Gebruik van een workflow met drie statuswaarden

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

De werkstroom met drie statuswaarden kunt u de status van een lijstitem tot en met drie statuswaarden (fasen) bijhouden. Dit kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen waarvoor organisaties voor het bijhouden van een grote hoeveelheden problemen of items, zoals vragen van klanten, verkoopleads of projecttaken te beheren. De drie staten voor een projecttaak kan bijvoorbeeld, niet gestart, In uitvoering en voltooid.

In dit artikel

Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?

Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Maak een lijst met actie-items voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een aangepaste lijst aanpassen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst

Een werkstroom met drie statuswaarden handmatig starten voor een item

Workflowtaken voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden

Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?

De werkstroom drie statuswaarden ondersteunt bedrijfsprocessen waarvoor organisaties voor het bijhouden van de status van een kwestie of een item tot en met drie statuswaarden en twee overgangen tussen de Staten. Bij elke overgang tussen de status wijst de werkstroom een taak toe aan een persoon en krijgt deze persoon een e-mailwaarschuwing over de taak. Wanneer deze taak is voltooid, werkt de werkstroom de status van het item bij en gaat door naar de volgende status. De werkstroom met drie statuswaarden werkt met de lijstsjabloon Problemen bijhouden . Dit kan echter worden gebruikt met elke lijst die is ingesteld voor een kolom keuze met drie of meer waarden bevatten. De waarden in deze kolom keuze fungeren als de statussen die de werkstroom wordt bijgehouden.

Een lijst met meer dan één keuzekolom kan hebben en de keuzekolom kan meer dan drie waarden hebben. De werkstroom met drie statuswaarden kan alleen worden geconfigureerd voor het gebruik van een van de kolommen keuze en slechts drie van de waarden in de keuzekolom geselecteerde. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden aan de lijst of bibliotheek toevoegen, selecteert u een keuzekolom en drie van de waarden worden de kolom. Meer informatie over het werken met kolommen in een lijst, raadpleegt u een kolom in een lijst of bibliotheek maken of verwijderen van een kolom in een lijst of bibliotheek.

De werkstroom met drie statuswaarden kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen waarvoor organisaties voor het bijhouden van een grote hoeveelheden problemen of items, zoals vragen van klanten, verkoopleads of projecttaken te beheren. Bijvoorbeeld, de werknemers in een kleine gebeurtenis planning bedrijf de beschikking over een lijst met actie-items en een aangepaste werkstroom met drie statuswaarden voor het beheren van de vele taken met betrekking tot gebeurtenissen dat zij plannen. De werkstroom met drie statuswaarden wordt bijgehouden voor het plannen van een gebeurtenis taken tot en met drie statuswaarden: actieve, wilt u controlerenen voltooid. Alle van de gebeurtenis voorbereiding van taken die betrekking hebben op een specifieke gebeurtenis zijn gecompileerd in een lijst met actie-items die is gemaakt voor die gebeurtenis en gemarkeerd als actief. De coördinator wijst individuele taken toe aan haar teamleden en start vervolgens de werkstroom met drie statuswaarden voor deze items initiëren werk voor de taak van de gebeurtenis.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt een taak voor de aangewezen persoon gemaakt. Wanneer een teamlid een taak ontvangt, voert hij of zij het werk dat nodig is om de taak te voltooien. Mogelijk werk dat deze gebeurtenis vindt plaats buiten de lijst of site waar de lijst met actie-items zich bevindt. Bijvoorbeeld als een teamlid een werkstroomtaak voor het ontwikkelen van een cateringplan ontvangt, hij of zij een cateringbedrijf en vervolgens werkt met hen ontwikkelen van een abonnement. Wanneer het cateringplan concept klaar is, wordt er in het teamlid zijn of haar werkstroomtaak gemarkeerd als voltooid. Op dit moment de werkstroom wordt de status van de taak in de lijst met actie-items van actief in Gereed voor revisiebijgewerkt en wordt een tweede taak voor de coördinator moet worden gereviseerd het cateringplan gemaakt. Nadat de coördinator reviseert en het cateringplan goedkeurt, ze haar werkstroomtaak als voltooid markeert en de werkstroom werkt de status van de taak van Gereed voor revisie op voltooid.

Opmerking: Deelnemers aan de werkstroom kan een werkstroomtaak in een werkstroom met drie statuswaarden op twee manieren uitvoeren. Een deelnemer de werkstroomtaak markeren als voltooid kan bewerken, of een deelnemer de status van de werkstroom waarin een item in de lijst kunt wijzigen (als de deelnemer daartoe gemachtigd om deze lijst te wijzigen is). Als een deelnemer handmatig de status van de werkstroom waarin een item in de lijst bijwerkt, wordt de werkstroomtaak is voltooid. Als de deelnemer de werkstroomtaak als u wilt markeren als voltooid bewerkt, wordt de status van de werkstroom waarin een item in de lijst wordt bijgewerkt op voltooid.

De acties in de werkstroom met drie statuswaarden in het vorige voorbeeld doorlopen het proces volgen:

Stroomdiagram van een werkstroom met drie statuswaarden (voorbeeld)

Naar boven

Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden gebruiken kunt, moet u een lijst opstellen voor gebruik van de werkstroom. Deze lijst moet bevatten de items die u wilt bijhouden en beheren met behulp van de werkstroom. De lijstsjabloon Problemen bijhouden werkt met de werkstroom met drie statuswaarden. U kunt echter ook een aangepaste lijst voor gebruik met deze werkstromen maken. Als u een aangepaste lijst voor gebruik met de werkstroom met drie statuswaarden maakt, moet u ervoor zorgen dat de lijst met ten minste één kolom keuze drie of meer keuzewaarden bevat bevat. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden voor gebruik met de lijst hebt ingesteld, moet u de keuze kolom die de statuswaarden bevat die de werkstroom wilt bijhouden.

Naar boven

Maak een lijst met actie-items voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

U kunt een werkstroom met drie statuswaarden standaard gebruiken met elke lijst die u maken op basis van de lijstsjabloon Problemen bijhouden .

  1. Klik in het menu Siteacties op Alle Site-inhoud weergeven.

  2. Klik op makenop de pagina alle Site-inhoud.

  3. Klik in het dialoogvenster maken , klikt u op Aanpaken typ een naam voor de lijst. De lijstnaam is verplicht.

    Opmerking: Naam van de lijst wordt weergegeven boven aan de pagina list, onderdeel van het webadres van de pagina list en wordt weergegeven in de navigatie-elementen waarmee gebruikers zoeken en open de lijst.

  4. Als u wilt Geef een beschrijving voor de lijst of als een koppeling naar de lijst wordt weergegeven in de werkbalk Snelstarten, de standaardinstelling is Ja opgeven, klikt u op Meer opties.

    • Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. De beschrijving is optioneel.

    • Als u een koppeling naar deze lijst wilt toevoegen aan de balk Snel starten, selecteert u Ja in het onderdeel Navigatie.

  5. Onderaan in het dialoogvenster maken, klikt u op maken.

Naar boven

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Als u maken van een aangepaste lijst voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden wilt, moet u ten minste één kolom keuze ten minste drie statuswaarden bevat die de werkstroom wilt bijhouden toevoegen.

  1. Klik in het menu Siteacties op Alle Site-inhoud weergeven.

  2. Klik op makenop de pagina alle Site-inhoud.

  3. Klik op Aangepaste lijstin het dialoogvenster maken en typ een naam voor de lijst. De lijstnaam is verplicht.

    Opmerking: Naam van de lijst wordt weergegeven boven aan de pagina list, onderdeel van het webadres van de pagina list en wordt weergegeven in de navigatie-elementen waarmee gebruikers zoeken en open de lijst.

  4. Als u wilt Geef een beschrijving voor de lijst of als een koppeling naar de lijst wordt weergegeven in de werkbalk Snelstarten, de standaardinstelling is Ja opgeven, klikt u op Meer opties.

  5. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. De beschrijving is optioneel.

  6. Als u een koppeling naar deze lijst wilt toevoegen aan de balk Snel starten, selecteert u Ja in het onderdeel Navigatie.

  7. Onderaan in het dialoogvenster maken, klikt u op maken.

Naar boven

Een aangepaste lijst aanpassen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

  1. Klik op het tabblad lijst in de aangepaste lijst, klikt u op het lint en klik vervolgens op Lijstinstellingen.

  2. Klik onder kolommenop Kolom maken.

  3. Typ de naam van de kolom die u wilt gebruiken om op te geven van de statuswaarden voor de werkstroom in de sectie naam en Type , onder de naam van de kolom.

  4. Selecteer onder het type informatie in deze kolom iskeuze (keuzemenu).

  5. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen onder Beschrijvingeen beschrijving voor de kolom.

  6. Klik onder moet deze kolom informatie bevatten, klikt u op Ja.

  7. Typ in de keuzelijst onder Typ elke keuze op een aparte regeldrie of meer keuzewaarden die u wilt opgeven voor deze kolom. Deze waarden worden de statuswaarden voor de werkstroom.

  8. Selecteer onder keuzen weergeven metde Vervolgkeuzelijst of Keuzerondjes.

  9. Klik onder toestaan ' Invulkeuzes ', klikt u op Nee.

  10. Opgeven of u een specifieke standaardwaarde voor deze kolom wilt of als u wilt toevoegen aan de standaardweergave voor de lijst.

  11. Klik op OK.

Naar boven

Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst

Voordat u deze op de items in die lijst kunt gebruiken, moet u een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden aan een lijst toevoegen, kunt u opgeven welke kolom in de lijst bevat de statuswaarden die u wilt dat de werkstroom wilt bijhouden. U wordt ook informatie over wat u wilt voorkomen in elke fase van de werkstroom. U kunt bijvoorbeeld het onderwerp en de tekst voor de e-mailwaarschuwingen die taak geadresseerden ontvangen opgeven.

De werkstroom met drie statuswaarden is standaard ingeschakeld op de meeste typen sites. Beheerder van een siteverzameling kan echter de functie uitschakelen. Als de werkstroom met drie statuswaarden niet beschikbaar is, neemt u contact op met uw beheerder van siteverzameling.

Belangrijk: U moet de machtiging Lijsten beheren een werkstroom toevoegen aan een lijst.

  1. Open de lijst waarnaar u wilt een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen. Klik op het tabblad lijst in de aangepaste lijst, klikt u op het lint en klik op Lijstinstellingen, of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen. Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder machtigingen en beheerop Werkstroominstellingen.

    Werkstromen zijn al toegevoegd aan deze lijst, bibliotheek of inhoudstype, gaat u rechtstreeks naar de pagina Werkstroominstellingen wijzigen als u moet op werkstroom toevoegen om te gaan naar de werkstroompagina. Als er geen werkstromen zijn toegevoegd aan deze lijst, bibliotheek of inhoudstype, gaat u rechtstreeks naar de werkstroompagina.

  3. Als er al een werkstroom voor de lijst bestaat, klikt u op de pagina Werkstroominstellingen op werkstroom toevoegen.

  4. Klik op de werkstroompagina toevoegen in het gedeelte werkstroom , op drie statuswaarden onder Selecteer een werkstroomsjabloon.

  5. Typ in de sectie naam een unieke naam voor de werkstroom.

  6. Geef in de sectie Takenlijst een lijst met taken de werkstroom wilt gebruiken.

    Notities: 

    • U kunt de standaardlijst met taken of u een nieuwe record kunt maken. Als u de standaard-takenlijst gebruikt, kunnen werkstroomdeelnemers zoeken en hun werkstroomtaken eenvoudig weergeven met behulp van de weergave Mijn taken van de lijst taken.

    • Een nieuwe takenlijst maken als voor de taken voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens die u wilt blijven gescheiden van de algemene lijst met taken.

    • Maak een nieuwe takenlijst als uw organisatie veel werkstromen of als werkstromen veel taken omvatten. In dit geval als u wilt maken van lijsten met projecttaken in voor elke werkstroom.

  7. Selecteer een lijst met deze werkstroom wilt gebruiken in de sectie Geschiedenisoverzicht . De geschiedenislijst bevat alle gebeurtenissen die tijdens elk exemplaar van de werkstroom optreden.

    U kunt de standaardgeschiedenislijst of u een nieuwe record kunt maken. Als uw organisatie veel werkstromen, wilt u misschien voor elke werkstroom een afzonderlijke geschiedenislijst maken.

  8. Voer in de sectie Startopties een van de volgende opties:

    • Als u toestaan dat de werkstroom handmatig wordt gestart wilt, selecteert u het selectievakje toestaan dat deze werkstroom handmatig wordt gestart door een geverifieerde gebruiker met machtigingen kunnen deelnemen . Als u wilt vereisen extra machtigingen om de werkstroom te starten, selecteert u het selectievakje vereisen lijsten beheren machtigingen om de werkstroom te starten .

    • Als u wilt dat de werkstroom automatisch wordt gestart zodra er nieuwe items zijn gemaakt, selecteert u het selectievakje Start deze werkstroom wanneer een nieuw item wordt gemaakt .

  9. Klik op Volgende.

  10. In het gedeelte werkstroom Staten onder Selecteer een keuzeveld '', selecteer de kolom keuze in de lijst die de waarden bevat die u wilt gebruiken voor de Staten in uw werkstroom en selecteer de kolomwaarden die u wilt gebruiken voor de Aanvankelijke status, midden staat, en de laatste staat van de werkstroom.

  11. In de twee secties opgeven wat er moet gebeuren wanneer een werkstroom wordt gestart (opties voor de eerste taak in de werkstroom) en Geef wat er moet gebeuren wanneer de werkstroom een tussentijdse status (opties voor de tweede taak in de werkstroom) Geef de volgende informatie:

    Taakgegevens

Taakomschrijving:

Typ de informatie die u wilt opnemen in de beschrijving van de taak. Als u het selectievakje Inclusief lijstveld selecteert, wordt het veld dat u selecteert toegevoegd aan het einde van het bericht. Als u het selectievakje koppeling naar lijstitem invoegen selecteert, wordt een koppeling naar het item in de lijst opgenomen in de beschrijving.

Einddatum van de taak datum:

Als u een einddatum voor de taak opgeven wilt, schakel het selectievakje Inclusief lijstveld en selecteer vervolgens in de datumkolom in de lijst met de datumgegevens die u wilt gebruiken voor de einddatum.

Taak toegewezen aan:

Als u wilt de taak toewijzen aan een persoon die is opgegeven in de lijst, Inclusief lijstveldop en selecteer vervolgens de kolom in de lijst met de gegevens van de gebruiker die u wilt gebruiken. Wanneer deze werkstroom wordt gestart, wordt de eerste taak is toegewezen aan de persoon wiens naam wordt weergegeven in deze kolom voor dit item.

Als u wilt deze taak in alle processen van deze werkstroom toewijzen aan een persoon die u opgeeft, klikt u op aangepasten typ of Selecteer de naam van de persoon aan wie u wilt de taak wilt toewijzen.

  1. Schakel het selectievakje e-mailbericht verzenden als u wilt dat de werkstroomdeelnemers een e-mailwaarschuwing krijgen over hun werkstroomtaken.

    Opmerking: Als u wilt om ervoor te zorgen dat werkstroomdeelnemers een e-mailwaarschuwingen en herinneringen over hun werkstroomtaken ontvangen nadat werkstromen zijn gestart, moet u contact op met uw beheerder van siteverzameling om te controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

    E-mailwaarschuwing

Resultaat

Typ de naam van de persoon aan wie u een e-mailwaarschuwing over de werkstroomtaak wilt te kunnen verzenden. Schakel het selectievakje Opnemen taak toegewezen aan in als u wilt de e-mailwaarschuwing verzenden naar de taakeigenaar van de.

Onderwerp

Typ de onderwerpregel die u wilt gebruiken voor de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje van de Titel van taak gebruiken als u wilt toevoegen, de titel van de taak naar de onderwerpregel van het e-mailbericht.

Hoofdtekst

Typ de gegevens die u wilt weergeven in de berichttekst van de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje koppeling naar lijstitem invoegen als u wilt opnemen van een koppeling naar het item in de lijst in het bericht.

  1. Klik op OK.

Naar boven

Een werkstroom met drie statuswaarden handmatig starten voor een item

Een werkstroom met drie statuswaarden moet eerst worden toegevoegd aan een lijst om deze beschikbaar maken voor gebruik op items in die lijst. Zie de vorige sectie voor meer informatie.

Een werkstroom met drie statuswaarden kan worden geconfigureerd om automatisch te starten wanneer nieuwe items worden toegevoegd aan een lijst of deze kan worden geconfigureerd dat gebruikers die specifieke machtigingen om de werkstroom handmatig starten. Sommige werkstromen kunnen beide opties.

Voer de volgende stappen uit om een werkstroom drie statuswaarden handmatig starten voor een item in de lijst. U moet de machtiging Items bewerken voor de lijst. Sommige werkstromen mogelijk moet u de machtiging Lijsten beheren hebben.

Opmerking: Als u wilt om ervoor te zorgen dat werkstroomdeelnemers een e-mailwaarschuwingen en herinneringen over hun werkstroomtaken ontvangen nadat u de werkstroom starten, moet u contact op met de siteverzamelingbeheerder om te controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

  1. Open de lijst waarin het item waarop u wilt een werkstroom met drie statuswaarden starten.

  2. Wijs het item waarop u wilt een werkstroom starten op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op werkstromen.

    Opmerking: De opdracht werkstromen is beschikbaar alleen wanneer het item in een lijst of bibliotheek met ten minste één werkstroom is gekoppeld.

  3. Klik in het menu Siteacties op Alle Site-inhoud weergeven.

  4. Klik onder een nieuwe werkstroom starten, klikt u op de naam van de werkstroom met drie statuswaarden die u wilt starten.

    De werkstroom wordt onmiddellijk gestart.

Naar boven

Workflowtaken voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden

Workflowtaken voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden ten minste moet de machtiging Items bewerken voor de taken takenlijsten waar de werkstroomtaken worden geregistreerd.

  1. Open de lijst taken voor de site en selecteer vervolgens Mijn taken in het menu Beeld om de werkstroomtaak te zoeken.

    Opmerking: Als de werkstroom niet voor de standaardlijst met taken gebruikt wordt , is het mogelijk dat de werkstroomtaak niet in de lijst taken . Als u wilt uw werkstroomtaak, gaat u naar de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom waarin een item is opgeslagen. Wijs de naam van het item dat u wilt voltooien, klikt u op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op werkstromen. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Actieve werkstromen, op de naam van de werkstroom waarin u een deelnemer bent. Zoek de werkstroomtaak onder taken.

  2. Open de lijst waarin het item waarop u wilt markeren als voltooid.

  3. Wijs de naam van de taak die u wilt voltooien, klikt u op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Item bewerken.

  4. Typ of Selecteer de gegevens die wordt gevraagd naar de taak voltooien en klik vervolgens op Opslaanin het dialoogvenster taken .

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×