Gegevens filteren in een bureaubladdatabase

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Als u een filter wilt toepassen, klikt u met de rechtermuisknop op het veld of het besturingselement dat u wilt gebruiken om te filteren en kiest u vervolgens een filteropdracht in de onderste helft van het menu dat verschijnt. Als u een bepaalde waarde wilt gebruiken als basis voor het filter, selecteert u de waarde, klikt u erop met de rechtermuisknop en kiest u een filteropdracht. De filteropties zijn afhankelijk van het gegevenstype van het veld dat u gebruikt. Zo zien de filteropties eruit voor een tekstveld waarin de waarde hallo wereld wordt geselecteerd:

Contextmenu met tekstfilteropties

U kunt filters gebruiken om bepaalde records in een formulier, rapport, query of gegevensblad weer te geven, of alleen bepaalde records uit een rapport, tabel of query af te drukken. Door het toepassen van een filter kunt u de gegevens in een weergave beperken zonder het ontwerp van het onderliggende object te wijzigen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u van toepassing, opslaan en verwijderen van filters in een Access-bureaubladdatabase. Voor informatie over filteren in een Access-app, raadpleegt u het blogbericht Uw gegevens filteren met Access 2013. Voor meer informatie over Access raadpleegt apps in het algemeen, u het artikel een Access-app maken.

In dit artikel

Filteren

Verschillende manieren om te filteren

Schakelen tussen gefilterde en niet-gefilterde weergaven van uw gegevens

Een filter wissen

Een filter opslaan en automatisch toepassen

Filteren

Het beperken van het aantal weergegeven gegevens is een basistaak voor databases. U kunt minder gegevens weergeven via filteren, maar soms is een query een betere keus. Als u besluit om een filter te gebruiken, kunt u dat op verschillende manieren doen: via algemene filters, selectiefilters of een formulierfilter.

Wanneer gebruik ik een query?

Als u het aantal weergegeven gegevens wilt beperken, is een query soms beter dan filteren. Het kost wat werk om een query te maken: u moet de ontwerpfunctie voor query's openen, tabellen toevoegen, enzovoort. Maar als dat eenmaal klaar is, hebt u een nieuwe gegevensbron die u kunt gebruiken om gegevens toe te voegen aan formulieren, rapporten, andere query's: alles waarvoor een gegevensbron nodig is. Overweeg het gebruik van een query in de volgende gevallen:

  • U bent van plan dezelfde beperkte reeks gegevens meermalen te gebruiken, misschien bij verschillende objecten. U kunt een filter opslaan en u kunt het verwijderen en opnieuw toepassen, maar u kunt een filter alleen gebruiken voor het object waarvoor u het hebt gemaakt.

  • U wilt diverse mogelijkheden tegelijkertijd opnemen, diverse verschillende reeksen criteria. Dit is met Formulierfilter wel mogelijk, maar in een query ziet u alle alternatieve criteriareeksen gelijktijdig, niet op verschillende tabbladen zoals in Formulierfilter.

Filters ondersteunen verschillende gegevenstypen

Er zijn verschillende soorten filters. Sommige gelden maar voor één gegevenstype, andere werken met meerdere gegevenstypen. Welke filters u kunt gebruiken, hangt af van het type en de waarden van het veld dat u wilt filteren. Hier ziet u de algemene filters voor Datum/tijdgegevens.

Filteren op datumveld

1. Algemene filters voor datum/tijd

2. Het filter Alle datums in periode is alleen beschikbaar voor datum- en tijdgegevens. Het dag- en het jaargedeelte van de datumwaarden worden genegeerd.

Een filter opnieuw gebruiken

Als u een object opslaat waarop een filter is toegepast, is het filter beschikbaar wanneer u het object de volgende keer opent. U kunt de eigenschap FilterOnLoad instellen om te bepalen of het filter wordt toegepast wanneer het object wordt geopend.

Als u een filter opnieuw wilt gebruiken voor andere databaseobjecten, kunt u het opslaan als een query.

Naar boven

Verschillende manieren om te filteren

Er zijn drie hoofdmanieren om te filteren:

  • Algemene filters    – Algemene filters waarmee u kunt kiezen op welke waarden van de gegevens u wilt filteren, hebt u onmiddellijk bij de hand. Voorbeelden zijn ingebouwde vergelijkingsfilters zoals Bevat.

  • Selectiefilters    – Deze methode ligt ook binnen handbereik en werkt goed als u een waarde ziet die u als filter wilt gebruiken.

  • Formulierfilters – Als u een reeks filters tegelijk wilt gebruiken, hebt u met Formulierfilter iets meer controle over het proces.

Algemene filters

Algemene filters zijn ingebouwd voor de meeste gegevenstypen en deze bieden basisfilterfuncties die specifiek zijn voor de gegevens. Als u bijvoorbeeld datum- en tijdgegevens filtert, kunt u het algemene filter Voor gebruiken om datums op of na een bepaalde datum uit te sluiten.

Opmerking:  Algemene filters werken op één veld tegelijk. Als u op meerdere velden of besturingselementen wilt filteren, kunt u een filter toepassen op elk veld of element afzonderlijk, of een geavanceerde filteroptie gebruiken.

Een algemeen filter gebruiken    Klik op de kop van het veld dat u wilt filteren. De algemene filters staan in het onderste deel van het menu dat verschijnt.

Algemene datumfilters
Algemene filters voor datum-/tijdgegevens

1. Gebruik de lijst met selectievakjes als u wilt filteren op specifieke waarden. De lijst bevat alle waarden die momenteel in het veld zijn opgeslagen.

2. Als u op een bereik van waarden wilt filteren, klikt u op een vergelijkingsfilter en geeft u de gewenste waarden op.

Tips voor algemene filters

  • Als u wilt filteren in een lijst met maar één of een paar van de waarden, schakelt u het (Alles selecteren) controleren vak en selecteer vervolgens de gewenste waarden.

  • Om te filteren op null-waarden (records weergeven waarbij bevat geen gegevens voor het gefilterde veld), schakel de (Alles selecteren) Controleer vak en selecteer vervolgens het selectievakje in naast (leeg).

  • U kunt in een algemeen filter jokertekens gebruiken om een minder exacte overeenkomst te krijgen. Een sterretje (asterisk, *) komt bijvoorbeeld overeen met een willekeurige tekenreeks. U kunt dus het algemene filter Is gelijk aan toepassen op een veld Voornaam met de filtertekenreeks Miche*l* zodat u een aantal verschillende spellingen van Michele als resultaat kunt krijgen.

  • Als u een jokerteken in het filter wilt opnemen dat fungeert als zichzelf (niet als jokerteken), zet u het teken tussen vierkante haken.

Waarom kan ik de algemene filters niet zien?

Algemene filters zijn onder de volgende omstandigheden niet beschikbaar:

  • Gegevensspecifieke filters zijn niet beschikbaar voor velden van het type Ja/Nee, OLE-object en Bijlage.

  • De lijst met waarden is niet beschikbaar voor velden van het type Memo.

  • Algemene filters zijn alleen maar beschikbaar in weergaven van het type Gegevensblad, Formulier, Rapport of Indeling.

Selectiefilters

Als u een filter wilt toepassen op een momenteel geselecteerde waarde, klikt u op het lint op Start en vervolgens in de groep Sorteren en filteren op Selectie. Er verschijnt een vervolgkeuzelijst waarin de beschikbare filteropties worden weergegeven. Net als bij algemene filters variëren de selectiefilters afhankelijk van het gegevenstype. U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op een geselecteerde waarde om een selectiefilter te gebruiken.

Menu Selectiefilter

Formulierfilters

Als u wilt filteren door een formulier in te vullen, klikt u op het tabblad Start in de groep Sorteren en filteren op Geavanceerd en vervolgens op Formulierfilter. Wanneer u Formulierfilter gebruikt, wordt in Access een leeg formulier gemaakt zoals het formulier dat u filtert, en daarin kunt u vervolgens net zoveel velden invullen als u wilt. Als u gereed bent, worden de overeenkomende records gezocht. Dit is handig wanneer u wilt filteren met waarden voor diverse velden. In de volgende afbeelding ziet u een eenvoudig formulierfilter:

Formulierfilter

Opmerking: Als u Formulierfilter gebruikt, kunt u geen veldwaarden opgeven voor de volgende veldtypen: velden met meerdere waarden en de typen Memo, Hyperlink, Ja/Nee of OLE-object.

Andere formulierfilterwaarden toevoegen met het tabblad Of

Als u wilt toevoegen van een andere set waarden voor filteren, klikt u op de tabblad of onder aan het Formulierfilter – Hiermee wordt een leeg nieuw formulier gebruiken voor het filteren van geopend. Telkens wanneer die u een tabblad of gebruiken door Access gemaakt een ander postvakbeleid; Er is altijd een niet-gebruikte of tab op een Formulierfilter. Wanneer u meerdere sets waarden u Formulierfilter gebruikt, vindt u records die voldoen aan een set. Met andere woorden, de meer of u de tab-toets gebruiken, het filter bevat meer gegevens.

Geavanceerde filter-/sorteeropties

Misschien wilt u soms een filter toepassen dat verder gaat dan de mogelijkheden die u met de andere filtermethoden hebt voor het zelf schrijven van criteria. In deze gevallen kunt u Geavanceerde filter-/sorteeropties gebruiken, een filterontwerpmogelijkheid die lijkt op het ontwerpen van een query.

  1. Open een tabel, query, formulier of rapport in een van de volgende weergaven: Gegevensblad, Formulier, Rapport of Indeling.

  2. Controleer of op de weergave al een filter is toegepast. Controleer of op de recordnavigatiebalk het pictogram Geen filter grijs wordt weergegeven (niet beschikbaar is). Als de recordnavigatiebalk niet zichtbaar is, gaat u naar het tabblad Start, klikt u in de groep Sorteren en filteren op Geavanceerd en klikt u vervolgens op Alle filters wissen (als Alle filters wissen grijs wordt weergegeven, zijn er geen filters actief).

  3. Klik op het lint op Start, klik in de Klik op groep sorteren en filterenGeavanceerd, en klik vervolgens op Geavanceerde Filter-/ sorteeropties.

  4. Voeg de velden waarop u wilt filteren toe aan het raster.

  5. Geef een criterium op in de rij Criteria van elk veld. De criteria worden als een set toegepast en alleen de records die overeenkomen met alle criteria in de rij Criteria worden weergegeven. Als u alternatieve criteria voor één veld wilt opgeven, typt u het eerste criterium in de rij Criteria, het tweede criterium in de rij Of, enzovoort.

    Tips: 

    • De gehele set criteria in de rij Of wordt nu toegepast als alternatief voor de set criteria in de rij Criteria. Elk criterium dat u wilt toepassen op beide sets criteria, moet worden getypt in zowel de rij Criteria als de rij Of. Klik op Filter in-/uitschakelen om de gefilterde rijen weer te geven.

    • Een goede manier om te leren schrijven criteria is een algemeen filter of een filter op basis van selectie die een resultaat dat lijkt op wat u zoekt toe te passen. Klik met de filter is toegepast op de weergave, geven de objecttabblad Filter

Speciale opdrachten op het documenttabblad Filter

Er zijn twee speciale opdrachten beschikbaar zijn voor u op de documenttabblad Filter . Wanneer u met de rechtermuisknop op een willekeurige plaats boven het ontwerpraster op het tabblad de laden uit Query en Opslaan als Query -opdrachten zijn beschikbaar in het snelmenu te openen.

Speciale filteropties

Met de opdracht Laden uit query wordt het ontwerp van de geselecteerde query in het raster geladen. Hierdoor kunt u de querycriteria instellen als filtercriteria.

Met de opdracht Opslaan als query kunt u de filterinstellingen opslaan als een nieuwe query.

Naar boven

Schakelen tussen gefilterde en niet-gefilterde weergaven van uw gegevens

Als u naar de niet-gefilterde weergave van gegevens wilt gaan, klikt u op Gefilterd op de recordnavigatiebalk.

Filters wisselen in de Recordnavigator

Als u wilt teruggaan naar de gefilterde weergave, klikt u op Niet gefilterd op de recordnavigatiebalk.

Naar boven

Een filter wissen

U wist een filter als u dit volledig wilt verwijderen. U kunt een gewist filter niet meer toepassen door te klikken op Ongefilterd: u moet het filter opnieuw maken. U kunt slechts één filter van een veld wissen of u kunt alle filters van alle velden in de weergave wissen.

  • Eén filter wissen    Klik met de rechtermuisknop op het gefilterde onderdeel en klik vervolgens op Filter van veldnaam verwijderen.

  • Alle filters wissen    Klik op de Start tab, in de groep sorteren en filteren , klikt u op Geavanceerden klik vervolgens op Alle Filters wissen.

Naar boven

Een filter opslaan en automatisch toepassen

Wanneer u een tabel, query, formulier of rapport sluit en een filter is in plaats van het filter wordt opgeslagen met het object. De volgende keer dat het object wordt geopend, de niet-gefilterde gegevens wordt weergegeven, maar de opgeslagen filter is beschikbaar voor toepassen – alleen overschakelen naar de gefilterde weergave door te klikken op niet gefilterd op de recordnavigatiebalk. Als u wilt dat het filter moet worden toegepast wanneer het object wordt geopend, stelt u de FilterenBijLaden eigenschap Ja.

Opmerking: De FilterenBijLaden eigenschapsinstelling wordt alleen toegepast als het object wordt geladen. Deze instelling voor een object in de ontwerpweergave en klik vervolgens overschakelen naar een andere weergave wordt niet de instelling toe te passen. U moet sluiten en opnieuw opent u het object voor wijzigingen in de FilterenBijLaden eigenschapsinstelling zijn doorgevoerd.

Een filter opslaan als een query

Als u een filter wilt opslaan als een query, zodat u het voor andere objecten opnieuw kunt gebruiken, gebruikt u Geavanceerde filter-/sorteeropties: klik op het lint op Start, klik in de groep Sorteren en filteren op Geavanceerd en klik vervolgens op Geavanceerde filter-/sorteeropties. Stel het filter in zoals u wilt, klik met de rechtermuisknop op een lege plaats in het tabblad Filter en klik op Opslaan als query.

Contextmenu in Geavanceerde filter-/sorteeropties

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×