De locatie van de wizard Koppelen verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u de nieuwste versie van Access in Office 365 gebruikt, gaat u op het tabblad Externe gegevens naar de groep Importeren en koppelen en klikt u achtereenvolgens op Nieuwe gegevensbron, Uit database > Access.

    • Als u Access 2016, Access 2013 of Access 2010 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op Access.

    • Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Access.

  2. De wizard Externe gegevens ophalen - Access-database voor importeren en koppelen wordt geopend.

    Schermafbeelding van de wizard Externe gegevens ophalen - Access-database

  3. Typ in het tekstvak Bestandsnaam de naam van de brondatabase of klik op Bladeren om het dialoogvenster Bestand openen weer te geven.

  4. Klik op Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik op OK.

    Het dialoogvenster Tabellen koppelen wordt geopend.

    Een tabel selecteren waarmee een koppeling moet worden gemaakt in het dialoogvenster Tabellen koppelen

  5. Selecteer in het dialoogvenster Koppelingstabellen de tabellen waarmee u een koppeling wilt maken.

    Als u de selectie van een tabel ongedaan wilt maken, klikt u nogmaals op de tabel.

  6. Klik op OK om de bewerking te voltooien.

    De gekoppelde tabellen worden gemaakt.

  7. Open de gekoppelde tabellen in de gegevensbladweergave om te controleren of de gegevens juist zijn.

Wat moet ik nog meer weten?

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×