Office
Aanmelden

Gebruik van een workflow met drie statuswaarden

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Met de werkstroom met drie statuswaarden wordt de status van een lijstitem bijgehouden in drie etappes. Deze functie kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarvoor grote hoeveelheden onderwerpen of items moeten worden bijgehouden, zoals problemen bij klantenondersteuning, potentiële klanten of projecttaken. De drie fasen van een projecttaak zijn bijvoorbeeld: Niet gestart, In uitvoering en Voltooid.

In dit artikel

Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?

Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Maak een lijst met actie-items voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een aangepaste lijst aanpassen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst

Een werkstroom met drie statuswaarden handmatig starten voor een item

Workflowtaken voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden

Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?

De werkstroom met drie statuswaarden ondersteunt bedrijfsprocessen waarvoor organisaties de status van een onderwerp of een item moeten bijhouden. De werkstroom bestaat uit drie etappes en twee overgangsfasen tussen de etappes. Bij elke overgangsfase wordt een taak toegekend aan een persoon en wordt aan deze persoon een e-mailwaarschuwing gestuurd over de taak. Wanneer de taak is volbracht, wordt de status van het item bijgewerkt en kan de werkstroom verder gaan met de volgende etappe. De werkstroom met drie statuswaarden werkt met de lijstsjabloon Plan van aanpak, maar kan ook worden gebruikt in combinatie met andere lijsten die een kolom Keuze met drie of meer waarden bevatten. De waarden in deze kolom Keuze worden gebruikt als de statuswaarden die door de werkstroom worden bijgehouden.

Een lijst met meer dan één keuzekolom kan hebben en de keuzekolom kan meer dan drie waarden hebben. De werkstroom met drie statuswaarden kan alleen worden geconfigureerd voor het gebruik van een van de kolommen keuze en slechts drie van de waarden in de keuzekolom geselecteerde. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden aan de lijst of bibliotheek toevoegen, selecteert u een keuzekolom en drie van de waarden worden de kolom. Meer informatie over het werken met kolommen in een lijst, raadpleegt u een kolom in een lijst of bibliotheek maken of verwijderen van een kolom in een lijst of bibliotheek.

De werkstroom met drie statuswaarden kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen waarvoor organisaties voor het bijhouden van een grote hoeveelheden problemen of items, zoals vragen van klanten, verkoopleads of projecttaken te beheren. Bijvoorbeeld, de werknemers in een kleine gebeurtenis planning bedrijf de beschikking over een lijst met actie-items en een aangepaste werkstroom met drie statuswaarden voor het beheren van de vele taken met betrekking tot gebeurtenissen dat zij plannen. De werkstroom met drie statuswaarden wordt bijgehouden voor het plannen van een gebeurtenis taken tot en met drie statuswaarden: actieve, wilt u controlerenen voltooid. Alle van de gebeurtenis voorbereiding van taken die betrekking hebben op een specifieke gebeurtenis zijn gecompileerd in een lijst met actie-items die is gemaakt voor die gebeurtenis en gemarkeerd als actief. De coördinator wijst individuele taken toe aan haar teamleden en start vervolgens de werkstroom met drie statuswaarden voor deze items initiëren werk voor de taak van de gebeurtenis.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt er een taak gemaakt voor de aangewezen persoon. Zodra een teamlid een taak ontvangt, begint hij of zij met de werkzaamheden die nodig zijn om de taak te voltooien. Het kan zijn dat dit werk plaatsvindt buiten de lijst of site waar de lijst met actie-items zich bevindt. Als een teamlid bijvoorbeeld een werkstroomtaak ontvangt om een plan voor de catering op te stellen, kan deze een cateringbedrijf benaderen om een gezamenlijk plan uit te werken. Wanneer het cateringplan in concept klaar is, markeert het teamlid deze werkstroomtaak als voltooid. Op dat moment wordt de status van de taak in de lijst met actie-items gewijzigd van Actief in Gereed voor herziening en wordt er in de werkstroom een tweede taak gemaakt voor de coördinator van het evenement om het cateringplan te herzien. Wanneer de coördinator het cateringplan heeft gereviseerd en goedgekeurd, markeert deze de taak als voltooid en wordt in de werkstroom de status van de taak gewijzigd van Gereed voor herziening in Voltooid.

Opmerking: Er zijn twee manieren waarop een werkstroomdeelnemer een werkstroomtaak kan voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden. De deelnemer kan de werkstroomtaak bewerken en deze markeren als voltooid of de status van het werkstroomitem in de lijst wijzigen (indien de deelnemer is gemachtigd om deze lijst te wijzigen). Als een deelnemer de status van het werkstroomitem handmatig bijwerkt in de lijst, is de werkstroomtaak voltooid. Als de deelnemer de werkstroomtaak bewerkt en markeert als voltooid, wordt de status van het werkstroomitem in de lijst bijgewerkt en gewijzigd in Voltooid.

De acties in de werkstroom met drie statuswaarden in het vorige voorbeeld doorlopen het volgende proces:

Stroomdiagram van een werkstroom met drie statuswaarden (voorbeeld)

Naar boven

Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken, moet u eerst een lijst opstellen die met de werkstroom wordt gebruikt. Deze lijst moet de items bevatten die u wilt bijhouden en beheren met de werkstroom. De lijstsjabloon Plan van aanpak werkt samen met de werkstroom met drie statuswaarden. U kun echter ook een aangepaste lijst maken voor gebruik met deze werkstroom. In dat geval moet u ervoor zorgen dat de lijst ten minste één kolom Keuze bevat met drie of meer keuzewaarden. Bij het opzetten van een werkstroom met drie statuswaarden in combinatie met de lijst, moet u aangeven welke kolom Keuze de statuswaarden bevat die u wilt bijhouden met de werkstroom.

Naar boven

Een lijst met actie-items opstellen voor gebruik met een workflow met drie statuswaarden

U kunt een workflow met drie statuswaarden standaard gebruiken in combinatie met elke lijst die u maakt op basis van de lijstsjabloon Plan van aanpak.

  1. Klik in het menu Siteacties op Alle site-inhoud weergeven.

  2. Klik op de pagina Alle site-inhoud op Maken.

  3. Klik in het dialoogvenster maken , klikt u op Aanpaken typ een naam voor de lijst. Naam van de lijst is vereist.

    Opmerking: Naam van de lijst wordt weergegeven boven aan de pagina list, onderdeel van het webadres van de pagina list en wordt weergegeven in de navigatie-elementen waarmee gebruikers zoeken en open de lijst.

  4. Als u een beschrijving voor de lijst wilt opgeven of wilt aangeven of een koppeling naar de lijst wordt weergegeven in Snel starten (dit gebeurt standaard), klikt u op Meer opties.

    • Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. Deze beschrijving is niet verplicht.

    • Als u wilt een koppeling toevoegen aan deze lijst op de werkbalk Snelstarten, klikt u op Ja in de sectie Navigatie .

  5. Klik onderaan in het dialoogvenster Maken op Maken.

Naar boven

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Als u een aangepaste lijst wilt maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden, moet u ten minste één kolom Keuze toevoegen die ten minste drie statuswaarden bevat die u met de werkstroom wilt bijhouden.

  1. Klik in het menu Siteacties op Alle site-inhoud weergeven.

  2. Klik op de pagina Alle site-inhoud op Maken.

  3. Klik op Aangepaste lijstin het dialoogvenster maken en typ een naam voor de lijst. Naam van de lijst is vereist.

    Opmerking: Naam van de lijst wordt weergegeven boven aan de pagina list, onderdeel van het webadres van de pagina list en wordt weergegeven in de navigatie-elementen waarmee gebruikers zoeken en open de lijst.

  4. Als u een beschrijving voor de lijst wilt opgeven of wilt aangeven of een koppeling naar de lijst wordt weergegeven in Snel starten (dit gebeurt standaard), klikt u op Meer opties.

  5. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. Deze beschrijving is niet verplicht.

  6. Als u een koppeling naar deze lijst wilt toevoegen op de balk Snel starten, klikt u op Ja in de sectie Navigatie.

  7. Klik onderaan in het dialoogvenster Maken op Maken.

Naar boven

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een workflow met drie statuswaarden

  1. Klik op het tabblad lijst in de aangepaste lijst, klikt u op het lint en klik vervolgens op Lijstinstellingen.

  2. Klik onder Kolommen op Kolom maken.

  3. Typ in de sectie Naam en type onder Kolomnaam de naam van de kolom die u wilt gebruiken om de statuswaarden voor de workflow op te geven.

  4. Selecteer onder Het gegevenstype in deze kolom is de optie Keuze (keuzemenu).

  5. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen onder Beschrijving een beschrijving voor de kolom (optioneel).

  6. Klik onder Moet deze kolom informatie bevatten? op Ja.

  7. Typ in de keuzelijst onder Typ elke keuze op een afzonderlijke regel drie of meer keuzewaarden voor deze kolom. Deze waarden worden de statuswaarden voor de werkstroom.

  8. Selecteer onder Keuzen weergeven met de optie Vervolgkeuzelijst of Keuzerondjes.

  9. Klik onder Invulkeuzes toestaan op Nee.

  10. Geef aan of u een specifieke standaardwaarde wilt voor deze kolom of dat u deze wilt toevoegen aan de standaardweergave van de lijst.

  11. Klik op OK.

Naar boven

Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken voor de items op een lijst, moet u de werkstroom eerst toevoegen aan de lijst. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden toevoegt aan een lijst, moet u aangeven welke kolom van de lijst de statuswaarden bevat die u met de werkstroom wilt bijhouden. U kunt ook informatie geven over wat er bij elke etappe van de werkstroom moet gebeuren. U kunt bijvoorbeeld het onderwerp en de tekst opgeven voor de e-mailwaarschuwingen die worden verzonden naar degenen die de taak moeten verrichten.

De werkstroom met drie statuswaarden is standaard ingeschakeld op de meeste typen sites. Een beheerder van een siteverzameling kan de functie echter uitschakelen. Als de werkstroom met drie statuswaarden niet beschikbaar is, neemt u contact op met de beheerder van de siteverzameling.

Belangrijk: U kunt alleen een workflow aan een lijst toevoegen als u bent gemachtigd om lijsten te beheren.

  1. Open de lijst waarnaar u wilt een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen. Klik op het tabblad lijst in de aangepaste lijst, klikt u op het lint en klik op Lijstinstellingen, of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen. Bijvoorbeeld in een documentbibliotheek, klikt u op Bibliotheekinstellingen.

  2. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

    Werkstromen zijn al toegevoegd aan deze lijst, bibliotheek of inhoudstype, gaat u rechtstreeks naar de pagina Werkstroominstellingen wijzigen als u moet op werkstroom toevoegen om te gaan naar de werkstroompagina. Als er geen werkstromen zijn toegevoegd aan deze lijst, bibliotheek of inhoudstype, gaat u rechtstreeks naar de werkstroompagina.

  3. Als er al een werkstoom bestaat voor de lijst, klikt u op Werkstroom toevoegen op de pagina Werkstroominstellingen wijzigen.

  4. Klik op de werkstroompagina toevoegen in het gedeelte werkstroom , op drie statuswaarden onder Selecteer een werkstroomsjabloon.

  5. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de workflow

  6. Geef in de sectie Lijst met taken een lijst met taken op die u in de workflow wilt gebruiken.

    Opmerking: 

    • U kunt de standaardlijst met Taken gebruiken of een nieuwe maken. Als u de standaardlijst met taken gebruikt, kunnen de werkstroomdeelnemers hun taken gemakkelijk zoeken en bekijken door middel van de weergave Mijn taken van de lijst met taken.

    • U kunt een nieuwe takenlijst maken als voor de taken van deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens nodig zijn die u niet in de algemene lijst met taken wilt opnemen.

    • U kunt een nieuwe takenlijst maken als uw organisatie veel werkstromen heeft of als de werkstromen veel taken omvatten. In dat geval kunt u een afzonderlijke takenlijst maken voor elke werkstroom.

  7. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht een geschiedenisoverzicht dat u voor deze werkstroom wilt gebruiken. In het geschiedenisoverzicht worden alle gebeurtenissen weergegeven die plaatsvinden tijdens elke instantie van de werkstroom.

    U kunt de standaardlijst Geschiedenis gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als uw organisatie veel werkstromen heeft, is het handig om een afzonderlijk geschiedenisoverzicht te maken voor elke werkstroom.

  8. Voer in de sectie Startopties een van de volgende handelingen uit:

    • Als u wilt toestaan dat de werkstroom handmatig wordt gestart, schakelt u het selectievakje Deze werkstroom mag handmatig worden gestart door een geverifieerde gebruiker met machtigingen voor deelname in. Schakel het selectievakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de werkstroom te starten in als u aanvullende machtigingen wilt vereisen om de werkstroom te starten

    • Als u wilt dat de workflow automatisch wordt gestart zodra er nieuwe items worden gemaakt, schakelt u het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item is gemaakt in.

  9. Klik op Volgende.

  10. Selecteer in de sectie Workflowstatussen onder Selecteer een keuzeveld de kolom Keuze in de lijst die de waarden bevat die u wilt gebruiken als statuswaarden voor de workflow. Selecteer vervolgens de gewenste kolomwaarden voor de Beginstatus, Tussentijdse status en Eindstatus van de workflow.

  11. In de twee secties Geef op wat er moet gebeuren wanneer een workflow wordt geïnitieerd (opties voor de eerste taak in de workflow) en Geef op wat er moet gebeuren wanneer de workflow een tussentijdse status krijgt (opties voor de tweede taak in de workflow) geeft u de volgende informatie op:

    Taakgegevens

Taakomschrijving:

Typ de informatie die u wilt opnemen in de beschrijving van de taak. Als u het selectievakje Inclusief lijstveld inschakelt, wordt het veld dat u selecteert toegevoegd aan het einde van het bericht. Als u het selectievakje Koppeling naar lijstitem invoegen inschakelt, wordt er een koppeling naar het lijstitem opgenomen in de beschrijving.

Einddatum van de taak:

Als u een einddatum voor de taak wilt opgeven, schakelt u het selectievakje Inclusief lijstveld in en selecteert u in de lijst de datumkolom die de datumgegevens voor de einddatum bevat.

Taak toegewezen aan:

Als u de taak wilt toewijzen aan iemand uit de lijst, klikt u op Inclusief lijstveld en selecteert u in de lijst de kolom die de gewenste gebruiker bevat. Wanneer deze workflow is gestart, wordt de eerste taak toegewezen aan de persoon van wie de naam wordt weergegeven in deze kolom voor het workflowitem.

Als u de taak in alle instanties van deze werkstroom wilt toewijzen aan een door u aangewezen persoon, klikt u op Aangepast en vervolgens typt u of selecteert u de naam van de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen.

  1. Schakel het selectievakje E-mailbericht verzenden in als u wilt dat de werkstroomdeelnemers een e-mailwaarschuwing krijgen over hun werkstroomtaken.

    Opmerking: Als u wilt om ervoor te zorgen dat werkstroomdeelnemers een e-mailwaarschuwingen en herinneringen over hun werkstroomtaken ontvangen nadat werkstromen zijn gestart, moet u contact op met uw beheerder van siteverzameling om te controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

    Gegevens van e-mailwaarschuwing

Naar

Typ de naam van de persoon aan wie u een e-mailwaarschuwing wilt verzenden over de workflowtaak. Schakel het selectievakje Inclusief taak die is toegewezen aan in als u de e-mailwaarschuwing aan de eigenaar van de taak wilt verzenden.

Onderwerp

Typ de onderwerpregel die u wilt gebruiken voor de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje Titel van taak gebruiken in als u de titel van de taak wilt toevoegen aan de onderwerpregel van de e-mailwaarschuwing.

Hoofdtekst

Typ de gewenste informatie in de hoofdtekst van de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje Koppeling naar lijstitem invoegen in als u een koppeling naar het lijstitem wilt opnemen in het bericht.

  1. Klik op OK.

Naar boven

Een werkstroom met drie statuswaarden handmatig starten voor een item

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken voor de items op een lijst, moet u de werkstroom eerst toevoegen aan de lijst. Zie de vorige secties voor meer informatie.

Een werkstroom met drie statuswaarden kan zo worden geconfigureerd dat deze automatisch wordt gestart wanneer er nieuwe items worden toegevoegd aan een lijst of zodanig worden geconfigureerd dat gebruikers met bepaalde machtigingen de werkstroom handmatig kunnen starten. Voor sommige werkstromen zijn beide opties mogelijk.

Voer de volgende stappen uit om een werkstroom met drie statuswaarden voor een lijstitem handmatig te starten. U moet beschikken over de machtiging Items bewerken voor de lijst. Voor sommige werkstromen moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren.

Opmerking: Als u wilt om ervoor te zorgen dat werkstroomdeelnemers een e-mailwaarschuwingen en herinneringen over hun werkstroomtaken ontvangen nadat u de werkstroom starten, moet u contact op met de siteverzamelingbeheerder om te controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

  1. Open de lijst die het item bevat waarvoor u de workflow met drie statuswaarden wilt starten.

  2. Wijs het item aan waarvoor u een workflow wilt starten, klik op de pijl die verschijnt en klik op Workflows.

    Opmerking: De opdracht Workflows is alleen beschikbaar als het gaat om een item in een lijst of bibliotheek met ten minste één workflow.

  3. Klik in het menu Siteacties op Alle site-inhoud weergeven.

  4. Klik onder Nieuwe workflow starten op de naam van de workflow met drie statuswaarden die u wilt starten.

    De workflow wordt onmiddellijk gestart.

Naar boven

Een taak voltooien in een workflow met drie statuswaarden

U kunt een workflowtaak in een workflow met drie statuswaarden alleen voltooien als u minimaal bent gemachtigd om items te bewerken voor de takenlijsten waar de workflowtaken worden geregistreerd.

  1. Open de lijst met taken voor de site en selecteer de optie Mijn taken in het menu Weergave om de werkstroomtaak te zoeken.

    Opmerking: Als de werkstroom niet voor de standaardlijst met taken gebruikt wordt , is het mogelijk dat de werkstroomtaak niet in de lijst taken . Als u wilt uw werkstroomtaak, gaat u naar de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom waarin een item is opgeslagen. Wijs de naam van het item dat u wilt voltooien, klikt u op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op werkstromen. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Actieve werkstromen, op de naam van de werkstroom waarin u een deelnemer bent. Zoek de werkstroomtaak onder taken.

  2. Open de lijst die het item bevat dat u als voltooid wilt markeren.

  3. wijs de naam van de taak aan die u wilt uitvoeren, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Item bewerken.

  4. Typ of selecteer in het dialoogvenster Taken de informatie die is vereist om de taak te voltooien en klik op Opslaan.

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×